卓豪人

（桐鄉(xiāng)市第二人民醫(yī)院，浙江 嘉興 314500）

1 醫(yī)院文書檔案管理質量影響因素

1.1 前端：文件形成環(huán)節(jié)質量的影響

醫(yī)院文書檔案的前身是文件，文件質量如何會直接影響到后期文書檔案質量，因此，文書檔案前端控制至關重要。1）正文。醫(yī)院制發(fā)的文件應該是處理日常醫(yī)務管理公務活動，表達醫(yī)療機構及其領導者的管理意圖，準確記載醫(yī)院管理活動情況的依據(jù)，因此，醫(yī)院文書檔案具有查考、憑據(jù)等功能，而這一功能來自其檔案內容本身的真實、準確，這就要求文件正文質量過硬。如果醫(yī)院發(fā)布的文件內容記述不清、表達意圖不明、管理活動記錄不完整，等等，就會影響了文件內在質量。那么由文件立卷歸檔轉化而來的醫(yī)院文書檔案便會失去了應用的憑證、查考和依據(jù)功能。2）文種。文件文種的性質和用途客觀上賦予了文件一個能概括表明其性質、用途的統(tǒng)一規(guī)范。例如，辦法、通知、決定、批復、公告、決定等，不同文種適用于不同行文場合，正確理解、使用文種不僅是機關高效管理的體現(xiàn)，也會對文件立卷歸檔后文書檔案的質量。如把請示與函混用、將申請與報告混用等，影響醫(yī)院文書檔案整理和分類。3）體式。從體式上來看，醫(yī)院文件包括結構、附加標記及格式等要素。醫(yī)院文件行文有其固定、統(tǒng)一的體式要求，不得各行其是，更不宜標新立異。4）材料。醫(yī)院文件用紙、字跡材料等也是影響醫(yī)院文書檔案質量的重要因素。首先是公文用紙。其質地是否堅韌、是否耐老化，規(guī)格是否統(tǒng)一（一般為A3、A4、B5等）等紙張的自然屬性，是影響文件歸檔后質量的重要因素。其次是公文字跡。國家檔案局明確發(fā)文規(guī)定，公文擬稿不得使用圓珠筆、鉛筆，隨著辦公自動化的普及，對于公文標題、正文、發(fā)文字號等字體大小和字體格式的選擇應用都應符合相關規(guī)范要求。

1.2 中端：文件收集環(huán)節(jié)質量的影響

醫(yī)院文件辦結后，具有歸檔價值的，還需要對其按照《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》《電子公文歸檔管理暫行辦法》《電子檔案移交與接收辦法》等相關規(guī)定，做好文件資料的收集、整理，這也是影響文書檔案質量的重要環(huán)節(jié)，也是影響醫(yī)院文書檔案完整性、系統(tǒng)性的重要因素。根據(jù)醫(yī)院文件的歸檔范圍來看，主要包括本院自制的文件，也包括外來文件。從醫(yī)院文件收集來看，影響醫(yī)院文件收集完整性、系統(tǒng)性的重要因素包括：醫(yī)院文件處理流程不明確、不規(guī)范，以及醫(yī)院文書工作制度不健全、不科學，等等。由于醫(yī)院部門較多，有辦公室、人事科、醫(yī)務科、檔案室，以及各臨床科室，醫(yī)院文件來自其內部各職能部門，若缺乏一套行之有效的文書處理流程或規(guī)范性要求，極易造成醫(yī)院制發(fā)的文件散失。

