胡曉曼

（成都人才服務(wù)中心，四川 成都 610015）

1 檔案信息化建設(shè)概述

對(duì)于“檔案信息化”這一概述有著廣義和狹義之分。從廣義角度來(lái)看，檔案信息化是指對(duì)社會(huì)中政治、經(jīng)濟(jì)、文化以及科技等的信息進(jìn)行融合，并通過(guò)現(xiàn)代信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案資源信息大數(shù)據(jù)的共享；從狹義角度來(lái)看，檔案信息化是將實(shí)物檔案信息資料進(jìn)行整理形成電子化資料，這是將其數(shù)據(jù)化的過(guò)程，這也為廣大查閱檔案人員提供了極大的便利。因此，檔案信息化建設(shè)是與傳統(tǒng)檔案管理相對(duì)而言，它是利用信息技術(shù)對(duì)傳統(tǒng)實(shí)物檔案信息資料進(jìn)行創(chuàng)新和升華，將檔案資料的保存方式轉(zhuǎn)為電子保存，這樣一方面能夠確保保存的長(zhǎng)期性和便捷性，另一方面還能提高檔案管理的效率，以便實(shí)現(xiàn)資源共享，大大節(jié)省了人力和物力。

2 當(dāng)前檔案管理存在的問(wèn)題

雖然信息化時(shí)代給人們帶來(lái)了很大的便利，滿足了人們的需求，但是目前在檔案管理中還存在不少問(wèn)題，主要存在檔案信息化建設(shè)意識(shí)淡薄、檔案管理缺乏規(guī)范、檔案管理人員業(yè)務(wù)水平參差不齊以及每個(gè)單位檔案管理部門缺乏統(tǒng)一四方面的問(wèn)題。

1）檔案信息化建設(shè)意識(shí)淡薄。隨著信息技術(shù)的推進(jìn)，很多管理系統(tǒng)進(jìn)入人們的視野，減輕了人們的工作負(fù)擔(dān)。但是在檔案管理這一領(lǐng)域，很多檔案管理人員對(duì)于檔案的信息化建設(shè)的認(rèn)知程度較低，他們還是更傾向于使用傳統(tǒng)的檔案管理方式，他們認(rèn)為傳統(tǒng)的檔案管理方式能夠滿足檔案管理工作的需求，同時(shí)不會(huì)投入太多有金錢和時(shí)間，從根本上沒(méi)有激起相關(guān)工作人員對(duì)于檔案信息化建設(shè)的重視。

2）檔案管理缺乏規(guī)范。在檔案管理工作中也出現(xiàn)了很多不同的軟件，但只有部分軟件能夠滿足既定的管理需求，因此這就需要檔案管理工作者制定統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)。但在實(shí)際使用的過(guò)程中，檔案管理標(biāo)準(zhǔn)混亂，導(dǎo)致檔案管理效率降低，主要表現(xiàn)在以下幾方面：第一，在檔案信息化建設(shè)過(guò)程中缺乏完善的相關(guān)組織統(tǒng)一規(guī)劃以及未制定科學(xué)而合理的管理標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致管理缺乏合理性，阻礙了管理工作的正常運(yùn)行；第二，檔案管理方式落后，沒(méi)有從根本上對(duì)傳統(tǒng)的管理方式進(jìn)行革新，導(dǎo)致出現(xiàn)了管理方法與對(duì)外服務(wù)管理脫節(jié)的現(xiàn)象，擾亂了檔案資源管理與其他對(duì)外服務(wù)信息管理的有效銜接。

3）檔案管理人員業(yè)務(wù)水平參差不齊。在檔案管理的過(guò)程中，很多工作人員對(duì)于檔案管理并不是很精通，他們很多都只是兼職檔案管理，只有極少數(shù)人員是專職人員，因此檔案管理人員的整個(gè)隊(duì)伍水平參差不齊，究其原因，他們?nèi)狈I(yè)的培訓(xùn)，他們僅僅依據(jù)口傳口的自身的經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行操作，如果遇到技術(shù)問(wèn)題，檔案管理部門還是聘請(qǐng)專業(yè)的技術(shù)人員前來(lái)解決，但解決問(wèn)題后并沒(méi)有學(xué)習(xí)相關(guān)技術(shù)。

4）每個(gè)單位檔案管理部門缺乏統(tǒng)一。隨著科技的發(fā)展，我國(guó)在社會(huì)的各個(gè)領(lǐng)域都取得了舉世矚目的成就，但是不同地方、同不同領(lǐng)域、不同單位都還是存在較大的差別。由于各個(gè)地區(qū)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展進(jìn)度不同，不同地區(qū)的檔案信息管理水平也會(huì)存在較大差異，這也會(huì)影響檔案信息管理的整體水平。例如一些較為發(fā)達(dá)地區(qū)已經(jīng)普遍通過(guò)計(jì)算機(jī)電子化檔案信息圖片等先進(jìn)的技術(shù)統(tǒng)一管理檔案，而有的較為落后的地區(qū)還在通過(guò)單機(jī)進(jìn)行檔案管理，只是單一的檔案進(jìn)出庫(kù)管理。不同地區(qū)的檔案管理部門缺乏統(tǒng)一性，信息無(wú)法共享，使得檔案管理的水平有很大的差異性，面臨的一個(gè)現(xiàn)實(shí)問(wèn)題就是檔案資源難以實(shí)現(xiàn)共享，不能實(shí)現(xiàn)不同地區(qū)檔案同時(shí)共享，異地服務(wù)等便利服務(wù)。

