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        河南省濮陽縣聲像檔案管理的調(diào)查與思考

        2021-04-14 20:51:31
        卷宗 2021年12期
        關(guān)鍵詞:進(jìn)館聲像檔案資料

        信 麗

        (河南省濮陽市中原油田分公司檔案管理中心,河南 濮陽 457001)

        1 調(diào)查

        1)聲像檔案的形成和收集情況。(1)聲像檔案的形成情況。主要包括兩個方面:一是形成時間情況。從聲像檔案形成的時間來看,最早的可推至80年代初,2010年以前有斷年度的,近幾年每年都有;盡管大都沒有整理,但保管基本完好。二是形成數(shù)量情況。從聲像檔案形成的數(shù)量上看,年代越往前數(shù)量相對越少,尤其是2010年以前的聲像檔案資料有斷年度現(xiàn)象,有重大活動的年度聲像檔案資料偏多。(2)聲像檔案的收集情況。主要包括三個方面:一是年代越靠前檔案材料越少。二是使用膠片相機(jī)拍攝的照片檔案材料中缺少底片和使用數(shù)碼相機(jī)拍攝的照片檔案材料缺少電子版問題普遍存在。三是錄音、錄像檔案資料由于保管的原因大都不能提供利用。

        2)聲像檔案的整理與保管期限判定情況。調(diào)查結(jié)果顯示,濮陽縣被調(diào)查的40個單位聲像檔案的整理情況如下:(1)20個鄉(xiāng)(鎮(zhèn))檔案整理情況。沒有一個鄉(xiāng)(鎮(zhèn))是按照規(guī)范整理的。(2)20個縣直單位聲像檔案整理情況。20個縣直單位有18個單位有照片檔案資料,這18個單位中有15個單位用相冊保管,但這15個單位用的都是普通家用相冊,只有照片,沒有文字說明。(3)聲像檔案的保管期限情況。在聲像檔案的整理中都沒有界定保管期限。

        3)聲像檔案的保管、利用與接收進(jìn)館情況。(1)保管情況。主要包括三個方面:一是少部分單位由檔案室集中統(tǒng)一保管。二是多數(shù)單位綜合檔案室、辦公室、職能股室多頭保管聲像檔案。說明產(chǎn)生聲像檔案資料的辦公室和職能股室人員,將辦理完畢的檔案材料及時整理、移交的意識不強(qiáng),或者是基于自己使用方便不愿意移交;二則也說明,單位檔案人員宣傳和指導(dǎo)、監(jiān)督的力度不夠。三是錄音、錄像檔案的保管條件偏差。(2)利用情況。從聲像檔案查閱利用情況來看,存放在單位檔案室的聲像檔案,有登記不全的查閱利用記錄。(3)聲像檔案的進(jìn)館情況。從聲像檔案的進(jìn)館情況來看,不論是在單位檔案室保存的,還是在各單位辦公室(或職能股室)保存的,一部分超過了向國家綜合檔案館移交的時限,但都沒有移交進(jìn)館[1]。

        2 思考

        1)聲像檔案形成和收集中普遍存在“檔案意識不高”、“檔案材料偏少”等問題,檔案行政管理部門應(yīng)在提高聲像檔案意識,明確聲像檔案收集范圍上下功夫,確保聲像檔案材料齊全完整,逐步實現(xiàn)聲像檔案形成和收集規(guī)范化。其一,從“聲像檔案的形成情況”的調(diào)查分析結(jié)果不難看出:各單位檔案員和單位產(chǎn)生與保存聲像檔案資料的人員,雖然基本上都能夠認(rèn)識到聲像檔案的重要性,但檔案意識普遍不高。這就要求各單位檔案員、辦公室人員進(jìn)一步提高聲像檔案意識,從聲像檔案形成之源頭抓起,嚴(yán)格把好“聲像檔案形成關(guān)”,確保聲像檔案材料齊全、完整、規(guī)范。這也是做好聲像檔案管理工作的首要前提。其二,從“聲像檔案的收集情況”的調(diào)查分析結(jié)果不難看出:聲像檔案材料偏少和缺少底片和電子版的問題比較普遍。這就要求檔案行政管理部門出臺相應(yīng)辦法,規(guī)定出聲像檔案的收集范圍,標(biāo)明聲像檔案的具體收集材料,各單位也要建立健全聲像檔案材料收集制度,及時向檔案室移交辦理完畢的聲像檔案資料。各單位檔案員和單位產(chǎn)生與臨時保管聲像檔案資料的人員,尤其是檔案員,要想搞好聲像檔案材料收集工作,實現(xiàn)聲像檔案形成和收集規(guī)范化,筆者認(rèn)為,至少應(yīng)做到以下幾個方面:一要按照聲像檔案材料的收集范圍收集聲像檔案材料,做到主動及時、全面準(zhǔn)確、保質(zhì)保量、安全保密;二要了解和掌握形成聲像檔案材料的信息及規(guī)律,不失時機(jī)地向材料形成部門收集應(yīng)歸檔材料,并與其建立聯(lián)系制度和收集網(wǎng)絡(luò);三要確保歸檔的聲像檔案材料真實規(guī)范、完善齊全、手續(xù)完備,做到照片與底片相符、與電子版相符,聲像檔案材料有形成時間、人物、地點、事由等。四是對符合歸檔要求的聲像檔案材料,要按收進(jìn)材料的時間順序,登記在聲像檔案材料收集目錄上,并在當(dāng)月內(nèi)歸入檔案冊;五是對不符合歸檔要求的聲像檔案材料,要及時通知形成材料的部門更正或補(bǔ)送、補(bǔ)辦手續(xù),限期報送;六要統(tǒng)一布置填寫的應(yīng)當(dāng)歸檔的聲像檔案材料,要限定時間、及時收集,逾期不報的要予以催收;七是要定期核查所管理的聲像檔案,發(fā)現(xiàn)所缺聲像檔案材料,及時登記在《索取所缺聲像檔案材料登記簿》上,主動向有關(guān)部門和個人查詢 索取[2]。