1.3 末端：文書立卷環(huán)節(jié)質量的影響

文書立卷是將醫(yī)院文件按照立卷歸檔的標準和要求進行處理，不僅需要檔案工作者熟悉文件材料，還需要擁有深厚的檔案學專業(yè)知識和公文處理經驗。影響末端文書立卷環(huán)節(jié)質量因素主要包括文件的分類、期限的劃分、卷內排列的關聯(lián)性，以及案卷標題擬定及后期裝訂等等。1）首先是立卷分類。即，準確判定醫(yī)院文件是否屬于歸檔范疇，要根據(jù)醫(yī)院文件內容的價值屬性，以及相關規(guī)定，作出相關決定。若將沒有查考、憑證、依據(jù)等保存價值的文件歸檔，無疑會導致案卷冗余，浪費寶貴檔案管理資源。2）其次是期限劃分。醫(yī)院文書檔案保管期限應根據(jù)其價值和類型，可分為“永久”和“定期”，定期又分為10年、30年，如果將定期劃分為永久，或者將永久劃分為定期，再或將10年、30年錯誤劃分，不僅使極具保存價值的文書檔案湮沒于一般價值文件中，也會給后期的醫(yī)院文書檔案查詢、保管和利用增添困難。3）再次是案卷標題。案卷標題相當于醫(yī)院文書檔案“窗口”，給人以直觀感受。醫(yī)院文書檔案案卷標題擬定是否簡潔、嚴謹，會直接影響是否反映了醫(yī)院文書卷內文件主要內容，若簡單地對其進行羅列，造成案卷標題擬定不準確、不規(guī)范，勢必會影響后期文書檔案利用。4）最后是案卷裝訂。除了電子文書檔案采用計算機“單軌制”管理外，大量的文書檔案還需要借助人工進行裝訂。裝訂時不得應用訂書釘，選用線裝，頁碼順序要標注準確，不得壓字，更不得有脫頁等情況。

2 提升醫(yī)院文書檔案管理質量對策

2.1 從思想、組織、制度方面保障醫(yī)院文書檔案案卷質量

從外在因素來看，提升醫(yī)院文書檔案案卷質量，離不開文書檔案從業(yè)者的思想重視、組織嚴密和完善制度作為保障。首先，要把《檔案法》《保密法》，以及公文管理等相關理念和意識貫穿于醫(yī)院文書檔案從其文件形成至立卷歸檔的全過程，高度重視質量核心意識，在思想上高度重視醫(yī)院文書檔案管理質量，從行文、用紙、標題等可能會影響醫(yī)院文書檔案案卷質量的一點一滴重視，以“求極致”的心態(tài)和思想投入到醫(yī)院文書檔案管理工作的方方面面。其次，要成立醫(yī)院文書檔案質量審核領導小組。由醫(yī)院分管領導、檔案部門負責人、骨干人員，以及從其他科室遴選的文書案卷質量監(jiān)督員等共同組成，在人員組成和組織結構方面，將醫(yī)院文書檔案管理質量納入其監(jiān)督、考核和檢查的重要范疇。

2.2 從制作、登記、立卷方面把好醫(yī)院文書檔案工作質量

從文件制作、收發(fā)文登記，以及立卷等全生命周期做好醫(yī)院文書檔案工作質量。首先，要嚴格把牢文件制作質量關。檔案工作者要做好前沿服務指導，把好稿件撰寫、制作等質量關，重點從正文內容、文件格式、文件用紙，以及標題完整、規(guī)范等影響文書檔案質量的因素抓起，確保文書資料符合案卷質量要求。其次，做好收發(fā)文登記。安排辦公室或行政管理部門人員專人負責醫(yī)院內部收發(fā)文，以及外單位來文的登記工作，自制文件要留底，外來文件要根據(jù)其內容，待其處理完畢后，按照規(guī)定時限內做好移交歸檔。再次，規(guī)范做好文書立卷。按照文書檔案管理的相關規(guī)定，做好紙質文書檔案和電子文件的立卷歸檔工作。既要做好文件的收集、整理和分類，準確做好文書檔案歸檔時限劃定。此外，還要做好案卷裝訂工作，精準標注頁碼順 序等。

2.3 從業(yè)務、實踐、監(jiān)督方面把好醫(yī)院文書檔案管理質量

醫(yī)院要經常性地組織文書檔案業(yè)務質量提升方面的培訓，不斷提升文書檔案從業(yè)人員的綜合業(yè)務素能。要加強業(yè)務指導，通過文書檔案質量精細化業(yè)務評比，每年評選出一定數(shù)量的精品文書檔案，通過業(yè)務評比，用以指導文書檔案工作實踐，不斷提升文書檔案質量水平。此外，加強文書檔案質量檢查，每季度或每半年開展一次文書檔案質量檢查，邀請檔案部門、辦公室、醫(yī)院檔案管理工作領導小組成員等共同參與，發(fā)現(xiàn)問題，及時督促整改，切實提高醫(yī)院文書檔案 質量。