黃海金

（海南省?？谑屑膊☆A防控制中心，海南 ?？?571100）

疾控中心的檔案資源屬于十分重要的一種資源，并且在疾控中心的發(fā)展中有著十分重要的作用及價值，屬于疾控中心各項任務開展的重要依據。疾病預防控制中心日常的檔案管理工作主要是監(jiān)測、預防和控制，它是人類與各類疾病抗爭、維護人們身體健康的歷史產物，對于一個地區(qū)的公共衛(wèi)生事業(yè)有極其重大的影響和作用。本文就疾控中心檔案管理談幾點膚淺看法，請檔案同行斧正。

1 疾控中心檔案的含義

疾控中心檔案包含各種相關衛(wèi)生科研課題調查案例、實驗分析、數(shù)據報告、防治方案、試測觀測、典型案例、總結、傳染病防治等原始記錄資料，都具有真實性和可追溯性。疾控中心檔案著眼于對各類疾病的預防、監(jiān)測、評價和檢測，是形成于日常業(yè)務活動的各類具有保存價值的文字、圖像及其他形式的歷史載體。在社會水平的提高和人們對自身健康的關注度提升的影響下，高效務實的管理疾控中心檔案，對服務地方經濟、服務民生具有重要的實用價值。傳染病防治、免疫規(guī)劃、艾滋病、寄生蟲病、結核病及慢性病防治、職業(yè)衛(wèi)生及食品營養(yǎng)衛(wèi)生、健康教育等。一是涉及范圍廣。從地域上看，疾控中心檔案隨著信息化的發(fā)展，已經由地區(qū)局部 監(jiān)測轉變?yōu)閲抑g信息共享。二是動態(tài)性。疾控中心檔案管理工作是采用定時建檔定時管理，它主要根據疾控中心文件材料的形成時間，按年度→保管期限的方法開展各種分類和整理工作。

2 疾控中心檔案管理的重要性

1）為維護社會穩(wěn)定及國民健康具有重要作用。不同于普通醫(yī)院所建的檔案，疾控中心的檔案重點在于對于突發(fā)、不明原因的疾病的防控進行記錄，并進行上報，及時進行專項研究，從而有效的避免疾病的傳播擴散，從而創(chuàng)造出健康積極的良好環(huán)境，對于維護社會穩(wěn)定及保障國民健康安全具有重要促進作用。

2）為科研和醫(yī)學技術提供可靠依據。疾控中心檔案在衛(wèi)生防疫工作各部門中不僅起著紐帶作用，還為防疫工作人員的防疫決策、防疫研究和防疫理論提供有效的數(shù)據和豐富的經驗案例，為領導在制定衛(wèi)生標準和規(guī)則時提供真實可靠的依據。為有關衛(wèi)生防疫、醫(yī)學技術資源和環(huán)境保護等提供了重要依據資料的儲備，是技術力量的結晶，當新的科研出現(xiàn)，為其提供準確真實的第一手儲備材料，為科研和醫(yī)學技術提供最大的成功保障。

3）減少時間與成本。電子信息的加入和網絡的共享，使各部門可以根據權限對檔案進行調取查閱，不需要經過檔案管理部門申請，直接可以在電腦軟件中輸入關鍵字或內容就可以進行快速查閱，甚至可以根據需要打印出來，發(fā)揮了信息極大的共享性，提高了查詢效率，并減少了檔案管理人員的大量工作和時間成本。電子檔案各個工作環(huán)節(jié)都是通過計算機網絡完成，且能進行遠距離傳輸，不僅節(jié)約了紙張，還直接降低了過去對檔案復印備份、郵寄、裝訂等的費用 成本。

4）方便查詢、借閱。疾控工作是社會性且長久性的衛(wèi)生管理工作，電子檔案信息化的介入，可以通過計算機對疾控檔案資料進行細致的分類和歸檔，它將原始檔案資料掃描存儲在硬盤中，避免錄入錯誤，借閱查詢通過網絡進行，減少了對原始檔案的挪動和流轉性，保證了紙質檔案的完整性。并可利用成熟的網絡共享軟件對檔案資料進行查詢、借閱、傳輸和查找，大大減少了工作人員的繁重工作，提高了工作效率。

5）具有重要的研究價值。疾控中心的檔案是記錄突發(fā)公共衛(wèi)生事件、疾病的預防和控制等工作過程。通過整理疾控中心檔案，不僅是對疾控中心多年建設工作開展情況的做出的歷史見證，同時也對于疾控中心內部交流、推進疾控中心健康發(fā)展具有重要的研究價值和指導意義。

