張 丹

（云南省鐵路建設(shè)工程公司，云南 昆明 675000）

建筑企業(yè)檔案管理具備較強(qiáng)的機(jī)密性、政策性以及專業(yè)性，要想讓這一工作能夠充分發(fā)揮出成效，助推建筑企業(yè)的良好發(fā)展，相關(guān)人員就必須重視建筑企業(yè)檔案規(guī)范化管理的這一原則。當(dāng)前大部分建筑企業(yè)檔案管理中普遍存在著檔案意識(shí)較為欠缺、檔案管理人員專業(yè)水平相對(duì)較低、信息化水平不足等問(wèn)題，嚴(yán)重制約了建筑企業(yè)檔案管理的良好發(fā)展。

1 建筑企業(yè)檔案管理中所存在的問(wèn)題

1.1 檔案意識(shí)較為欠缺

部分建筑企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)層過(guò)于重視自身的經(jīng)濟(jì)效益，忽視了檔案管理的重要性，在他們看來(lái)檔案管理僅僅是形式上的面子工程，對(duì)于企業(yè)的發(fā)展無(wú)法產(chǎn)生良好的作用。由于領(lǐng)導(dǎo)層的檔案管理意識(shí)較為欠缺，直接導(dǎo)致了檔案管理工作顯得較為松懈，缺乏應(yīng)有的規(guī)范性，部分建筑企業(yè)并未建立完善的檔案室，檔案管理人員團(tuán)隊(duì)也不夠正規(guī)；部分建筑企業(yè)雖然建立了檔案室，但各類設(shè)施設(shè)備條件并不符合標(biāo)準(zhǔn)，使得檔案室無(wú)法充分發(fā)揮出自身所具備的服務(wù)功能。

1.2 檔案管理人員專業(yè)水平較低

當(dāng)前大部分建筑企業(yè)所啟用的檔案管理人員在文化程度方面相對(duì)較低，專業(yè)知識(shí)不過(guò)硬，知識(shí)面顯得較為狹窄，并且在計(jì)算機(jī)以及外語(yǔ)方面缺乏深入的涉獵，自身的思想觀念以及管理水平無(wú)法迎合不斷變化的時(shí)代需求，這就使得企業(yè)所購(gòu)置的檔案信息化管理設(shè)備出現(xiàn)了閑置的現(xiàn)象。也有部分檔案管理人員并未充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作所面臨的重大挑戰(zhàn)，或者是認(rèn)為自身已經(jīng)掌握了足夠的專業(yè)知識(shí)，固步自封，不愿意對(duì)全新的技能以及知識(shí)進(jìn)行學(xué)習(xí)，導(dǎo)致企業(yè)檔案管理水平較為落后，這種現(xiàn)象對(duì)于建筑企業(yè)檔案管理工作的良好發(fā)展有著不利的影響[1]。

1.3 檔案管而不用現(xiàn)象較為嚴(yán)重

當(dāng)前大部分建筑企業(yè)都構(gòu)建了專業(yè)的檔案室，并根據(jù)自身的實(shí)際水平制定了配套的檔案管理制度，但從落實(shí)成效來(lái)看乏善可陳，并未將檔案室的功能利用到極致，檔案管而不用的現(xiàn)象較為嚴(yán)重。無(wú)論是在檔案利用、庫(kù)房管理方面，還是日常檔案巡視與檢查方面都并未嚴(yán)格按照制度中的要求來(lái)執(zhí)行，導(dǎo)致檔案管理工作并未得到真正的實(shí)施。

1.4 檔案管理信息化水平不足

要想有效推動(dòng)檔案管理規(guī)范化發(fā)展，建筑企業(yè)就必須重視檔案管理信息化水平的提升。但當(dāng)前大部分建筑企業(yè)依舊采取了傳統(tǒng)的紙質(zhì)版處理檔案材料，相對(duì)而言有著較低的工作效率以及較差的管理質(zhì)量，并未充分利用計(jì)算機(jī)技術(shù)所提供的高速收集、處理、分析檔案功能，不利于檔案管理水平的提升。

