文｜張家界市城建檔案館 劉文華

城市建設(shè)檔案信息記錄著城市的發(fā)展歷程，它既是見證，也是名片。城市建筑物（地上、地下）是一個城市建設(shè)發(fā)展的雛形，是形成城市建設(shè)檔案信息的基礎(chǔ)。城市建設(shè)檔案信息工作是隨著城市的發(fā)展而發(fā)展。在信息化飛速發(fā)展的今天，其面向社會的服務(wù)能力必須加強(qiáng)。于是，如何更好地提升公共服務(wù)能力成為了城建檔案部門在信息化時代背景下的首要任務(wù)。本文認(rèn)為，其公共服務(wù)能力的提升，可以從檔案館藏內(nèi)容（資料）、服務(wù)平臺（渠道）以及專業(yè)隊(duì)伍（人）等三方面的建設(shè)入手。具體而言，一是，豐富檔案館藏內(nèi)容，提高質(zhì)量，加強(qiáng)館藏內(nèi)涵建設(shè)；二是，優(yōu)化檔案信息化管理，保障服務(wù)平臺暢通（即信息化渠道的暢通），搞好信息化建設(shè)；三是，樹立良好的服務(wù)意識，提升專業(yè)素養(yǎng)，搞好專業(yè)隊(duì)伍建設(shè)。

1 豐富城建檔案館藏內(nèi)容，提高館藏質(zhì)量，加強(qiáng)館藏內(nèi)涵建設(shè)

城市建設(shè)檔案是指城市規(guī)劃、建設(shè)、管理等有關(guān)活動中形成并歸檔的科學(xué)技術(shù)文件材料。是城市自然面貌和城市建筑物、構(gòu)筑物、地上和地下管線等各項(xiàng)建設(shè)的真實(shí)記錄。城建檔案按類別劃分有：城市勘測和城市規(guī)劃檔案，包括地形地貌勘測文件和地形圖，城市經(jīng)濟(jì)和人口資料，礦藏資料和水文地質(zhì)、工程地質(zhì)資料、地震、氣象、地名和城市歷史沿革資料，以及城市總體規(guī)劃、詳細(xì)規(guī)劃和各項(xiàng)專業(yè)規(guī)劃文件等。城市建設(shè)管理檔案，包括城市建設(shè)方針和政策、法規(guī)文件，土地征用、劃撥文件、建筑管理、市政工程管理和房產(chǎn)管理文件等。市政工程檔案和公用設(shè)施檔案，包括道路、橋梁、涵洞、隧道、排水、防洪等市政工程檔案,以及給水、供氣、供熱、供電、電信、城市照明、公共交通等公用設(shè)施檔案。此外，交通運(yùn)輸工程(鐵路、公路、水運(yùn)、航空)檔案，工業(yè)建筑工程(工廠、礦山、電站)檔案，民用建筑工程檔案以及園林綠化檔案、環(huán)境保護(hù)檔案、人防工程檔案等等，都是城市建設(shè)檔案的重要組成部分。

（1）從城建建設(shè)檔案的基本定義與類別來看，我們可以看出城建檔案建設(shè)的專業(yè)性與特殊性。當(dāng)前，城建檔案管理部門更多的是從建設(shè)單位方面與施工方面收集檔案。給合我館城建檔案的收集歸檔工作，目前主要是被動地通過與建設(shè)單位協(xié)議來收集，且大部分是房建類和市政類（建設(shè)單位檔案意識簿弱，檔案資料缺乏完整性）檔案資料，檔案收集歸檔類別較單一，檔案資料重復(fù)性較多。檔案信息得不到有效利用，其價(jià)值也就不能很好地體現(xiàn)出來。顯然，加強(qiáng)城建檔案公共服務(wù)能力的第一步就是，改變檔案資料收集主要限于房建類、市政工程類的現(xiàn)狀，將城市規(guī)劃、工業(yè)、環(huán)保、人防等方面的資料納入到城建檔案建設(shè)中來。也就是，拓展檔案收集的來源，豐富館藏內(nèi)容，加強(qiáng)內(nèi)涵建設(shè)。

