韓興發(fā) 葉 茂
(重慶市中醫(yī)院,重慶 400018)
在醫(yī)院檔案管理中數(shù)碼照歸檔管理是至關(guān)重要的。數(shù)碼照片以成像快、查閱快、傳輸快、處理快,容易存儲(chǔ),不沖洗等顯著優(yōu)勢(shì),深受醫(yī)院重視,并將數(shù)碼照片廣泛運(yùn)用到教學(xué)、臨床、科研等工作中。受多種因素的掣肘,當(dāng)前《照片檔案管理規(guī)范》尚未涉及數(shù)碼照片的管理,導(dǎo)致醫(yī)院數(shù)碼照片檔案管理面臨著諸多弊端,阻礙了數(shù)碼照片檔案管理工作的井然有序的開展,亟待醫(yī)院統(tǒng)籌謀劃、整體設(shè)計(jì),加強(qiáng)數(shù)碼照片檔案管理。
毋庸置疑,照片檔案的運(yùn)用較為廣泛,在社會(huì)組織、國(guó)家機(jī)構(gòu)的等舉行活動(dòng)期間,都會(huì)依托照相機(jī)將活動(dòng)情節(jié)或是場(chǎng)景變成靜態(tài)的圖像,為活動(dòng)做留念,因此,其具有一定的保存價(jià)值。在傳統(tǒng)檔案管理中,照片檔案主要以感光材料為主。隨著信息技術(shù)的日益更迭,數(shù)碼照片檔案主要是通過數(shù)碼影像機(jī)、數(shù)碼照相機(jī)以及智能手機(jī)形成照片檔案,在照片檔案中數(shù)碼照片檔案所占比例日益加大。在數(shù)碼照片檔案中人物留影、實(shí)際場(chǎng)景,具有較強(qiáng)的真實(shí)性,加之照片可以多次加印,數(shù)碼照片一方面可以促進(jìn)醫(yī)院檔案資料的豐富,另一方面還可滿足醫(yī)院的需求,為醫(yī)院相關(guān)工作有條不紊地開展提供查閱。
1)數(shù)碼照片檔案歸檔意識(shí)淡薄。醫(yī)院數(shù)碼照片檔案與文字檔案相比較,醫(yī)院檔案管理工作中經(jīng)常忽視數(shù)碼照片檔案歸檔問題。主要是因?yàn)椴糠謾n案管理人員缺乏歸檔意識(shí),不知道如何科學(xué)規(guī)范歸檔,導(dǎo)致大量照片檔案的流失[1]。對(duì)于現(xiàn)代醫(yī)院而言,拍照這項(xiàng)工作要滲透到每個(gè)科室中,記錄醫(yī)院各項(xiàng)管理活動(dòng),提升檔案資料的完整性和科學(xué)性,因此,醫(yī)院要通過多措并舉,深化檔案管理人員的數(shù)碼照片檔案歸檔意識(shí),引導(dǎo)他們切實(shí)做好數(shù)碼檔案歸檔工作。
2)缺乏完善的數(shù)碼檔案管理制度?!爸贫仁切袨橐?guī)范的準(zhǔn)繩。”受多種因素的因素,雖然部分醫(yī)院立足于實(shí)際,構(gòu)建了數(shù)碼照片檔案管理制度,但是制度無法落到實(shí)處。追本溯源,醫(yī)院數(shù)碼照片檔案管理缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn),缺乏科學(xué)有效地參照搜集制度,加之拍攝人員不是固定的,人人都可以用高像素手機(jī)和數(shù)碼相機(jī)進(jìn)行拍攝,大大地加劇了照片收集的難度性[2]。在制度中尚未明確規(guī)定哪些活動(dòng)需求歸檔,哪些不需要?dú)w檔的,導(dǎo)致醫(yī)院諸多重要活動(dòng)照片無法完整地保存,在需要照片的時(shí)候再去收集照片,才發(fā)現(xiàn)照片發(fā)現(xiàn)已經(jīng)被刪除了,加大了數(shù)碼照片檔案管理的難度,出現(xiàn)了混亂了管理局面。
3)數(shù)碼檔案歸檔整理難度大。由于醫(yī)院的特殊性,所產(chǎn)生的數(shù)碼照片繁多,部分照片清晰度不足,存在嚴(yán)重的重復(fù)現(xiàn)象,導(dǎo)致工作人員需要花費(fèi)大量的時(shí)間來篩選,增加了數(shù)碼照片整理難度,也加劇了工作人員的工作壓力。另外,由于當(dāng)前很多醫(yī)院都缺乏統(tǒng)一性、規(guī)范性的整理辦法,工作人員只能根據(jù)自己經(jīng)驗(yàn)或是認(rèn)知分門別類地整理照片,不進(jìn)行文字的說明,所整理出來的照片檔案不盡如人意。
4)數(shù)碼照片存在安全隱患。隨著信息技術(shù)的不斷完善普及,被運(yùn)用到醫(yī)院數(shù)碼照片檔案管理中,在提升管理質(zhì)效的同時(shí)也暴露出來信息技術(shù)方面的問題,特別是計(jì)算機(jī)病毒問題,一旦遭受病毒侵害,就容易損毀數(shù)碼照片,不法分子或是黑客盜走或是破壞照片,產(chǎn)生不良影響。加之存儲(chǔ)設(shè)備的故障、拍攝者的誤操作或者電腦的升級(jí)換代等,都對(duì)數(shù)碼照片的安全性造成了極大的威脅,因此亟待加強(qiáng)數(shù)碼照片檔案安全管理[3]。
