傅鴻飛

（鄂東醫(yī)療集團(tuán)黃石市婦幼保健院（湖北理工學(xué)院附屬婦幼保健院）人事科教科，湖北 黃石 435000）

人事檔案管理在人力資源管理中得到科學(xué)地運(yùn)用可以幫助事業(yè)單位和企業(yè)單位提高人才選用的效率，幫助用人單位內(nèi)部進(jìn)行精英的調(diào)動和使用的優(yōu)化。人事檔案管理的合理應(yīng)用可以促進(jìn)用人單位的服務(wù)能力的提高，促進(jìn)人力資源配置和使用的最優(yōu)化和最大化，幫助企業(yè)和事業(yè)單位更好地對本單位的員工實施管理。然而在人事檔案管理的應(yīng)用過程中容易出現(xiàn)很多的問題，如人事檔案較多分類容易混亂以及檔案管理人員工作態(tài)度不認(rèn)真以及人事檔案管理方式過于落后等問題。本文通過分析人事檔案管理在人力資源管理中的特點(diǎn)并將其有效運(yùn)用的對策進(jìn)行探討。

1 提高人事檔案管理人員的素質(zhì)和管理能力

想要促進(jìn)人事檔案管理在人力資源管理中的合理運(yùn)用，首先要提高用人單位人事檔案部門管理人員的素質(zhì)和管理能力，只有人事檔案管理人員的素質(zhì)和能力提升才可以促進(jìn)人事檔案管理的優(yōu)化。首先各大事業(yè)單位要進(jìn)行人事檔案管理體制的完善和優(yōu)化，建立健全人事檔案管理的法律法規(guī)條例來對管理人員進(jìn)行有力的約束，可以在一定程度上保證人事檔案管理人員的工作態(tài)度和工作效率，避免產(chǎn)生偷懶和辦事效率低的情況發(fā)生，有利于提高人事檔案管理人員的素質(zhì)和管理能力的提高。事業(yè)單位要定期進(jìn)行人事檔案管理人員的工作能力考核工作，及時對人事檔案管理人員進(jìn)行優(yōu)化和任免，保證人事檔案管理人員的管理水平和辦公能力。另外最重要的一點(diǎn)就是要在人事檔案管理人員選拔時擦亮眼睛，選出檔案管理經(jīng)驗豐富和檔案管理專業(yè)能力較強(qiáng)的人才，對于檔案管理能力較弱和經(jīng)驗不豐富的人員避免選用。在人事檔案管理人員選用之后進(jìn)行崗前培訓(xùn)，保證其上崗之后能夠更加容易和高效地融入到工作中去，不失為一種保障人事檔案管理工作更加高效和科學(xué)的有效手段。事業(yè)單位在用人方面非常注重人才的選用和選拔目的是給客戶帶來更加便利和舒適的服務(wù)。如果在人事檔案管理人才選拔方面不能夠進(jìn)行科學(xué)合理的分析極其有可能因為管理人員的工作質(zhì)量差而造成人才的流失，因此健全人事檔案管理體制十分重要可以促進(jìn)人力資源的內(nèi)部結(jié)構(gòu)優(yōu)化，有利于提高事業(yè)單位的工作效率和綜合實力。