2 提升建筑企業(yè)檔案規(guī)范化管理的對(duì)策建議

2.1 加強(qiáng)對(duì)規(guī)范化檔案管理的認(rèn)識(shí)

提高對(duì)規(guī)范化檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，主要包括兩項(xiàng)內(nèi)容：一是提高企業(yè)管理人員對(duì)規(guī)范化檔案管理的思想認(rèn)識(shí)。作為企業(yè)發(fā)展中的中流砥柱，管理人員的思想認(rèn)識(shí)對(duì)企業(yè)決策和企業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃都具有深刻的意義。因此，只有提高企業(yè)管理人員對(duì)檔案規(guī)范化管理的認(rèn)識(shí)，依據(jù)相關(guān)規(guī)章制度嚴(yán)格檔案管理工作，才有可能在企業(yè)上下形成規(guī)范化檔案管理的氛圍，確保人人都能認(rèn)識(shí)到規(guī)范化檔案管理對(duì)促進(jìn)企業(yè)發(fā)展的必要性；二是加強(qiáng)檔案管理工作者對(duì)自身規(guī)范化開(kāi)展工作的認(rèn)識(shí)，除了按照相關(guān)制度規(guī)定進(jìn)行檔案管理以外，還應(yīng)當(dāng)做好領(lǐng)導(dǎo)交代的其它與檔案管理相關(guān)的工作，例如加強(qiáng)信息技術(shù)學(xué)習(xí)、做好檔案信息收集等，促進(jìn)建筑企業(yè)檔案管理工作能夠順利開(kāi)展。

2.2 提升建筑企業(yè)現(xiàn)代化檔案管理水平

一是提升建筑企業(yè)檔案管理的數(shù)字化水平，重點(diǎn)加強(qiáng)對(duì)檔案資源的信息共享，提升企業(yè)檔案管理的規(guī)范化開(kāi)展。例如，企業(yè)可以建立數(shù)字化檔案管理平臺(tái)，落實(shí)企業(yè)規(guī)范化檔案管理工作的信息收集等，促進(jìn)企業(yè)檔案信息能夠在內(nèi)部流通共享；二是完善企業(yè)開(kāi)展檔案管理的網(wǎng)絡(luò)。將企業(yè)項(xiàng)目主管部門確定為企業(yè)檔案管理網(wǎng)絡(luò)的主要負(fù)責(zé)部門，通過(guò)設(shè)置網(wǎng)絡(luò)建設(shè)崗位，將企業(yè)檔案管理網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行集中建設(shè)，有利于實(shí)現(xiàn)建筑企業(yè)檔案同步管理。與此同時(shí)，完善的檔案管理網(wǎng)絡(luò)在工作交接中也能夠發(fā)揮作用，免去了傳統(tǒng)檔案管理工作中可能由人為因素帶來(lái)的誤差，確保工作交接順利實(shí)施；三是建立健全企業(yè)檔案信息化管理的相關(guān)機(jī)制，在現(xiàn)有的企業(yè)信息化檔案管理工作的基礎(chǔ)上，按照國(guó)家相關(guān)政策和法規(guī)，對(duì)企業(yè)檔案信息化管理進(jìn)行進(jìn)一步明確，可以指派一名專人來(lái)負(fù)責(zé)信息數(shù)據(jù)資料的管理，為信息化檔案管理工作信息數(shù)據(jù)審核提供便利，同時(shí)結(jié)合建筑企業(yè)的發(fā)展形勢(shì)和企業(yè)自身實(shí)際需要，確定數(shù)據(jù)管理安全工作的責(zé)任主體，確保企業(yè)檔案在進(jìn)行數(shù)據(jù)提取、數(shù)據(jù)上傳、數(shù)據(jù)加載以及數(shù)據(jù)安全保護(hù)等工作環(huán)節(jié)中的安全性[2]；四是強(qiáng)化對(duì)信息數(shù)據(jù)的采集管理工作：首先促進(jìn)現(xiàn)代化建筑企業(yè)檔案管理工作流程化，其次是提升數(shù)據(jù)資料的數(shù)字化，提升企業(yè)檔案數(shù)據(jù)信息的更新頻率，加強(qiáng)企業(yè)檔案動(dòng)態(tài)管理，是企業(yè)信息庫(kù)中的檔案資源保持較高的可更改性。另外，在檔案信息化管理的設(shè)備和進(jìn)行擴(kuò)建或改造時(shí)，相關(guān)的圖紙新增或者更換工作要及時(shí)跟上，將這些資料留檔保存，提升企業(yè)檔案管理的規(guī)范性；最后，建立并完善企業(yè)開(kāi)展檔案管理工作的內(nèi)部機(jī)制，加強(qiáng)對(duì)信息檔案管理的重視，確保在每一項(xiàng)工程完工后都能形成完整的檔案數(shù)據(jù)資料，并由施工單位及時(shí)移交至企業(yè)檔案管理部門，由檔案管理人員檢查資料的完整性后再入庫(kù)保存。

