杜欽成

（曹縣文化中心，山東 菏澤 274400）

1 事業(yè)單位檔案管理中存在的問題

1）檔案管理制度不健全。完善的檔案管理制度，對事業(yè)單位檔案管理工作的順利開展能夠起到保障作用，在現(xiàn)有的檔案管理機制下，許多事業(yè)單位并沒有健全檔案管理制度，這就導致檔案管理工作缺乏制度依據。從檔案管理監(jiān)督機制的角度來看，目前事業(yè)單位檔案管理在日常事務中已經具備相對規(guī)范的管理流程，但是在監(jiān)督方面缺乏有效性，許多單位并沒有對檔案管理工作提出明確的監(jiān)督方法，主要依靠管理人員的自律性，這就導致檔案管理工作存在一定的風險，此外，在缺乏有效監(jiān)督機制的情況下，檔案管理人員的工作規(guī)范性同樣容易受到影響。從檔案管理開發(fā)工作的角度來看，現(xiàn)有的檔案管理制度并沒有完全覆蓋檔案管理的各個領域，檔案收集、整理、復制、轉移等基礎工作能夠落實，但是工作流程和工作形式缺乏深度，沒有完全發(fā)揮檔案的重要價值，最終導致事業(yè)單位檔案管理工作成為一項簡單的任務，對事業(yè)單位的工作效率提升幫助不大。

2）檔案管理人才結構不合理。高素質人才是事業(yè)單位檔案管理工作的重要基礎，目前許多事業(yè)單位缺乏檔案管理方面的人才，管理人員結構不合理的問題普遍存在。從人才引入的角度來看，事業(yè)單位檔案管理工作對高素質人才缺乏吸引力，優(yōu)秀的應屆畢業(yè)生通常選擇到大城市發(fā)展，并且投身于計算機等領域，按管理工作對優(yōu)秀畢業(yè)生的吸引力不足。從人才培養(yǎng)的角度來看，目前事業(yè)單位檔案管理崗位的培訓效果相對有限，一方面缺乏相應的培訓資源，另一方面，檔案管理工作人員的積極性也明顯不足。以上兩點導致事業(yè)單位檔案管理，工作人員結構不合理，基層工作者能夠完成基礎的工作，但是復合型人才的引入和培養(yǎng)明顯不足。

3）檔案管理基礎設施不完善。完善的基礎設施是事業(yè)單位檔案管理工作質量提升的重要保障，但是目前許多事業(yè)單位本身對檔案管理工作缺乏重視，在基礎設施建設和投入方面相對有限，這對檔案管理工作質量產生了很大的影響。基礎設施落后的原因在于事業(yè)單位檔案管理建設方面的資金來源單一，在資金投入方面存在明顯的不足。從某種程度上來看，事業(yè)單位檔案管理建立于強大的電子基礎設備以及網絡通訊設備，在缺乏資金投入的情況下，檔案管理相關部門在基礎設施采購方面缺乏資金，造價昂貴的基礎設施，需要花費大量的金錢，許多事業(yè)單位在當管理方面不愿意投入過多的資金。除了硬件設施之外，檔案管理所需要的軟件和相關的配套同樣需要落實，但是在缺乏預算的情況下，基礎設施的配置難以落到實處。

4）檔案資源利用率較低。檔案資源利用率較低的問題仍然無法得到解決，檔案資源的代替品不斷增多，一些紙質類型的檔案，并沒有得到有效地保護與管理。在傳統(tǒng)的檔案管理模式下，紙質檔案的比重最大，整理起來十分復雜，并且查閱難度也較高，這在一定程度上提高了檔案查閱的門檻。此外在運用短按開展工作時，檔案的需求人員需要將檔案提取帶走，此時，檔案只能提供一對一的服務，一定程度上影響到檔案的資源利用效率。還有許多事業(yè)單位檔案工作中沒有做好編目工作，在提取和查閱檔案的過程中缺乏快速檢索的方法，極大地耗費的人力和物力，檔案資源的利用率相對較低。

