蔡曙江

（晉江市第五實驗小學，福建 晉江 362200）

1 學校文書檔案規(guī)范化管理的重要性

一方面，從規(guī)范化的角度做好文書檔案管理工作，可以有效快捷地擴大文書檔案的收集范圍，打造操作便捷、信息齊備、設計合理的文書檔案管理模式，滿足相關(guān)主體的檔案需求，減少文書檔案管理的整體成本。另一方面，從規(guī)范化的角度做好文書檔案管理工作，可以提升文書檔案在編目、鑒定、保管過程中效率，抓住時代發(fā)展機遇，推動文書檔案管理工作轉(zhuǎn)型升級。

2 學校文書檔案管理中常見的不足

2.1 文書檔案管理工作缺乏重視

當下，部分學校尚未意識到文書檔案的憑證價值、參考價值、決策咨詢價值，在檔案管理領(lǐng)域所投入的人、財、物以及其他資源不足，難以推動文書檔案管理朝著精細化、規(guī)范化和創(chuàng)新化的方向發(fā) 展[1]。由于缺乏相應的資源，導致文書檔案管理人員不僅無法對文書檔案資源進行科學有效的管理，而且導致文書檔案資源無法進行深層次開發(fā)。典型表現(xiàn)在部分學校文書檔案資源長期處于一個浪費閑置的狀態(tài)，對學校日常決策、政策研究的支持輔助力度不足[2]。長此以往，學校管理者也很難看到文書檔案管理工作的成效，進而導致檔案管理工作陷入一個“死循環(huán)”。除此之外，部分學校對文書檔案管理工作的重視不足也體現(xiàn)在統(tǒng)籌布局領(lǐng)域。部分學校沒有制定嚴格精細的指導規(guī)劃和工作計劃，導致文書檔案管理工作長期邊緣化。

2.2 缺乏專業(yè)化的文書檔案管理隊伍

人才強則檔案事業(yè)強，人才興則檔案事業(yè)興，人才歷來是文書檔案管理的基礎(chǔ)，是確保文書檔案管理創(chuàng)新的重要條件。當下，部分學校文書檔案管理中存在人才結(jié)構(gòu)性矛盾，制約文書檔案管理轉(zhuǎn)型發(fā)展。一方面，專職檔案管理人員數(shù)量不足，學校文書檔案管理壓力大。尤其是隨著文書檔案管理數(shù)量不斷增加，更是容易導致文書檔案資料長時間堆積，無法集中對文書檔案資源進行專門化處理。部分學校文書檔案管理人員數(shù)量與檔案資源存量、增量不成正比，導致許多專職檔案管理人員任務多、壓力大[3]。另一方面，部分學校忽視從專業(yè)隊伍建設等角度開展教學培訓工作，導致文書檔案管理人員本身的業(yè)務能力、專業(yè)水平與時代發(fā)展、學校發(fā)展、檔案事業(yè)發(fā)展脫軌。

2.3 文書檔案管理設施不完善

無論是紙質(zhì)類文書檔案還是電子類文書檔案，都十分依賴于檔案管理實施。試想，假如缺乏良好的檔案庫房、檔案硬件、檔案管理軟件系統(tǒng)，那么學校又如何進一步對檔案資源進行處理，又如何提升管理時效和實效？一方面，部分學校文書檔案庫房缺乏綜合控制設施、密集架設施、防盜報警設施、消毒控制設施、通風控制設施、溫度控制設施、消防滅火設施，難以達到文書檔案庫房應有的管理標準[4]。同時，設施的缺乏也導致文書檔案庫房內(nèi)部溫度、濕度不達標，甚至滋生檔案害蟲，影響檔案資源的完整性。另一方面，部分學校信息化設施不健全，信息化建設滯后，難以實現(xiàn)轉(zhuǎn)型目標。典型表現(xiàn)在：電子高速掃描儀、微縮相機等數(shù)字處理設備缺乏，無法快速對紙質(zhì)類文書檔案資源進行數(shù)字化處理；文書檔案管理系統(tǒng)功能單一，難以滿足文書檔案編研、數(shù)據(jù)庫建設、專題建設的基本需求。

