關(guān)紹鵬

（中共遼寧省委黨校，遼寧 沈陽 110004）

相比以往，在信息化時代中企事業(yè)所獲取和需要維護(hù)的信息量都有巨量增加。所以檔案管理工作面臨著一個全新的環(huán)境，包括更加多樣化的信息內(nèi)容和不同類型的檔案存貯形式等，所以這就要求檔案管理服務(wù)工作不能再完全依照傳統(tǒng)的方式進(jìn)行，應(yīng)該思考創(chuàng)新管理方案，以應(yīng)對信息化檔案的管理。當(dāng)前，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷進(jìn)步為創(chuàng)新檔案管理工作提供了技術(shù)基礎(chǔ)，所以相關(guān)從業(yè)人員應(yīng)當(dāng)考慮如何借助信息化平臺對檔案進(jìn)行管理，提升服務(wù)質(zhì)量，為企事業(yè)發(fā)展提供信息保障。

1 當(dāng)前檔案管理面臨的問題以及信息化檔案管理的意義

現(xiàn)階段，因為社會變化速度越來越快，企事業(yè)運營所需信息增加，檔案管理服務(wù)工作面臨著巨大挑戰(zhàn)，也導(dǎo)致一些問題出現(xiàn)制約管理工作開展。第一，相關(guān)管理人員缺乏先進(jìn)的管理思想，造成選擇的方案會逐漸無法適應(yīng)實際發(fā)展需要。主要像是傳統(tǒng)制造業(yè)企事業(yè)的檔案管理人員沒有及時更新管理理念，依然采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔記錄信息，這就導(dǎo)致一旦信息量加大，檔案管理人員的工作量也會激增。在這個數(shù)據(jù)快速增長的時代，各行業(yè)都在加快轉(zhuǎn)型，由以往的勞動力密集型向信息化智能化轉(zhuǎn)變，所以主要依靠紙質(zhì)文檔管理檔案的方式會制約企事業(yè)未來發(fā)展速度，同時紙質(zhì)信息在傳遞過程中更很容易丟失，保存時也需要較大的實體空間進(jìn)行存放，還需要時刻注意周邊環(huán)境對檔案的影響，避免信息損失。第二，信息化檔案的產(chǎn)品和服務(wù)沒有真正融合。這種情況主要集中在與互聯(lián)網(wǎng)結(jié)合更緊密的行業(yè)中，因為大多數(shù)企事業(yè)都認(rèn)識到信息化檔案管理對企事業(yè)發(fā)展的重要性，所以已經(jīng)投入較多資源在信息化檔案系統(tǒng)的采購和維護(hù)方面，但這些資源的配置主要集中在硬件提升方面，而相關(guān)人員的管理理念和服務(wù)意識并沒有隨之更新，這就造成信息化檔案沒有切實提升工作效率。很多企事業(yè)信息化檔案管理的負(fù)責(zé)團(tuán)隊是技術(shù)部門，所以他們更關(guān)注科技檔案信息系統(tǒng)的復(fù)雜性較強和運行效果提高，沒有充分考慮產(chǎn)品使用者的需求，缺乏服務(wù)意識。

所以信息化時代檔案管理服務(wù)模式的意義在于提升企事業(yè)運營效率。首先，信息化時代的檔案管理服務(wù)方式要解決因手動操作造成的問題，例如：減少檔案文件對存儲空間的占用以降低企事業(yè)倉儲成本；同時節(jié)省檔案管理人員記錄和查詢時耗費的時間，降低信息整理難度；提高檔案信息共享能力，提升文件的傳輸效率，促進(jìn)信息的快速流動；方便企事業(yè)內(nèi)容利用信息，充分發(fā)揮信息驅(qū)動業(yè)務(wù)的作用。此外，創(chuàng)新檔案管理方式可以提高文件安全。因為在傳統(tǒng)的檔案管理方式下，文件丟失和記錄的內(nèi)容缺失等問題時有發(fā)生，且信息找回難度大，所以信息化檔案管理方式可以有效減少此類事故發(fā)生。

2 信息化時代檔案管理服務(wù)模式優(yōu)化的創(chuàng)新策略

1）制定檔案信息的編制和管理標(biāo)準(zhǔn)?，F(xiàn)階段，在信息化檔案管理過程中，信息的收集，整理和最終呈現(xiàn)往往不是由個人或者單個團(tuán)隊負(fù)責(zé)的，這就要求企事業(yè)相關(guān)部門制定標(biāo)準(zhǔn)化制度，用以規(guī)范信息獲取方式，信息內(nèi)容記錄格式的統(tǒng)一性，例如在數(shù)據(jù)時間范圍的確定方面，整個流程應(yīng)該通過討論出一個合理的信息更新時間，保證在這個時間范圍內(nèi)更新就不影響數(shù)據(jù)的及時性也保證了數(shù)據(jù)的完整性。同時，針對信息記錄格式也要做出限制，比如所有時間的精確程度都截止至分鐘，而不是有些環(huán)節(jié)記錄到日，有些環(huán)節(jié)記錄到小時。另外，同一個含義的字段命名應(yīng)該保持一致，這樣做可以有效減低檔案管理系統(tǒng)開發(fā)人員和使用人員的工作難度，也方便后續(xù)使用和問題復(fù)現(xiàn)。

