王俊英

（山東省昌邑市檔案館，山東 濰坊 261300）

數字化檔案館的建設能夠為檔案管理提供更加廣闊的視野和更加便捷的管理方式，隨著科學技術的深入發(fā)展，對于檔案管理工作有了更加嚴格的要求，所以檔案館應當對其管理方式、管理內容、管理人員的技術等各個方面進行深入的調整，以承擔更多的任務。近年來，隨著科學技術的不斷進步，數字化技術已經深入到各行各業(yè)中，檔案館的發(fā)展也靈活地運用了各項先進的技術，在信息化時代大背景下，檔案數字化是檔案管理未來發(fā)展的必然結果。但是因為我國數字化檔案的發(fā)展時間較短，在建設數字化檔案過程中存在許多的問題需要進行及時的處理和解決。因此，相關部門必須根據電子文件以及檔案數字化管理中存在的不足，制定科學合理的管理方案進行解決。除此之外，檔案保護也是檔案管理中十分重要的一部分，做好檔案保護除了能夠增加檔案文獻的保存時長，還能夠促進檔案可持續(xù)利用的發(fā)展。當下各地區(qū)的大型、小型檔案館內存放的檔案資料大多數為紙質檔案，所以做好紙質檔案保護是特別重要的，尤其是一些較為重要的機關文件大部分是以紙質文件的方式進行存檔，所以需要做好對檔案的保護工作。然而由于紙質檔案在日常管理中常常受各種因素的影響，會遭受到各式各樣的損害，如書面破裂、受到蟲蛀、字跡消失等，對于紙質檔案的損害不僅會影響字跡的辨識和檔案外觀，還會縮短檔案的使用年限，甚至會導致紙質檔案無法使用，紙質檔案如果受到嚴重的損壞難以將其修復完善，所以一些被破壞的紙質檔案會永久消失，為人類帶來嚴重的損失[1]。

一、數字化檔案館建設的必要性

1.檔案信息數字化順應時代發(fā)展需要

由于信息技術和網絡技術的創(chuàng)新升級，越來越多的企業(yè)積極應用先進的技術來完善工作方式，當前社會檔案使用者對檔案管理部門有著愈發(fā)嚴格的要求，檔案使用者的需求已經發(fā)展成從檔案管理部門到先進的遠程信息服務。但是從檔案管理部門現行的運行狀況來看還無法滿足人們這一項要求，受各種因素的影響，檔案管理信息化能力與國外發(fā)達國家相比較仍有較大的差距，信息化水平能力還有待提升，而導致此種現象產生的原因是因為檔案信息數字化步伐難以跟上社會的腳步，致使計算機信息資源嚴重缺失。要想處理這一問題，需要加強信息化力度，進一步促進網絡化檔案信息形成，從而為各行各業(yè)人士予以良好的信息化服務，幫助用戶在短時間獲得所需要的檔案信息[2]。

2.檔案數字化是檔案管理發(fā)展的需要

在科學技術突飛猛進發(fā)展的當下，各行各業(yè)的發(fā)展趨勢愈發(fā)良好。而因為國內檔案管理數字化是在近幾年興起的，進程較為緩慢，致使當前的檔案數字發(fā)展速度無法與國外先進的檔案館相比較。眾所周知，電子文件的信息只能夠通過計算機來認證識別，對于計算機系統(tǒng)有著強烈的依賴感，但是現下檔案部門卻并沒有制定出一個完善的管理策略，致使電子檔案的使用效率不高。所以，檔案管理部門必須通過不斷地創(chuàng)新發(fā)展來達到檔案館發(fā)展的目標。在網絡時代背景下，需要充分運用計算機、多媒體技術，創(chuàng)新傳統(tǒng)觀念，改善傳統(tǒng)檔案館落后的經營方式。

