劉敏玲
(南寧市三美學(xué)校,廣西 南寧 530021)
在當(dāng)前中學(xué)檔案管理工作中,主要是針對運營與發(fā)展中產(chǎn)生和留存的相關(guān)情報與憑證等重要信息,這些信息包括各類數(shù)據(jù)、文件、影像資料等,其中,中學(xué)檔案管理的內(nèi)容涵蓋各教師、學(xué)生、教務(wù)以及黨團等多個領(lǐng)域的資料信息,其資料信息的載體形式也具有多元化,為了全面提升學(xué)校檔案管理工作水平,必須結(jié)合時代的發(fā)展需求,探索高效的檔案管理措施,強化學(xué)校檔案收集、整理、分析和歸檔等一系列工作水平,更好地發(fā)揮出檔案中重要信息的價值,提高檔案信息的時效性,實現(xiàn)學(xué)校的長遠發(fā)展。
對于中學(xué)教育的檔案管理工作來說,無論是在教育層面還是科研層面都發(fā)揮著重要的作用,因此,學(xué)校為了實現(xiàn)更好的發(fā)展,必須高度重視檔案管理的重要性,并積極探索有效的檔案管理對策。以下分析中學(xué)檔案管理的重要性:
1)學(xué)校檔案中蘊含著豐富的信息。對于中學(xué)的檔案信息來說,其中蘊含著豐富的資源,自學(xué)校成立以來的每一個經(jīng)營與發(fā)展階段,通過檔案的方式將所有的事件記錄與保存,其中不但包括學(xué)校的每一個決策、舉辦的每一次活動,同時也包含學(xué)生的每一份考試,獲取的每一份榮譽以及下發(fā)的所有文件,這些檔案對學(xué)校來說是一筆無形財富,可以為中學(xué)今后的發(fā)展道路、經(jīng)營模式以及活動開展提供依據(jù)與支持。
2)中學(xué)檔案能夠知道教研工作。在中學(xué)檔案中,還包括歷年來的學(xué)校教案、考試習(xí)題等資料,在教師進行教研工作時,可以充分發(fā)揮出這些教案資料的作用,以此作為參考與借鑒。另外,中學(xué)教案資料一般都是教師前輩們經(jīng)過多年的教學(xué)經(jīng)驗總結(jié)和歸納出來的寶貴財務(wù),因此具有重要的教研價值。如果這些檔案沒有得到良好的管理,就無法發(fā)揮出真正的作用,從而造成資源埋沒,教師的教學(xué)工作也會走很多彎路,影響學(xué)校的高效發(fā)展。
3)中學(xué)檔案是歷史的見證。對于中學(xué)的檔案資源來說,一般從建校以來的所有事件和發(fā)展過程都記錄在檔案中,是學(xué)校歷史發(fā)展進程的重要信息源。一份文件從國家教育部下達到學(xué)校,或者教師獲得的個人榮譽以及學(xué)校的榮譽,都是學(xué)校發(fā)展歷程的重要見證。此外,每一屆學(xué)生在中學(xué)階段的求學(xué)經(jīng)歷等資料,也會以檔案的形式保存下來,也成為學(xué)校發(fā)展中的一部分,可以隨時查閱每一位學(xué)生在校期間的情況,因此,強化中學(xué)檔案管理工作也是尊重學(xué)校的發(fā)展歷程。
雖然中學(xué)已經(jīng)重視檔案管理工作,但是就當(dāng)前的中學(xué)檔案管理來說,由于受到教育壓力和社會沖擊的影響,大部分中學(xué)仍然將大部分中心放在教育工作中,常常忽略學(xué)校檔案管理的一些細(xì)節(jié),導(dǎo)致檔案管理工作也會遇到 一些困境,經(jīng)常存在一些檔案管理問題,主要包括以下幾點:
1)中學(xué)檔案管理意識薄弱。對于部分中學(xué)來說,學(xué)校管理層仍然沒有認(rèn)識到檔案管理的重要價值,對于學(xué)校開展的檔案管理、信息收集以及檔案歸檔工作不夠規(guī)范,缺乏完善的管理制度,導(dǎo)致經(jīng)常存在檔案信息缺失的現(xiàn)象,檔案管理缺乏完整性與規(guī)范性,檔案管理人員工作散漫,安全意識不強,經(jīng)常出現(xiàn)檔案資料人為損壞或者遺失的現(xiàn)象,影響今后檔案資料的查閱和利用。
