邢艷焱

摘要：文章從事業(yè)單位文書(shū)檔案規(guī)范化管理的現(xiàn)狀入手，論述了事業(yè)單位文書(shū)檔案規(guī)范化管理的必要性，并針對(duì)事業(yè)單位文書(shū)檔案規(guī)范化管理工作中存在的不足，在提高事業(yè)單位對(duì)文書(shū)檔案規(guī)范化管理的意識(shí)、創(chuàng)新文書(shū)檔案管理的模式以及完善文書(shū)檔案管理的制度等方面提出了加強(qiáng)事業(yè)單位文書(shū)檔案規(guī)范化管理的策略。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;文書(shū)檔案;規(guī)范化管理

1.事業(yè)單位文書(shū)檔案規(guī)范化管理的現(xiàn)狀

事業(yè)單位要切實(shí)加強(qiáng)公文檔案的規(guī)范化管理，制定公文檔案管理制度，嚴(yán)格執(zhí)行公文檔案的管理。然而，目前各事業(yè)單位對(duì)檔案工作的重視程度還不高，檔案管理體系也不完善，管理方式也相對(duì)落后。

1.1缺乏對(duì)文書(shū)檔案規(guī)范管理的重視

事業(yè)單位對(duì)文件檔案的規(guī)范化管理還沒(méi)有認(rèn)識(shí)到，只把檔案歸檔管理作為一項(xiàng)工作，而與事業(yè)單位的發(fā)展沒(méi)有必然的關(guān)系，這就造成了文書(shū)檔案的規(guī)范化管理工作的缺失，雖然實(shí)行了檔案的管理，但是在管理的過(guò)程中，只是將檔案歸檔、歸類(lèi)、保存，并沒(méi)有發(fā)揮出應(yīng)有的作用，造成了文書(shū)檔案規(guī)范化管理工作中人力和物力投入的不足，不能實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案管理的規(guī)范化和合理化，不能保證事業(yè)單位文書(shū)檔案的完整性。

1.2文書(shū)檔案管理制度不夠規(guī)范

有的事業(yè)單位已建立了文件檔案管理體系，并將其貫徹執(zhí)行，按管理體系的內(nèi)容對(duì)其進(jìn)行歸類(lèi)、管理。然而，現(xiàn)行的文件檔案管理體系仍不夠規(guī)范。例如：文件歸類(lèi)不清楚，沒(méi)有對(duì)不同工作性質(zhì)、不同時(shí)期的文件進(jìn)行單獨(dú)的管理，而把它們集中在一個(gè)地方進(jìn)行管理，造成了以后的文件資料查找困難，沒(méi)有形成文書(shū)檔案的目錄，無(wú)法方便地查找。

1.3文書(shū)檔案管理模式落后

當(dāng)前，事業(yè)單位文件庫(kù)的管理方式仍處于相對(duì)落后的狀態(tài)，近年來(lái)，隨著科技的飛速發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在各行各業(yè)中得到了廣泛的應(yīng)用。一些機(jī)構(gòu)還采用了一些過(guò)時(shí)的技術(shù)，設(shè)計(jì)了文件文件管理軟件來(lái)進(jìn)行文件的管理，并且所采用的文件文件管理軟件并不符合事業(yè)單位的實(shí)際，有的機(jī)構(gòu)還采用了人工管理的方式，因此，文件檔案具有一定的封閉性，不能夠?qū)崿F(xiàn)文檔數(shù)據(jù)的共享，而且不能夠保證文件信息的準(zhǔn)確性和保存的持續(xù)性，制約著事業(yè)單位工作的正常開(kāi)展和穩(wěn)定的發(fā)展。

2.事業(yè)單位文書(shū)檔案規(guī)范化管理的必要性

文件檔案的標(biāo)準(zhǔn)化管理對(duì)于事業(yè)單位的發(fā)展具有重大的意義，它不僅能反映出事業(yè)單位的發(fā)展過(guò)程，而且能夠有效地提高其工作效率，從而推動(dòng)機(jī)構(gòu)的健康發(fā)展。

2.1有助于提高事業(yè)單位的工作效率

事業(yè)單位的文件可以記錄事業(yè)單位的所有工作和活動(dòng)，通過(guò)這些文件，可以知道事業(yè)單位的工作人員和工作的情況，這也為事業(yè)單位中工作人員的晉升和評(píng)優(yōu)提供有效的憑證，這樣各項(xiàng)工作的負(fù)責(zé)人員就會(huì)重視分配的每一項(xiàng)工作，并且會(huì)努力、負(fù)責(zé)的去做。

2.2有利于促進(jìn)事業(yè)單位穩(wěn)定的發(fā)展

在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制日趨多元化、一體化的今天，事業(yè)單位的發(fā)展日益受到人們的重視。為事業(yè)單位工作項(xiàng)的查詢(xún)提供了一種方式，能夠按要求對(duì)檔案資料進(jìn)行查詢(xún)。

3.加強(qiáng)事業(yè)單位文書(shū)檔案規(guī)范化管理的策略

要使檔案工作更好地發(fā)揮事業(yè)單位檔案工作的職能，必須從現(xiàn)有的工作機(jī)制、管理手段、工作流程、工作技能等方面入手，不斷完善及創(chuàng)新相關(guān)的文書(shū)檔案管理工作。