        2)聲像檔案整理中普遍存在“整理不規(guī)范”、“方法不科學(xué)”、“沒有劃定保管期限”等問題,檔案行政管理部門應(yīng)在科學(xué)制定聲像檔案整理方法,合理確定聲像檔案保管期限上下功夫,確保整理規(guī)范、方法科學(xué)、保管期限準(zhǔn)確,逐步實現(xiàn)聲像檔案整理規(guī)范化。,其一,濮陽縣的聲像檔案整理工作應(yīng)該引起高度重視并提迅速到議事日程上來,檔案行政管理部門應(yīng)該結(jié)合本地區(qū)實際,制定出比較科學(xué)的適合本地區(qū)聲像檔案實際的具體整理方法,加大指導(dǎo)和監(jiān)督的力度,逐步實現(xiàn)聲像檔案整理的規(guī)范化、科學(xué)化。其二,聲像檔案作為四大門類之一種的檔案來管理,應(yīng)該視聲像檔案資料產(chǎn)生的具體有用價值定為永久。長期、短期三種保管期限來保存。

        3)聲像檔案保管、利用和移交進(jìn)館中普遍存在“保管分散不集中”、“保管條件偏差”、“利用隨意不規(guī)范”、“移交進(jìn)館不及時”等問題,檔案行政管理部門應(yīng)在科學(xué)確定聲像檔案保管模式,改善保管條件,嚴(yán)格確定聲像檔案查閱利用程序,規(guī)范聲像檔案移交進(jìn)館方面下功夫,確保保管集中、保管條件適宜、利用規(guī)范、進(jìn)館有序,逐步實現(xiàn)聲像檔案保管、利用和移交進(jìn)館規(guī)范化。其一,各單位檔案員和產(chǎn)生并臨時保管聲像檔案資料的人員,充分認(rèn)識聲像檔案集中保管的重要性和分散保管的局限性,科學(xué)確定聲像檔案保管方式,確保聲像檔案相對保管集中,從而逐步實現(xiàn)聲像檔案保管規(guī)范化。其二,各單位檔案保管部門,建立健全聲像檔案查閱利用制度,嚴(yán)格確定聲像檔案查閱利用程序,確保聲像檔案查閱利用規(guī)范,從而逐步實現(xiàn)聲像檔案查閱利用規(guī)范化。各單位聲像檔案保管部門,要想做好聲像檔案查閱利用工作,實現(xiàn)聲像檔案查閱利用規(guī)范化,筆者認(rèn)為,至少應(yīng)做到以下幾個方面:一是查閱利用聲像檔案必須填寫“查閱利用聲像檔案申請”,經(jīng)單位分管領(lǐng)導(dǎo)或者辦公室主任簽字蓋章后方可登記查閱利用;紀(jì)檢、監(jiān)察、檢法部門因工作需要,了解聲像檔案情況時,可提供有關(guān)部分內(nèi)容。二是查閱利用聲像檔案前,必須弄清查閱利用檔案的用途或理由;對符合查閱聲像檔案條件要求的,方才給予接待,并對其查閱利用的有關(guān)用途予以保密,不隨意泄露;三是查閱利用聲像檔案人員應(yīng)按要求認(rèn)真填寫《查閱利用聲像檔案情況登記表》,閱檔時不得隨意圈劃、拆散、抽換、污損檔案。四是聲像檔案一般不得外借,確因特殊情況必須借用的,應(yīng)在“借閱利用聲像檔案申請”中填明借閱理由,報經(jīng)單位分管領(lǐng)導(dǎo)同意后,方可借出;借出檔案一般不超過15天,若不能按期歸還,應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù),續(xù)借不得超過一周。其三,縣級檔案管理部門按照《檔案法》、《河南省檔案管理條例》及其他有關(guān)檔案移交進(jìn)館的規(guī)定,制定并迅速啟動聲像檔案進(jìn)館程序,以制度或者辦法的形式加以規(guī)范,同時建立健全聲像檔案進(jìn)館的長效機(jī)制并長期堅持、持之以恒,從而連綿不斷地將已到進(jìn)館期限的基層檔案室保管的聲像檔案陸續(xù)接收進(jìn)館,逐步實現(xiàn)聲像檔案移交進(jìn)館規(guī)范化、制度化。

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