霍紅丹

（黑龍江省大慶市杜爾伯特鎮(zhèn)人民政府綜合便民服務(wù)中心，黑龍江 大慶 166200）

在檔案管理工作開展過程中，通過加強信息化建設(shè)，推進了檔案管理工作發(fā)展，利于加強檔案管理以及利用水平。因此，在進行工作實踐研究過程，要充分結(jié)合數(shù)字化背景，有針對性地制定更加完善的信息化檔案管理體系，進一步優(yōu)化檔案管理機制，以更好地為檔案管理信息化建設(shè)工作開展提供保證。

1 信息時代檔案數(shù)字化管理的意義

紙質(zhì)檔案是一種傳統(tǒng)的資料檔案管理方式，而數(shù)字化檔案則是一種近幾十年來才逐漸發(fā)展起來的新管理方式?？茖W(xué)規(guī)范、完善的檔案管理可以為事業(yè)單位或者企業(yè)提供發(fā)展和建設(shè)的資料保障，為制定長遠決策提供重要依據(jù)。

1.1 檔案數(shù)字化管理對需要長期保護的檔案具有深遠意義

自文字和紙張發(fā)明以來，我們一直在使用紙質(zhì)檔案。紙質(zhì)檔案具有容易損壞、損壞無法修復(fù)、成本高、易臟、字跡褪色等缺點。很多檔案在頻繁地使用或者查閱的過程中往往被使用者進行無數(shù)次的翻動，特別容易造成磨損，甚至造成不可挽回的損傷。檔案數(shù)字化管理通過利用數(shù)字化技術(shù)將信息檔案轉(zhuǎn)化成電子檔案，不僅更加安全可靠，同時也方便查閱、保存和更改，對需要長期保護的檔案具有深遠意義。

1.2 檔案數(shù)字化管理是發(fā)展的必然趨勢

信息時代也是互聯(lián)網(wǎng)時代，檔案管理處在這一時代必然要適應(yīng)時代的發(fā)展和要求。信息時代對檔案管理提出了更多的要求，檔案數(shù)字化管理比紙質(zhì)檔案管理更具有優(yōu)勢。一是需要更加高效和便捷的傳播方式，現(xiàn)在很多企業(yè)或者個人都更多的依賴于信息技術(shù)，在調(diào)閱、傳送檔案時希望檔案更加的便捷和高效，實現(xiàn)隨時隨地的調(diào)閱和傳送；二是人們對紙質(zhì)檔案的依賴感越來越低，紙質(zhì)檔案存在的諸多缺點會隨著科學(xué)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計算機技術(shù)和信息交匯技術(shù)的發(fā)展而逐漸顯露出來；三是需要查閱檔案是電子檔案比紙質(zhì)檔案更具有優(yōu)勢；四是在科學(xué)研究、社會服務(wù)以及科教普及等方面，檔案數(shù)字管理可以及時、快速和便捷的為使用者提供更為系統(tǒng)化的信息檔案。

隨著數(shù)字化技術(shù)的發(fā)展，檔案管理信息化水平不斷提高，作為檔案工作人員，要明確信息化建設(shè)內(nèi)容，科學(xué)的制定高效的檔案管理 模式。

2 數(shù)字化背景下檔案管理信息化建設(shè)主要內(nèi)容

2.1 促進檔案管理工作部門創(chuàng)新

關(guān)于檔案管理信息化的建設(shè)屬于復(fù)雜化的工作，需要檔案信息化部門的全力支持。而數(shù)字化背景下的檔案管理，其建設(shè)還要對檔案信息化部門以及數(shù)字化部門的有關(guān)職責進行分配，從而確保檔案管理信息化建設(shè)的順利進行。很多地方的檔案行政指導(dǎo)和檔案管理，基本形成分化格局，并成立專屬的檔案應(yīng)用部門。由此可見，檔案管理部門已經(jīng)成為職能的工作載體，未來將為社會提供優(yōu)質(zhì)化的檔案信息服務(wù)。

2.2 促進檔案工作流程的優(yōu)化

傳統(tǒng)意義上的檔案是開放公布的方式，無法充分滿足目前人們在檔案信息方面的需要。與此同時，檔案應(yīng)用的方式逐漸從現(xiàn)場查檔向遠程查檔的方向轉(zhuǎn)變。這就意味著數(shù)字化背景下檔案管理信息化的有效建設(shè)，必將改變以往檔案管理的形式，避免人員工作的重復(fù)性和機械性，進而做好職能的專業(yè)劃分。

