楊海生

（海倫市檔案館，黑龍江 海倫 152300）

在一項工程進(jìn)行建設(shè)的過程當(dāng)中，各層級各部門都免不了要進(jìn)行各種各樣的文檔撰寫和匯報。這些文檔包含但并不限于前期的批文，施工過程中的詳細(xì)記錄，竣工以后所需的驗收資料，以及相關(guān)的維修保養(yǎng)記錄等等。這些文檔的內(nèi)容，可以非常全面地展示這項工程在建設(shè)過程中的具體情況，并且對工程質(zhì)量的評判，以及在工程完成后所需要進(jìn)行的管理和修護(hù)工作，都提供了非常高的價值。

1 進(jìn)入檔案館工作前接受正規(guī)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)

對于檔案來說，非常重要的一個工作就是要建設(shè)檔案，而這一部分也是整個檔案館館藏的一大主體。檔案有著比較重要的利用價值，因此，如何管理好檔案，主要可以從以下四個方面做起。

1.1 設(shè)定一致的檔案管理系統(tǒng)

如果想要保證檔案具有一定的完整性，規(guī)范性，就要實行對檔案的幾種管理工作設(shè)定一致的檔案管理系統(tǒng)。在許多管理部門中，主要管理檔案情報工作的任務(wù)都是由部門部長完成的，每個項目部都需要專業(yè)的指導(dǎo)人員，來指導(dǎo)管理檔案業(yè)務(wù)的全過程。在檔案管理的過程中，需要制定統(tǒng)一的檔案管理制度，保障檔案的齊全性和完整性，每一個項目部都需要有專門的技術(shù)人員來承擔(dān)檔案員的工作，最終形成一套完整的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。與此同時，相關(guān)人員還要進(jìn)一步完善相關(guān)的制度，建立責(zé)任制工作制度，努力做到權(quán)責(zé)分明，每一層都嚴(yán)格把關(guān)。對于檔案管理的每一個階段的工作來說，每一個部門都要盡量從組織角度，盡最大努力保證文件材料不會出現(xiàn)遺漏或丟失的現(xiàn)象，讓這項工作真正達(dá)到更加標(biāo)準(zhǔn)，系統(tǒng)規(guī)范的程度[1]。

1.2 改變固有思想，進(jìn)行先進(jìn)管理

作為檔案管理的工作人員，第一個要改變的就是自己固有的傳統(tǒng)思想理念，制定一套科學(xué)合理的措施，對檔案管理工作實現(xiàn)先進(jìn)管理。從現(xiàn)有的情況看，這項工作是比較復(fù)雜的，從項目申報到工程收尾階段，所包含的環(huán)節(jié)和內(nèi)容都比較冗雜。所以，這些工作在以書面文件形式呈現(xiàn)出來時，通常情況下涉及的領(lǐng)域都會比較廣，且內(nèi)容比較繁多，而在此過程中，所包含的相關(guān)部門和工作人員的數(shù)量也很多，需要經(jīng)歷一段很長的時間，如果其中有人在某一個環(huán)節(jié)中疏漏，就會造成極其嚴(yán)重的問題。想要收集這資料，主要有以下幾種方式。

第一種是追蹤收集，這種收集方式主要比較適合那些工作周期比較短，檔案成文形成時間比較快的工作。對于管理檔案工作的工作人員來說，他們需要做的是積極主動地到現(xiàn)場去詢問一些工作的具體進(jìn)度情況，并且及時將信息了解清楚，并對相關(guān)的部門進(jìn)行指導(dǎo)，督促他們更加專業(yè)地去收集檔案相關(guān)資料。利用這種方式收集資料，通常情況下速度會比較快，且收集的資料比較完整，質(zhì)量也比較好，但是缺點是要花費較多的人力物力。

