趙晨曦
(濱州市實驗幼兒園,山東 濱州 256600)
1)制度長期不完善且內(nèi)容流于形式。事業(yè)單位的檔案管理制度,大多數(shù)照搬了上級機構(gòu)的政策和內(nèi)容,但在運行時缺乏本單位的實際情況參考,導致部分管理制度發(fā)生混亂,缺乏統(tǒng)一的優(yōu)化機制。此外,個別單位長期忽視檔案管理工作的重要性,對檔案管理工作的關(guān)注、支出和設(shè)施完善缺乏足夠的積極性。長期的不重視和制度的不完善,導致事業(yè)單位檔案管理工作與實際工作產(chǎn)生了錯位和脫節(jié),檔案的留存與機構(gòu)運行之間沒有形成應(yīng)有的閉環(huán),一些管理制度執(zhí)行不力,影響了事業(yè)單位的整體發(fā)展。
2)傳統(tǒng)檔案電子化比例低。隨著新媒體技術(shù)的廣泛應(yīng)用,各級檔案管理部門已經(jīng)開始大力推定檔案的信息化管理,新技術(shù)的應(yīng)用十分普遍。檔案管理的信息化建設(shè)是新時期檔案工作的重要轉(zhuǎn)型節(jié)點,既要將新的檔案實現(xiàn)原件與電子存儲相結(jié)合的方式,還要將原有的紙質(zhì)檔案逐步轉(zhuǎn)化為電子檔案。但也要看到,仍有一些基層機構(gòu)未能將檔案的信息化工作提上日程,依然在觀望中,傳統(tǒng)的檔案管理降低了工作效率,也不利于與上級單位的信息化網(wǎng)絡(luò)相連,制約了體系內(nèi)整體工作的開展。
3)缺乏高層次檔案管理專業(yè)人才。人才是事業(yè)單位各項專業(yè)工作開展的基礎(chǔ),事業(yè)單位的檔案管理工作也需要高層次的人才,實現(xiàn)管理工作的不斷升級。但實際上,事業(yè)單位檔案管理工作從業(yè)人員,大多數(shù)缺乏檔案專業(yè)的學習和系統(tǒng)化培訓,而是從其他崗位轉(zhuǎn)型而來,在缺乏專業(yè)知識的前提下,完全不具備檔案管理的基本常識和手段,系統(tǒng)化的管理也成為無稽之談。專業(yè)程度不夠的檔案管理人員,只能承擔資料的收集和裝訂,無法挖掘出一份檔案資料背后的歷史價值和重要意義。檔案管理工作雖然也有一部分水平高的專業(yè)人才,但他們往往身兼數(shù)職,無法實現(xiàn)檔案管理的轉(zhuǎn)移性和系統(tǒng)化。
1)差異化與統(tǒng)一化兼顧原則。優(yōu)化事業(yè)單位的檔案管理工作,要兼顧管理制度的差異化和統(tǒng)一化。具體來說,在制定基層事業(yè)單位的檔案管理制度時,一方面要考慮國家和上級部門的檔案管理法律法規(guī)及相關(guān)制度,作為核心的依據(jù),這是檔案管理制度的統(tǒng)一化要求;另一方面則需要考慮本單位的實際情況,將行業(yè)特點、單位特點與既有法規(guī)相結(jié)合,制定出適用單位內(nèi)部運行的檔案管理制度,這是檔案管理制度的差異化要求。在這一原則下,檔案管理制度才能更加科學嚴謹,在實際工作中能夠高效施行。
2)制度與執(zhí)行并重原則。檔案管理工作使事業(yè)單位內(nèi)部的各個部門都密切關(guān)聯(lián),對非專業(yè)人士來說具有一定的行業(yè)障礙,因此在制定中要考慮執(zhí)行階段的可行性。在執(zhí)行過程中,專業(yè)管理人員要及時與各部門的檔案專管員進行溝通,履行對檔案收集、管理和維護的基本職責,并加強人員培訓,不斷改善和優(yōu)化管理制度。
3)檔案管理人員權(quán)責統(tǒng)一原則。檔案管理人員是事業(yè)單位檔案管理工作的主要執(zhí)行者,是事業(yè)單位檔案管理工作的重要組成部分。檔案管理人員對工作的認知、重視程度以及工作的積極性將直接影響檔案管理的最終質(zhì)量。為此,要加強對檔案管理人員的管理,做到權(quán)責明確、統(tǒng)一,使其充分意識到自身工作的職責和所享受的權(quán)益,并在具體工作中予以保障,以此來激發(fā)他們的工作熱情和積極性,從而保障檔案管理工作的效率和質(zhì)量。
