顧嘉薇

上海建工集團(tuán)股份有限公司 上海 200080

1 建筑施工企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)管理的特點(diǎn)

1.1 建筑施工行業(yè)特點(diǎn)

建筑施工行業(yè)和其他工商業(yè)相比較，具有如下特點(diǎn)：一是從產(chǎn)品形態(tài)看，建筑施工行業(yè)生產(chǎn)的產(chǎn)品是建筑物，產(chǎn)品體積龐大、復(fù)雜多樣、整體難分、不易移動(dòng)；二是從生產(chǎn)特性看，建筑施工行業(yè)生產(chǎn)流動(dòng)性高，產(chǎn)品多為單件性，生產(chǎn)周期普遍較長(zhǎng)，生產(chǎn)環(huán)境中露天和高空作業(yè)多，危險(xiǎn)性高于其他工商業(yè)；三是從經(jīng)營(yíng)特性看，建筑施工行業(yè)受到宏觀環(huán)境影響較大，普遍采用先訂貨后生產(chǎn)和分期付款結(jié)算；四是從行業(yè)準(zhǔn)入看，《中華人民共和國(guó)建筑法》對(duì)建筑施工企業(yè)的從業(yè)資格做了嚴(yán)格的限定，明確規(guī)定從事建筑活動(dòng)的建筑施工企業(yè)取得相應(yīng)等級(jí)的資質(zhì)證書(shū)后，方可在其資質(zhì)等級(jí)許可的范圍內(nèi)從事建筑活動(dòng)；五是從行業(yè)組織特征看，建筑施工行業(yè)屬于典型的勞動(dòng)密集型產(chǎn)業(yè)，承發(fā)包關(guān)系更加復(fù)雜，組織層級(jí)較多。

1.2 企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)管理的特點(diǎn)

風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生是可能的，風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生后會(huì)造成不利的后果，風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性及其后果的嚴(yán)重程度都與其發(fā)生的條件相關(guān)；風(fēng)險(xiǎn)可能會(huì)帶來(lái)?yè)p失，所以風(fēng)險(xiǎn)的存在對(duì)人的活動(dòng)具有約束作用；企業(yè)在經(jīng)營(yíng)管理中，不能不考慮風(fēng)險(xiǎn)的威脅，以免受到不必要的損失或過(guò)重的打擊。而風(fēng)險(xiǎn)管理就是確定、評(píng)估及控制組織內(nèi)因業(yè)務(wù)活動(dòng)而須承受的所有風(fēng)險(xiǎn)，讓企業(yè)能夠利用最直接而有效的途徑，實(shí)現(xiàn)企業(yè)的目標(biāo)和使命。通過(guò)度量、控制和降低企業(yè)因承受純風(fēng)險(xiǎn)（蒙受損失的風(fēng)險(xiǎn)）和投資風(fēng)險(xiǎn)（賺錢的風(fēng)險(xiǎn)）而帶來(lái)的負(fù)面影響，幫助企業(yè)保持盈利，從而實(shí)現(xiàn)企業(yè)提高投資者回報(bào)率的目標(biāo)。筆者從風(fēng)險(xiǎn)管理中的一個(gè)重要環(huán)節(jié)——印章管理來(lái)舉例闡述[1-2]。

1.3 一般企業(yè)印章管理的特點(diǎn)

傳統(tǒng)印章，即常見(jiàn)的實(shí)物印章，廣泛用于合同、協(xié)議等文書(shū)簽訂。傳統(tǒng)印章管理多為人工管理，使用印章的法人公司一般會(huì)出臺(tái)相關(guān)制度進(jìn)行約束。一般來(lái)說(shuō)，有如下3種管理原則：一是“不可接觸”原則，即非經(jīng)企業(yè)法定代表人或者負(fù)責(zé)人審批，非印章保管人員不得接觸印章，任何工作人員不得將印章帶出指定保管地點(diǎn)；二是“模式靈活”原則，即企業(yè)各部門及工作人員可根據(jù)不同業(yè)務(wù)特點(diǎn)采取不同用印模式；三是“可追溯”原則，即確保每次用印活動(dòng)、用印人、用印行為有案可查。