2)中學(xué)檔案管理人員素質(zhì)不高。目前,在中學(xué)檔案管理工作中,普遍存在管理人員整體能力不強,綜合素質(zhì)不高的現(xiàn)象,主要體現(xiàn)在兩個方面,其一是檔案管理人員缺乏專業(yè)的管理經(jīng)驗,學(xué)校檔案管理人員普遍存在文化水平不高,同時也存在兼職擔(dān)任檔案管理的情況,缺乏對檔案管理工作的了解;其二是學(xué)校對于檔案管理工作重視度不足,檔案管理方面的投入力度較小,沒有對管理人員開展系統(tǒng)化培訓(xùn)與考核,導(dǎo)致中學(xué)檔案管理水平無法得到提升。
3)中學(xué)檔案信息化力度不足。隨著信息化發(fā)展進程的不斷推進,各個領(lǐng)域都實現(xiàn)了信息技術(shù)的植入,全面提高了各方面的工作效率?;趯W(xué)校對檔案信息管理的重視度不足來看,普遍存在信息化建設(shè)水平不足,檔案管理并沒有結(jié)合信息技術(shù)實現(xiàn)現(xiàn)代化發(fā)展。學(xué)校當(dāng)前的檔案管理信息化建設(shè)僅僅是流于表面,許多硬件設(shè)備沒有得到及時更新,軟件建設(shè)水平較差,影響中學(xué)檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展進程。
1)提高中學(xué)檔案管理意識。在中學(xué)檔案管理工作中,首先要強化檔案管理意識,明確檔案管理對于學(xué)校發(fā)展的重要價值,提高檔案管理工作的重視程度。在實際工作中,學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)該針對當(dāng)前的檔案管理情況作出認(rèn)真的規(guī)劃,強化檔案管理意識,將檔案管理工作提上正常工作日程,做好帶頭作用,引領(lǐng)全校教職工共同為檔案管理提供支持。此外,學(xué)校還要積極傳播檔案管理意識,合理運用專項管理資金,通過專題講座,刊物等方式宣傳檔案管理的重要性。此外,學(xué)校還應(yīng)該引導(dǎo)全員參與到檔案管理中,實現(xiàn)相互協(xié)同配合,共同做好學(xué)校檔案管理工作。
2)完善中學(xué)檔案管理機制。其次,在中學(xué)檔案管理工作中,管理人員還應(yīng)該完善檔案管理機制,制定合理的管理制度,確保檔案管理能夠順利開展,加強檔案的收集、歸檔、保存與管理工作,提高檔案管理的合理規(guī)劃,制定完善的檔案保管與節(jié)約制度,并嚴(yán)格按照相關(guān)制度進行管理,避免檔案資料缺失現(xiàn)象,明確崗位職責(zé),同時引入檔案管理追責(zé)制度,提高管理人員的責(zé)任意識。
3)構(gòu)建中學(xué)檔案信息化管理模式。在網(wǎng)絡(luò)信息時代的影響下,也為中學(xué)檔案管理帶來了全新的轉(zhuǎn)機,為此,學(xué)校應(yīng)該積極開展信息化建設(shè),提高學(xué)校檔案管理工作效率,促進信息化檔案管理水平的提升。在實際檔案管理中,學(xué)校應(yīng)該加大信息化建設(shè)投入力度,積極優(yōu)化檔案管理硬件設(shè)備,同時引入先進的檔案管理信息化理念和管理技術(shù),構(gòu)建檔案管理信息化軟件平臺,充分與校園網(wǎng)絡(luò)相結(jié)合,構(gòu)建完善的檔案管理體系,實現(xiàn)資源互通與共享,同時搭建檔案檢索模塊,提高檔案信息的利用率,規(guī)范檔案管理水平,推動中學(xué)檔案管理信息化建設(shè)水平,從而促進學(xué)校的長久發(fā)展。
綜上所述,隨著我國教育事業(yè)的全面發(fā)展,中學(xué)教育規(guī)模得到了全面提升,為此也給檔案管理工作帶來了巨大的挑戰(zhàn)。中學(xué)檔案信息中蘊含著巨大的財富,對教育、科研以及學(xué)校的運營和發(fā)展都起到重要作用,因此,積極探索檔案管理的重要性,解決中學(xué)檔案管理存在的問題,提高檔案管理水平對學(xué)校未來的發(fā)展具有重要意義。