許 迪
(青島市第五人民醫(yī)院,山東 青島 266000)
人事檔案管理是人力資源的基礎(chǔ)性工作,人事檔案不僅可以為醫(yī)療人力資源的信息應(yīng)用提供重要的決策依據(jù),而且也能促進醫(yī)院的全方位協(xié)調(diào)發(fā)展,隨著我國醫(yī)療事業(yè)的快速發(fā)展,各地醫(yī)院人事檔案管理也受到了行業(yè)內(nèi)的廣泛重視。作為相關(guān)管理人員,要注重針對新形勢背景下的人事檔案特點以及理念分析,探討中醫(yī)醫(yī)院的人事檔案管理優(yōu)化路徑,提升人力資源管理綜合效能[1]。
醫(yī)院是我國基礎(chǔ)醫(yī)療公共體系中的重要環(huán)節(jié),隨著現(xiàn)代科技的快速發(fā)展,醫(yī)院應(yīng)注重人才寶貴資源的合理化應(yīng)用、促進醫(yī)院的核心競爭力,同時也為優(yōu)秀的人才提供公平的上升渠道。醫(yī)院的檔案管理關(guān)系到個人的發(fā)展及未來的人事調(diào)動,因此要高效地記錄個人經(jīng)歷、品質(zhì)道德等多個方面內(nèi)容,隨著互聯(lián)網(wǎng)以及相關(guān)信息化產(chǎn)業(yè)的快速發(fā)展,醫(yī)院檔案管理注重科學(xué)化、信息化以及制度化的檔案體系建設(shè)。當(dāng)前各大醫(yī)院都面臨著巨大的工作壓力,會產(chǎn)生大量的人力資源檔案信息,這個檔案管理工作帶來了一定難度,因此建議醫(yī)院通過人事檔案管理提升人力資源管理水平,通過人力資源數(shù)據(jù)整合、數(shù)據(jù)優(yōu)化等方式,減少傳統(tǒng)檔案的存放量,同時也能提高醫(yī)院的人事檔案管理效率。醫(yī)院的檔案管理人員要與相關(guān)的管理人員進行密切聯(lián)系,建議通過長時間的工作觀察和互相學(xué)習(xí),共同討論人力資源建設(shè)的具體內(nèi)容,平臺的建設(shè)要考慮醫(yī)院內(nèi)部所有部門的工作融合,強調(diào)人力資源檔案的信息細致化。我國人口基數(shù)大,近些年來對于醫(yī)療服務(wù)以及醫(yī)療質(zhì)量的需求也在逐步提升很多中醫(yī)院都沒能及時培養(yǎng)專業(yè)化的人事檔案管理人才,因此常有其他科室工作人員進行兼職,由于工作任務(wù)量大、工作時間緊,因此人事檔案資料常常不能及時進行整理或更新,由此也導(dǎo)致了人事檔案歸檔速度慢歸、人事檔案資料內(nèi)容有所欠缺的問題出現(xiàn)。同時很多一線的醫(yī)護人員日常工作較為繁忙,因此沒能養(yǎng)成及時將工作或?qū)W習(xí)資料進行及時整理的習(xí)慣,加上移交人事資料的時間拖沓過長,因此被動的檔案整理工作往往無法展現(xiàn)出檔案資料的完整性,對于缺失內(nèi)容隨著時間的推移也很難再進行復(fù)制[2]。
人事檔案在醫(yī)院人力資源管理中具有重要意義,對于提升人力資源管理效能具有積極的推動作用。從實踐來看,醫(yī)院人事檔案涉及的內(nèi)容較多,同時具有一定的私密性,因此需要相關(guān)部門改變傳統(tǒng)的工作模式,注重新技術(shù)新系統(tǒng)的應(yīng)用。隨著近些年來互聯(lián)網(wǎng)以及信息化產(chǎn)業(yè)行業(yè)的快速發(fā)展,很多醫(yī)院已經(jīng)從傳統(tǒng)的紙質(zhì)人事檔案資料管理轉(zhuǎn)換為電子化的檔案管理模式,但是卻缺乏相應(yīng)的硬件和軟件升級,僅僅用計算機進行數(shù)字化的文字記錄,缺乏科學(xué)化、系統(tǒng)化的檔案管理模式,因此造成了很多中醫(yī)院檔案管理不規(guī)范、工作效率低等問題,并沒有充分結(jié)合目前的互聯(lián)網(wǎng)及計算機行業(yè)發(fā)展趨勢進行人事檔案管理的模式優(yōu)化及調(diào)整,甚至由于缺乏相應(yīng)的安全防范措施,造成檔案遺失或暴露在隱患較多的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境當(dāng)中。很多醫(yī)院人事檔案管理常常由于人手不夠進行崗位調(diào)配,但是流動性過強也造成缺乏檔案管理的整體性和統(tǒng)一性,往往在細節(jié)處不能規(guī)范行為,造成后期檔案的安全性、嚴謹性受到較大影響?;诖?,通過優(yōu)化人事檔案管理,解決管理中存在的現(xiàn)實問題,有助于進一步提升人力資源管理的綜合 效能[3]。