1.4 建筑施工行業(yè)印章管理的特點(diǎn)和難度

建筑施工企業(yè)由于行業(yè)特性，存在印章數(shù)量多、用印單位層級(jí)多、項(xiàng)目散布面廣、用印區(qū)域跨度大、用印風(fēng)險(xiǎn)高度集聚等特點(diǎn)。如建筑施工過(guò)程需要用印確認(rèn)的開(kāi)工令、吊裝令、竣工驗(yàn)收、農(nóng)民工工資結(jié)算、項(xiàng)目經(jīng)濟(jì)效益考核等，任何一個(gè)用印環(huán)節(jié)出現(xiàn)紕漏，都可能導(dǎo)致企業(yè)發(fā)生重大損失，甚至對(duì)社會(huì)穩(wěn)定和人民生命財(cái)產(chǎn)安全帶來(lái)巨大威脅。作為勞動(dòng)密集型傳統(tǒng)行業(yè)，建筑施工行業(yè)的整體管理水平與其他行業(yè)還存在較大的差距，在印章管理的實(shí)務(wù)操作中，印章濫用、亂用、人情章、關(guān)系章、私蓋公章，甚至偽造公章的情況時(shí)有發(fā)生，給企業(yè)的經(jīng)濟(jì)管理和品牌維護(hù)帶來(lái)巨大安全風(fēng)險(xiǎn)。

2 上海建工集團(tuán)綜合管理制度的形成

2.1 企業(yè)的基本情況

筆者所在的上海建工集團(tuán)擁有行業(yè)頂級(jí)資質(zhì)，綜合規(guī)模躋身世界行業(yè)十強(qiáng)，在超高層建筑、大型綜合體、地下空間開(kāi)發(fā)、市政基礎(chǔ)設(shè)施等領(lǐng)域擁有驕人業(yè)績(jī)。21世紀(jì)以來(lái)，業(yè)務(wù)又拓展到設(shè)計(jì)咨詢、房產(chǎn)開(kāi)發(fā)、城建投資、建材工業(yè)等領(lǐng)域。近年來(lái)，隨著各級(jí)政府對(duì)相關(guān)國(guó)企提出“全國(guó)布局、服務(wù)全國(guó)、海外發(fā)展”要求，公司積極響應(yīng)政策，實(shí)施“走出去”戰(zhàn)略，目前已在全國(guó)150多個(gè)城市、全球40多個(gè)國(guó)家和地區(qū)開(kāi)展業(yè)務(wù)，擁有員工近50 000人，在建項(xiàng)目2 000余個(gè)，在建施工面積1.2億 m2。

2.2 制定集團(tuán)公司綜合管理制度

針對(duì)企業(yè)自身管理跨度的加大和日益嚴(yán)峻的風(fēng)險(xiǎn)形勢(shì)，通過(guò)對(duì)各條線進(jìn)行綜合調(diào)研，上海建工集團(tuán)制定了包括《保密工作管理規(guī)范》《法人代表授權(quán)管理規(guī)范》《企業(yè)法律事務(wù)管理指引》《印章管理規(guī)范》等在內(nèi)的16種綜合管理制度，完善了相關(guān)應(yīng)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的制度體系，全面提升了風(fēng)險(xiǎn)管控能力，體現(xiàn)了對(duì)集團(tuán)戰(zhàn)略的保駕護(hù)航作用。以《印章管理規(guī)范》為例，2012年，集團(tuán)公司組織行政條線對(duì)全集團(tuán)范圍內(nèi)的印章管理情況進(jìn)行了調(diào)研，梳理出如下問(wèn)題：一是在印章刻制環(huán)節(jié)，部分單位和項(xiàng)目部存在新刻印章未按流程備案，甚至為簡(jiǎn)化流程私刻公章等問(wèn)題；二是在印章使用環(huán)節(jié)，存在部分項(xiàng)目部尚未正式成立就已刻制公章并使用，項(xiàng)目部公章使用范圍不清，項(xiàng)目部公章使用審批制度缺失，沒(méi)有建立項(xiàng)目部公章使用登記檔案等問(wèn)題；三是在印章管理環(huán)節(jié)，印章管理人員的工作責(zé)任心、嚴(yán)肅性還存在差距，管理過(guò)程中存在缺乏項(xiàng)目部公章保管制度，現(xiàn)代信息管理手段利用不足，沒(méi)有項(xiàng)目部公章回收、封存、銷毀制度，項(xiàng)目部公章遺失、被盜、被搶、損毀后處置措施不到位等問(wèn)題。

