楊 杰

（黔南州人民醫(yī)院，貴州 黔南州 558000）

醫(yī)院辦公室文書(shū)檔案是指醫(yī)院在收集、整理、保存、發(fā)展運(yùn)行過(guò)程中形成的文字、電子、書(shū)籍、手稿等形式存在的醫(yī)院就業(yè)、活動(dòng)、實(shí)踐行為的真實(shí)記錄。辦公室文書(shū)檔案可以為醫(yī)院的建設(shè)及長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展提供信息基礎(chǔ)，其管理水平的高低直接體現(xiàn)了醫(yī)院辦公室工作人員的管理能力與服務(wù)水平。辦公室文書(shū)檔案管理在醫(yī)院等級(jí)創(chuàng)辦、高質(zhì)量建設(shè)方面具有重要作用。

1 醫(yī)院辦公室文書(shū)檔案主要來(lái)源

醫(yī)院辦公室是上傳下達(dá)的核心科室，是文書(shū)集中的地方，其種類繁多，大多以收文、發(fā)文、會(huì)議材料、合作協(xié)議、計(jì)劃總結(jié)、責(zé)任書(shū)及其它材料形成。

首先是收文。收文主要指上級(jí)傳達(dá)的文件，上級(jí)文件根據(jù)下發(fā)形式的不同導(dǎo)致接收形式也不同，有電子文件與紙質(zhì)文件[1]。其中電子文件來(lái)源于醫(yī)院和上級(jí)主管部門(mén)之間的電子政務(wù)辦公平臺(tái)，收文員每日登陸賬號(hào)下載文件，將文件送呈領(lǐng)導(dǎo)批示，然后在進(jìn)行辦理、歸檔、立卷。紙質(zhì)文件主要來(lái)源于信件、傳真等，主要包含會(huì)議通知、人事指令、工作批復(fù)等文件，這些都需要和各科室各部門(mén)共同推進(jìn)與落實(shí)。其次是發(fā)文，發(fā)文主要是醫(yī)院內(nèi)部發(fā)給各個(gè)部門(mén)的工作方案、通知、計(jì)劃等文件，運(yùn)用最多的文種是上行文與下行文。第三是會(huì)議材料，會(huì)議材料就是包含會(huì)議形成的資料，例如簽到記錄、會(huì)議內(nèi)容、會(huì)議照片、會(huì)議簡(jiǎn)訊等。會(huì)議分為日常會(huì)議與專題會(huì)議，材料也是按照會(huì)議類型劃分。第四是合作協(xié)議，它是指醫(yī)院與合作單位簽訂的文件資料，包括各大院校、上下級(jí)醫(yī)療衛(wèi)生單位、援建單位、服務(wù)單位等簽立的友好協(xié)議、合作條款等。第五是計(jì)劃總結(jié)，按照時(shí)間跨度分為周、月、季、年總結(jié)與計(jì)劃，同時(shí)也會(huì)按工作內(nèi)容與部門(mén)科室劃分。最后就是責(zé)任書(shū)，主要包括醫(yī)院與上級(jí)主管部門(mén)簽訂的績(jī)效考核目標(biāo)、安全生產(chǎn)、自身建設(shè)、黨風(fēng)廉政等。

2 當(dāng)前醫(yī)院辦公室文書(shū)檔案管理工作存在的問(wèn)題

首先是制度的不完善，文書(shū)檔案管理工作體制的不健全與管理體制不滿足工作要求是各個(gè)醫(yī)院檔案管理過(guò)程中常見(jiàn)的問(wèn)題之一。文書(shū)檔案管理工作的關(guān)鍵與難點(diǎn)是文書(shū)資料的采集、歸納、分類整理等。醫(yī)院應(yīng)該建立標(biāo)準(zhǔn)體制，對(duì)檔案管理進(jìn)行規(guī)定，以免發(fā)生關(guān)鍵資料被泄露的情況，也要制定出明確的分類方式，保證檔案能夠合理保存，在今后的使用過(guò)程中查找迅速，保存完好。但是目前很多醫(yī)院都是存在文書(shū)資料管理體制的不完善問(wèn)題。

其次就是醫(yī)院中文書(shū)檔案管理不重視。在醫(yī)院也參與市場(chǎng)運(yùn)營(yíng)的環(huán)境下，很多醫(yī)院都有工作人員重利益、忽視檔案管理的現(xiàn)象。很多工作人員認(rèn)為檔案管理并不重要，這項(xiàng)工作可有可無(wú)，并沒(méi)有太大作用。他們?cè)诠ぷ鬟^(guò)程中對(duì)于檔案的管理普遍缺少技術(shù)含量，僅僅是非常繁瑣。文書(shū)檔案在采集后也很少進(jìn)行分類整理，更不要說(shuō)對(duì)采集后的檔案進(jìn)行使用，使得這些文書(shū)檔案的使用價(jià)值極差。在這種思想的影響下，文書(shū)檔案管理工作過(guò)程中缺少注重性，管理質(zhì)量根本無(wú)法得到保證，使得很多檔案都發(fā)生了遺失、混亂的情況，為檔案后期的應(yīng)用造成不良影響。

