陳 慧 高 銳 徐文婕 章 凱

(1.南京市水利規(guī)劃設(shè)計(jì)院股份有限公司，江蘇 南京 210000;2.南京市江寧區(qū)水務(wù)局，江蘇 南京 210000)

隨著時(shí)代的發(fā)展，水利工程檔案逐漸走向了正軌。水利工程檔案管理系統(tǒng)為檔案管理工作提供了極大的便利。江蘇省水利廳檔案管理系統(tǒng)早在2015年就開始在全省內(nèi)啟用，但是由于系統(tǒng)的復(fù)雜性、多樣性、檔案管理人員的不熟練性，以及各水利工程項(xiàng)目建設(shè)的規(guī)范大小不同性，該系統(tǒng)的推廣和使用比較緩慢。為做好建設(shè)工程檔案管理工作，江寧區(qū)水利建設(shè)工程管理處首次在江寧區(qū)句容南河治理工程中應(yīng)用江蘇省水利廳檔案管理系統(tǒng)，確保了檔案管理的系統(tǒng)化、程序化，保證了工程檔案的及時(shí)性、完整性及系統(tǒng)性，在把傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)榛诰W(wǎng)絡(luò)的信息化管理基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)文件級檔案的管理和查閱,極大地方便檔案管理者和使用者。

1 江蘇省水利廳檔案管理系統(tǒng)在本項(xiàng)目上推廣與應(yīng)用

目前，江蘇省大多數(shù)水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案仍在沿用著以往的紙質(zhì)化檔案管理。檔案管理相對傳統(tǒng)，雖然有些項(xiàng)目接觸到該檔案管理系統(tǒng)，但是整體的反映都是系統(tǒng)不好用、不會用，故而將其拒之門外，該系統(tǒng)在水利工程項(xiàng)目上的使用率非常低。

江寧區(qū)句容南河治理工程位于南京市江寧區(qū)湖熟街道范圍內(nèi)，是江寧區(qū)湖熟街道沿溧水河防洪圈主要防洪屏障，該項(xiàng)目總投資為10 941.49萬元。主要建設(shè)內(nèi)容：句容南河河口以上段加固堤防12.38km，其中左岸祁家莊村尾段至孫家橋溧水河口段6.38km，右岸白米圩至龐家溧水河口段6km；迎水坡防護(hù)10.66km，左岸防滲處理5.415km，以及白蟻防治0.88km，拆建泵站5座、拆除1座，涵洞洞首改造及出口接長4座，新建砼防汛道路11.605km，新建上堤道路1.32km等。

項(xiàng)目于2018年5月開工建設(shè)，建設(shè)初期，江寧區(qū)水利建設(shè)工程管理處就對該項(xiàng)目的檔案管理工作提出了高標(biāo)準(zhǔn)、高要求，要把工程檔案管理工作從源頭上根據(jù)其系統(tǒng)性進(jìn)行管理。為此，建設(shè)單位積極與省、市水利工程檔案管理系統(tǒng)人員多方聯(lián)系、請教、學(xué)習(xí)，并將該檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用到了本項(xiàng)目上。與此同時(shí)，建設(shè)單位還要求各參建單位檔案管理人員積極、主動(dòng)學(xué)習(xí)使用江蘇省水利廳檔案管理系統(tǒng)，確保本工程檔案管理工作系統(tǒng)化、程序化管理。為工程以后的驗(yàn)收、投入使用提供全面、完整的工程檔案資料。

2 現(xiàn)階段水利工程檔案管理工作現(xiàn)狀

2.1 檔案管理制度不夠完善

制度的建立是一項(xiàng)系統(tǒng)工作的靈魂，制度建立的好壞，直接影響系統(tǒng)工作的好壞。檔案管理制度的建立，恰恰是項(xiàng)目檔案管理工作的重中之重。但由于各種原因，往往工程項(xiàng)目的檔案管理制度建立不夠完善，甚至有些項(xiàng)目根本就沒有檔案管理制度，導(dǎo)致整個(gè)項(xiàng)目的檔案管理出現(xiàn)混亂。

水利工程檔案管理工作是水利工程建設(shè)與管理工作的重要組成部分，各參建單位應(yīng)加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)管理責(zé)任，將檔案管理工作納入到工程項(xiàng)目建設(shè)管理工作中，完善檔案管理體系，健全檔案管理制度，明確檔案管理部門、人員的崗位職責(zé)，投入足額檔案管理經(jīng)費(fèi)，保證工程檔案管理工作正常有序開展，確保工程檔案管理工作質(zhì)量。