2.3 循序漸進(jìn)完善企業(yè)綜合管理制度

2013年，集團(tuán)公司在基層調(diào)研所發(fā)現(xiàn)問(wèn)題的基礎(chǔ)上，出臺(tái)了多項(xiàng)具體舉措，包括：舉辦印章管理專題講座、成立印章管理工作小組、召開(kāi)印章管理工作會(huì)議、頒布《印章管理指引（試行）》。2016年，在充分調(diào)研的基礎(chǔ)上開(kāi)展了用印合規(guī)性專項(xiàng)檢查、實(shí)施總部用印前置審核等，形成并實(shí)施了《集團(tuán)公司印章管理辦法》，并納入企業(yè)依法合規(guī)檢查要求。兩次調(diào)研和專題論證，固化了管理制度，保證了印章使用的合法性、安全性和嚴(yán)肅性，各級(jí)子公司、分公司、項(xiàng)目部的印章使用有了明確的依據(jù)和管理規(guī)則，集團(tuán)公司整體印章管理的能力有了較大的提升。2020年，針對(duì)集團(tuán)公司項(xiàng)目地域分散和用印需求快速增長(zhǎng)的現(xiàn)實(shí)需要，結(jié)合信息化技術(shù)的普及和提升，又更新了用印審批的網(wǎng)上流轉(zhuǎn)辦法，大幅提高了印章管理的服務(wù)效率。

2.4 建立印章管理制度解決的主要問(wèn)題

1）厘清公司印章基本情況，通過(guò)定期的調(diào)研和檢查，集團(tuán)總部掌握了各部門、下屬公司、分公司、項(xiàng)目部乃至個(gè)人擁有的各類印章總數(shù)、分布、用途、責(zé)任人員、用印情況、存續(xù)情況（在用、停用、遺失、銷毀、回收等）等大數(shù)據(jù)，摸清了“家底”，厘清了管理范圍，為公司對(duì)印章的可持續(xù)有效管理奠定了基礎(chǔ)。

2）完善印章管理的規(guī)章制度和辦法，更新了印章保管交接登記簿、用印申請(qǐng)單、登記簿、審批表，修訂了印章外出使用、保管審批單和印章前置審批制度，使用印管理更加合理規(guī)范。

3）建立企業(yè)印章管理工作的長(zhǎng)效機(jī)制，夯實(shí)了印章管理基礎(chǔ)，不定時(shí)組織印章管理人員學(xué)習(xí)印章管理指引和規(guī)范；在印章日常保管和使用中設(shè)立用印人員的A、B角制度，做到了“人在章在、人離章收”，確保保管安全。

4）采用信息化手段加強(qiáng)印章管理，實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)、實(shí)時(shí)管控。2020年出臺(tái)的線上審批模式打破了空間限制，提高了審批效率，審批人可自由添加和調(diào)整，避免了流程固化，便利性的提升很大程度上避免了基層為省時(shí)間私刻公章的現(xiàn)象。此外，還利用技防設(shè)施，加強(qiáng)對(duì)印章的動(dòng)態(tài)管理，絕大多數(shù)單位安裝了攝像頭，確保用印安全和可追溯。

5）加大了對(duì)外省市區(qū)域公司印章管理，明確職責(zé)，責(zé)任到人。同時(shí)，對(duì)分包單位加強(qiáng)監(jiān)管，與所有分包單位簽訂印章管理承諾書(shū)，強(qiáng)化用印制度的嚴(yán)肅性。

3 大型建筑企業(yè)印章管理趨勢(shì)的展望

3.1 時(shí)代呼喚新的印章管理方式

印章看似不起眼，實(shí)則關(guān)系企業(yè)組織經(jīng)營(yíng)效率與風(fēng)險(xiǎn)控制。在集團(tuán)公司多年的印章管理實(shí)踐中，雖然進(jìn)行了多次實(shí)質(zhì)有效的印章管理改革，有效防范了風(fēng)險(xiǎn)，但將實(shí)體印章作為印章管理的唯一對(duì)象已明顯“水土不服”：一是效率問(wèn)題，實(shí)體印章用印審批流程長(zhǎng)，跨區(qū)域用章效率低；二是風(fēng)控問(wèn)題，下屬企業(yè)、部門印章管控難，印章外借、印章制假防范難，各級(jí)管控體需配置大量專職人員，人力資源成本居高不下。筆者發(fā)現(xiàn)，隨著公司業(yè)務(wù)范圍的持續(xù)擴(kuò)展，基層項(xiàng)目部、一線經(jīng)營(yíng)人員對(duì)印章電子化、線上化的需求愈發(fā)強(qiáng)烈，如能實(shí)現(xiàn)印章電子化管理，將印章置于集團(tuán)公司信息化平臺(tái)下，將對(duì)企業(yè)的效率提升、成本控制，甚至生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的進(jìn)一步突破起到積極的作用。