（2）同時，提高館藏質(zhì)量，也是提高其公共服務(wù)能力的一項(xiàng)重要內(nèi)容。具體而言，提高館藏質(zhì)量可以從以下方面進(jìn)行。

一是檔案歸檔的及時性。因城建檔案的特殊屬性，涉及到的管理部門較多、歸檔周期較長。城建檔案管理部門應(yīng)積極主動與工程建設(shè)管理部門溝通協(xié)調(diào)，及時做好城建檔案歸檔工作。

二是檔案整理歸檔的規(guī)范性。城建檔案管理部門應(yīng)主動上門指導(dǎo)城建檔案業(yè)務(wù)，如以宣講的形式對工程建設(shè)檔案資料員進(jìn)行培訓(xùn)或?qū)W習(xí)，按照《建設(shè)工程文件歸類整理規(guī)范》、《建設(shè)電子文件與電子檔案管理規(guī)范》及《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》，以確保檔案的完整性及其統(tǒng)一規(guī)范性。

三是注意檔案收集歸檔的多樣性。在當(dāng)前信息飛速發(fā)展的背景下，城建部門對檔案的收集歸檔不能只以文稿等紙質(zhì)形式進(jìn)行，可以采用多媒體的方式來加大聲像等檔案的收集歸檔，提升館藏質(zhì)量。聲像檔案是聲音與圖文并茂、記錄形式多樣的一種信息載體。城市建設(shè)聲像檔案現(xiàn)多以數(shù)字照片、數(shù)字式音頻、光盤、錄像帶的記錄形式歸檔保存。但城建聲像檔案的收集有一定的局限性，可以考慮多渠道、廣搜集的辦法擴(kuò)大其收集范圍。如：舉辦城市建設(shè)照片展覽活動，通過攝影作品競賽方式收集；或與地方文廣新局就城市建設(shè)影像“聯(lián)姻”協(xié)作等。另外，檔案管理部門要加強(qiáng)建設(shè)單位對聲像檔案的收集歸檔意識，按照《聲像檔案管理辦法》做好聲像檔案編制工作。

四是提高檔案收集歸檔的質(zhì)量。即，厘清檔案價(jià)值，提高歸檔質(zhì)量。對于重復(fù)或沒有保存利用價(jià)值的城建檔案，要化繁為簡或選擇性收集歸檔保存；對于沒有保存利用價(jià)值的城建檔案，按照檔案鑒定銷毀制度，本著“審查從細(xì)，留存從寬”的原則，應(yīng)及時鑒定銷毀。城建檔案專業(yè)性強(qiáng)，如：一個建設(shè)工程從立項(xiàng)、勘察設(shè)計(jì)、施工圖備案、招投標(biāo)、施工、竣工備案等流程下來，建設(shè)單位要報(bào)備的部分材料是重復(fù)利用的，在整理歸檔時可化繁為簡；建議施工設(shè)計(jì)圖在不作為竣工圖使用的情況下，其保存利用價(jià)值意義不大，可不予收集歸檔；同期房屋建筑工程有同類的房屋建筑結(jié)構(gòu)，其分部分項(xiàng)工程、隱蔽工程施工技術(shù)資料相同，可依據(jù)建設(shè)工程質(zhì)量安全監(jiān)督管理部門出據(jù)的質(zhì)量監(jiān)督報(bào)告選擇性的收集歸類檔案資料；重建后的建設(shè)工程，且已超過保存期限的檔案資料，可適時鑒定銷毀。

2 優(yōu)化城建檔案信息化管理，保障服務(wù)平臺暢通，搞好信息化建設(shè)

城建檔案信息化的公共服務(wù)能力的提高，還有賴于檔案信息化服務(wù)平臺和渠道的暢通。這也就是，搞好檔案信息化建設(shè)，是保障城建檔案有效服務(wù)的前提。

