楊子櫻

（中交四公局第一工程有限公司，北京 100023）

干部人事檔案清晰、真實(shí)的記錄了干部的個(gè)人經(jīng)歷、思想、品德、工作能力，是干部個(gè)人成長的真實(shí)記錄，也能夠?yàn)槿耸鹿ぷ鞴芾砉ぷ魈峁┲匾獩Q策參考支持。為了能夠更好地發(fā)揮出干部人事檔案資料對(duì)人力資源管理的重要作用，需要相關(guān)人員加強(qiáng)對(duì)干部人事檔案的管理，解放思想，實(shí)事求是，不斷優(yōu)化和創(chuàng)新干部人事檔案管理方法。

1 干部人事檔案的基本特點(diǎn)

統(tǒng)一的管理人員。干部人事檔案由統(tǒng)一的檔案員進(jìn)行立卷管理，一個(gè)干部的個(gè)人資料信息會(huì)被劃分為多個(gè)方面的內(nèi)容，具體包含履歷類材料、自傳和思想類材料、考核鑒定類材料、學(xué)歷學(xué)位、專業(yè)技術(shù)職務(wù)、教育培訓(xùn)類材料、審核類材料、黨團(tuán)材料、表彰獎(jiǎng)勵(lì)類材料、違規(guī)處分類材料、工資任免類材料等。第二，分散的干部資料。干部人事檔案的管理需要對(duì)干部的資料進(jìn)行高效率的收集整理，但是從實(shí)際發(fā)展情況來看，干部人事檔案資料信息比較分散，資料內(nèi)容繁雜。第三，實(shí)體檔案流動(dòng)性強(qiáng)。多數(shù)干部人員處于流動(dòng)的狀態(tài)，人員的變動(dòng)對(duì)干部人事檔案管理產(chǎn)生了深刻的影響，不同機(jī)關(guān)人事變動(dòng)都會(huì)改變干部的配置，由此會(huì)產(chǎn)生比較多的干部人事檔案。

2 干部人事檔案管理存在的問題

1）沒有形成完善的檔案管理意識(shí)。在社會(huì)的進(jìn)步發(fā)展下人才流動(dòng)更加自由，但是機(jī)關(guān)組織并沒有重視人事檔案的管理，多數(shù)用人單位會(huì)忽視對(duì)人事檔案管理的重視，無形中加大了企業(yè)人力資源的管理成本。另外，基于干部人事檔案的管理特點(diǎn)，企業(yè)不僅需要設(shè)立人事檔案管理機(jī)構(gòu)，而且還需要完善員工個(gè)人人事檔案。但是基本上很少有企業(yè)落實(shí)以上工作。

2）干部人事檔案歸檔管理不科學(xué)。檔案管理人員大多為非主職人員，不具備積極主動(dòng)收集整理檔案資料的主動(dòng)性，檔案管理被動(dòng)，由此導(dǎo)致檔案整理不及時(shí)的問題。同時(shí)，有很多干部人事檔案的來源渠道比較單一，沒有從多個(gè)角度來反映出干部的行為作風(fēng)問題。

3）檔案功效發(fā)揮局限性比較大。干部人事檔案資料的收集渠道比較簡單，一般來自企事業(yè)單位，因未及時(shí)且完整的歸檔，導(dǎo)致無法對(duì)干部的真實(shí)事跡進(jìn)行反映，也就無法為干部的調(diào)任、升值和免職提供重要的意見參考支持。

4）檔案管理制度落后。干部人事檔案管理過程中存在管理制度不健全、制度執(zhí)行不到位等情況，檔案資料信息的收集整理范圍有限，檔案管理部門對(duì)材料信息的收集不夠主動(dòng)，導(dǎo)致材料信息的收集范圍十分狹窄，最終制約了干部組織人事工作的開展。

5）檔案管理和利用不完善?，F(xiàn)階段管理利用干部人事檔案資料的方法、手段比較落后，且多數(shù)干部人事檔案資料采取的是手工管理模式，資源管理效率低下，資料利用率不高。雖然一些地區(qū)的干部人事檔案資料開始引入信息化管理手段，但是受思想認(rèn)識(shí)和技術(shù)手段落后的影響，沒有真正發(fā)揮出技術(shù)手段在提升檔案資料管理效率方面的作用，無形中浪費(fèi)了比較多的人力、物力和財(cái)力。

3 干部人事檔案管理優(yōu)化對(duì)策

1）樹立正確的干部人事檔案管理工作理念。為了能夠更好地促進(jìn)干部人事檔案管理需要相關(guān)人員能夠加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理的重視，具體要做好以下兩個(gè)方面的工作：第一，更新單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)人事檔案管理的認(rèn)識(shí)。企業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)需要將干部人事檔案管理看作是人事檔案管理的重要基礎(chǔ)，在實(shí)施檔案管理的時(shí)候引入先進(jìn)的管理理念。第二，提升干部人事檔案管理人員的工作認(rèn)識(shí)，引導(dǎo)他們將先進(jìn)的檔案管理思想引入到干部人事檔案管理工作中。