2）注重創(chuàng)新檔案管理服務(wù)形式和內(nèi)容。正如上文提到的問題，當(dāng)前很多企事業(yè)已經(jīng)引入各類檔案管理信息化系統(tǒng)，在一定程度上提高了收集信息、整理數(shù)據(jù)的效率，但是沒有重視信息化系統(tǒng)的利用效果，這就導(dǎo)致系統(tǒng)產(chǎn)品和服務(wù)沒有相互促進(jìn)，這就要求系統(tǒng)管理人員要和使用人員及時溝通，了解系統(tǒng)使用過程中出現(xiàn)的問題，確保檔案管理系統(tǒng)的服務(wù)效果，同時通過信息使用者的反饋不斷優(yōu)化產(chǎn)品功能，提升用戶的使用體驗。除此之外，無論是企事業(yè)內(nèi)部自行開發(fā)檔案管理系統(tǒng)還是購入外部產(chǎn)品，都要注重管理用戶服務(wù)信息，通過了解用戶對功能的使用頻率和問題反映不斷改進(jìn)產(chǎn)品，不斷提高信息檔案建設(shè)的服務(wù)內(nèi)容，幫助使用者提升使用效果。

3）培養(yǎng)創(chuàng)新型人才，促進(jìn)服務(wù)升級。相關(guān)從業(yè)人員的專業(yè)化程度是檔案信息管理建設(shè)的必要前提，所以提供檔案管理服務(wù)的企事業(yè)或者部門都需要針對自身發(fā)展需求建立和完善專業(yè)培訓(xùn)體系和人才管理制度。例如，信息化檔案管理產(chǎn)品的改進(jìn)和服務(wù)能力提升需要依靠開發(fā)部門和業(yè)務(wù)部門的高素質(zhì)綜合型人才配合，因此培養(yǎng)現(xiàn)有員工提升其服務(wù)意識和業(yè)務(wù)能力和積極吸納優(yōu)質(zhì)人才是檔案管理服務(wù)模式創(chuàng)新的重要途徑。在人員選拔和培訓(xùn)過程中應(yīng)當(dāng)充分考慮各個方面：首先，引進(jìn)高質(zhì)量的相關(guān)管理人員，為創(chuàng)新服務(wù)模式注入新血液。其次，在開發(fā)部門和業(yè)務(wù)部門都需要定期開展學(xué)習(xí)活動，促進(jìn)現(xiàn)有人員通過自我學(xué)習(xí)提升綜合業(yè)務(wù)能力，同時，在企事業(yè)內(nèi)部或者是行業(yè)內(nèi)組織討論會和建立信息共享平臺，邀請專家傳授經(jīng)驗，以更新現(xiàn)有服務(wù)人員的服務(wù)觀念，提高工作效果。

4）整合行業(yè)資源，各企事業(yè)相互促進(jìn)共同進(jìn)步。當(dāng)前，開展信息化檔案管理的企事業(yè)數(shù)量越來越多，企事業(yè)規(guī)模也比之前有所擴大，綜合實力有所加強。這就啟發(fā)行業(yè)內(nèi)各個企事業(yè)可以自發(fā)建立行業(yè)聯(lián)盟，打造信息共享平臺，用來共享最新的行業(yè)信息和先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，通過良性競爭提高行業(yè)內(nèi)各企事業(yè)的綜合實力?；蛘呤且恍┮?guī)模較小的企事業(yè)可以通過分工合作，充分發(fā)揮自身優(yōu)勢，整合產(chǎn)業(yè)鏈資源提高競爭優(yōu)勢。此外，通過行業(yè)內(nèi)積極溝通和交流，有利于培養(yǎng)檔案管理行業(yè)的人才，改善現(xiàn)階段優(yōu)質(zhì)人才緊缺的現(xiàn)狀。同時，規(guī)?；漠a(chǎn)業(yè)集聚有助于政府部門規(guī)劃和完善檔案管理信息化建設(shè)所需的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。

3 結(jié)束語

綜上所述，信息化時代檔案管理服務(wù)模式的創(chuàng)新發(fā)展對企事業(yè)和行業(yè)發(fā)展都有著重要意義，也是應(yīng)對信息技術(shù)的不斷發(fā)展帶來變革的必要舉措?，F(xiàn)階段，不同行業(yè)面臨著不同的檔案管理問題，主要集中在管理觀念更新和產(chǎn)品與服務(wù)結(jié)合等方面。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展促使信息化管理服務(wù)在各行各業(yè)的應(yīng)用，檔案管理工作也需要順應(yīng)發(fā)展趨勢，符合企事業(yè)發(fā)展需求，例如自動化收集和整理數(shù)據(jù)信息，編制成相關(guān)檔案后存儲中數(shù)據(jù)庫中；不斷優(yōu)化服務(wù)理念，以保證信息化產(chǎn)品在應(yīng)用過程中的效果，以此促進(jìn)業(yè)務(wù)發(fā)展和企事業(yè)管理水平，幫助企事業(yè)提升綜合實力以應(yīng)對日益激烈的社會競爭。