肖 平 孫 越

（成都市城市建設(shè)檔案館，四川 成都 610000）

建筑工程檔案資料直接關(guān)系到建筑工程施工質(zhì)量及發(fā)展決策制定，即施工方案及發(fā)展決策的制定都需要參考準(zhǔn)確無誤的檔案資料，由此可見工程檔案資料對于建筑工程施工及發(fā)展的重要性。所以作為建筑工程管理人員，不僅要提高對工程檔案資料管理的重視度，還需要根據(jù)建筑工程施工及發(fā)展實(shí)際需要，結(jié)合現(xiàn)代高科技技術(shù)等，不斷完善和創(chuàng)新檔案資料管理方法，以進(jìn)一步提高建筑工程檔案資料管理質(zhì)量及效率。故下文先簡單分析了建筑工程檔案資料管理中存在的問題，然后在該基礎(chǔ)上分析了具體的檔案資料管理措施。

1 建筑工程檔案資料主要內(nèi)容

1）施工文件資料。主要包括土建工程施工文件、水電工程施工文件、設(shè)備安裝工程文件，文件中具體的資料不僅有開/竣工報告、圖紙會審資料、設(shè)計變更資料、技術(shù)交底記錄、項目施工組織設(shè)計方案、監(jiān)理規(guī)劃方案、監(jiān)理細(xì)則、監(jiān)理月報等，還具有原材料基本信息資料、零部件資料、半成品質(zhì)量檢查報告、成品質(zhì)量證明及試驗(yàn)資料、混凝土及砂漿等試驗(yàn)報告、隱蔽工程驗(yàn)收記錄、變形觀測記錄、工程質(zhì)量檢驗(yàn)等[1]。2）竣工圖等。除了常見的總平面布置竣工圖和室外管線竣工圖以外，還有建筑工程竣工圖、裝飾工程竣工圖、結(jié)構(gòu)工程竣工圖等也是重要的竣工圖材料。此外，給排水工程、強(qiáng)弱電工程、空調(diào)工程等也具有相應(yīng)的竣工圖資料。3）綜合性文件資料。不僅有上級批準(zhǔn)的綜合性文件，還有工程計劃任務(wù)書、工程地質(zhì)檢測資料、水文檢測資料、氣象檢測資料、地震檢測資料、征地及拆遷安置資料、初步設(shè)計文件資料、消防資料、環(huán)保及衛(wèi)生資料；工程施工及監(jiān)理有關(guān)合同、施工協(xié)議書、工程竣工驗(yàn)收資料及質(zhì)量鑒定文件、工程竣工結(jié)算文件資料、審計報告、工程照片及錄像等資料[2]。

2 建筑工程檔案資料管理問題

1）管理人員專業(yè)能力不高且管理制度不完善。近年來，我國建筑市場變化很大，逐漸趨向于規(guī)范化，與此同時國務(wù)院、建設(shè)部也分別發(fā)布了有關(guān)《建設(shè)工程質(zhì)量管理條例》和《房屋建筑工程和市政基礎(chǔ)設(shè)施工程竣工驗(yàn)收備案管理暫行辦法》，部分建設(shè)單位和施工單位為了進(jìn)一步加強(qiáng)工程竣工檔案管理中的重要性，部分單位在管理人員檔案時經(jīng)驗(yàn)稍顯不足，導(dǎo)致工程竣工檔案無法完整梳理，最終影響工程竣工檔案無法及時有效地完成對接，如一些建設(shè)單位注重工程進(jìn)度，注重資金管理，忽視編制工程竣工檔案管理制度，當(dāng)工程竣工驗(yàn)收時，工程竣工檔案由于無法正?？⒐ぃㄔO(shè)項目檔案移交滯后[3]。2）檔案材料填寫出現(xiàn)失真現(xiàn)象。由于建設(shè)項目檔案的復(fù)雜性、特殊性和多樣性，在收集整理過程中很難出錯。另外，一些施工單位沒有建立工程竣工檔案管理制度，容易造成管理不嚴(yán)，或者對施工現(xiàn)場不了解，并根據(jù)施工單位提供的不完整資料編制竣工檔案，樣板文件僅為應(yīng)付文件傳遞而制作，不能與工程同步。因此，建設(shè)工程竣工資料往往存在偏差，導(dǎo)致工程竣工檔案“缺項，過程資料無法彌補(bǔ)”。因此，各種建筑材料的質(zhì)量保證書和證書不齊全，不能充分反映工程的施工和質(zhì)量。3）竣工檔案移交不及時。一般情況下施工后期，大部分技術(shù)人員已撤離異地，很多建設(shè)單位或施工單位沒有按照竣工檔案管理的要求，在施工過程中整理出必要的資料，導(dǎo)致工程竣工檔案不能在工程竣工后按時完成，造成工程竣工檔案移交不及時；同時，存在部分建設(shè)單位、施工單位和建材供應(yīng)單位拖欠工程款的現(xiàn)象，導(dǎo)致工期延長，檔案歸檔停滯，資料不全，對工程竣工檔案的編制造成一定影響；部分施工單位在施工期間改組部門，更換檔案管理人員，造成資料零散、丟失，工程驗(yàn)收后不能領(lǐng)取等多個原因使得施工檔案不能按時交接[4]。