2 事業(yè)單位檔案管理問題的有效對策

1）健全檔案管理制度。事業(yè)單位檔案管理工作必須做到服務于公民，檔案管理工作者應當轉變自身服務理念，不斷對檔案管理制度進行完善。從檔案管理監(jiān)督機制的角度來看事業(yè)單位檔案管理，應當建立完善的監(jiān)督機制，一方面對檔案管理人員的工作進行監(jiān)察，同時也應廣泛引入社會力量，吸引公民參與輿論監(jiān)督，讓人民群眾能夠起到監(jiān)督作用，對部分能夠公開的檔案進行宣傳，讓民眾能夠對檔案管理工作的開展建言獻策。從內部監(jiān)督的角度來看，事業(yè)單位檔案管理部門同樣需要做好自我監(jiān)督，在內部形成完善的考評機制，對管理人員的工作質量提出更高要求。

2）打造高素質人才隊伍。人才隊伍建設是事業(yè)單位檔案管理工作質量的保障，為此，事業(yè)單位應當重視檔案管理方面的人才引入和培養(yǎng)，對人才結構進行合理優(yōu)化。從人才招聘的角度來看，事業(yè)單位應當充分重視檔案管理工作，通過優(yōu)厚的薪資待遇以及良好的福利條件，吸引優(yōu)秀人才融入檔案管理隊伍，既要考察應聘者的學歷和工作經驗，也要對信息化管理能力以及工作思想進行相應的考核。從人才培養(yǎng)的角度來看，事業(yè)單位檔案管理部門應當建立完善的人才培養(yǎng)方案，根據檔案管理的工作需求，制定明確的培訓計劃，在計劃中明確培訓內容和培訓方式，為人才檔案管理能力的提升奠定基礎。此外，檔案管理部門需要具備完善的晉升機制，確保檔案管理人才能夠擁有廣闊的發(fā)展空間。

3）加大檔案管理基礎設施建設。充足的資金來源是檔案管理基礎設施建設的重要前提。為此檔案管理部門應當從多種渠道增加信息化基礎設施建設的投入，從多個角度籌集資金。事業(yè)單位應當積極與財政部門進行協(xié)商，獲取政府單位的財政補助，成立相關的專項基金，推動事業(yè)單位檔案信息化建設的有效發(fā)展。除了政府單位的投入外，事業(yè)單位還應動員社會各界的力量，鼓勵企業(yè)在信息化建設方面貢獻力量。在具備一定資金支持的情況下，事業(yè)單位檔案管理部門應當從硬件基礎設施和軟件資源開發(fā)兩個角度著手，對檔案管理的基礎條件進行完善。

4）切實提高檔案資源利用率。在信息技術飛速發(fā)展的時代背景下，事業(yè)單位檔案管理工作面臨著新的機遇，在提高檔案資源利用率的過程中，檔案管理部門必須重視信息化建設，用電子檔案逐漸代替紙質檔案，一方面節(jié)約檔案管理的資源成本，同時也能夠提高檔案資源的利用率。檔案管理工作者應當提高自身信息化管理能力，能夠充分意識到檔案資源開發(fā)的重要性，并且做好相關的編目工作，確保使用者能夠快速進行檢索并且高效的利用資源。電子檔案能夠極大地解決傳統(tǒng)紙質檔案資源利用的弊端，同一份電子檔案能夠同時供多名使用者使用，而不需要經過漫長的等待。此外，當管理人員應當強化服務意識，在使用者提出相關的檔案資源需求后，應當快速提供對應的服務，減少服務環(huán)節(jié)對效率的影響。

3 總結

綜上所述，優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理工作是服務人民的重要要求，在推動事業(yè)單位檔案管理工作改革的進程中，檔案管理人員應當轉變工作理念，推動信息化檔案管理的建設，對人才隊伍的建立和培養(yǎng)提出新的要求，通過高質量的服務實現(xiàn)檔案資源的價值。