張維紅

（住房公積金穆棱辦事處，黑龍江 穆棱 157599）

隨著住房公積金業(yè)務(wù)的持續(xù)發(fā)展、完善與延展，怎樣提升增進(jìn)住房公積金檔案管理工作的規(guī)范性，已經(jīng)成為現(xiàn)階段檔案管理工作人員需要深刻思考的問題。基于此，下文將對住房公積金業(yè)務(wù)檔案管理存在的缺陷之處進(jìn)行說明，并提出相應(yīng)的解決措施，旨在為相關(guān)管理工作人員提供些許建議與思路。

1 住房公積金業(yè)務(wù)檔案概念以及存在缺陷

住房公積金檔案包含著初繳存住房公積金到員工退休這一進(jìn)程之中的所有信息，具備著創(chuàng)設(shè)建立、提取、應(yīng)用等能力。隨著住房公積金業(yè)務(wù)范圍的持續(xù)開拓，也使得住房公積金的檔案管理工作面對著一定的困境：首先是檔案管理工作基礎(chǔ)設(shè)備落后，我國住房公積金管理組織創(chuàng)設(shè)的時間相對較晚，因此很多基礎(chǔ)設(shè)備都處于一種缺失的狀態(tài)，使得應(yīng)用在檔案管理的檔案室條件較差，無法滿足檔案保存放置的要求，十分容易使得住房公積金檔案的丟失與破壞。

二是缺少一致的檔案管理制度。因為住房公積金管理在我國的開展進(jìn)行時間比較晚，因此現(xiàn)階段還不具備一個統(tǒng)一一致的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)制度，使得在實際的檔案管理工作進(jìn)程中無據(jù)可依。雖然一部分地區(qū)的住房公積金管理機(jī)構(gòu)依據(jù)自身的實際狀況設(shè)定規(guī)劃了相應(yīng)的檔案管理制度，但是因為缺少參照以及宏觀指導(dǎo)引領(lǐng)，使得這些管理制度無法切實實現(xiàn)全方位以及體系性。

2 住房公積金業(yè)務(wù)檔案規(guī)范化管理措施

住房公積金業(yè)務(wù)檔案的規(guī)范化管理是一項具備體系性的工作，為了可以切實達(dá)成管理工作的合理性與科學(xué)性，應(yīng)該在住房公積金業(yè)務(wù)工作的實際情況入手，在業(yè)務(wù)內(nèi)容、業(yè)務(wù)流程等進(jìn)行深刻完善的調(diào)查探索，在這一前提之下，依照國際檔案管理規(guī)定、行政規(guī)章等進(jìn)行住房公積金業(yè)務(wù)檔案管理工作規(guī)范化探索實踐，在住房公積金業(yè)務(wù)檔案規(guī)范化管理工作進(jìn)程中，可以在以下幾個方面進(jìn)行實踐：

2.1 住房公積金業(yè)務(wù)檔案規(guī)范化管理工作計劃與制定

對于管理規(guī)范化工作的進(jìn)行來說，應(yīng)該在管理工作的實際內(nèi)容、業(yè)務(wù)檔案所具備的特性等方面進(jìn)行探索研究，經(jīng)由對實際狀況的精確完善把控，理順各個業(yè)務(wù)的特性以及流程，依據(jù)檔案管理工作的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求，為住房公積金業(yè)務(wù)檔案管理的規(guī)范化提供有力的工作制度設(shè)定參考支撐。在這一前提下，設(shè)定規(guī)劃可以推進(jìn)并提高住房公積金業(yè)務(wù)的檔案管理規(guī)范化工作計劃，通過工作計劃推進(jìn)相應(yīng)工作的進(jìn)行。

2.2 住房公積金檔案管理工作制度完善健全

住房公積金業(yè)務(wù)工作具備屬于其自身的管理規(guī)范以及管理制度，這就需要在住房公積金業(yè)務(wù)檔案規(guī)范性管理工作的基礎(chǔ)階段中，將住房公積金業(yè)務(wù)管理制度以及檔案管理制度相互融合，實現(xiàn)住房公積金業(yè)務(wù)檔案的本地化，可以更加有效地提升并推進(jìn)住房公積金業(yè)務(wù)檔案規(guī)范化管理的達(dá)成，使得各項工作都可以進(jìn)行有根據(jù)、操作有標(biāo)準(zhǔn)[1]。