3 建筑工程檔案資料管理措施

1）完善檔案資料管理制度。持續(xù)提高工程建設(shè)各階段檔案的有序管理，全力確保歸檔資料、圖紙的準(zhǔn)確性、完整性和規(guī)范性，建設(shè)單位應(yīng)按照國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定，制定相應(yīng)的檔案管理制度和措施并結(jié)合項目建設(shè)前期建設(shè)的實(shí)際情況，一般都是從項目立項起開始。同時，要明確建設(shè)單位、監(jiān)理單位等工程項目管理人員和檔案人員在項目檔案形成過程中的職責(zé)，規(guī)范檔案資料的收集整理，確保項目自立開始與檔案跟蹤管理同步[5]。完整的預(yù)告文件十分重要，會對維護(hù)建設(shè)單位的合法權(quán)益產(chǎn)生重要的依據(jù)和證明作用。2）加強(qiáng)竣工驗(yàn)收檔案資料質(zhì)量檢查。在工程竣工驗(yàn)收時，建設(shè)單位檔案管理人員都會與項目管理人員，根據(jù)建設(shè)項目檔案歸檔的標(biāo)準(zhǔn)及要求，完成對工程建設(shè)中形成的所有文件進(jìn)行全面檢查和審查，爭取做到發(fā)現(xiàn)問題，及時解決，彌補(bǔ)不足和遺漏，確?？⒐べY料真實(shí)、完整、及時，備案范圍符合要求，認(rèn)真執(zhí)行《建設(shè)工程質(zhì)量管理條例》和《建設(shè)工程質(zhì)量管理條例》的有關(guān)規(guī)定工程竣工驗(yàn)收”，對竣工驗(yàn)收進(jìn)行控制，將竣工檔案的驗(yàn)收和移交作為整個工程驗(yàn)收的重要環(huán)節(jié)和內(nèi)容，實(shí)現(xiàn)工程竣工驗(yàn)收與檔案驗(yàn)收的同步[5-6]。移交合格的工程檔案的，接收檔案的單位應(yīng)當(dāng)出具相應(yīng)合格的書面意見。未按規(guī)定移交檔案或者移交的檔案不符合要求的，不予出具合格的書面意見，以保證工程建設(shè)檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。3）加強(qiáng)施工管理和檔案材料編制工作。首先，按照標(biāo)準(zhǔn)編制收集而來的各種工程檔案材料，諸如聲像檔案、工程圖等，以保證這些檔案資料的準(zhǔn)確性及真實(shí)性，為施工單位提供可靠依據(jù)；其次，要貫徹和落實(shí)責(zé)任制，盡管部分單位只是短暫性保存工程檔案資料，但也要明確各崗位的責(zé)任，以保證相關(guān)工作人員保存、管理檔案過程中敢于承擔(dān)責(zé)任，做好檔案保存及管理等工作；最后，要加強(qiáng)對施工技術(shù)人員等的編制檔案材料的能力訓(xùn)練，以提高他們的工程檔案材料編制水平及安全管理意識[6]。此外，還需要加強(qiáng)對施工過程中的監(jiān)督和管理，實(shí)時檢查工程檔案材料編制情況，以免遺漏，造成損失。4）做好傳遞和變更記錄。在保存、傳遞及管理過程中容易使檔案的完整性、有效性發(fā)生變化，所以必須及時記錄檔案的增減變動、傳遞情況、變更情況、修改情況和作廢情況等，以了解檔案來龍去脈，防止其丟失、損毀、失效。

此外，還需要充分利用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)構(gòu)建多角度、多層次的建筑工程檔案信息系統(tǒng)，做到完成一個階段，整理一個階段的紙質(zhì)文件及施工進(jìn)展，建立健全工程項目的文件夾，以實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)和電子檔案資料共享和高效的利用。

4 結(jié)語

總之，建筑工程檔案資料管理不僅是工程管理體系重要組成部分，還是促進(jìn)工程質(zhì)量提升及建筑行業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵舉措，即高質(zhì)量的工程檔案資料管理勢必會提高工程質(zhì)量和促進(jìn)建筑行業(yè)發(fā)展，故不斷提高建筑工程檔案資料管理質(zhì)量及效率勢在必行。盡管如此，實(shí)際的工程檔案資料管理依然存在管理人員專業(yè)能力不高、管理制度不完善、資料填寫失真等問題，文基于這些問題，結(jié)合對工程檔案管理重要性的了解，從完善檔案資料管理制度、加強(qiáng)竣工驗(yàn)收檔案資料質(zhì)量檢查、加強(qiáng)施工過程管理和檔案資料實(shí)時編制工作等方面分析了具體的管理措施。