厲應 李晴 張瑾

[摘要]本文探索運用品管圈管理工具，規(guī)范管理復旦大學附屬兒科醫(yī)院經(jīng)濟合同事前審計，通過動態(tài)循環(huán)管理模式，持續(xù)規(guī)范對經(jīng)濟合同和經(jīng)濟行為的管理，從而實現(xiàn)全面質(zhì)量管理。

[關鍵詞]公立醫(yī)院 ? 經(jīng)濟合同 ? 應用管理 ? 品管圈

一、品管圈的概念

品管圈（Quality Control Circle）是指同一單位或工作性質(zhì)相關聯(lián)的人員自動、自發(fā)組織起來，科學運用品質(zhì)管理工具，持續(xù)進行效率提升、降低成本、提高產(chǎn)品質(zhì)量等活動的小組。品管圈作為全面品質(zhì)管理的一環(huán)，是在自我啟發(fā)、相互啟發(fā)的過程中，運用各種質(zhì)量控制方法對自己的工作現(xiàn)場不斷進行維持與改善的活動。

二、品管圈活動啟動

（一）成立品管圈小組

結(jié)合復旦大學附屬兒科醫(yī)院（以下簡稱醫(yī)院）內(nèi)部審計工作實際，2019年1月組建品管圈活動小組，設立圈長一名，圈成員主要由內(nèi)部審計部門、院長辦公室、黨委辦公室、紀檢辦及相關采購部門主要負責人組成，圈成員職稱和工齡結(jié)構層次較高。經(jīng)過召開圈會，設計圈徽，討論決定將圈名定為“精衛(wèi)圈”。取名“精衛(wèi)圈”主要因為經(jīng)濟合同事前審計是醫(yī)院內(nèi)審的常規(guī)工作，立足工作實踐，持續(xù)改進，力爭精益求精;作為內(nèi)部審計人員，應發(fā)揮好審計“經(jīng)濟衛(wèi)士”作用，為醫(yī)院經(jīng)濟健康發(fā)展保駕護航。

（二）圈主題選定及活動計劃擬定

隨著市場經(jīng)濟的迅速發(fā)展及醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)改革的不斷深入，醫(yī)院經(jīng)濟活動日趨活躍，經(jīng)濟合同潛在的風險和經(jīng)濟糾紛對醫(yī)院影響很大。立足審計工作，合同管理是重點審計內(nèi)容。同時，在行政事業(yè)單位內(nèi)部控制管理體系中，合同管理也是重點控制領域。因此，規(guī)范經(jīng)濟合同事前審計送審材料能把握經(jīng)濟合同管理的薄弱環(huán)節(jié)，避免產(chǎn)生潛在經(jīng)濟糾紛，維護醫(yī)院合法權益。對于職能部門而言，可以保障采購規(guī)范，增強關鍵崗位安全防范意識;對于內(nèi)部審計部門而言，強化監(jiān)督經(jīng)濟合同事前審計關鍵風險點，是實現(xiàn)合同管理內(nèi)部控制的手段。采用頭腦風暴法，全體圈成員從上級政策、重要性、迫切性及圈能力四個方面進行評價，采用“5、3、1”評分法進行打分，將圈主題定為“提高醫(yī)院經(jīng)濟合同事前審計送審材料規(guī)范率”。主題確定后，按照品管圈活動步驟及項目有序開展，利用甘特圖擬定活動計劃并落實具體負責人（見圖1）。

三、品管圈在醫(yī)院經(jīng)濟合同事前審計中的應用實踐

（一）經(jīng)濟合同事前審計的背景

為加強醫(yī)院對經(jīng)濟行為的嚴格把控，進一步規(guī)范經(jīng)濟合同（協(xié)議）的審核程序，明確合同（協(xié)議）事前審計的使用范圍，將醫(yī)院內(nèi)部審計工作關口前移，內(nèi)部審計部門從源頭上加強對經(jīng)濟行為的監(jiān)管，規(guī)避經(jīng)濟風險。凡由醫(yī)院對外簽署金額≥10萬元的經(jīng)濟合同（協(xié)議），均需根據(jù)職責范圍由主管部門、法務部門、財務部門、審計部門進行事前審核。醫(yī)院內(nèi)部審計部門審核內(nèi)容具體包括：審核合同（協(xié)議）簽訂程序的合規(guī)性，是否按照醫(yī)院規(guī)章制度進行采購;審核合同（協(xié)議）送審材料的完整性;審核合同（協(xié)議）主體資格、經(jīng)營資格的合法性和有效性;審核合同（協(xié)議）簽約方名稱與招標、中標單位名稱是否一致，審核合同（協(xié)議）價款是否與中標通知書、談判紀要、詢價結(jié)果一致等。

（二）品管圈在經(jīng)濟合同事前審計的應用

1.現(xiàn)狀調(diào)查及目標設定。項目起始于2019年1月，在項目實施過程中利用查檢表（見圖2）對相關數(shù)據(jù)進行整理和初步分析。

在此基礎上，以2019年全年數(shù)據(jù)為基線調(diào)查階段，在此期間事前審計的經(jīng)濟合同共168份，統(tǒng)計分析由于不規(guī)范被退回的合同數(shù)量114份，不規(guī)范率達67.86%，具體統(tǒng)計數(shù)據(jù)見圖3。

在認真梳理事前審計過程中發(fā)現(xiàn)的問題并分類匯總后，結(jié)合醫(yī)院現(xiàn)狀及實際工作情況，運用帕累托圖及二八法則（見圖4）對不規(guī)范退回具體原因進行深刻剖析和細致研究，認為主要原因在于合同金額及付款方式有誤、廉潔購銷協(xié)議等要素不全以及流程倒置。根據(jù)分析的查檢結(jié)果、活動改善重點及圈能力計算目標值為91.05%（目標值公式=現(xiàn)況值+[（1-現(xiàn)況值）×改善重點×圈能力]）。