（1）（結(jié)合我館現(xiàn)狀）目前我館收集的房建類檔案和市政工程（道路、橋梁）檔案居多，檔案信息化工作已趨于完善，但建立檔案信息化服務(wù)平臺還是空白?？紤]到建設(shè)工程的建設(shè)單位或施工單位跨區(qū)域的較多，城建檔案管理部門對外服務(wù)的局限性也較大。對此，可以試行與本省其他地州市城建檔案館形成的城市建設(shè)檔案信息“跨館”服務(wù)利用的模式。采用城建檔案信息系統(tǒng)和互聯(lián)網(wǎng)相結(jié)合的方式，聯(lián)通本省各地州市的城建檔案信息數(shù)據(jù)，建立起“跨館”城建檔案信息服務(wù)平臺，使“跨館”的城建檔案信息能互通互用，使公開的檔案信息資源達(dá)到共享。

另外，為了更好地共享“跨館”檔案服務(wù)，各城建檔案管理部門要建立好檔案編研信息平臺。將編研的檔案成果通過“跨館”式的檔案信息服務(wù)平臺公示，為廣大檔案利用者提供有價(jià)值的信息服務(wù)。

（2）利用好人工智能化對檔案信息化平臺的服務(wù)。建立智能客服，應(yīng)是檔案信息服務(wù)平臺不可或缺的一部分。用戶在注冊登錄檔案信息服務(wù)平臺后，可以通過智能客服窗口進(jìn)行交流，對公開的城市建設(shè)檔案信息進(jìn)行自動化處理。讓檔案利用者足不出戶，為其提供更快捷更方便的檔案信息服務(wù)。實(shí)現(xiàn)檔案管理部門公益性服務(wù)機(jī)制，全民資源共享。

（3）根據(jù)檔案的密級程度，確保檔案信息在存儲和傳遞、查閱利用上的安全性。城建檔案的特殊性，有些會涉及到公共安全等重大問題。故城建檔案信息在經(jīng)過正確的數(shù)字化處理后，應(yīng)專人專管，定期對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行校正和備份處理。城建檔案信息管理系統(tǒng)也要不斷更新和優(yōu)化，網(wǎng)絡(luò)安全系統(tǒng)更要跟進(jìn)檔案信息平臺的服務(wù)。目前檔案信息管理系統(tǒng)多使用內(nèi)網(wǎng)的方式登錄處理檔案信息。但是，若通過外網(wǎng)的方式提供檔案信息服務(wù)時，為確保網(wǎng)絡(luò)安全，可研發(fā)專門的檔案信息殺毒軟件，以防止網(wǎng)絡(luò)病毒的攻擊和侵害。

（4）搞好檔案信息化硬件基礎(chǔ)設(shè)施和軟件系統(tǒng)建設(shè)。建立配套的硬件設(shè)施，如辦公場所的設(shè)置、計(jì)算機(jī)的更新?lián)Q代、人員配備等，優(yōu)化軟件系統(tǒng)的管理，如檔案信息數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)、存儲備份系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)安全管理系統(tǒng)等，都是提高檔案信息化工作的基礎(chǔ)。

3 提高服務(wù)意識，提升城建檔案人員專業(yè)素質(zhì)，搞好專業(yè)隊(duì)伍建設(shè)

服務(wù)是城建檔案工作的最終目標(biāo)，是城建檔案館生存、發(fā)展的前提。檔案管理部門在管理好檔案的同時，更要做好檔案服務(wù)工作。做好服務(wù)工作，一要有良好的服務(wù)意識，二要有專業(yè)的素養(yǎng)與服務(wù)能力。

