梁翠萍

（肇慶市鼎湖生態(tài)環(huán)境監(jiān)測(cè)站，廣東 肇慶 526070）

我國(guó)于2016年通過了《環(huán)境保護(hù)檔案管理辦法》（第43號(hào)），其中指出了環(huán)境保護(hù)檔案的來源、具體組成以及具有的重要意義。該辦法下發(fā)之后各地環(huán)境保護(hù)部門積極地整理本部門檔案，將檔案按照文書、音像、科技、會(huì)計(jì)、人事、基建等分別立卷、歸卷。其使得環(huán)保檔案利用水平提升，對(duì)于我國(guó)環(huán)保事業(yè)健康發(fā)展產(chǎn)生了積極影響。

1 環(huán)保檔案特點(diǎn)

第一，環(huán)保檔案來源。主要是環(huán)保部門及其派出機(jī)構(gòu)、直屬單位在具體的環(huán)保工作當(dāng)中形成的各類對(duì)我國(guó)環(huán)保事業(yè)有積極作用的技術(shù)資料、國(guó)家以及地方政策、監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)、檢測(cè)數(shù)據(jù)、財(cái)政數(shù)據(jù)、基建工程圖紙、人事安排等紙質(zhì)、數(shù)字資料。隨著環(huán)保工作影響范圍擴(kuò)大，現(xiàn)如今農(nóng)業(yè)、林業(yè)、牧業(yè)、漁業(yè)等有關(guān)部門都會(huì)有對(duì)應(yīng)的環(huán)保檔案誕生。將這些部門形成的檔案融入到環(huán)保檔案管理工作范疇之內(nèi)，是需要進(jìn)行論證的。筆者認(rèn)為從大環(huán)保角度考慮，這些部門檔案資料有必要定期匯總到環(huán)境保護(hù)部門的檔案管理工作當(dāng)中，經(jīng)過檔案挖掘以后，能夠?yàn)樯鐣?huì)有關(guān)生產(chǎn)提供數(shù)據(jù)指導(dǎo)。第二，環(huán)保檔案功能。該類檔案具有永久保存性，其對(duì)于地區(qū)乃至于國(guó)家的環(huán)保工作具有信息存儲(chǔ)以及數(shù)據(jù)供給功能，利于決策層形成正確決策。在信息社會(huì)之下，影響環(huán)境保護(hù)決策的因素越來越多，決策層只能依靠大量的環(huán)保檔案來尋找環(huán)保工作的規(guī)律性、自然氣候的特點(diǎn)、污染呈現(xiàn)的波動(dòng)規(guī)律等來制定合理的治理策略，以確保環(huán)境保護(hù)工作高效性、投入上的低成本性。例如對(duì)某企業(yè)的污染排放數(shù)據(jù)進(jìn)行持續(xù)監(jiān)測(cè)，可以為相應(yīng)的環(huán)保措施以及司法提供參考[1]。第三，環(huán)保檔案關(guān)乎到了全社會(huì)利益。這是因?yàn)橐坏匾粐?guó)所處的環(huán)境是一樣的，環(huán)保檔案的搜集、立卷、歸卷、調(diào)卷等無一不關(guān)乎大眾利益。大環(huán)保時(shí)代來臨，社會(huì)各界對(duì)環(huán)保檔案完整性更為關(guān)心，因?yàn)槠錄Q定了后續(xù)的利用，關(guān)乎到了環(huán)境 改善。

2 環(huán)保檔案利用效益影響因素

第一，檔案分類少，影響精準(zhǔn)搜索?，F(xiàn)階段環(huán)保檔案主要有10類檔案，即：環(huán)境管理、環(huán)境監(jiān)測(cè)、污染源調(diào)查與環(huán)境污染及其防治、自然保護(hù)、環(huán)境科學(xué)研究、工程建設(shè)、宣傳教育、外事、設(shè)備儀器、綜合。這其中缺少當(dāng)?shù)毓I(yè)分布、環(huán)保與健康有關(guān)的類別。而且隨著時(shí)代發(fā)展，會(huì)有越來越多新的環(huán)保事務(wù)出現(xiàn)，顯然10類還不足以滿足需求者精準(zhǔn)搜索需求。

第二，檔案一體化管理水平差。一體化管理指的是從檔案形成、檔案收集、立卷、歸卷、調(diào)卷、利用、更新等做到環(huán)環(huán)相扣，需要檔案管理部門建立OA系統(tǒng)，確保前端控制充分對(duì)接各部門，使得各類資料、各類數(shù)據(jù)、各類圖表、各類音像資料等都及時(shí)地匯總到檔案管理部門，并獲得科學(xué)分類，實(shí)現(xiàn)安全管理。目前各級(jí)環(huán)保部門檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)水平低，缺少專業(yè)的管理人才，導(dǎo)致檔案一體化管理尚未成型。不同環(huán)保部門間還不能形成大規(guī)模檔案流通機(jī)制，使得檔案利用效率不足[2]。

第三，檔案管理工作缺乏監(jiān)督。按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定，環(huán)保檔案管理工作受檔案行政管理部門以及上級(jí)環(huán)境保護(hù)主管部門管理監(jiān)督。但檔案的搜集工作涉及領(lǐng)域?qū)挿?，這一環(huán)節(jié)缺乏有效監(jiān)督，而這一環(huán)關(guān)乎到檔案完整性，對(duì)于檔案利用有著直接影響。另外環(huán)保檔案管理工作的民主監(jiān)督比較薄弱，如何構(gòu)建民主監(jiān)督系統(tǒng)成為各級(jí)環(huán)保單位檔案管理部門需要思考的問題。

