劉 穎

（石家莊市藁城區(qū)工業(yè)和信息化局，河北 石家莊 052160）

伴隨著科學(xué)信息技術(shù)的進(jìn)步與發(fā)展，相關(guān)行業(yè)也逐漸趨向于網(wǎng)絡(luò)化以及電子化發(fā)展，與此同時(shí)，傳統(tǒng)的紙質(zhì)文書檔案逐漸由越來(lái)越多的電子文檔所替代，傳統(tǒng)的文書檔案管理方式以及檔案信息的記錄方式已經(jīng)無(wú)法滿足信息時(shí)代發(fā)展的相關(guān)要求。所以，新時(shí)期背景下的檔案管理工作者必須緊跟時(shí)代發(fā)展的腳步，不斷創(chuàng)新文書檔案管理方式，及時(shí)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)、落后、陳舊的管理理念，時(shí)刻保持全新的管理觀念、管理思想以及管理方法。在以后的文書檔案管理工作開展過(guò)程中，相關(guān)工作人員要堅(jiān)持不懈，團(tuán)結(jié)合作，共同努力，有效推進(jìn)我國(guó)文書檔案管理工作的信息化發(fā)展進(jìn)程。

1 文書檔案管理信息化建設(shè)是新時(shí)期時(shí)代發(fā)展的必然要求

所謂檔案就是指在人類生活學(xué)習(xí)以及工作過(guò)程中所記載的具有一定的保存價(jià)值和重要意義的文字或者以其他方式對(duì)之前發(fā)生事情的真實(shí)記錄。我國(guó)相關(guān)文件明確規(guī)定，事業(yè)單位檔案管理部門應(yīng)當(dāng)按照自身部門的實(shí)際情況，對(duì)文書檔案管理進(jìn)行有序統(tǒng)一的安排以及具體的檔案管理組織工作。借助現(xiàn)代化科學(xué)信息技術(shù)，重新對(duì)文書檔案資源進(jìn)行大范圍的整理與管理工作，同時(shí)建立相應(yīng)的電子操作系統(tǒng)，方便文書檔案使用者的查詢，促進(jìn)檔案信息的利用。由于文書檔案管理工作是一項(xiàng)長(zhǎng)期而又艱巨的任務(wù)，是一項(xiàng)持久的工作，因此，相關(guān)管理部門每年都會(huì)拿出一定的資金投入到文書檔案管理當(dāng)中。如果進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)文書檔案全面的信息化管理，在管理過(guò)程中更多地使用電子信息化操作系統(tǒng)，那么在文書檔案管理工作中所需要的投資就會(huì)極大程度地降低。從另一個(gè)角度出發(fā)，結(jié)合文書檔案的實(shí)際特征，因?yàn)橄嚓P(guān)工作者以及社會(huì)的需要，紙質(zhì)版文書檔案經(jīng)常被搜索、翻閱、查詢，久而久之，紙質(zhì)版的文書檔案會(huì)在一定程度上受到破壞，甚至?xí)霈F(xiàn)檔案信息丟失的情況。與此同時(shí)，紙質(zhì)版的文書檔案的保存環(huán)境也會(huì)收到外部因素的影響，也會(huì)因自然環(huán)境的變化自然損壞，其中也會(huì)包含許多具有價(jià)值的檔案，因此，文書檔案的管理工作也會(huì)出現(xiàn)許多障礙。對(duì)于事業(yè)單位文書檔案管理工作來(lái)講，其中最重要的工作內(nèi)容就是保護(hù)好文書檔案，使其不受任何外部環(huán)境以及人為因素的損壞或者丟失。這也就使得紙質(zhì)版文書檔案的保存對(duì)紙張的質(zhì)量以及穩(wěn)定性提出了全新的要求，其中耐久性就是保證其長(zhǎng)期不受損壞的關(guān)鍵。從目前的生產(chǎn)技術(shù)來(lái)看，纖維素決定了紙張的質(zhì)量，然而纖維素具有極大的不穩(wěn)定性，尤其是高溫、高酸、氧化、高壓等環(huán)境都是使其受到損壞。因此，在傳統(tǒng)的紙質(zhì)版文書檔案管理工作開展過(guò)程中，稍微有一點(diǎn)粗心就會(huì)給單位造成不可估量的損失，然而，在新時(shí)期文書檔案管理工作中全面實(shí)現(xiàn)信息化管理，借助科學(xué)計(jì)算機(jī)技術(shù)以及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對(duì)文書檔案信息進(jìn)行分類、整理、記錄、儲(chǔ)存等工作，因此，在新時(shí)期文書檔案工作開展過(guò)程中全面實(shí)現(xiàn)信息化，會(huì)促使檔案掛你工作開展得更加輕松便捷。能夠在一定程度上降低單溫文書檔案管理工作者的工作負(fù)擔(dān)以及工作數(shù)量。綜上所述，事業(yè)單位文書檔案管理工作發(fā)展信息化已經(jīng)成為我國(guó)社會(huì)發(fā)展進(jìn)步過(guò)程中不可缺少的一部分。

2 目前我國(guó)事業(yè)單位文書檔案管理工作開展過(guò)程中存在的問(wèn)題分析

雖然現(xiàn)階段文書檔案管理工作的信息化發(fā)展給其管理工作提供了諸多便利的條件。但是目前我國(guó)許多單位在信息化文書檔案管理工作開展過(guò)程中依然存在諸多問(wèn)題，主要由以下幾點(diǎn)。

