連剛強(qiáng)

（佛山市三水區(qū)疾病預(yù)防控制中心，廣東 佛山 528000）

近年來，國家對疾控控制機(jī)構(gòu)高度重視，并不斷加大投入力度，特別是2020年新冠肺炎疫情猛烈侵襲，疾控機(jī)構(gòu)發(fā)揮重要價(jià)值，越來越多精密度較高的儀器設(shè)備入駐疾控機(jī)構(gòu)，為各項(xiàng)活動開展輔以技術(shù)支撐。儀器設(shè)備檔案管理可掌握資源配置信息，提高設(shè)備的使用效率。為設(shè)備有效管理做支撐。儀器設(shè)備檔案管理是疾控機(jī)構(gòu)核心內(nèi)容之一，其設(shè)備檔案管理水平的高低，直接決定著疾控機(jī)構(gòu)各項(xiàng)活動的有效開展，以及最終檢測結(jié)果精準(zhǔn)度。為有效提高疾控機(jī)構(gòu)的發(fā)展水平，需積極加強(qiáng)疾控機(jī)構(gòu)設(shè)備檔案管理。

1 疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)儀器設(shè)備檔案管理價(jià)值

隨著經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展，疾控機(jī)構(gòu)中心不斷引入各類先進(jìn)儀器設(shè)備，促進(jìn)疾控機(jī)構(gòu)良好發(fā)展。新時(shí)期，儀器設(shè)備數(shù)量持續(xù)增加，導(dǎo)致檔案管理面臨新的挑戰(zhàn)，需把握其實(shí)際管理價(jià)值，有目的、有針對地采取管理措施。疾控機(jī)構(gòu)儀器設(shè)備檔案管理價(jià)值體現(xiàn)在以下兩方面：一方面，儀器設(shè)備檔案與其他檔案相同，具有無可比擬的重要性，儀器設(shè)備檔案管理也是儀器管理中的重要部分。疾控中心依托各類儀器設(shè)備開展各項(xiàng)活動，如衛(wèi)生監(jiān)測、科研及疾病檢測等，均需應(yīng)用儀器設(shè)備做技術(shù)支撐。儀器設(shè)備檔案包含多項(xiàng)內(nèi)容，主要系統(tǒng)性記載儀器設(shè)備從購置、驗(yàn)收、使用等環(huán)節(jié)形成數(shù)據(jù)信息，全面、真實(shí)記載儀器設(shè)備從購置至報(bào)廢相關(guān)信息。儀器設(shè)備檔案作為機(jī)構(gòu)技術(shù)核心存儲，是質(zhì)量管理體系的重要構(gòu)成之一，如何通過設(shè)備檔案管理信息，提高設(shè)備利用率，確保設(shè)備使用過程中結(jié)果的準(zhǔn)確性、可靠性，是儀器設(shè)備檔案管理的重要任務(wù)之一。另一方面，儀器設(shè)備檔案是設(shè)備維護(hù)檢修的重要參考資料。完善的儀器設(shè)備檔案信息，持續(xù)性記錄設(shè)備維護(hù)檢修記錄，按照設(shè)備實(shí)際狀況，以檔案記錄信息為基礎(chǔ)，制定合理的維護(hù)檢修計(jì)劃，保證儀器設(shè)備始終處于正常工作狀態(tài)。同時(shí)，依照儀器設(shè)備檔案維修養(yǎng)護(hù)記錄，判定儀器設(shè)備可能出現(xiàn)故障，充分做好維修準(zhǔn)備以此縮短停機(jī)時(shí)間，減少故障維修成本支出；通過查看儀器設(shè)備檔案，與各類廠家、經(jīng)銷商等建立良好的溝通交流，為儀器設(shè)備更新?lián)Q代做好銜接。

2 疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)儀器設(shè)備檔案管理的基本內(nèi)容

2.1 儀器設(shè)備檔案歸檔范圍

按照我國相關(guān)儀器設(shè)備規(guī)范準(zhǔn)則，掌握儀器設(shè)備歸檔內(nèi)容，主要包含三大模塊，即儀器設(shè)備申購、運(yùn)行、審批等環(huán)節(jié)中形成的檔案數(shù)據(jù)。首先，設(shè)備實(shí)際申購過程中包含各類檔案資料，不僅包含購置計(jì)劃書、批準(zhǔn)書及申請書，而且涉及招投標(biāo)文件、合同及驗(yàn)收記錄等。除上述各方面資料外，還涉及相關(guān)儀器設(shè)備說明書、配件等文件，應(yīng)將其進(jìn)行劃分類別整理，按照相關(guān)流程進(jìn)行歸檔。其次，設(shè)備運(yùn)行中檔案資料。主要形成的資料內(nèi)容包含儀器設(shè)備標(biāo)準(zhǔn)操作規(guī)范、指導(dǎo)書、使用記錄、養(yǎng)護(hù)維修等。最后，報(bào)廢過程中形成的檔案資料，主要涉及各類申請表、批準(zhǔn)文件，以及具有一定保存價(jià)值的資料，需進(jìn)行單獨(dú)保存。