3 疾控中心檔案管理的現(xiàn)狀

1）檔案意識淡薄。檔案管理員沒有經過專業(yè)培訓，也沒有更多的專業(yè)經驗，對業(yè)務不熟悉，難度很大，檔案管理涉及許多復雜、枯燥的方面，要求有強烈的責任心和負責任的工作方式。檔案管理工作意識淡薄，在調研過程中我們可以看到，很多基層疾控中心都有檔案管理員，但這些檔案管理員并不專業(yè)，工作的效率也降低了。

2）檔案管理手段相對滯后。隨著疾控管理事業(yè)在廣度、深度方而的擴大，疾控中心的檔案管理工作仍舊沿襲舊制，對于新生事物檔案歸檔整理不佳，不能實現(xiàn)及時準確的存儲記錄，檔案管理手段相對滯后。

4 完善疾控中心檔案管理措施

1）主動學習新技術新知識。做好檔案原始資料的整理和錄入，保障檔案的原始和完整性。樹立主動的管理觀念，讓檔案管理人員意識到檔案管理對疾控的重大作用，提高管理水平和力度，實行有效的管理制度，明確工作流程、方法，對人員的工作進行定期考核。 加大人員培訓和交流，讓其掌握業(yè)務技術和全新的信息技術，提高人員的綜合素質，使其主動學習新技術新知識。

2）更新管理思想。疾控中心要補充完善各類自動化辦公設備，對不同設備資源進行整合，便于管理人員高效應用，能對檔案資料有效管理。要全面優(yōu)化疾控中心檔案管理模式，適應新時期檔案管理工作發(fā)展要求，更新管理思想。要結合新時期檔案管理工作基本要求，實現(xiàn)檔案管理信息化發(fā)展，對傳統(tǒng)管理形式進行優(yōu)化，探究更多適應當前社會發(fā)展的新模式。檔案管理模式處于數(shù)字化發(fā)展，借助各類掃描設備與計算機能將檔案資料轉為電子資料。

3）實現(xiàn)互通共享是疾控中心檔案管理的重要內容。疾控中心檔案除了有完整準確的存儲信息的要求外，還需要加快紙質檔案的數(shù)字化轉型，要加快信息化基礎設施的建設，實現(xiàn)疾控中心管理平臺具有統(tǒng)一的系統(tǒng)和軟件，實現(xiàn)檔案流程一體化。在全球網絡化大潮下，實現(xiàn)全系統(tǒng)網絡信息互通共享是疾控檔案管理的重要內容。

4）為疾控病情研究提供判斷依據。電子檔案管理是利用計算機數(shù)據處理能力、網絡傳輸、硬盤存儲等檔案管理的各個工作環(huán)節(jié)連接起來，以提高工作的有效率和質量，轉變工作人員的繁重復雜的傳統(tǒng)紙質管理工作模式，提高工作效率，實現(xiàn)疾控檔案的及時利用率。疾控中心檔案為疾控病情研究等提供著真實有效的判斷依據，所以對其檔案管理非常重要，必須保證資料的完整性、準確性和長久性。

5）科學歸檔。在檔案管理過程中，根據相關法律法規(guī)和疾控中心的實際情況，在數(shù)據庫的基礎上建立科學、完善的管理體系。包括收集、整理、歸檔、保管、查詢在這一過程中，要對紙質或圖片資料難以保存的情況進行信息處理，在采集和歸檔過程中，要認真對待檢驗數(shù)據和疾病檔案，將健康檔案和人事檔案放在同一位置，存放時要嚴格遵守檔案管理標準，并放在干燥通風處，防火、防盜、防水、防蟲等，查詢時和外來查檔必須做好登記，在對于數(shù)字文件的管理當中，應進行備份，防止病毒或數(shù)據丟失。各部門、檔案管理部門可以全天候收集資料，科學整理檔案，科學歸檔。

5 結語

疾控中心檔案不僅是證據，也是廣大疾控中心工作人員辛勤勞動的成果，有著無可比擬的現(xiàn)實參考價值。做好疾控中心的檔案管理工作，充分認識流行病學研究、公共衛(wèi)生和安全保障，不斷地更新檔案管理觀念，勇于通過探索新的檔案管理手段、真實地反映疾控中心工作。將疾控中心檔案管理工作與疾控中心的發(fā)展模式有機地結合起來，是保護人民健康的重要保證，也是衛(wèi)生宣教的生動教材。