第二種方式是分階段進(jìn)行收集。這種收集方式，通常情況下，是那些需要花費較長工作周期的工作所采用的。對于一些工期較長、需要跨年度才可以完成的工作來說，始終要和二級場的檔案員以及相關(guān)工作部門進(jìn)行聯(lián)系，并對現(xiàn)下情況進(jìn)行了解，倘若出現(xiàn)了工作完成日期可能超出截止日期的現(xiàn)象，要盡快加強(qiáng)催收的力度，盡量避免出現(xiàn)檔案有關(guān)的材料出現(xiàn)丟失的現(xiàn)象，如此而來，才能夠保障檔案的連續(xù)性不受到破壞。

第三種是強(qiáng)制性收集。有的商戶會拒絕上交檔案。因此針對這一情況，為了能夠保障收集檔案的工作具有一定的效果，通常采用強(qiáng)制性收集的方式，具體的做法就是收取檔案資料的押金。在一項工作準(zhǔn)備開始時，需要和施工單位簽署相關(guān)的合同，提取工程檔案中10%的資金作為保證金。在工程完工以后，施工單位就必須將詳細(xì)，真實的檔案資料交給檔案的相關(guān)部門，才能夠收回自己之前所交的保證金[2]。

2 加強(qiáng)進(jìn)入檔案館把守的力度

首先，檔案館要介入現(xiàn)場進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，在工程剛剛開工的時候，便是最好的時間。通常情況下，當(dāng)工作正式開始以后，就意味著這項工作開始進(jìn)入了正式階段，而在前期準(zhǔn)備的時候，大部分工作都是由工作實施單位來完成的，因此最終形成的文件資料許多都是在對方資料庫中進(jìn)行存儲的。而檔案館的任務(wù)就是要及時地介入到工作中，做好檢查和指導(dǎo)的工作。一方面，檔案館需要檢查前期文件，另一方面，需要檢查前期的文件材料是否具有一定的完整性，并將文件材料進(jìn)行整理。如果發(fā)現(xiàn)有材料缺失，要及時進(jìn)行記錄，并找到材料出現(xiàn)處于缺失或損害的原因，追究當(dāng)事人責(zé)任。倘若有人自作主張，將手續(xù)簡化，不按制度規(guī)定進(jìn)行審批，那么就要及時監(jiān)督對方將漏掉的審批手續(xù)進(jìn)行補(bǔ)充辦理[3]。

在工作完成以后進(jìn)行驗收的時候，如果想要達(dá)到真正合格的標(biāo)準(zhǔn)，不僅要求工作質(zhì)量是合格的，檔案材料也需要合格，檔案需要有一定的完整性，規(guī)范性和準(zhǔn)確性。只有在檔案合格之后，檔案館才可以對工作進(jìn)行驗收，如果合格了才可以發(fā)合格證明，不合格則不能進(jìn)行驗收。因此，當(dāng)工作結(jié)束后，相關(guān)的單位要申請檔案館介入，驗收工作的檔案是否合格完整，通常情況下，這個時間在工作結(jié)束的前半個月或一個月開始，盡量在十個工作日以內(nèi)完成[4]。

最后一個環(huán)節(jié)就是接收進(jìn)館環(huán)節(jié)。將工作檔案接收進(jìn)館，是檔案館需要完成的一項十分基礎(chǔ)的工作。在檔案進(jìn)行報送的過程中，有兩條標(biāo)準(zhǔn)需要滿足。一是要在規(guī)定的時間內(nèi)完成，也就是在驗收后的三個月內(nèi)，這個時間是固定的。因此，相關(guān)部門之間一定要取得聯(lián)系。第二點就是要在規(guī)定的檔案內(nèi)容數(shù)量和質(zhì)量的標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)完成。工作單位要參照一定的制度標(biāo)準(zhǔn)，將檔案的內(nèi)容發(fā)布并移交，檔案的質(zhì)量和數(shù)量要和驗收標(biāo)準(zhǔn)是一模一樣的[5]。

3 結(jié)語

綜上所述，檔案對于任何工作來說，都是非常重要的一部分，相關(guān)部門一定要按照一定的制度標(biāo)準(zhǔn)對工作進(jìn)行監(jiān)督，對檔案管理工作貫徹實施，推動整項工作更好地建設(shè)。