2.2 儀器設(shè)備檔案資料收集

疾控機(jī)構(gòu)實(shí)際工作過程中，儀器設(shè)備均需經(jīng)過多個環(huán)節(jié)，各環(huán)節(jié)中形成大量資料信息，檔案資料信息隨設(shè)備變化而進(jìn)行實(shí)時(shí)跟蹤，按照相關(guān)要求進(jìn)行劃分類別，購置過程中各方面資料文件，需在設(shè)備調(diào)試完成之后立即建檔，設(shè)備運(yùn)行過程中，應(yīng)以年度為單位進(jìn)行歸檔，并做好年度中季度、月歸檔工作，保證檔案管理內(nèi)容中系統(tǒng)性記載儀器設(shè)備從購置至報(bào)廢全生命周期資料，將其檔案收集匯總之后，交由檔案室保存。

2.3 儀器設(shè)備檔案管理

儀器設(shè)備檔案建立完成后，應(yīng)交由檔案管理人員將其錄入管理系統(tǒng)中，便于后續(xù)使用查閱。儀器設(shè)備需轉(zhuǎn)移使用權(quán)限時(shí)，應(yīng)與設(shè)備形成聯(lián)動反應(yīng)，兩者一同移交，完整填寫移交相關(guān)記錄。報(bào)廢儀器設(shè)備應(yīng)盡早處理，檔案中需標(biāo)識報(bào)廢注銷記錄。儀器檔案借閱過程中，需系統(tǒng)性做好借閱手續(xù)，借閱使用過程中應(yīng)保證資料完整性、安全性，如約歸還，禁止出現(xiàn)損壞、丟失現(xiàn)象。

3 疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)儀器設(shè)備檔案管理措施

3.1 建立完善的儀器設(shè)備管理體系

質(zhì)量管理體系作為儀器設(shè)備檔案管理基礎(chǔ)保障，疾控機(jī)構(gòu)若想獲取良好的檔案管理成效，提高檔案管理水平，需立足機(jī)構(gòu)戰(zhàn)略發(fā)展，構(gòu)建完善的設(shè)備管理規(guī)范程序，以操作人員為中心，實(shí)施三級管理模式，深層次加大宣傳學(xué)習(xí)質(zhì)量管理規(guī)范，明確各管理人員職責(zé)，促使設(shè)備從購置至報(bào)廢各環(huán)節(jié)檔案管理全面貫徹。通過儀器設(shè)備管理文件落實(shí)，以書面文件報(bào)告形式，將相關(guān)管理工作流程、人員職責(zé)、管理標(biāo)準(zhǔn)及記錄等明確規(guī)定，促使疾控機(jī)構(gòu)內(nèi)部各部門均精準(zhǔn)定位自身職責(zé)，全面支持及配合檔案管理人員工作，部門間建立良好的溝通及交流，實(shí)現(xiàn)儀器設(shè)備檔案更具規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。

3.2 建立完善的設(shè)備儀器檔案管理制度

完善的設(shè)備儀器檔案管理制度，是疾控機(jī)構(gòu)設(shè)備檔案管理基礎(chǔ)保障，為各項(xiàng)管理活動實(shí)施做導(dǎo)向，要求管理人員嚴(yán)格依照相關(guān)準(zhǔn)則，完成設(shè)備檔案的管理目標(biāo)。因此，應(yīng)按照機(jī)構(gòu)實(shí)際狀況，制定完善的設(shè)備儀器檔案管理制度，保證其具有良好的可行性，為機(jī)構(gòu)設(shè)備檔案管理工作落實(shí)做支撐，促使管理人員工作有據(jù)可循，各環(huán)節(jié)管理更具規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。同時(shí)，應(yīng)積極推行崗位責(zé)任制，從本質(zhì)上將檔案管理任務(wù)落實(shí)到人，定期開展檔案管理人員會議，明確工作內(nèi)容、目標(biāo)等。將崗位責(zé)任制與管理人員績效形成聯(lián)動，實(shí)施獎懲機(jī)制，尤其是使用檔案成績較為突出人員，給予相應(yīng)的獎勵，并在機(jī)構(gòu)內(nèi)樹立模范榜樣，調(diào)動員工工作積極性。

