劉 偉

（故城縣人力資源和社會(huì)保障局，河北 衡水 253811）

對(duì)于機(jī)關(guān)事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，檔案管理既是一個(gè)難點(diǎn)，又是一個(gè)重點(diǎn)。在近20年里，我國(guó)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理模式在不斷地轉(zhuǎn)變，檔案管理離不開(kāi)信息化的建設(shè)和發(fā)展。優(yōu)化信息化建設(shè)是提高機(jī)關(guān)事業(yè)單位業(yè)務(wù)檔案信息化管理的前提，也對(duì)機(jī)關(guān)事業(yè)單位推進(jìn)業(yè)務(wù)檔案信息化管理提供了有利保障。

1 檔案信息化的發(fā)展趨勢(shì)

21世紀(jì)是科技、信息飛速發(fā)展的時(shí)代，以網(wǎng)絡(luò)為載體的信息化技術(shù)正在逐步進(jìn)入人們的生活、工作、學(xué)習(xí)當(dāng)中。使用計(jì)算機(jī)設(shè)備連接互聯(lián)網(wǎng)，方便了人們的生活、工作和學(xué)習(xí)，提高了人們的各種效率，既省時(shí)又省力。檔案管理是應(yīng)用信息化技術(shù)的一個(gè)領(lǐng)域，檔案管理是一項(xiàng)較為復(fù)雜的工作，當(dāng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位與員工的檔案非常多時(shí)，存儲(chǔ)檔案成為一個(gè)難點(diǎn)，也是一個(gè)大的工程。信息化技術(shù)的不斷發(fā)展使得人們利用信息化技術(shù)進(jìn)行檔案管理成為一個(gè)常態(tài)，檔案管理可以利用信息化技術(shù)建設(shè)檔案和管理檔案，方便了檔案的存儲(chǔ)和查找。利用信息化檔案管理方式不僅可以不斷提高和完善信息管理方式，還可以降低檔案管理成本，實(shí)現(xiàn)平臺(tái)資源共享，為機(jī)關(guān)事業(yè)單位和用戶之間建設(shè)良好的聯(lián)系和溝通。機(jī)關(guān)事業(yè)單位進(jìn)行檔案信息化管理成為必然之路，也是推進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位員工工作方式的基石。

2 機(jī)關(guān)事業(yè)單位業(yè)務(wù)檔案信息化管理建設(shè)中存在的問(wèn)題

機(jī)關(guān)事業(yè)單位業(yè)務(wù)檔案信息化管理在建設(shè)過(guò)程中會(huì)遇到各種困難和問(wèn)題，阻礙了檔案管理信息化的進(jìn)程。從古至今，每一個(gè)新事物的產(chǎn)生與發(fā)展都會(huì)遇到各種問(wèn)題，阻礙了新事物的發(fā)展。但人們利用其聰明的智慧解決了新事物遇到的障礙，沖破阻礙，使其健康發(fā)展。因此，機(jī)關(guān)事業(yè)單位業(yè)務(wù)檔案信息化管理在建設(shè)和發(fā)展進(jìn)程中也受到了諸多阻礙，對(duì)信息化技術(shù)提出了嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，同時(shí)也對(duì)機(jī)關(guān)事業(yè)單位業(yè)務(wù)檔案的管理人員提出了新的要求。

1）管理人員意識(shí)薄弱。機(jī)關(guān)事業(yè)單位的業(yè)務(wù)檔案信息化管理是現(xiàn)在社會(huì)發(fā)展的一個(gè)必然趨勢(shì)，但是許多機(jī)關(guān)事業(yè)單位的業(yè)務(wù)檔案管理人員沒(méi)有完全意識(shí)到這個(gè)趨勢(shì)，依然采用傳統(tǒng)的手工管理和操作方法，對(duì)業(yè)務(wù)檔案信息化管理的進(jìn)程和技術(shù)沒(méi)有明確的認(rèn)識(shí)，意識(shí)相對(duì)薄弱，尤其是經(jīng)濟(jì)、信息技術(shù)相對(duì)薄弱的地區(qū)。一些業(yè)務(wù)檔案管理人員覺(jué)得自己只是一個(gè)負(fù)責(zé)保管的工作人員，并非多么重要的一個(gè)工作，只要做好業(yè)務(wù)檔案管理工作即可，不必對(duì)一些信息化管理方式重視。這些顯然是一個(gè)錯(cuò)誤的想法，對(duì)于對(duì)信息化管理認(rèn)識(shí)相對(duì)落后的地區(qū)和管理人員，政府和社會(huì)機(jī)構(gòu)也正在逐漸對(duì)其進(jìn)行宣傳，完善當(dāng)?shù)氐挠布O(shè)備和軟件設(shè)備，為管理人員宣傳和輸入信息化管理方式的重要性和優(yōu)勢(shì)，培養(yǎng)他們進(jìn)行信息化管理的技能。