3 環(huán)保檔案的科學(xué)管理策略

第一，細(xì)化檔案分類，確保精準(zhǔn)搜索。首先，要對(duì)環(huán)保檔案分類展開細(xì)致研究，要力求從環(huán)保部門及其派出機(jī)構(gòu)、直屬單位環(huán)保工作形成的具體檔案都能夠進(jìn)入到10類檔案之內(nèi)。而將農(nóng)業(yè)、工業(yè)、旅游業(yè)、牧業(yè)、林業(yè)、漁業(yè)等有關(guān)部門形成的環(huán)保檔案以及資料都?xì)w入相應(yīng)的分類之內(nèi)。如此可以實(shí)現(xiàn)專業(yè)部門檔案、社會(huì)部門檔案的綜合性，利于檔案使用者篩選利用。其次，在檔案立卷當(dāng)中要清晰地標(biāo)注卷標(biāo)，將檔案類型、檔案號(hào)、案卷題名等一一羅列清晰，并將檔案卷標(biāo)錄入檔案數(shù)字管理系統(tǒng)之內(nèi)，要確保實(shí)體檔案和數(shù)字檔案對(duì)應(yīng)，輸入相應(yīng)檔案號(hào)便可以精準(zhǔn)地搜索到檔案，或者能夠直接到檔案柜找到檔案，如此做到精準(zhǔn)搜索避免搜索無果而影響利用。再次，需要保證檔案柜管理系統(tǒng)化，避免內(nèi)部檔案混亂擺放，要做到整齊、整潔[3]。

第二，推進(jìn)環(huán)保檔案一體化管理進(jìn)程。首先，建立環(huán)保檔案一體化管理制度。從組織架構(gòu)上實(shí)現(xiàn)專人負(fù)責(zé)、專人管理，做到檔案的及時(shí)收集、立卷、歸卷、調(diào)卷，建立科學(xué)索引。這其中需要經(jīng)常性學(xué)習(xí)國(guó)家檔案管理局下發(fā)的各類文件，要積極地掌握相應(yīng)的精神，確保檔案管理工作的合法性、合理性。其次，在軟硬件和設(shè)備上實(shí)現(xiàn)OA辦公體系，要形成前端控制，可以靈活接受其他部門形成的各類信息和數(shù)據(jù)[4]。再次，需要對(duì)重要文件建立統(tǒng)一的格式、統(tǒng)一關(guān)鍵術(shù)語，避免內(nèi)容不標(biāo)準(zhǔn)導(dǎo)致的歧義。然后，要建立檔案利用機(jī)制，即要對(duì)所有檔案進(jìn)行深度開發(fā)，然后能夠?qū)Ρ締挝换蛘咂渌麊挝坏沫h(huán)保工作給出指導(dǎo)和參考，并能夠?qū)n案價(jià)值進(jìn)行評(píng)價(jià)。并根據(jù)評(píng)價(jià)結(jié)果將檔案重要程度展開分級(jí)管理。同時(shí)對(duì)利用主體展開分析，進(jìn)行數(shù)據(jù)提煉展開總結(jié)，評(píng)價(jià)利用主體利用效率，能夠使得檔案利用管理更加精準(zhǔn)。

第三，建立環(huán)保檔案管理監(jiān)督機(jī)制。首先，要積極理解國(guó)家精神，做好自上而下的行政監(jiān)督，發(fā)揮出檔案行政管理部門、上級(jí)環(huán)保部門的監(jiān)督功能。以定期匯報(bào)的形式，要求下級(jí)環(huán)保部門將具體環(huán)保工作進(jìn)行匯報(bào)，這樣可以使得檔案行政管理部門、上級(jí)環(huán)保部門以具體工作來分析檔案生成規(guī)律，按照匯報(bào)明細(xì)來檢查其檔案管理情況，避免了以往檔案收集階段缺乏監(jiān)督的短板。其次，因?yàn)榄h(huán)保檔案和社會(huì)大眾利益密切，故此尊重大眾知情權(quán)、參與權(quán)以及檔案利用權(quán)是非常必要的，要切實(shí)地從社會(huì)各界抽出思想先進(jìn)者來構(gòu)成基層民主監(jiān)督體系，確保社會(huì)大眾能夠動(dòng)態(tài)了解環(huán)保檔案的生成、分類、利用情況。筆者認(rèn)為在不危害社會(huì)安全、國(guó)家建設(shè)的前提下，有必要公開環(huán)保檔案。這樣的方式才能使得更多人進(jìn)入民主監(jiān)督體系內(nèi)，對(duì)檔案管理形成監(jiān)督。

4 總結(jié)

總而言之，提升環(huán)保檔案利用效益必須要從檔案的綜合管理入手，首先建立詳細(xì)的檔案分類以及對(duì)應(yīng)的立卷、歸卷、調(diào)卷流程細(xì)則，其次構(gòu)建環(huán)保檔案一體化管理模式，使得環(huán)保檔案從收集、歸檔、利用三個(gè)環(huán)節(jié)做到標(biāo)準(zhǔn)化，發(fā)揮檔案的指導(dǎo)、參考功能；再次便是建立檔案管理工作的監(jiān)督機(jī)制，確保檔案工作合理、合法開展，使得社會(huì)生產(chǎn)等導(dǎo)致的環(huán)保數(shù)據(jù)都能及時(shí)進(jìn)入檔案部門，為大環(huán)保時(shí)代的環(huán)保工作夯實(shí)基礎(chǔ)。