1)轉(zhuǎn)換人事管理理念。醫(yī)院的人事檔案管理涉及醫(yī)院自身的長遠性發(fā)展,同時也關(guān)系到每個職工的自身晉級,因此要提高全體醫(yī)院職工對于檔案管理的全面認知,讓職工了解人事檔案的重要性。首先,醫(yī)院要將檔案管理與個人的職稱、工資福利以及退休環(huán)節(jié)事項向廣大職工進行明確闡述,讓所有職工自覺配合人事檔案管理人員的工作,并注重其檔案管理的時效性和真實性。其次,針對目前醫(yī)院的檔案管理問題,可以開通廣大職工的進言渠道,對于檔案管理細節(jié)鼓勵職工獻計獻策,為管理本身的優(yōu)化和完善打下堅實基礎(chǔ)。最后,醫(yī)院管理層應(yīng)注重檔案管理實施的人力與財力投入,為自身的檔案管理效能提升做好鋪墊。
2)健全人事管理制度。人事檔案管理規(guī)章制度是醫(yī)院進行人事管理的重要基礎(chǔ),同時也是促進醫(yī)院全方位協(xié)調(diào)發(fā)展的前提。首先,醫(yī)院應(yīng)根據(jù)自身的特點進行深入分析探討,并借鑒其他單位的成功經(jīng)驗建立先進的檔案管理規(guī)章制度,既要包括檔案的存儲規(guī)范制度,還要包括人事檔案的補充制度的。其次,醫(yī)院的人事檔案要建立完善的三級審查制度,對于檔案的整理和收集要逐層進行核驗,以此避免后發(fā)生,并要對歸檔的材料進行組織查驗,對于材料的合法性真實性進行科學(xué)判斷,只有三級審核后才能入庫[4]。
3)加強信息化的管理?;ヂ?lián)網(wǎng)以及數(shù)字化產(chǎn)業(yè)是未來社會的發(fā)展必然趨勢,因此醫(yī)院也應(yīng)注重自身的信息化檔案管理系統(tǒng)建設(shè),改變傳統(tǒng)的信息化管理的偏見,注重通過數(shù)據(jù)整合對自身的檔案管理進行優(yōu)化,強調(diào)檔案管理與其他部門之間的有效結(jié)合,以此提高工作效率。另外,信息化的檔案管理要注重信息共享性以及信息傳遞性,很多資料內(nèi)容只需一次掃描即可錄入,在今后的工作中可反復(fù)使用,還要建設(shè)檔案資料的智能檢索功能,盡量降低人工勞動強度,實現(xiàn)智能化管理模式。
4)提升人員綜合素養(yǎng)。隨著當(dāng)前科技的快速發(fā)展答案管理人員,必須緊跟時代步伐,注重提高自身的業(yè)務(wù)能力及綜合素養(yǎng)。首先,醫(yī)院應(yīng)組織檔案管理人員進行定期學(xué)習(xí),尤其對于新理念、新技術(shù)等要重點進行探討,并秉承科學(xué)謹慎的態(tài)度,將醫(yī)院實際情況與新技術(shù)、新理念進行結(jié)合,探索和創(chuàng)新符合自身發(fā)展的檔案管理路徑。其次,在醫(yī)院內(nèi)部要引入競爭機制,對于檔案管理人員要定期考核,表現(xiàn)較好者要給予一定物質(zhì)和精神獎勵,而對于表現(xiàn)不如人意的則要進行相應(yīng)的處罰。最后,要在檔案管理部門建立嚴密的資料保密體系,加強紙質(zhì)資料和電子資料的保管過程,檔案資料在使用過程中要有至少兩人在場,并嚴格控制醫(yī)院網(wǎng)絡(luò)與外界網(wǎng)絡(luò)的連接,實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的安全性能提升。
綜上所述,醫(yī)院人事檔案管理人員不僅要具備基礎(chǔ)性的檔案管理專業(yè)知識,同時還要求性格細致、責(zé)任心強,隨著當(dāng)前科技的快速發(fā)展傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不能滿足目前中醫(yī)院的實際需求,相關(guān)的檔案管理人員還應(yīng)該具備一定的系統(tǒng)運用能力和網(wǎng)絡(luò)安全知識,但是目前來看中醫(yī)院的檔案管理人員還存在素質(zhì)參差不齊的問題,僅會運用傳統(tǒng)的檔案管理方式。作為相關(guān)人員,要積極探索醫(yī)院人事檔案管理新模式,提升綜合管理水平。