2）業(yè)務(wù)檔案信息化管理體系不完善。機(jī)關(guān)事業(yè)單位的業(yè)務(wù)檔案管理人員的水平參差不齊，有些人甚至沒(méi)有經(jīng)過(guò)專業(yè)的業(yè)務(wù)檔案知識(shí)培訓(xùn)，沒(méi)有經(jīng)歷過(guò)業(yè)務(wù)檔案信息化發(fā)展的進(jìn)程。另外，也有一些管理人員身兼數(shù)職，沒(méi)有足夠的時(shí)間和精力去學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)檔案管理，使得業(yè)務(wù)檔案管理雜亂無(wú)章。機(jī)關(guān)事業(yè)單位的一些檔案也因時(shí)間久遠(yuǎn)而出現(xiàn)資料不真實(shí)、不規(guī)范、不準(zhǔn)確的現(xiàn)象。這些都是業(yè)務(wù)檔案管理方式落后及機(jī)制不完善所造成的。面對(duì)這些現(xiàn)象，各機(jī)關(guān)事業(yè)單位要因地制宜，建設(shè)相符的業(yè)務(wù)檔案信息化管理體系。

3）業(yè)務(wù)檔案信息化管理安全的忽視。機(jī)關(guān)事業(yè)單位業(yè)務(wù)檔案信息化管理主要是以信息化技術(shù)為依托，信息安全成為重點(diǎn)。業(yè)務(wù)檔案管理與信息技術(shù)緊密相聯(lián)，一旦信息技術(shù)受到不法分子破壞，如黑客利用病毒入侵計(jì)算機(jī)，造成計(jì)算機(jī)業(yè)務(wù)檔案數(shù)據(jù)丟失或修改，會(huì)給機(jī)關(guān)事業(yè)單位帶來(lái)無(wú)法彌補(bǔ)的損失。因此，強(qiáng)加和管控信息化安全成為各機(jī)關(guān)事業(yè)單位在業(yè)務(wù)檔案信息化管理中的主抓問(wèn)題，提高管理人員的信息安全防范意識(shí)。

3 機(jī)關(guān)事業(yè)單位業(yè)務(wù)檔案信息化管理建設(shè)中的措施

機(jī)關(guān)事業(yè)單位在推進(jìn)業(yè)務(wù)檔案信息化管理進(jìn)程中，其領(lǐng)導(dǎo)和普通員工都要不斷學(xué)習(xí)和強(qiáng)化檔案信息化管理，從主觀思想上轉(zhuǎn)換為業(yè)務(wù)檔案信息化管理的重要性。在一般情況下，可以從以下幾個(gè)方面推進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位業(yè)務(wù)檔案信息化管理建設(shè)。

1）機(jī)關(guān)事業(yè)單位要完善業(yè)務(wù)檔案信息化管理體系。機(jī)關(guān)事業(yè)單位完善業(yè)務(wù)檔案信息化管理體系可以從以下兩個(gè)方面入手。第一，機(jī)關(guān)事業(yè)單位要制定業(yè)務(wù)檔案管理體系的總體規(guī)劃。機(jī)關(guān)事業(yè)單位在進(jìn)行業(yè)務(wù)檔案信息化管理時(shí)，要提前制定業(yè)務(wù)檔案信息化管理體系的總體規(guī)劃，從服務(wù)于機(jī)關(guān)事業(yè)單位發(fā)展的全局戰(zhàn)略角度出發(fā)，制定符合本機(jī)關(guān)單位長(zhǎng)遠(yuǎn)的發(fā)展規(guī)劃，從而使機(jī)關(guān)事業(yè)單位的業(yè)務(wù)檔案管理形成一個(gè)完善的信息化管理體系，以便機(jī)關(guān)事業(yè)單位推進(jìn)業(yè)務(wù)檔案信息化管理的進(jìn)程。第二，機(jī)關(guān)事業(yè)單位根據(jù)自身情況制定與之相符的內(nèi)部管理標(biāo)準(zhǔn)體系。機(jī)關(guān)事業(yè)單位在建設(shè)業(yè)務(wù)檔案信息化管理時(shí)，不僅要為其制定總體規(guī)劃，還要不斷優(yōu)化內(nèi)部業(yè)務(wù)檔案管理體系，結(jié)合機(jī)關(guān)事業(yè)單位自身的發(fā)展，按照國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)制定內(nèi)部業(yè)務(wù)檔案信息化管理體系，更加健康、穩(wěn)固的發(fā)展與完善業(yè)務(wù)檔案信息化建設(shè)。