3.3 做好儀器設(shè)備各項(xiàng)記錄及歸檔工作

設(shè)備使用記錄、維修保養(yǎng)記錄等應(yīng)及時(shí)歸檔，此類數(shù)據(jù)資料可客觀、完整反映設(shè)備歷史使用狀況，有助于設(shè)備出現(xiàn)故障或檢測精確度偏差較大時(shí)，短時(shí)間內(nèi)確定故障部位及形成原因，采取針對性措施加以解決。為保證檔案及時(shí)歸檔，設(shè)計(jì)記錄過程中應(yīng)以活頁形式，并明確頁碼及儀器設(shè)備管理編號，以免造成資料檔案丟失。

3.4 提高儀器設(shè)備檔案的管理信息化水平

互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的到來，疾控機(jī)構(gòu)儀器設(shè)備檔案管理方式應(yīng)及時(shí)創(chuàng)新，跟隨時(shí)代發(fā)展潮流，充分應(yīng)用現(xiàn)代化水平，以大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等為代表的先進(jìn)技術(shù)，構(gòu)建完善的檔案管理平臺，提高設(shè)備檔案管理效率，實(shí)現(xiàn)內(nèi)部資源共享。應(yīng)加大資金投入，購進(jìn)先進(jìn)的軟硬件設(shè)施，及時(shí)更新檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施，為設(shè)備檔案高效管理提供保證。同時(shí)，將原有檔案資料實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、信息化及電子化，為檔案借閱、查詢等提供便捷，無需將檔案原件進(jìn)行借閱，使用者可獲取相關(guān)資料檔案信息，消除原有檔案借閱丟失、損壞問題。按照儀器設(shè)備使用中信息變化狀況，檔案管理人員要及時(shí)更新信息，有助于使用人員獲得一手資料。但需特別注意的是，儀器設(shè)備檔案在實(shí)現(xiàn)電子化過程中，其信息安全性仍不可忽視，由于信息技術(shù)高速發(fā)展背景下，為檔案管理提供機(jī)遇的同時(shí)，風(fēng)險(xiǎn)同等存在。因此，需及時(shí)做好電子檔案備份，并按照機(jī)構(gòu)內(nèi)部人員自身職責(zé)，設(shè)定數(shù)據(jù)檔案庫查看權(quán)限，引入各類防護(hù)軟件，定期做好維護(hù)升級，檔案信息系統(tǒng)應(yīng)為專網(wǎng)專用，保證設(shè)備檔案信息的安全性。

3.5 提高儀器設(shè)備檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)

設(shè)備檔案管理人員是疾控機(jī)構(gòu)檔案管理的核心實(shí)施者，其自身專業(yè)素養(yǎng)與最終管理成效密切相關(guān)，由于傳統(tǒng)疾控機(jī)構(gòu)對檔案管理重視度不足，以及檔案利用程度較低，整體檔案管理工作水平較低，配備人員并不具備專業(yè)知識，僅憑借自身經(jīng)驗(yàn)完成檔案管理，影響檔案管理水平。因此，疾控機(jī)構(gòu)應(yīng)系統(tǒng)性評估設(shè)備檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，掌握其工作薄弱點(diǎn)，有目的、有針對地開展培訓(xùn)，不僅局限于專業(yè)知識培訓(xùn)，而且需加強(qiáng)人員計(jì)算機(jī)操作水平，豐富人員的專業(yè)知識體系，為后續(xù)設(shè)備檔案管理奠定良好基礎(chǔ)。同時(shí)，提高設(shè)備檔案管理崗位入門門檻，不僅需具備良好的專業(yè)知識、豐富的工作經(jīng)驗(yàn)，而且還要熟練操作計(jì)算機(jī)，為設(shè)備檔案管理隊(duì)伍注入新鮮血液，提高隊(duì)伍專業(yè)素養(yǎng)，保證設(shè)備檔案管理水平有效提高。

4 結(jié)語

儀器設(shè)備檔案作為各類儀器運(yùn)行、維護(hù)及技術(shù)性能開發(fā)的重要資料參考，是疾控機(jī)構(gòu)的重要資料存儲，需對其管理進(jìn)行重視。應(yīng)準(zhǔn)確掌握儀器設(shè)備檔案管理基本內(nèi)容，采取有效檔案管理的措施，保證疾控機(jī)構(gòu)儀器設(shè)備從購進(jìn)至報(bào)廢全生命周期檔案均實(shí)現(xiàn)記錄，為各項(xiàng)活動開展奠定良好的基礎(chǔ)，促進(jìn)疾控機(jī)構(gòu)建設(shè)及發(fā)展。