2.3 強(qiáng)化收集，保障住房公積金檔案完善

依據(jù)住房公積金管理工作的獨特性，可以在以下四個方面提升收集工作：住房公積金繳存、提取類：首先是單位以及員工個人住房公積金賬戶的開戶材料，包含單位開設(shè)創(chuàng)立批準(zhǔn)文件、營業(yè)執(zhí)照等，職工住房公積金匯繳清冊、預(yù)留印鑒卡等。其次是單位以及員工個人住房公積金繳納儲存登記材料，包含銀行的進(jìn)賬單據(jù)、現(xiàn)金支票、職工住房公積金匯款繳納清冊等。再次是員工個人住房公積金提取材料，包含住房公積金個人提取申請表、員工身份證戶口本復(fù)印件等材料[2]。如購買房子需要提供的合同、契稅繳稅發(fā)票等。最后是變更資料，包含單位名稱變更文件、單位印鑒更換材料、單位欠繳資金報告等。

2.4 提升復(fù)核，保障住房公積金真實性

首先應(yīng)該增進(jìn)提升內(nèi)部重復(fù)核查，保障賬單證明相符合，對前臺操作人員根據(jù)單位或者客戶的材料，所開展的業(yè)務(wù)操作以及所生成的業(yè)務(wù)流水，后臺財務(wù)工作人員應(yīng)該逐筆進(jìn)行核查證實，保障業(yè)務(wù)操作的實際性以及數(shù)據(jù)信息的完善性，避免操作失誤或者憑證缺失，造成賬證不符。其次應(yīng)該提升外部重復(fù)核查工作，保障賬實相符。住房公積金管理中心對于住房公積金經(jīng)辦人員應(yīng)該定時進(jìn)行培訓(xùn)，促使其可以高效把控應(yīng)用電子表格以及文檔進(jìn)行交互形式的對賬手段，減短對賬所需要的時間以及周期，切實達(dá)成適時對賬，保障賬目的精確性[3]。對于對賬成果，雙方應(yīng)該在對賬賬單等文件上進(jìn)行簽字蓋章，將此作為對賬憑證，并進(jìn)行歸檔。除此以外，為了提升資金上賬分配成效，降低業(yè)務(wù)出現(xiàn)錯誤的概率，應(yīng)該對住房公積金匯款繳費(fèi)行為進(jìn)行更進(jìn)一步規(guī)范，實現(xiàn)按月足額繳存，除了工作人員進(jìn)行增加減少以外，這一階段中一律不允許改變匯繳金額。

2.5 統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，保障住房公積金檔案分類合理性

住房公積金經(jīng)辦組織的檔案部門應(yīng)該設(shè)定規(guī)劃統(tǒng)一的住房公積金檔案類型方式以及統(tǒng)一分類手段，從而便于住房公積金檔案的保存以及應(yīng)用。管理類業(yè)務(wù)檔案可以參考文書檔案歸檔模式，依照問題、作者等立卷[4]。貸款類型的業(yè)務(wù)檔案可以依照保險檔案進(jìn)行立卷，應(yīng)用年度分類法，也就是依照放款的現(xiàn)貨次序排列，一年一個編號。住房公積金繳存、提取類型的業(yè)務(wù)可以依照醫(yī)院病歷檔案存放形式，應(yīng)用年度——單位分類方法，也就是同一個單位不同工作人員所有業(yè)務(wù)列為一起，之后依照時間排列。一年一個編號，從而確保每一個單位的住房公積金業(yè)務(wù)持續(xù)性與完善性。

2.6 分級管理，保障住房公積金檔案規(guī)范性

切實達(dá)成實物檔案以及數(shù)字檔案的分級管理控制，應(yīng)用現(xiàn)代化科學(xué)信息手段，通過應(yīng)用數(shù)碼相機(jī)、高分辨率掃描設(shè)備等，將與住房公積金檔案業(yè)務(wù)相關(guān)聯(lián)的一部分關(guān)鍵票據(jù)以及憑證等實際物體，依照一比一的比例來制作成為圖像，同時標(biāo)注原始檔案目錄以及編碼等。依照單位以及業(yè)務(wù)時間進(jìn)行類別劃分，統(tǒng)一編輯成為只讀性的電子檔案，確保其與原本的檔案對照性[5]。

3 結(jié)束語

綜上所述，本文對提升加強(qiáng)住房公積金業(yè)務(wù)檔案管理工作的規(guī)范化措施進(jìn)行了說明與闡述，在進(jìn)行檔案管理工作時，首先應(yīng)該設(shè)定規(guī)劃相應(yīng)的制度依據(jù)，并合理應(yīng)用電子信息技術(shù)，制作規(guī)范文檔表格，同時加強(qiáng)相應(yīng)工作者的重視程度，實現(xiàn)住房公積金檔案管理工作的規(guī)范性以及合理性，也希望通過本文論述，為我國檔案管理工作作出貢獻(xiàn)。