秦金霞

（山東電力工程咨詢院有限公司，山東 濟南 250013）

1 提升建設(shè)項目文件流轉(zhuǎn)效率的重要性

文件是項目建設(shè)過程的承載和依據(jù)，項目文件的效率影響甚至決定項目管理的效率，與項目建設(shè)的安全、質(zhì)量、進度、費用等密切相關(guān)。在項目文件管理過程中，文件管理效率低下，貽誤辦理時效，會影響工程建設(shè)的效率，由于文件流轉(zhuǎn)不及時、不到位，導致工程建設(shè)損失的情況也屢見不鮮。提升項目文件流轉(zhuǎn)效率，實現(xiàn)文件過程的有效控制，讓文件“活”起來，各就各位，指導現(xiàn)場實踐，文件收發(fā)控制及時到位，對保證工程項目實施效率，實現(xiàn)利潤等十分重要。

2 建設(shè)項目文件流轉(zhuǎn)效率低的原因分析

審視建設(shè)項目管理實際，進行分析，建設(shè)項目文件流轉(zhuǎn)效率低的原因主要有以下幾個方面：

2.1 建設(shè)項目管理情況復雜

參建單位多，以總承包方式建設(shè)的項目，參建方包含建設(shè)單位、監(jiān)理單位、總承包單位、設(shè)備供應商以及多家施工單位等多方，加之文件種類多、數(shù)量大，來源分散，各類文件的收發(fā)及處理要求不同，各家單位文件管理水平也參差不一，文件管理難度大，文件流轉(zhuǎn)效 率低。

2.2 項目文件管理意識薄弱

大多數(shù)建設(shè)項目都面臨工期緊、建設(shè)任務重的現(xiàn)狀，在項目建設(shè)期，管理者重點關(guān)注于項目現(xiàn)場安全、質(zhì)量、費用控制、進度等方面，往往忽略文件的過程管理，對文件的重視程度不夠，資源配置和支持不足。以往經(jīng)驗性文件管理方法或工作程序較為粗糙，不能完全滿足項目現(xiàn)場工作高效運轉(zhuǎn)的需要，有待改進、統(tǒng)一和優(yōu)化。

2.3 缺少專職項目文件管理人員

文件管理人員以兼職為主，不能保證配備專業(yè)的文檔管理人員，多數(shù)人員按照固有經(jīng)驗開展文件管理工作。具有文檔專業(yè)知識和項目建設(shè)管理經(jīng)驗的文檔人員缺乏，導致，文件管理不科學，精細化程度低，也是造成文件流轉(zhuǎn)效率低的重要原因。

精細化、流程化和高效化的項目文件控制工作作為項目管理的重要組成部分，需要不斷改進和加強，以更好提高總承包項目的管理水平。文件管理的效率，影響著項目管理工作的效率，全面提高文件管理效率，對項目進行動態(tài)的、全過程的管理，必要而緊迫。

3 提高建設(shè)項目文件流轉(zhuǎn)效率的理念與措施

3.1 應用項目信息管理系統(tǒng)

在基建期應用項目管理系統(tǒng)，已經(jīng)較為普遍。信息化對于項目文件流傳效率無疑是首選。通過細化和分解流程，并用信息化手段予以固化，實現(xiàn)多方在線流程審批、實時處理，形成標準化的表單，便于跟蹤和查詢，使文件處理周期由按天計，變?yōu)榘捶帧⒚胗?。但是，目前項目管理系統(tǒng)的應用，遠遠未達到預期效果。

雖然國家對電子文件法律憑證作用逐步認可，也在大力推進建設(shè)項目電子文件管理和歸檔試點項目，對于系統(tǒng)要集成電子簽章、元數(shù)據(jù)封裝、在線歸檔等功能，目前還在探索階段，未形成更廣范圍內(nèi)的示范和推廣。另外，由于建設(shè)項目管理的特殊性，文件種類的復雜性等，信息系統(tǒng)不能保證將所有表單都固化、流程化。從行業(yè)標準、執(zhí)行慣例和檔案驗收要求等多方面來看，對紙質(zhì)文件還是必需的。因為，除現(xiàn)場管理系統(tǒng)外，線下紙質(zhì)文件的流傳和處理任務，仍是文件管理的重要內(nèi)容。