3 學校文書檔案規(guī)范化管理的路徑

3.1 重視文書檔案管理工作，避免文書檔案管理工作邊緣化

學校文書檔案數(shù)量多、內(nèi)容雜、種類豐富，如果學校管理者不能重視文書檔案管理工作，將導致該項工作難以體現(xiàn)出價值。為了更好地發(fā)揮文書檔案的憑證價值、參考價值、決策咨詢價值，全面提升文書檔案管理的整體質(zhì)量，必須要重視文書檔案管理。一是要結(jié)合學校文書檔案管理實際、需求，堅持因地制宜的基本原則，投入相應的人、財、物以及其他資源，不僅滿足文書檔案管理的日常需求，也推動文書檔案管理創(chuàng)新。二是要加強統(tǒng)籌規(guī)劃，從宏觀布局的角度開展文書檔案管理工作。學校要定期梳理文書檔案管理中存在的不足，有指向性地設計改進措施和整改方案，加強對檔案管理工作的指導，進一步實現(xiàn)文書檔案資源高效利用和統(tǒng)籌分配，切實將文書檔案管理工作上升到學校發(fā)展戰(zhàn)略的高度。

3.2 加快人才引進與培養(yǎng)，開創(chuàng)文書檔案管理新格局

要做好學校文書檔案管理工作，歸根到底是要回歸到人這一層面。為此，必須要進一步加快人才引進，調(diào)整人員結(jié)構(gòu)，解決文書檔案管理中存在的突出矛盾。一方面，要結(jié)合學校的現(xiàn)實情況對引進、招聘人才，切實彌補人員數(shù)量領(lǐng)域的短板，營造“各司其職，有序推進”的文書檔案管理新環(huán)境。在引進、招聘人才過程中要注重引進具有工作經(jīng)驗的人員，確保能夠盡快投入文書檔案管理工作。另一方面，要從檔案創(chuàng)新化、規(guī)范化、制度化以及科學化的角度對文書檔案管理人員進行培訓，設置不同的培訓專題和培訓課程，既注重思維培訓、理論培訓，也注重實踐技能培訓，全方位提升其業(yè)務能力。

3.3 完善文書檔案管理設施，夯實文書檔案管理的基礎(chǔ)

檔案管理設施是文書檔案管理工作的抓手，是減少文書檔案管理繁瑣度，提升工作效能的重要工具。為此，學校要進一步從不同角度完善文書檔案管理設施，切實為文書檔案管理工作注入活力。一方面，要重視文書檔案庫房建設，從保障文書檔案資源完整性、安全性、準確性、原始性的角度出發(fā)，進一步購置相關(guān)的綜合控制設施、密集架設施、防盜報警設施、消毒控制設施、通風控制設施、溫度控制設施、消防滅火設施，打破檔案管理的“隔離墻”。另一方面，要深入推進文書檔案信息化建設，借助信息技術(shù)的東風，跑出檔案管理“加速度”，全面提升文書檔案管理質(zhì)量。學校應及時購置并引進電子高速掃描儀、微縮相機、高性能計算機、高拍儀等數(shù)字處理設備，及時將紙質(zhì)類文書檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字類資源，并通過計算機等設備進行科學化管理。此外，也要完善文書檔案管理系統(tǒng)功能，提升文書檔案檢索、數(shù)據(jù)分析、利用的能力，進一步推動文書檔案編研、文書檔案數(shù)據(jù)庫建設、文書檔案專題建設等各項工作，實現(xiàn)對文書檔案資源的深層次開發(fā)與利用，全面提升文書檔案資源的價值。

4 結(jié)束語

現(xiàn)階段，各個學校的文書檔案資源不斷增加，檔案管理人員的日常管理難度、管理壓力也隨之提升。為此，必須要從規(guī)范化的角度對文書檔案管理的內(nèi)容、流程進行優(yōu)化，將文書檔案管理工作作為一項長期性、精細性、基礎(chǔ)性的工作來抓。具體而言，一是要重視文書檔案管理工作，避免文書檔案管理工作邊緣化；二是要加快人才引進與培養(yǎng)，開創(chuàng)文書檔案管理新格局；三是要完善文書檔案管理設施，夯實文書檔案管理的基礎(chǔ)。相信隨著學校檔案管理人員對文書檔案管理工作的認識不斷深入，文書檔案管理工作的質(zhì)量也會顯著提升。