3.2 電子印章的特點(diǎn)和管理難點(diǎn)

電子印章本質(zhì)上是利用圖像處理技術(shù)將紙質(zhì)印模上的印章轉(zhuǎn)化為與紙質(zhì)文件蓋章操作相同可視效果的圖像，同時(shí)利用電子印章技術(shù)保障電子信息的真實(shí)性、完整性和操作人員的不可否認(rèn)性。數(shù)字證書(shū)是一種權(quán)威性的電子文檔，相當(dāng)于網(wǎng)上的身份證，它以數(shù)字簽名的方式通過(guò)第三方權(quán)威認(rèn)證，有效地進(jìn)行網(wǎng)上身份認(rèn)證，幫助各個(gè)主體識(shí)別對(duì)方身份和表明自身的身份，具有真實(shí)性和防抵賴功能。與物理身份證不同的是，數(shù)字證書(shū)還具有安全、保密、防篡改的特性，可對(duì)企業(yè)網(wǎng)上傳輸?shù)男畔⑦M(jìn)行有效保護(hù)和安全傳遞。電子印章是建立在數(shù)字證書(shū)基礎(chǔ)之上的。但電子印章在帶來(lái)便利和效率的同時(shí)，如果管理不到位，很可能會(huì)成為企業(yè)安全的“雙刃劍”。伴隨信息化管理的轉(zhuǎn)變，企業(yè)在印章管理模式上也應(yīng)當(dāng)與時(shí)俱進(jìn)，通過(guò)采用印章管控智能化、移動(dòng)化、在線化及可追溯思路，更新對(duì)印章的全生命周期管控的各項(xiàng)管理措施。

3.3 電子印章的管理重點(diǎn)設(shè)想

近年來(lái)，政府為企業(yè)提供“一網(wǎng)通辦”服務(wù)的重要舉措之一，就是大力推行法人數(shù)字證書(shū)，加快了企業(yè)對(duì)接政府事項(xiàng)的辦事效率，為企業(yè)市場(chǎng)經(jīng)營(yíng)提供了有力支撐，推動(dòng)了全國(guó)化戰(zhàn)略的實(shí)施。目前，集團(tuán)公司證書(shū)管理、制度流程有待完善，監(jiān)管機(jī)制還需探索。筆者認(rèn)為，對(duì)標(biāo)國(guó)際一流企業(yè)，集團(tuán)公司證書(shū)管理必須堅(jiān)持頂層設(shè)計(jì)與結(jié)果導(dǎo)向相結(jié)合，強(qiáng)化風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)、合規(guī)意識(shí)，強(qiáng)調(diào)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、落實(shí)執(zhí)行，加快建立法律、合規(guī)、風(fēng)險(xiǎn)、內(nèi)控一體化管控體系，確保集團(tuán)證書(shū)管理權(quán)責(zé)匹配、精準(zhǔn)施策、依法合規(guī)。

1）摸清“家底”，引導(dǎo)既有印章管理體系的電子化轉(zhuǎn)型。通過(guò)調(diào)研和排摸等方式，在原有印章管理體系的基礎(chǔ)上，做好電子印章的統(tǒng)計(jì)分類和分級(jí)，確定集團(tuán)公司各層級(jí)既有的電子印章和CA鎖的數(shù)量、分布、責(zé)任人及使用情況。同時(shí)，統(tǒng)計(jì)和厘清集團(tuán)公司各層級(jí)內(nèi)有條件開(kāi)展印章電子化轉(zhuǎn)型的使用部門，明確相應(yīng)的監(jiān)管人員。

2）明確分工，形成涵蓋全集團(tuán)的電子印章管理體系。明確各單位、事業(yè)部分管領(lǐng)導(dǎo)和主責(zé)部門，形成推進(jìn)集團(tuán)證書(shū)管理的協(xié)同效應(yīng)和工作合力，全面開(kāi)展集團(tuán)證書(shū)的調(diào)查統(tǒng)計(jì)工作。通過(guò)專題會(huì)議和制度制訂等形式，明確各單位、事業(yè)部、集團(tuán)部門使用集團(tuán)證書(shū)的范圍、事項(xiàng)和權(quán)限，分級(jí)簽署集團(tuán)證書(shū)的《委托授權(quán)使用管理協(xié)議》。