第三就是文書(shū)檔案管理者的綜合素養(yǎng)不高。醫(yī)學(xué)知識(shí)與醫(yī)療科技是醫(yī)院在聘選人才中的重要衡量指標(biāo)，也是后期培訓(xùn)的重要組成部分，醫(yī)院中的文書(shū)檔案管理工作者并不是專業(yè)的信息管理者，它僅僅是從其他科室抽調(diào)過(guò)來(lái)臨時(shí)組成的信息管理隊(duì)伍。由此可知，這樣組成的文書(shū)管理隊(duì)伍非常缺少科學(xué)的文書(shū)管理措施，他們僅僅是憑借生活經(jīng)驗(yàn)與以往的管理理念對(duì)文書(shū)檔案管理展開(kāi)工作，這樣很難讓醫(yī)院中的文書(shū)檔案得到標(biāo)準(zhǔn)化管理與合理使用。所以醫(yī)院中的文書(shū)檔案管理工作者的綜合素養(yǎng)及專業(yè)技能有待提高。

最后就是醫(yī)院對(duì)于文書(shū)檔案管理工作的投入較少。因?yàn)獒t(yī)院是醫(yī)治病人的主要場(chǎng)所，因此醫(yī)療用房比較緊缺，這就導(dǎo)致醫(yī)院存儲(chǔ)檔案的場(chǎng)所非常有限。醫(yī)院文書(shū)管理職能不清楚，管理不全面，很多醫(yī)療病例信息與檔案庫(kù)房的保存相混合。且醫(yī)院對(duì)于檔案管理設(shè)備的投入也較少，在科學(xué)技術(shù)飛速發(fā)展的今天，醫(yī)療條件得到大幅度提升，但是在檔案管理方面卻沒(méi)有很高程度應(yīng)用科學(xué)技術(shù)，醫(yī)院仍舊使用老式方法對(duì)檔案進(jìn)行登記，這些都會(huì)造成檔案管理的規(guī)范性差，進(jìn)而使得醫(yī)院檔案管理質(zhì)量較差。

3 醫(yī)院辦公室文檔管理提升對(duì)策

首先要提高領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于文書(shū)檔案管理的重要性意識(shí)，尤其是文書(shū)工作者，應(yīng)該從檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)和要求出發(fā)，加強(qiáng)文書(shū)資料的制發(fā)，提高文書(shū)質(zhì)量[2]。檔案工作者要充分調(diào)動(dòng)工作積極性，加強(qiáng)與各個(gè)科室之間的聯(lián)系，加強(qiáng)文書(shū)檔案的工作業(yè)務(wù)指導(dǎo)。

其次是提高文書(shū)檔案專業(yè)化水平，醫(yī)院文書(shū)檔案的管理不可缺少專業(yè)的檔案管理人，要加大人才引進(jìn)力度，從市場(chǎng)中招聘具有檔案專業(yè)知識(shí)，能夠掌握一定計(jì)算機(jī)技術(shù)與文書(shū)制作能力的復(fù)合型人才。同時(shí)還要加強(qiáng)對(duì)人員的培訓(xùn)，培訓(xùn)不僅僅針對(duì)專業(yè)人員培訓(xùn)，還要對(duì)兼職人員培訓(xùn)，從整體上提高文書(shū)檔案管理的專業(yè)素養(yǎng)。

最后要注重加強(qiáng)各個(gè)部門(mén)之間的協(xié)作。辦公室文書(shū)大多數(shù)都來(lái)源于上級(jí)發(fā)文，需要下達(dá)到各個(gè)科室，但是在歸檔時(shí)，是由各部門(mén)分別歸檔，所有文件由辦公室負(fù)責(zé)歸檔，其它執(zhí)行過(guò)程中產(chǎn)生的文書(shū)檔案由各部門(mén)自己歸檔[3]。這就產(chǎn)生了一個(gè)問(wèn)題，文件與具體執(zhí)行分類放置，需要檔案室在進(jìn)行分類歸檔，這就為歸檔工作增加了難度。所以在歸檔過(guò)程中需要多個(gè)部門(mén)協(xié)作，確保文書(shū)在歸檔時(shí)由該文書(shū)產(chǎn)生的所有檔案均合并歸檔，最終實(shí)現(xiàn)閉環(huán)管理。

4 結(jié)束語(yǔ)

醫(yī)院文書(shū)及文書(shū)檔案管理是醫(yī)院內(nèi)部管理的重要成分之一，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)人員與相關(guān)工作人員應(yīng)該給予一定的關(guān)注，提高管理者的管理水平，加強(qiáng)各部門(mén)之間的協(xié)同合作，完善文書(shū)管理設(shè)備，從多方面發(fā)展提升文書(shū)管理檔案的質(zhì)量及效率。在文書(shū)管理檔案工作過(guò)程中不斷總結(jié)存在的不足與缺陷，及時(shí)生成解決方案，使醫(yī)院文書(shū)管理工作滿足醫(yī)院的經(jīng)營(yíng)要求，促進(jìn)醫(yī)院進(jìn)一步發(fā)展。