3 新時(shí)代檔案管理信息化建設(shè)的策略

當(dāng)前在檔案管理信息化建設(shè)的實(shí)際過(guò)程中存在不少的現(xiàn)實(shí)問(wèn)題，只有將這些問(wèn)題解決了才能確保檔案管理工作的有效進(jìn)行，為此相關(guān)管理部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案信息化建設(shè)的重視、制定健全的管理體系、建立安全的檔案管理系統(tǒng)以及提升檔案管理人員管理水平。

1）加強(qiáng)對(duì)檔案信息化建設(shè)的重視。一些企事業(yè)單位要想有效地利用檔案信息化管理首先必須加強(qiáng)對(duì)檔案信息化建設(shè)的重視，轉(zhuǎn)變企業(yè)固有的思想觀念，對(duì)檔案信息化建設(shè)賦予全新的認(rèn)識(shí)，樹(shù)立先進(jìn)的檔案信息化管理的思想，并使企事業(yè)單位有關(guān)人員明確檔案信息化建設(shè)的效用，提高檔案信息化建設(shè)的認(rèn)知水平；其次，相關(guān)企事業(yè)單位應(yīng)在傳統(tǒng)的檔案管理基礎(chǔ)之上對(duì)檔案管理進(jìn)行革新，不斷完善現(xiàn)有的檔案信息管理，提高檔案管理的科學(xué)性和有效性；最后，企事業(yè)單位應(yīng)根據(jù)本單位檔案管理的真實(shí)情況制定與檔案管理有關(guān)的規(guī)章制度，使工作人員能夠根據(jù)相關(guān)規(guī)定正確開(kāi)展工作，加強(qiáng)對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的重視，促使檔案管理的信息化程度不斷提升。

2）制定健全的檔案管理體系。健全的管理體系能夠?yàn)槠笫聵I(yè)單位的有序發(fā)展提供重要的保障，同樣健全的檔案管理體系能夠?yàn)闄n案管理的信息化建設(shè)提供合理的保證。當(dāng)今科技發(fā)展突飛猛進(jìn)，很多企業(yè)的管理也呈現(xiàn)出不斷精細(xì)化的特征。因此為了使得檔案管理適應(yīng)高速發(fā)展的時(shí)代要求，企事業(yè)單位應(yīng)積極為檔案管理的信息化建設(shè)創(chuàng)造條件，為檔案管理提供合理的制度保證，完善檔案管理規(guī)范，制定健全的管理體系，使其能夠在企事業(yè)單位檔案管理的過(guò)程中發(fā)揮最大作用，一方面不斷約束檔案管理人員的行為，另一方面正確引領(lǐng)檔案管理人員在檔案管理工作中謹(jǐn)慎地對(duì)待這項(xiàng)工作，實(shí)現(xiàn)檔案管理在企事業(yè)單位中的價(jià)值。

3）建立安全的檔案管理系統(tǒng)。企事業(yè)單位的檔案管理系統(tǒng)能夠?qū)ζ髽I(yè)的檔案管理發(fā)揮最大的實(shí)際使用效益，提高管理的質(zhì)量和效率，并確保檔案管理資源的安全性。因此，相關(guān)企事業(yè)單位應(yīng)加大對(duì)于檔案管理信息化建設(shè)的投入力度，合理購(gòu)買檔案管理的軟硬件，為檔案管理的信息化建設(shè)提供充足的物質(zhì)資源?；诖耍嚓P(guān)企事業(yè)單位需要建立安全的面向企事業(yè)單位內(nèi)部和公眾的檔案管理網(wǎng)站，增強(qiáng)檔案管理的服務(wù)功能，使得廣大用戶通過(guò)檔案管理網(wǎng)站獲取服務(wù)，借此實(shí)現(xiàn)檔案管理資源的共享，提高檔案管理資源的利用率。

4）提升檔案管理人員管理水平。在檔案管理的信息化建設(shè)領(lǐng)域中，不僅需要融入先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，更需要高端的技術(shù)人才。高素質(zhì)的人員能夠促進(jìn)檔案管理的信息化建設(shè)，檔案的信息化管理實(shí)現(xiàn)了檔案的收集、存儲(chǔ)、查找以及統(tǒng)計(jì)的自動(dòng)化建設(shè)。因此，為了更好地實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，相關(guān)企事業(yè)單位應(yīng)組建高水平的管理隊(duì)伍。第一，企事業(yè)單位應(yīng)加強(qiáng)檔案管理人員對(duì)于理論知識(shí)的儲(chǔ)備，以便更好地指導(dǎo)實(shí)踐；第二，企事業(yè)單位應(yīng)為檔案管理人員提供培訓(xùn)，增加他們學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，通過(guò)培訓(xùn)不僅能夠提高檔案管理人員的理論水平同時(shí)能夠提高他們的實(shí)踐水平，豐富他們的管理經(jīng)驗(yàn)，以便使他們能夠熟練地操作計(jì)算機(jī)的；第三，企事業(yè)單位可以靈活制定管理機(jī)制，從物質(zhì)層面提高檔案管理人員工作的積極性。

4 結(jié)語(yǔ)

檔案管理對(duì)于企業(yè)的發(fā)展能夠起到關(guān)鍵作用，企事業(yè)單位應(yīng)正確認(rèn)識(shí)檔案管理的重要性，對(duì)檔案管理的信息化建設(shè)進(jìn)行深入地思考，不斷完善傳統(tǒng)檔案管理的不足，提高檔案管理的資源使用率。為此，企事業(yè)單位應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案信息化建設(shè)的重視、制定健全的管理體系、建立安全的檔案管理系統(tǒng)以及提升檔案管理人員管理水平。