3）加強(qiáng)培訓(xùn)，實(shí)施橫向到邊、縱向到底的矩陣管理。逐步培育和建立專業(yè)化、高素質(zhì)的印章管理隊(duì)伍，確保嚴(yán)格遵守企業(yè)規(guī)章制度和紀(jì)律、熟悉電子印章和線上流程的操作，保障用章全過(guò)程的合法、合規(guī)、安全、高效；實(shí)施橫向授權(quán)管理，如集團(tuán)鎖、子集團(tuán)鎖、區(qū)域公司鎖到城市公司鎖；縱向授權(quán)管理按功能分條線管理，從投標(biāo)鎖、竣工鎖、項(xiàng)目經(jīng)理鎖到人員社保鎖等；建立法人數(shù)字證書(shū)全生命周期管理流程，規(guī)范證書(shū)申請(qǐng)辦理、日常使用、申請(qǐng)續(xù)證、申請(qǐng)注銷及外地申請(qǐng)借用等常見(jiàn)運(yùn)用場(chǎng)景。

4）建章立制，明確電子印章管理的嚴(yán)肅性和專業(yè)性。一是編制完善的相關(guān)制度，健全論證決策程序，優(yōu)化審核工作機(jī)制，將現(xiàn)有集團(tuán)公司印章管理辦法升級(jí)更新，增加對(duì)電子印章申請(qǐng)流程、使用流程、借用流程、集中保管、臺(tái)賬記錄等要求，確保制度統(tǒng)一有效、全面覆蓋、內(nèi)容明確；二是通過(guò)加強(qiáng)宣貫培訓(xùn)、納入業(yè)務(wù)流程、明確崗位守則、留存管理痕跡等方式，確保集團(tuán)證書(shū)監(jiān)管有效，特別是嚴(yán)格控制數(shù)字證書(shū)使用權(quán)限，把控授權(quán)人選擇，賦予不同崗位人員相應(yīng)的數(shù)字證書(shū)使用與管理權(quán)限；快速響應(yīng)授權(quán)人的更替，確保用印流程不受授權(quán)人崗位變更的影響等；三是推進(jìn)集團(tuán)證書(shū)管理信息化建設(shè)，統(tǒng)籌安排有關(guān)系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)和上線運(yùn)行；四是將電子印章管理納入集團(tuán)公司的依法合規(guī)管理體系，對(duì)制度的落實(shí)情況進(jìn)行監(jiān)督檢查和定期通報(bào)，檢查結(jié)果輔以數(shù)據(jù)分析，開(kāi)展管理效能評(píng)估。

4 結(jié)語(yǔ)

風(fēng)險(xiǎn)管理就是確定、評(píng)估及控制組織內(nèi)因業(yè)務(wù)活動(dòng)而須承受的所有風(fēng)險(xiǎn)，讓企業(yè)能夠利用最直接而有效的途徑，實(shí)現(xiàn)企業(yè)的目標(biāo)和使命。近年來(lái)，政府為企業(yè)提供“一網(wǎng)通辦”服務(wù)的重要舉措之一，就是大力推行法人數(shù)字證書(shū)，加快了企業(yè)對(duì)接政府事項(xiàng)的辦事效率，為企業(yè)市場(chǎng)經(jīng)營(yíng)提供了有力支撐，推動(dòng)了全國(guó)化戰(zhàn)略的實(shí)施，從技術(shù)手段上大大減少了潛在風(fēng)險(xiǎn)。對(duì)于目前集團(tuán)用印的現(xiàn)狀，筆者認(rèn)為，對(duì)標(biāo)國(guó)際一流企業(yè)，集團(tuán)公司風(fēng)險(xiǎn)管理必須堅(jiān)持頂層設(shè)計(jì)與結(jié)果導(dǎo)向相結(jié)合，將現(xiàn)有集團(tuán)公司印章管理辦法升級(jí)更新，納入數(shù)字證書(shū)的管理制度，增加對(duì)電子印章申請(qǐng)、使用、借用、臺(tái)賬記錄等的要求，確保制度統(tǒng)一有效、全面覆蓋、內(nèi)容明確，并納入集團(tuán)公司的依法合規(guī)管理體系，建立全面風(fēng)險(xiǎn)管理組織體系，做好事前防范、事中控制和事后處置。

[1] 李桂武.企業(yè)印章管理中的法律風(fēng)險(xiǎn)防范[J].現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息,2021(7):155-156.

[2] 伍聰.怎樣做好印章管理工作[J].秘書(shū),2007(9):18-19.