3.2 配置專職文檔管理人員

人才是提升管理的重要手段。提升項目管理者的文檔管理意識，強化資源配置，配備穩(wěn)定、專職的文檔管理人員，是提升項目文件處理效率，提高文件管理質(zhì)量的重要保障。應將對專職文檔人員的要求寫入合同，按照項目大小，明確人數(shù)、專業(yè)及相關(guān)建設(shè)經(jīng)驗要求，建立項目文件管理網(wǎng)絡，明確職責定位，為項目文件管理各項工作奠定基礎(chǔ)。

3.3 建立完善的項目文件管理制度

項目建設(shè)前期要按照項目時期情況，制定項目文件相關(guān)管理制度，對相關(guān)處理流程進行梳理、分析，將工作流程各個環(huán)節(jié)細化，做到責任明確到人，制定相應的考核措施并嚴格執(zhí)行，應至少包括項目文件過程控制、項目文件分發(fā)管理、重要文件處理、項目文件考核等制度。項目過程中，要及時發(fā)現(xiàn)問題，根據(jù)執(zhí)行情況對項目文件管理制度件進行優(yōu)化調(diào)整，以確保項目文件處理的規(guī)范性、時效性。通過建立和優(yōu)化管理制度，項目文件各簽批環(huán)節(jié)設(shè)置變得嚴謹，文件簽批過程中由于責任不明確而推諉、延誤的現(xiàn)象可以基本消除，使文件的簽批過程變得順暢。

建立項目文件的跟蹤、催辦制度。項目文件的流轉(zhuǎn)簽批少則幾人，多則十幾人，確保一份文件完整簽署，需要文檔管理人員執(zhí)行及時的跟蹤、催辦制度。建立項目各類文件的收發(fā)記錄或跟蹤臺賬，確保每一份文件的收發(fā)流轉(zhuǎn)有據(jù)可查。對超期未完成審核簽批的文件除執(zhí)行口頭催辦外，還要進行書面催辦，通過下發(fā)催辦單、定期共享跟蹤臺賬、上報項目相關(guān)負責人等督促相關(guān)人員及時完成文件簽批，項目管理系統(tǒng)中可以設(shè)置按時通過發(fā)送消息提醒等進行催辦。

3.4 加大文件管理培訓、學習力度

除了全過程文件控制理念外，還要秉持文件的全員控制理念，每一位項目建設(shè)參與者都可能是文件的產(chǎn)生者、簽批者或利用者，都與文件密切相關(guān)。因此，要加大文件管理的培訓、學習力度，建立常態(tài)化學習、培訓機制，對文件管理相關(guān)制度和要求定期進行培訓，項目現(xiàn)場管理人員變動后，對各單位新入駐的專業(yè)工程師、管理人員等進行針對性文件簽批規(guī)定培訓，保證培訓覆蓋全員，培訓后還要對培訓內(nèi)容進行考查，反饋培訓效果。同時，通過文件管理專題會議，項目文件管理工作交流會議等，在溝通中發(fā)現(xiàn)問題、汲取經(jīng)驗、集思廣益，實現(xiàn)效率提升。

4 結(jié)語

提高項目文件流轉(zhuǎn)效率是文檔控制工作的重要內(nèi)容，是集專業(yè)知識、信息技術(shù)及工程建設(shè)經(jīng)驗的一項重要管理工作,必須制定嚴格的文檔控制制度,采用先進信息技術(shù)管理手段,從項目立項到竣工驗收，從文件產(chǎn)生到組卷移交，進行全方位、全過程進行文件控制及檔案管理,做到項目文件齊全、及時、完整、準確和安全,保證項目建設(shè)順利進行。