2 合理運(yùn)用信息化技術(shù)手段進(jìn)行人事檔案管理

隨著現(xiàn)代化信息技術(shù)的不斷發(fā)展有越來越多的事業(yè)單位開始對人事檔案實施信息化的管理制度，其中大數(shù)據(jù)技術(shù)的普遍運(yùn)用尤為常見，由于人事檔案的信息數(shù)據(jù)比較多且容易被混淆，因此將人事檔案建立大數(shù)據(jù)庫是一種十分必要的信息管理手段。大數(shù)據(jù)應(yīng)用技術(shù)是當(dāng)前很多企業(yè)和單位進(jìn)行數(shù)據(jù)分析的一種常見且有效的方式，運(yùn)用建立大數(shù)據(jù)庫的方式進(jìn)行人事檔案管理可以有效地將人事信息進(jìn)行收集和分層，不但可以保證人事檔案信息在查找的時候更加的方便也可以防止信息的泄漏和被盜取。大數(shù)據(jù)應(yīng)用技術(shù)運(yùn)用到人事檔案管理中可以增加管理方面的嚴(yán)密性和保密性，一旦發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)信息流失可以在第一時間內(nèi)發(fā)現(xiàn)原因并能夠及時地將涉嫌盜取信息的不法分子控制，這樣對于人事檔案管理人員約束自己也具有十分重要的作用，因為使用大數(shù)據(jù)庫就無法隨便修改信息。使用現(xiàn)代信息化技術(shù)來進(jìn)行人事檔案的管理也可以把人事檔案儲存在加密的云儲存上，可以改變以往人事檔案紙質(zhì)保存容易丟失和被竊取的風(fēng)險，不但能夠加大篡改的難度還可以增強(qiáng)檔案管理人員在檢查檔案時的細(xì)心程度和審核力度，能夠進(jìn)一步保障人事檔案資料的安全和使用。信息化技術(shù)作為一種快捷且便利的人事檔案管理措施，能夠在一定程度上促進(jìn)人力資源管理的優(yōu)化，為用人單位的人力資源管理模式注入新鮮的活力。

3 運(yùn)用合理的懲獎制度進(jìn)行人力資源和人事檔案的管理

用人單位和企業(yè)管理層要對人事檔案管理部門建立合理的懲獎制度，這樣有利于人事檔案管理部門明確自己的責(zé)任，對待檔案管理和整理工作能夠更加地上心。實施懲獎制度的具體內(nèi)容就是對人事檔案管理部門中工作認(rèn)真能力出眾的員工進(jìn)行獎勵和表揚(yáng)，可以激勵這一部分員工更加積極地投入到工作中去保持良好的負(fù)責(zé)任態(tài)度；對于另一部分表現(xiàn)較差能力較差的員工進(jìn)行適當(dāng)批評，激勵他們及時改正自己在檔案管理時的不足之處，并且能夠向其他優(yōu)秀員工進(jìn)行學(xué)習(xí)，在今后的人事檔案管理工作中能夠發(fā)揮自己的價值和作用，為單位做出相應(yīng)的貢獻(xiàn)。懲獎制度不僅僅是一種激勵事業(yè)單位人事檔案管理人員更加努力地開展工作，還代表了一個企業(yè)和事業(yè)單位的靈魂，說明這個單位在用人方面十分的公平公正，絕對不會產(chǎn)生偏袒包庇的現(xiàn)象。另外除了懲獎制度以外，用人單位還要建立完善的監(jiān)察制度，對于人事檔案管理部門的員工工作進(jìn)行實時監(jiān)控，一旦發(fā)現(xiàn)在工作過程中有消極憊懶以及篡改盜竊信息現(xiàn)象的發(fā)生，能夠在第一時間進(jìn)行發(fā)現(xiàn)和及時止損。懲獎制度和監(jiān)察制度可以督促人事檔案管理人員樹立責(zé)任意識，及時改正自己在工作中的不足然后加大自己對員工的約束力，可以在一定程度上對人事檔案管理在人了資源管理中的應(yīng)用更加具備活力，通過多種形式的獎勵和批評制度可以促進(jìn)事業(yè)單位的員工更加積極地投入到工作中去，也有利于單位內(nèi)部人力資源管理結(jié)構(gòu)的不斷優(yōu)化和資源的合理運(yùn)用。

4 結(jié)束語

隨著經(jīng)濟(jì)社會不斷發(fā)展市場經(jīng)濟(jì)越來越呈現(xiàn)活力，人力資源管理結(jié)構(gòu)的內(nèi)部優(yōu)化和合理配置已經(jīng)成為事業(yè)單位需要重點(diǎn)思考的問題，而合理運(yùn)用人事檔案管理對人力資源管理注入更多的活力，還需要用人單位在各方面實施有效的策略和手段，加強(qiáng)對人事檔案管理人員的考核和檢查力度，運(yùn)用多種現(xiàn)代化信息技術(shù)手段促進(jìn)人事檔案管理能力的提升。