2.2 檔案管理人員專業(yè)業(yè)務(wù)水平偏低

水利工程項(xiàng)目從立項(xiàng)、可研、初設(shè)、實(shí)施、驗(yàn)收、運(yùn)行等過程中，會形成大量的檔案資料，檔案的收集、整理、歸檔、保管、審核等工作就需要由專門的檔案管理人員進(jìn)行。檔案管理人員業(yè)務(wù)水平的高低，直接影響著水利工程檔案管理質(zhì)量的好壞。檔案管理人員的忠于職守、遵守紀(jì)律、勤奮工作、嚴(yán)于律己，為檔案管理事業(yè)做出了突出貢獻(xiàn)，但是，現(xiàn)階段我國水利行業(yè)的檔案管理隊(duì)伍也存在著年齡結(jié)構(gòu)老齡化、知識結(jié)構(gòu)單一，業(yè)務(wù)水平素質(zhì)偏低、學(xué)歷結(jié)構(gòu)不合理等問題?，F(xiàn)階段，多數(shù)項(xiàng)目承包單位往往將項(xiàng)目檔案管理工作交由項(xiàng)目上的資料員進(jìn)行，由于資料員不是檔案管理專業(yè)出身，專業(yè)業(yè)務(wù)水平嚴(yán)重不足，同時(shí)又缺乏檔案管理方面的培訓(xùn)，導(dǎo)致項(xiàng)目檔案管理工作不規(guī)范，檔案整理工作繁重、時(shí)間長、效果差。

項(xiàng)目參加單位應(yīng)在項(xiàng)目上配備專業(yè)水平較高的檔案管理人員，同時(shí)加強(qiáng)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作，保證項(xiàng)目檔案管理人員崗位工作相對固定，確保項(xiàng)目建設(shè)全過程參與。

2.3 檔案管理工作重視程度不夠

工程檔案管理在整個(gè)項(xiàng)目的建設(shè)中起著至關(guān)重要的作用，但往往容易忽視，不夠重視。大多數(shù)施工單位都認(rèn)為，只要施工過程中將檔案資料收集好、保管好，能夠應(yīng)對上級領(lǐng)導(dǎo)的檢查、翻閱即可。工程結(jié)束后，再安排資料員進(jìn)行檔案收集、整理、分類、裝訂等工作，這樣既節(jié)省時(shí)間又節(jié)省人員，這樣的思想是不可取的，相關(guān)人員在認(rèn)識上出現(xiàn)誤區(qū)是忽略檔案管理工作的主要原因之一。雖然在口頭上對檔案管理的重要性重復(fù)進(jìn)行強(qiáng)調(diào)，但在思想上卻不能得到重視，只將檔案管理工作流于口頭上的工作安排，沒有具體安排到崗、到人。水利工程檔案管理工作得不到重視，就算到了最后整理階段，整理檔案資料的人員也是一頭霧水，長此以往，檔案管理將更加混亂。

3 江蘇省水利廳檔案管理系統(tǒng)在本項(xiàng)目上應(yīng)用效果

江寧區(qū)句容南河治理工程是江寧區(qū)首個(gè)應(yīng)用江蘇省水利廳檔案管理系統(tǒng)的水利工程項(xiàng)目，建設(shè)處安排了專職檔案管理人員進(jìn)行檔案系統(tǒng)學(xué)習(xí)，參加省、市水利系統(tǒng)檔案專項(xiàng)培訓(xùn)。通過江蘇省水利廳檔案管理系統(tǒng)在項(xiàng)目上的應(yīng)用，建設(shè)處檔案管理人員明白了水利工程檔案如何收集、分類、管理、整理、裝訂、移交以及保管和借閱等。檔號的分類更加合理，裝訂更加統(tǒng)一，管理更加有序。通過該系統(tǒng)的使用，本工程共形成工程檔案181卷，會計(jì)檔案7卷，照片104張，光盤2張，竣工圖682張。載體質(zhì)量、案卷質(zhì)量、整理編目等基本符合標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化要求。竣工圖編制更加規(guī)范，圖面較清晰，蓋有竣工圖章，簽字審核手續(xù)完備。建有檔案案卷級和文件級目錄數(shù)據(jù)庫，對部分重要文件進(jìn)行了全文數(shù)字化錄入，共錄入案卷級目錄181條，文件級目錄2 360條，數(shù)字化原文621篇。較以往工程的紙質(zhì)檔案，不論是在檔案數(shù)量、質(zhì)量，還是在檔案移交后的利用、管理、查詢等方面都有很大提升。

通過本項(xiàng)目上的檔案系統(tǒng)應(yīng)用，提升了一批檔案管理人員的技術(shù)水平，同時(shí)使建設(shè)單位的檔案管理更加規(guī)范化，大大節(jié)省了人力、物力。減少紙質(zhì)檔案帶來的諸多不便，提高了檔案查詢的便捷，在檔案利用方面也提升了很大便利。

4 結(jié) 語

水利工程檔案管理工作的規(guī)范化、制度化、專業(yè)化對檔案管理至關(guān)重要，通過江蘇省水利廳檔案管理系統(tǒng)的學(xué)習(xí)與應(yīng)用，對以后的水利工程檔案管理工作給予了很大的幫助。檔案管理工作離不開各方面的技術(shù)支撐。

水利工程檔案信息化管理是大勢所趨，工程檔案管理應(yīng)更加系統(tǒng)化、專業(yè)化、現(xiàn)代化，同時(shí)，也要培養(yǎng)出水利工程專業(yè)綜合性人才。該檔案系統(tǒng)屬于專業(yè)化系統(tǒng)，但水利工程建設(shè)內(nèi)容又不完全相同，形成的工程檔案就不是完全統(tǒng)一的。后期應(yīng)繼續(xù)完善該系統(tǒng)在水利工程項(xiàng)目上應(yīng)用的普遍性、可操作性。