1)正本清源轉(zhuǎn)變認(rèn)識(shí),加強(qiáng)照片歸檔意識(shí)?!耙庾R(shí)是行為的先導(dǎo)?!痹谛滦蝿?shì)下為做好數(shù)碼照片歸檔意識(shí),醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)者要打破墨守成規(guī)的思想,從思想上正本清源,認(rèn)識(shí)到做好數(shù)碼照片檔案收集歸檔工作的重要性。首先,醫(yī)院要引導(dǎo)員工認(rèn)識(shí)到做好數(shù)碼照片檔案管理的重要性,依托醫(yī)院網(wǎng)站、公眾號(hào)、微信群等載體加強(qiáng)數(shù)碼照片檔案管理宣傳工作,提升其全體人員的歸檔意識(shí),營(yíng)造良好管理氛圍。其次由于數(shù)碼照片檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案收集、歸檔要求有很大差異,拍攝者又大多不是各個(gè)部門的兼職檔案員,因此還要對(duì)醫(yī)院全體員工進(jìn)行有關(guān)數(shù)碼照片檔案知識(shí)的培訓(xùn),讓他們知曉歸檔照片對(duì)文件格式、影像尺寸、分辨率等的要求,為醫(yī)院數(shù)碼檔案管理工作的有序開展奠定良好基礎(chǔ)。
2)構(gòu)建完善管理制度,夯實(shí)工作有序開展?!盁o規(guī)則不成方圓?!贬t(yī)院要參照新修訂檔案法等法律法規(guī),立足于自身實(shí)際情況,對(duì)現(xiàn)有數(shù)碼照片檔案管理制度進(jìn)行完善,依托制度,進(jìn)行集中管理,確保數(shù)碼照片檔案工作井然有序的開展。針對(duì)當(dāng)前醫(yī)院數(shù)碼照片檔案分散管理模式,醫(yī)院可以參考《照片檔案管理規(guī)范》、《電子文件歸檔與管理規(guī)范》等構(gòu)建適合醫(yī)院實(shí)際,且具有可行性的管理方式,同時(shí)醫(yī)院還可以專門設(shè)立一個(gè)管理崗位,選擇專業(yè)人才負(fù)責(zé)這項(xiàng)工作,并依托制度,定期進(jìn)行歸檔、立卷、檢查、審核等工作,從而在醫(yī)院內(nèi)部形成良好的管理秩序,確保醫(yī)院數(shù)碼檔案管理工作的井然有序開展。
3)改變檔案管理方法,規(guī)范整理照片檔案。為提高醫(yī)院數(shù)碼照片整理規(guī)范質(zhì)量,醫(yī)院要革故鼎新,改變傳統(tǒng)收集方式,通過多措并舉,探索檔案管理方式,提升照片檔案收集、整理質(zhì)量,比如,檔案管理人員可以定期到醫(yī)院各個(gè)部門收集數(shù)碼照片,特別要重點(diǎn)關(guān)注數(shù)碼照片產(chǎn)生較多的科室,規(guī)避照片流失或是失管現(xiàn)象的發(fā)生。對(duì)于檔案管理人員來說,還要了解各個(gè)部門的情況,第一時(shí)間發(fā)現(xiàn)并獲取具有價(jià)值意義的數(shù)碼照片[4]。針對(duì)部分重要資料,檔案管理人員要打破傳統(tǒng)整理方式,采取針對(duì)性措施,更新、調(diào)整、整理信息,從而有效收集照片檔案信息。針對(duì)部分了解或是掌握的大型活動(dòng)和學(xué)術(shù)會(huì)議,為規(guī)避檔案的遺漏和丟失要進(jìn)行跟蹤式的整理、收集。通過多元化的手段,從整體上促進(jìn)數(shù)碼照片管理歸檔質(zhì)量的提升。檔案管理人員在照片歸檔前,要挖掘數(shù)碼照片的價(jià)值,并在照片上配上相關(guān)標(biāo)號(hào)和數(shù)據(jù)證明,防止照片重復(fù)歸檔。
4)加強(qiáng)照片安全管理,確保檔案信息安全。為確保數(shù)碼照片檔案管理的安全性,醫(yī)院要借助先進(jìn)的信息安全技術(shù),對(duì)一些重要照片信息進(jìn)行加密處理,或是按照權(quán)限使用檔案信息,避免重要照片信息的泄露。另外為了防止數(shù)碼照片的丟失或遭受破壞,醫(yī)院還投入人力物力,做好檔案信息系統(tǒng)的異地備份,配置專用的檔案消磁柜,保管光盤存儲(chǔ)介質(zhì)、磁盤、電子相冊(cè)等。
總而言之,在醫(yī)院檔案管理中數(shù)碼照片檔案管理是至關(guān)重要的,受多種因素的掣肘,在當(dāng)前數(shù)碼檔案管理中還面臨著諸多弊端,基于此,醫(yī)院要立足于實(shí)際,認(rèn)識(shí)到做好數(shù)碼照片檔案管理的重要性,通過補(bǔ)短板、強(qiáng)弱項(xiàng)、建機(jī)制做好數(shù)碼照片檔案管理,為醫(yī)院提供科學(xué)合理地決策支撐,助力醫(yī)院的穩(wěn)健長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。