2）規(guī)范干部人事檔案資料的管理程序。第一，完善干部人事檔案資料收集整理長效機(jī)制，采取多個(gè)方式，通過多個(gè)渠道來收集整理干部人事檔案資料信息。第二，通過完善檔案收集管理制度來調(diào)動(dòng)檔案收集管理人員的工作積極性，提高檔案資料收集整理的規(guī)范化水平。第三，完善干部人事檔案資料的歸檔管理機(jī)制，提升檔案資料收集整理效率。對(duì)于收集整理完成的資料還需要在后續(xù)進(jìn)行必要的監(jiān)督。檔案資料的收集整理要與時(shí)俱進(jìn)，滿足廣大社會(huì)公眾對(duì)人事檔案資料的收集整理要求，全面推進(jìn)人事檔案管理改革。

3）充分挖掘檔案資料信息的功能作用。第一，豐富檔案資料的內(nèi)涵。在檔案資料中增加能夠反映出人事干部真實(shí)情況的信息，比如增加人事干部的社會(huì)福利待遇信息、住房補(bǔ)貼信息、經(jīng)濟(jì)收入信息等。第二，增強(qiáng)干部人事檔案在干部人事調(diào)動(dòng)中的影響力和執(zhí)行力，充分發(fā)揮出檔案資料的意見指導(dǎo)作用。第三，充分挖掘和利用干部人事檔案的資源優(yōu)勢，建立健全完善的檔案資源系統(tǒng)化管理運(yùn)用機(jī)制，增強(qiáng)人事檔案使用的社會(huì)效益。

4）強(qiáng)化干部人事檔案制度的建設(shè)。干部人事檔案的管理是一項(xiàng)繁雜性、系統(tǒng)性、全性的構(gòu)造，需要檔案管理人員的密切配合。為了能夠解決檔案資料信息管理使用不規(guī)范的問題，需要相關(guān)人員切實(shí)完善干部人事檔案管理制度，在檔案信息收集方面需要將普通收集、突擊收集、定向收集和長期收集充分結(jié)合在一起，并根據(jù)單位發(fā)展實(shí)際情況來制定科學(xué)的干部人事檔案收集管理制度，避免檔案資料使用的隨機(jī)性和盲目性。

5）創(chuàng)新干部人事檔案的管理應(yīng)用方法和應(yīng)用手段。第一，借助現(xiàn)代化信息手段創(chuàng)新檔案資料的管理應(yīng)用，及時(shí)處理不符合歸檔要求的檔案資料信息。同時(shí)，在干部人事檔案資料管理的過程中還需要定期引進(jìn)先進(jìn)的管理設(shè)備，更換不符合要求的計(jì)算機(jī)軟件，充分發(fā)揮出現(xiàn)代通信技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在管理、監(jiān)督干部人事檔案資料使用中的作用。第二，強(qiáng)化對(duì)干部人事檔案資料的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和分級(jí)負(fù)責(zé)。為了能夠更好地發(fā)揮出干部人事檔案資料的作用需要發(fā)揮出干部對(duì)檔案資料使用的引導(dǎo)作用，由國家組織人事部門制定具體的人事檔案資料收集、整理和使用制度，并為人事檔案資料的管理使用創(chuàng)設(shè)良好的環(huán)境支持。第三，打造完善的網(wǎng)絡(luò)信息管理平臺(tái)，為人們及時(shí)查詢干部人事檔案資料提供重要支持。通過打造干部人事檔案資料信息管理平臺(tái)能夠幫助相關(guān)人員更為及時(shí)、精準(zhǔn)的查看和使用檔案信息。在干部人事檔案資料管理平臺(tái)打造完成之后還需要注重做好信息資料的安全保護(hù)工作，在提取檔案資料的時(shí)候需要設(shè)定相應(yīng)的身份證和手機(jī)號(hào)碼。另外，為了減少干部人事檔案信息泄漏問題的發(fā)生，還需要做好干部人事檔案管理信息的備份工作，規(guī)避檔案資料信息在轉(zhuǎn)移、存儲(chǔ)的過程中出現(xiàn)問題。

4 結(jié)束語

綜上所述，干部人事檔案資料的收集整理和利用工作是一項(xiàng)長期性、復(fù)雜性的工作，為了能夠確保這項(xiàng)工作順利進(jìn)行需要各個(gè)單位、各個(gè)部門共同努力配合，通過完善檔案管理機(jī)制、創(chuàng)新檔案管理方法、強(qiáng)化人才隊(duì)伍建設(shè)、充分挖掘檔案資料信息功能等來不斷創(chuàng)新干部人事檔案資料的管理和利用，從而為人力資源的開發(fā)利用作出重要的貢獻(xiàn)支持。