2.3 促進檔案管理工作模式的創(chuàng)新

數(shù)字化背景檔案信息化的建設(shè)工作，主要是對檔案管理進行有效的創(chuàng)新。比如，檔案信息文件當中的主題詞，可利用檔案信息化建設(shè)全方位提供信息檢索的服務(wù)，顛覆傳統(tǒng)手動查閱檔案的形式，推動檢索功能的良好實現(xiàn)。除此之外，檔案管理信息化的建設(shè)，給檔案管理工作提出高要求，必須從多個方面拓展服務(wù)能力，比如技術(shù)提升，設(shè)備系統(tǒng)的升級開發(fā)等，進而讓檔案管理工作能夠更好地獲得發(fā)展。

3 數(shù)字化背景下檔案管理信息化建設(shè)的方法

3.1 提高檔案管理信息化建設(shè)規(guī)范性

要想讓檔案管理更加有序，需要全面提高檔案應(yīng)用率，并在信息化管理下形成統(tǒng)一化，規(guī)范化的標準，為檔案信息資源管理，信息資源共享提供可靠性的依據(jù)，確保檔案管理的科學(xué)化，有利于檔案的存儲。當前最主要的是網(wǎng)絡(luò)信息資源的存儲與數(shù)據(jù)庫的建立，所以要制定完善化，規(guī)范化的標準，推動軟件硬件設(shè)備的合理化應(yīng)用。除此之外，還要考慮時代發(fā)展需要，適當調(diào)整規(guī)范，并在信息化檔案管理建設(shè)上加以不斷優(yōu)化。

3.2 建立數(shù)字化檔案管理平臺

建立數(shù)字化信息管理平臺，不僅能確保檔案管理的順利開展，而且還能讓信息化建設(shè)的基本要求得到落實。所以要對檔案的內(nèi)容加以豐富，把原來紙質(zhì)文件信息，聲像文件轉(zhuǎn)換成數(shù)字形式加以有效存儲，并做好檔案的分類工作，為檔案管理提供方便。最后，為滿足用戶查閱檔案的需求，還要針對原件做掃描和記錄，依據(jù)檔案管理信息化的建設(shè)做數(shù)字化的存儲工作。

3.3 構(gòu)建規(guī)范化的管理制度

檔案信息化建設(shè)的順利實施，要確定檔案管理的各個環(huán)節(jié)，清晰其中的具體管理責任。比如，信息化建設(shè)中要確保數(shù)字安全，這是工作的重要內(nèi)容，必須構(gòu)建規(guī)范化的管理機制。第一，檔案信息化管理要制定標準的管理模式，包括檔案統(tǒng)計標準，整理標準，服務(wù)標準，以及信息化建設(shè)技術(shù)標準等。第二，檔案信息化建設(shè)的重點是數(shù)字化的建設(shè)，這是檔案信息化建設(shè)的主要任務(wù)。檔案信息數(shù)字化建設(shè)能推動檔案信息資源服務(wù)質(zhì)量的提升，也能為信息需求者提供優(yōu)質(zhì)化檔案信息。

3.4 進一步增強檔案管理工作人員綜合素質(zhì)

傳統(tǒng)檔案管理，工作人員的綜合素質(zhì)不是很高，所以檔案管理信息化建設(shè)要想得到良好的實現(xiàn)，應(yīng)該想辦法促使工作人員綜合素質(zhì)的不斷提高。第一，督促檔案人員努力學(xué)習，不僅要有檔案管理的專業(yè)知識，而且還要掌握檔案管理操作的技術(shù)能力。定期開展檔案管理工作人員的專業(yè)知識培訓(xùn)，針對新入職的檔案管理人員尤其要重視培訓(xùn)，從而把握人才的質(zhì)量關(guān)。第二，構(gòu)建綜合素質(zhì)高，技術(shù)能力強的檔案管理團隊，為檔案管理信息化建設(shè)打下堅實的基礎(chǔ)。第三，制定檔案管理工作人員的考核機制，督促工作人員經(jīng)常更新檔案管理的知識，切實提高信息化管理水平，保證檔案管理信息化建設(shè)工作能更好地落到實處。

4 結(jié)束語

總之，通過開展檔案管理信息化建設(shè)工作，加強了檔案管理工作質(zhì)量，利于推進檔案管理工作可持續(xù)發(fā)展。作為新時期檔案管理工作人員，要樹立正確的管理意識，加強對于檔案數(shù)字化管理的能力，從而保證檔案信息化建設(shè)效率。希望通過以上分析，能全面掌握高效的檔案信息化管理方法，以為檔案管理工作開展提供有效技術(shù)保證。