3.1提高事業(yè)單位對(duì)文書(shū)檔案規(guī)范化管理的意識(shí)

首先，要加強(qiáng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位對(duì)文書(shū)檔案管理的正規(guī)化認(rèn)識(shí)，使其受到事業(yè)單位工作人員的高度重視，機(jī)關(guān)事業(yè)單位可以通過(guò)多種途徑讓工作人員了解到文書(shū)檔案規(guī)范化管理對(duì)事業(yè)單位發(fā)展的影響。這樣，事業(yè)單位各部門(mén)的文件檔案管理工作得以貫徹執(zhí)行，能夠全面地記錄事業(yè)單位的發(fā)展過(guò)程，進(jìn)而推動(dòng)事業(yè)單位的健康發(fā)展。

3.2創(chuàng)新文書(shū)檔案管理的模式

事業(yè)單位的文書(shū)檔案管理人員需要改革傳統(tǒng)的手工文件檔案管理方式，充分運(yùn)用現(xiàn)代科技手段，運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，有效地提高了文書(shū)檔案管理的效率，強(qiáng)化了事業(yè)單位文書(shū)檔案管理的建設(shè)，推進(jìn)事業(yè)單位文書(shū)檔案管理工作實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化，通過(guò)文書(shū)檔案管理軟件實(shí)現(xiàn)對(duì)文書(shū)檔案的存儲(chǔ)，并提供歷史檔案查詢(xún)的接口，提高文書(shū)檔案信息的準(zhǔn)確性和存儲(chǔ)的持久性，確保文書(shū)檔案管理模式符合當(dāng)代科技的發(fā)展方向?，F(xiàn)代信息技術(shù)的飛速發(fā)展，使檔案管理與現(xiàn)代管理相結(jié)合，提高檔案工作的效率、精確度，建立了一種新的管理方式。逐步實(shí)現(xiàn)了管理工作的數(shù)字化和一體化，為決策人員提供了更為科學(xué)的信息。要規(guī)范檔案管理工作中的各種管理制度，以適應(yīng)目前機(jī)構(gòu)發(fā)展的需要。采用統(tǒng)一的管理方式，將所有的工作都納入到一個(gè)統(tǒng)一的管理體系中，所有的文件都由一個(gè)部門(mén)統(tǒng)一管理，不管是存取，還是出庫(kù)，都要經(jīng)過(guò)主管部門(mén)的批準(zhǔn)，這既可以極大地提高管理的效率，又可以提高管理的質(zhì)量。

3.3完善文書(shū)檔案管理的制度

在加強(qiáng)事業(yè)單位檔案工作的同時(shí)，還應(yīng)進(jìn)一步健全檔案管理體系，以適應(yīng)事業(yè)單位實(shí)際情況，對(duì)現(xiàn)行的檔案管理體制進(jìn)行補(bǔ)充。同時(shí)，要不斷地提高檔案工作人員的職業(yè)素質(zhì)，不斷地提高他們的管理水平，并對(duì)他們進(jìn)行定期的職業(yè)技能訓(xùn)練，增強(qiáng)他們的保密意識(shí)，從而促進(jìn)他們的檔案管理工作的規(guī)范化。

3.4以人為本，營(yíng)造氛圍

在我國(guó)社會(huì)發(fā)展的今天，“以人為本”思想已經(jīng)滲透到了各個(gè)領(lǐng)域，而事業(yè)單位也應(yīng)該充分利用“以人為本”的優(yōu)良思想，加強(qiáng)對(duì)行政工作的重視，使其意識(shí)到在基層工作中的作用。同時(shí)，加強(qiáng)與行政人員的溝通，加深對(duì)行政人員的職業(yè)生涯規(guī)劃和心理情感的認(rèn)識(shí)，從而使檔案工作得到各部門(mén)、更多領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)同，在工作中積極配合文書(shū)檔案管理工作，使管理工作質(zhì)量得到有效提升，還可使管理人員獲得更高的成就感和歸屬感。為管理者提供更多的學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)，根據(jù)日常工作的需要，合理的分配人員，合理的分配工作，由專(zhuān)業(yè)的人來(lái)完成，這樣既可以加強(qiáng)團(tuán)隊(duì)的管理，又可以極大的提高管理工作的質(zhì)量。

結(jié)束語(yǔ)

在事業(yè)單位工作中，文書(shū)檔案是機(jī)關(guān)工作的一個(gè)重要組成部分，可以說(shuō)在機(jī)關(guān)的發(fā)展與決策中起著舉足輕重的作用。因此需要結(jié)合事業(yè)單位文書(shū)檔案工作的實(shí)際情況對(duì)其進(jìn)行全面有效的規(guī)范化管理，有效的提升整個(gè)管理工作，保障事業(yè)單位的穩(wěn)定運(yùn)行。

參考文獻(xiàn)

[1]孫笑一. 淺析事業(yè)單位文書(shū)檔案的規(guī)范化管理[J]. 赤子， 2017（2）：1.