2.要因分析。圈成員通過頭腦風暴，繪制魚骨圖，從人員、方法、環(huán)境及機制四個維度進行原因分析，同時進行要因打分。根據(jù)討論的結(jié)果分別繪制出合同金額及付款方式有誤、廉潔購銷協(xié)議等要素不全、流程倒置三個主要問題的要因分析圖。

3.對策制定與實施。針對要因分析結(jié)果，對事前審計中合同退回的原因進行分析匯總，結(jié)合醫(yī)院實際工作情況制定相應的方案及措施，對發(fā)現(xiàn)的問題逐一進行解決。各業(yè)務部門根據(jù)自身經(jīng)濟合同簽訂過程中的不足及部門實際情況完善相關內(nèi)部控制制度流程和管理程序，健全內(nèi)部管理機制，有效改進經(jīng)濟合同審核中存在的缺陷，主要措施如下：

一是完善經(jīng)濟合同審核制度和電子化流程。為加強醫(yī)院內(nèi)部管理、進一步規(guī)范經(jīng)濟合同的審核，醫(yī)院內(nèi)部審計部門協(xié)同相關審核部門調(diào)整醫(yī)院經(jīng)濟合同事前審計管理規(guī)定，明確了各職能部門的審核職責，細化了合同（協(xié)議）審簽的基本程序、流程以及送審材料的要求等。通過職能部門的層層把關，確保采購流程合理有效、經(jīng)濟合同合法合規(guī)、采購資料真實完善，從而防范經(jīng)濟糾紛，維護醫(yī)院合法權益，更好地履行風險防控的審計職能。借助醫(yī)院信息化建設，合同（協(xié)議）事前審核OA工作流程正式上線。通過制度與技術相結(jié)合的方法，2020年流程倒置問題的不規(guī)范數(shù)量大幅度下降。

二是組織流程與制度培訓。針對輪崗人員不熟悉業(yè)務的情況，組織開展對各業(yè)務部門關鍵崗位人員經(jīng)濟合同事前審計的具體工作流程及審核過程中所需材料規(guī)范性的培訓與宣傳，使各關鍵崗位人員了解經(jīng)濟合同事前審計過程應關注的要素關鍵點及存在的基本風險點，加強風險防范意識和能力。

三是完善主要經(jīng)濟業(yè)務合同模板。針對經(jīng)濟合同重點條款不規(guī)范的情況，各相關部門分類整理涉及的主要經(jīng)濟業(yè)務，經(jīng)法務部門商討確定規(guī)范的合同模板，特別關注合同中的付款方式、違約責任、合同起止日期等主要條款。

四是加強廉潔購銷協(xié)議管理，營造廉潔大環(huán)境。針對廉潔購銷協(xié)議等要素不全的情況，每年召開廉潔共建大會，維護風清氣正的醫(yī)院廉潔文化氛圍。提高供應廠商對廉潔協(xié)議的重視程度，不斷更新廉潔購銷協(xié)議模板，形成紀檢與審計雙重把關，審核廉潔購銷協(xié)議的完整性。

五是強化內(nèi)部審計結(jié)果運用，推動加強管理。醫(yī)院內(nèi)部審計部門對經(jīng)濟合同歸檔材料規(guī)范性開展審計“回頭看”工作，以審促建，寓審于教，對審計發(fā)現(xiàn)問題及風險點，及時堵塞管理漏洞，舉一反三，從源頭上汲取經(jīng)驗和教訓，堅持邊整改邊規(guī)范，確保審計工作取得實效。

4.效果確認。經(jīng)過一系列措施的推進，醫(yī)院內(nèi)部審計部門對改進措施的落實情況進行跟蹤督導和評價分析，2020年經(jīng)濟合同的規(guī)范率由67.86%提升至89.47%。與目標值相比，目標達標率為93.19%，具體對比情況見圖5。

經(jīng)濟合同管理質(zhì)量的提升不僅體現(xiàn)在總體數(shù)量和比例上，單項不規(guī)范情況也有所改善，且在改進過程中杜絕了個別不規(guī)范的現(xiàn)象。另外，在品管圈活動開展過程中，圈成員溝通協(xié)調(diào)能力、解決問題能力、團隊合作能力及品管手法掌握程度等方面都有所提升，具體情況見圖6。

5.標準化。運用品管圈管理工具，醫(yī)院內(nèi)部審計部門對后續(xù)經(jīng)濟合同事前審簽送審材料的規(guī)范情況進行匯總分析，形成標準化模式，細化工作流程及完善相關制度。將此類工作通過日常追蹤、規(guī)范化及信息化管理，運用科學的改進方法和先進的管理工具，形成持續(xù)改進的模式與習慣。

四、體會與思考

在公立醫(yī)院經(jīng)濟合同事前審計中引入品管圈，不僅可以提高合同查檢效率，減少合同簽訂隱患，而且能根據(jù)較為具體的對策要求，較好地實施項目，可操作性較強。通過品管圈方法對經(jīng)濟合同事前審計各階段進行評價和分析，發(fā)現(xiàn)流程中的關鍵點和風險點，制定一系列合理有效的改進措施，結(jié)合質(zhì)量管理工具不斷完善，持續(xù)改進，使經(jīng)濟合同管理逐步制度化和規(guī)范化。

（作者單位：復旦大學附屬兒科醫(yī)院，郵政編碼：

201102，電子郵箱：402646514@qq.com）

主要參考文獻

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