2）機(jī)關(guān)事業(yè)單位要不斷強(qiáng)化業(yè)務(wù)檔案信息化管理的安全。機(jī)關(guān)事業(yè)單位業(yè)務(wù)檔案管理與信息技術(shù)緊密相連，如果信息技術(shù)遭受黑客等網(wǎng)絡(luò)不法分子攻擊，將計(jì)算機(jī)病毒傳播到機(jī)關(guān)事業(yè)單位的計(jì)算機(jī)上，破了計(jì)算機(jī)上的數(shù)據(jù)，就會(huì)導(dǎo)致業(yè)務(wù)檔案的泄露和篡改，直接威脅機(jī)關(guān)事業(yè)單位業(yè)務(wù)檔案的安全性。因此，機(jī)關(guān)事業(yè)單位要加強(qiáng)這方面的安全保障體系建設(shè)，聘請(qǐng)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全專家不斷強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)安全，時(shí)刻對(duì)網(wǎng)絡(luò)安全保持高度警惕，做到早發(fā)現(xiàn)早處理。一般，機(jī)關(guān)事業(yè)單位可以從以下兩個(gè)方面強(qiáng)化業(yè)務(wù)檔案管理的信息安全。第一，機(jī)關(guān)事業(yè)單位要強(qiáng)化業(yè)務(wù)檔案信息安全管理制度的建設(shè)，嚴(yán)密地保護(hù)電子檔案，禁止非本規(guī)定計(jì)算機(jī)接入或訪問(wèn)電子檔案網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器，禁止非本機(jī)關(guān)事業(yè)單位移動(dòng)電子設(shè)備對(duì)電子檔案進(jìn)行輸入與輸出，禁止一切非業(yè)務(wù)檔案管理人員接觸電子檔案，使用一系列制度管理電子檔案，強(qiáng)化電子檔案的信息安全。第二，機(jī)關(guān)事業(yè)單位要定期維護(hù)業(yè)務(wù)檔案信息管理系統(tǒng)。一般來(lái)說(shuō)，機(jī)關(guān)事業(yè)單位業(yè)務(wù)檔案信息管理的安全與否直接決定著檔案的信息安全。因此，機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)該加強(qiáng)力度，定期維護(hù)業(yè)務(wù)檔案信息管理系統(tǒng)。例如，某機(jī)關(guān)事業(yè)單位每周日進(jìn)行計(jì)算機(jī)病毒檢測(cè)和查殺，不斷進(jìn)行數(shù)字化掃描，通過(guò)各種維護(hù)方式來(lái)保護(hù)業(yè)務(wù)檔案信息管理系統(tǒng)。另外，機(jī)關(guān)事業(yè)單位還可以聘用一名計(jì)算機(jī)工程師，對(duì)本單位的業(yè)務(wù)檔案信息管理系統(tǒng)及網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器進(jìn)行檢查和防病毒軟件升級(jí)。

3）機(jī)關(guān)事業(yè)單位要提高管理人員對(duì)業(yè)務(wù)檔案管理信息的安全意識(shí)，加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提高自身信息管理意識(shí)和專業(yè)素養(yǎng)，更好地服務(wù)于本職工作。

4 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，機(jī)關(guān)事業(yè)單位針對(duì)業(yè)務(wù)檔案信息化管理面臨著諸多的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，機(jī)關(guān)事業(yè)單位要在其中找到適合的方法，不斷推進(jìn)業(yè)務(wù)檔案信息化管理。