1)創(chuàng)新管理思路,借鑒現(xiàn)代管理理念。事業(yè)單位管理與企業(yè)管理存在本質(zhì)的不同,主要表現(xiàn)在工作內(nèi)容和效果評價層面,但在管理制度上存在較多的共同之處。事業(yè)單位檔案管理制度存在一定的落后,從根本上來說在于管理理念的落后,主要領(lǐng)導干部的思維不進步,整個單位的管理水平便難以提高,無法跟上時代的新變化。因此,事業(yè)單位檔案管理工作的升級優(yōu)化,需要自上而下地創(chuàng)新管理思路,通過借鑒現(xiàn)代企業(yè)管理制度的一些理念,有機地融入檔案管理工作中,樹立現(xiàn)代化的檔案管理機制,提高運行質(zhì)量。
2)創(chuàng)新制度管理,加強法規(guī)落實和制度考核。切實落實各項管理制度,是保障檔案工作高質(zhì)量開展的基礎(chǔ)。一方面,所執(zhí)行的制度要具有先進性,事業(yè)單位應(yīng)該對機構(gòu)內(nèi)的各項制度進行梳理和淘汰優(yōu)化,將陳舊刻板的管理制度進行改善,特別是檔案管理制度,事關(guān)每一項具體工作,要求制度與實際工作要嚴密結(jié)合;另一方面,制度的執(zhí)行必須科學、穩(wěn)定,不能三天打魚兩天曬網(wǎng)。
3)創(chuàng)新管理手段,數(shù)字檔案實現(xiàn)普遍化。檔案管理的優(yōu)化還要考慮具體的執(zhí)行層面,通過采用現(xiàn)代化的管理設(shè)備和信息技術(shù),提高檔案資料的歸集、查閱和管理水平。事業(yè)單位要加強內(nèi)部信息化建設(shè),建立重要檔案及時申報備案、普通檔案定時備案、歷史檔案積極挖掘的基本工作手段,促進檔案管理工作的不斷完善,充實事業(yè)單位檔案資料的豐富程度。以檔案的保管形式為例,紙質(zhì)檔案是傳統(tǒng)手段,但數(shù)字檔案是當前的主流手段,如何平衡兩者之間的關(guān)系,確?;パa性和安全性,是檔案管理工作需要解決的重要課題。實際工作中必然會出現(xiàn)多種偏差,一些資料的處理情況不盡如人意,甚至出現(xiàn)大量資料重復備案、個別資料難以查閱的情況。因此,將數(shù)字檔案管理水平提升到戰(zhàn)略層面,成為紙質(zhì)檔案同等重要的水平,具有重要意義。
4)創(chuàng)新人才培育機制,加強檔案管理專業(yè)培訓。要實現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理工作的有效優(yōu)化,就不能忽視對檔案管理人員的培訓。事業(yè)單位要加強對檔案管理專業(yè)人才的培養(yǎng),通過開展定期或者不定期的培訓,來提高他們的檔案管理技能和專業(yè)性,使其能夠熟練掌握和運用傳統(tǒng)與現(xiàn)代兩種檔案管理方式。與此同時,還要注重檔案管理人員素質(zhì)的提升,可以嘗試員工輪崗制,即為員工提供外出培訓的機會,提高工作人員檔案管理知識和技能,使其明確自身職責,以此促進檔案管理工作科學、順利地開展。
綜上所述,事業(yè)單位檔案管理工作在新時期面臨諸多挑戰(zhàn)和機遇,成為此項工作進行轉(zhuǎn)型的重要節(jié)點。檔案管理工作應(yīng)該以信息化轉(zhuǎn)型為導向,結(jié)合制度建設(shè)、人才儲備、理念創(chuàng)新等優(yōu)化策略,綜合運營信息技術(shù)和現(xiàn)代企業(yè)管理理念,結(jié)合檔案工作的特殊性和事業(yè)單位工作的普遍性,緊密結(jié)合社會經(jīng)濟發(fā)展和單位發(fā)展的實際需求,打破傳統(tǒng)思維和管理手段,形成科學、完善、可持續(xù)的新時期檔案管理制度。實現(xiàn)以上優(yōu)化路徑,還需要事業(yè)單位加強保障,從制度、人才、資金等方面加以扶持,讓檔案工作成為事業(yè)單位高速發(fā)展的重要依托。