2.3 加大檔案管理人才隊(duì)伍的建設(shè)力度

通常而言，企業(yè)檔案管理是否能夠?qū)崿F(xiàn)規(guī)范化在很大程度上取決于企業(yè)檔案管理人員的素質(zhì)和工作水平。因此，對(duì)于建筑企業(yè)而言，應(yīng)當(dāng)加大對(duì)企業(yè)檔案管理人才隊(duì)伍的建設(shè)力度，切實(shí)提高它們?cè)谛聲r(shí)期下開(kāi)展檔案管理工作的能力和水平。一是要不斷提升他們的政治素質(zhì)，確保其具備一定的組織性和紀(jì)律性，為規(guī)范化開(kāi)展檔案管理工作奠定基礎(chǔ)；其次是加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，結(jié)合企業(yè)檔案管理工作的實(shí)際安排培訓(xùn)內(nèi)容[3]。重點(diǎn)針對(duì)計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)知識(shí)、網(wǎng)絡(luò)相關(guān)知識(shí)進(jìn)行學(xué)習(xí)，不斷完善企業(yè)檔案管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)，為檔案管理人員能夠適應(yīng)時(shí)代發(fā)展對(duì)建筑企業(yè)檔案管理工作提出的新要求做好保障。另外，可以定期開(kāi)展檔案管理工作人員工作心得交流，各自分享自己在工作中的有用經(jīng)驗(yàn)，學(xué)習(xí)他人的長(zhǎng)處、明確自身在檔案管理工作中存在的不足，并為接下來(lái)為規(guī)范化檔案管理工作做好鋪墊。

3 結(jié)語(yǔ)

總而言之，建筑企業(yè)檔案規(guī)范化管理是時(shí)代發(fā)展下對(duì)企業(yè)檔案管理工作提出的新要求和新挑戰(zhàn)，在一定程度上關(guān)系著建筑企業(yè)今后的規(guī)劃和發(fā)展。檔案管理本身具有高度的專業(yè)性和嚴(yán)謹(jǐn)性，這就需要企業(yè)管理人員帶頭轉(zhuǎn)變思想，加強(qiáng)對(duì)規(guī)范化檔案管理工作的重視，在企業(yè)內(nèi)部自上而下形成檔案規(guī)范化管理的氛圍，確保檔案管理能夠在推動(dòng)企業(yè)發(fā)展中發(fā)揮積極作用。同時(shí)，檔案管理人員要轉(zhuǎn)變觀念、不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，以切實(shí)推動(dòng)企業(yè)檔案管理工作規(guī)范、可持續(xù)開(kāi)展。