1）相關(guān)工作者缺乏專業(yè)的管理知識(shí)。目前，我國(guó)許多單位文書檔案管理工作者缺乏專業(yè)的信息化文書檔案管理知識(shí)，對(duì)于一些先進(jìn)的信息化操作技術(shù)在文書檔案管理工作中無(wú)法更好地掌握運(yùn)用，在工作開展過(guò)程中缺乏積極主動(dòng)的學(xué)習(xí)心態(tài)，行動(dòng)遲緩，缺乏上進(jìn)心，甚至還有部分工作人員年齡較大，對(duì)計(jì)算機(jī)知識(shí)掌握的較少，不懂得最基本的計(jì)算機(jī)操作等。因此，在部分單位文書檔案管理工作中的信息化進(jìn)程，只能是隨口說(shuō)說(shuō)而已，無(wú)法將其真正落實(shí)到位。

2）缺乏完善的管理設(shè)施?，F(xiàn)階段，我國(guó)部分檔案管理工作者對(duì)信息化建設(shè)工作沒(méi)有引起足夠地重視，以致于硬件設(shè)施陳舊，已經(jīng)無(wú)法在檔案管理信息化開展中發(fā)揮作用，僅僅是一個(gè)擺設(shè)。新時(shí)期檔案管理所使用的信息化設(shè)施主要是其工作開展的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)以及數(shù)字化設(shè)施，二者均可以實(shí)現(xiàn)檔案信息的傳輸工作以及共享工作。

3）相關(guān)工作者缺乏積極地創(chuàng)新意識(shí)。目前我國(guó)諸多檔案管理工作者在工作開展過(guò)程中，只是一味地保管檔案，而沒(méi)有考慮到如何才能促進(jìn)檔案管理工作的實(shí)效性，提升檔案信息的價(jià)值發(fā)揮。

3 信息化檔案管理建設(shè)工作的相關(guān)策略分析

1）及時(shí)建立統(tǒng)一的檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)。新時(shí)期背景下的文書檔案管理工作者應(yīng)當(dāng)及時(shí)建立統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，使檔案信息化管理工作更加規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。檔案管理工作要時(shí)刻以信息化建設(shè)為中心，最大化發(fā)揮檔案信息的價(jià)值。由于傳統(tǒng)的檔案管理工作理念，以致于檔案管理工作沒(méi)有在時(shí)代發(fā)展過(guò)程中形成完整統(tǒng)一的工作標(biāo)準(zhǔn)。規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的工作流程使檔案管理工作實(shí)現(xiàn)信息化的前提與基礎(chǔ)。因此，在檔案管理相關(guān)工作開展過(guò)程中都要有標(biāo)準(zhǔn)有規(guī)范，及時(shí)建立高效的檔案管理平臺(tái)，對(duì)其進(jìn)行統(tǒng)一高效的管理標(biāo)準(zhǔn)。

2）進(jìn)一步提升相關(guān)工作者的操作技能。信息化檔案管理工作的有序開展，離不開具備專業(yè)知識(shí)以及操作技能的工作者，單位在檔案管理建設(shè)過(guò)程中要定期對(duì)工作者開展培訓(xùn)工作，不斷提升工作者的操作能力，保證信息化檔案管理工作的有序開展。然而，現(xiàn)階段我國(guó)諸多單位檔案管理工作者無(wú)法達(dá)到此要求，缺乏專業(yè)的管理人員，造成這種現(xiàn)象的主要原因是管理工作理念的落后，沒(méi)有跟上時(shí)代發(fā)展的腳步，因此，單位在改革發(fā)展過(guò)程中重視人才的培養(yǎng)，不斷創(chuàng)新檔案管理技術(shù)，保證單位檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程。

3）進(jìn)一步加大投入力度。現(xiàn)階段在單位信息化文書檔案管理工作開展過(guò)程中，為保證其工作能夠持續(xù)有效展開，首先要樹立正確的管理方向，同時(shí)還應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步加大對(duì)文書檔案管理工作的資金投入，不斷改進(jìn)并優(yōu)化管理設(shè)施，在先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)保障下，對(duì)單位配備先進(jìn)的計(jì)算機(jī)以及信息采集設(shè)施，同時(shí)建立先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)化文書檔案管理系統(tǒng)，保證檔案管理信息化的有效推進(jìn)。

4 結(jié)語(yǔ)

在現(xiàn)階段信息化大環(huán)境下，單位文書檔案管理工作的信息化是時(shí)代發(fā)展的必然要求，是新時(shí)期社會(huì)發(fā)展的趨勢(shì)，與此同時(shí)，檔案管理工作是一項(xiàng)長(zhǎng)期而又艱巨的工作，是一項(xiàng)為人民服務(wù)對(duì)工作，是一項(xiàng)對(duì)歷史負(fù)責(zé)的工作，文書檔案管理工作看似簡(jiǎn)單，對(duì)于我國(guó)社會(huì)的發(fā)展卻有著非常重要的意義。所以，在文書檔案管理工作信息化建設(shè)過(guò)程中，相關(guān)工作者必須對(duì)其引起足夠地重視，同時(shí)還應(yīng)當(dāng)不斷學(xué)習(xí)、開拓進(jìn)取，積極主動(dòng)地學(xué)習(xí)相關(guān)知識(shí)，進(jìn)一步提升自身的信息化文書檔案管理意識(shí)，為信息化文書檔案管理工作的有序開展貢獻(xiàn)自己的力量。