（1）城建檔案管理部門及檔案工作人員要養(yǎng)成先進(jìn)科學(xué)的檔案服務(wù)意識。

主動讓城建檔案服務(wù)工作走出去。城建檔案管理部門要積極組織工作人員“定期多點(diǎn)”宣傳城建檔案的重要性和相關(guān)法律法規(guī)。通過城建檔案信息的記載，展示當(dāng)?shù)爻鞘薪ㄖ锏难葑?。讓公民更多的了解城市建設(shè)檔案，了解當(dāng)?shù)爻鞘薪ㄔO(shè)發(fā)展的歷程，了解城建檔案工作的重要性。

公示、簡化城建檔案信息服務(wù)流程，檔案工作人員要及時履行告知義務(wù)。城建檔案辦公場所內(nèi)要設(shè)置明顯的檔案服務(wù)標(biāo)示牌。并制定明確的服務(wù)流程，通過檔案信息網(wǎng)站或電子顯示屏的形式公示。對在期限內(nèi)辦結(jié)的檔案信息服務(wù)，檔案工作人員要一次性全面告知檔案服務(wù)對象。

城建檔案工作人員要以高度的責(zé)任心和端正的態(tài)度，耐心提供檔案信息服務(wù)。檔案服務(wù)對象較廣，對不同的檔案服務(wù)對象提供檔案的方式也不盡相同。通過實(shí)體辦事窗口和建立“跨館”式檔案信息化服務(wù)平臺等方式，為社會大眾提供更多樣化的檔案信息服務(wù)。檔案工作人員在檔案信息檢索時，速度要快、準(zhǔn)確率要高、檔案信息要全，要以最簡便的檢索方式為檔案利用者提供最快捷的檔案信息服務(wù)。對檔案信息利用者提供檔案資料查閱時，城建檔案管理部門要根據(jù)本館檔案利用情況，制定完善檔案借閱制度，對外借的原始檔案要辦理合規(guī)的借閱手續(xù)。同時，檔案工作人員要主動及時追蹤外借檔案的利用情況，做好借閱信息登記工作，定期清理對外借閱的檔案，保護(hù)好檔案的完整性，保證檔案的及時歸檔。尤其值得注意的是，城建檔案的特殊性，檔案工作人員在提供檔案服務(wù)時，對涉及保密性的檔案應(yīng)慎重甄別、嚴(yán)格遵照檔案借閱制度，為檔案查閱利用者文明服務(wù)。

（2）要加強(qiáng)專業(yè)隊(duì)伍建設(shè)，提升專業(yè)服務(wù)能力。

專業(yè)隊(duì)伍的建設(shè)可以通過自身自主學(xué)習(xí)、業(yè)務(wù)培訓(xùn)以及人才引進(jìn)來加強(qiáng)。就自主學(xué)習(xí)而言，由于城建檔案的專業(yè)性，要求檔案人員既熟悉城建專業(yè)法律法規(guī)，又要掌握檔案工作法律法規(guī)。所以，檔案工作人員可根據(jù)自身情況定期適時學(xué)習(xí)相關(guān)法律法規(guī)，這是提高檔案服務(wù)工作質(zhì)量的前提。

城建檔案管理人員也要跟緊步伐，形成現(xiàn)代化的管理思想。城建檔案管理部門在引進(jìn)高科技人才的同時，也要注重現(xiàn)有人力資源的開發(fā)和利用。要為檔案工作人員提供系統(tǒng)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和更多的學(xué)習(xí)機(jī)會，或以與其他專業(yè)檔案館橫向交流的方式，借鑒其先進(jìn)工作經(jīng)驗(yàn)和方法來提升檔案人員的專業(yè)水平。

信息技術(shù)的進(jìn)步，檔案信息化飛速的發(fā)展。對城建檔案服務(wù)工作提出了更高、更深入的要求，先進(jìn)的硬件設(shè)備及系統(tǒng)軟件建設(shè)、復(fù)合型的檔案專業(yè)隊(duì)伍建設(shè)等等。從而要不斷拓展城建檔案服務(wù)工作思路、細(xì)化城建檔案服務(wù)工作方法，使城建檔案服務(wù)工作與時俱進(jìn)，最大化城建檔案信息價(jià)值，為社會服務(wù)。