3.提升檔案管理工作效率

創(chuàng)建數字化檔案館，打造先進的管理系統(tǒng)，除了能夠對檔案文件進行詳細的劃分和歸類，還能夠最大化地增強用戶的檔案服務體驗。此外，利用計算機系統(tǒng)創(chuàng)辦檔案資源管理平臺，能夠為用戶提供更加便捷的方式來查詢檔案資料，節(jié)省搜集檔案資源的時間和精力，同時，也是傳統(tǒng)檔案管理缺少的優(yōu)勢。積極創(chuàng)建數字化檔案館，能夠在很大程度上優(yōu)化檔案館自身的運作方式，幫助不同部門實現共同發(fā)展，有效增強檔案館的工作質量和效率。

二、數字化檔案館建設策略

1.豐富檔案信息資源的渠道

數字化檔案館建設主要的核心內容便是做好數據庫的信息資源整合工作，可以將其歸為以下三項內容：第一，打造檔案資源目錄信息數據庫，主要是利用數據庫技術編輯、加工、錄入紙質檔案目錄，然后轉變?yōu)樾畔⒒娮幽夸洈祿欤坏诙?，將紙質檔案以及其他形式的信息進行全文錄入，作為數字化檔案館建設中其中一項重要內容，利用掃描儀、照相機等先進設備，把紙質檔案信息完成數字化加工，將所獲得的信息統(tǒng)一轉化圖片資源、數字文本資源，方便通過計算機設備進行后續(xù)處理；第三，一體化處理數字化檔案，這項環(huán)節(jié)的工作內容是在前期處理或者是一體化處理視頻、圖片、音頻資料，根據之前已歸納好的檔案數字化目錄對比內容，并管理檔案信息和錄入檔案資料，進一步實現管理手段、利用手段一體化，能夠在很大程度上減少檔案館的物力和財力的浪費，增強檔案管理的資源利用率。

2.建設數字化檔案應用系統(tǒng)平臺

為了更好地實現數字化檔案館建設，需要高效開發(fā)檔案信息資源，積極打造數字化檔案應用平臺，以此加快檔案信息資源的開發(fā)和使用。在信息化時代背景下對于潛在的安全問題需要予以重視，所以對于檔案館的安全工作需要使用最先進的安保系統(tǒng)，通過檔案信息資源的保障工作來確保檔案信息資源的開發(fā)能夠合理地完成。檔案館的管理人員還有一項重要的工作任務便是提升檔案館工作人員的檔案安全保護意識，同時，通過完善檔案管理制度以及強化檔案保密技術等方法，在檔案館工作質量和效率能夠得到保證的前提下，盡最大可能避免檔案信息發(fā)生泄露的問題，保障檔案信息資源開發(fā)的安全性、合理性、科學性。當前，我國部分地區(qū)的檔案管理在檔案館中打造了內部局域網和數據庫，還建立了檔案檢索系統(tǒng)，保證檔案館館員工在工作中各項環(huán)節(jié)的質量和效率。同時，必須對檔案信息資源檢索系統(tǒng)進行科學合理的定期維護，保證檔案信息資源檢索的精確性，能夠適用各種語言和文字符號。

3.積極建設檔案管理人才團隊

為了加強數字化檔案館建設，有效開展數字化檔案建設工作，檔案館的領導者和管理者需要深刻地認識到數字化檔案館創(chuàng)建的內容和運行的機制，全面掌握檔案館運營中各方面的數據信息，同時，還需要重視檔案館管理團隊和人才隊伍的建設。身為檔案館的領導者和管理者，對于數字化檔案館建設的認知程度將直接決定數字化檔案館的建設進程。唯有領導者和管理者重視數字化檔案館的建設，才會在建設工作的開展中予以充足的資金支持，予以人力、物力、財力的幫助，同時，還需要加強對信息技術人員的專業(yè)培訓，幫助其掌握數字技術信息、文本處理技術、數據庫應用技術等。

三、數字化進程中紙質檔案的保護

1.掌握去污清潔技術

在紙質檔案的保護中需要掌握去污清潔技術，在去污工作中需要了解污漬的類別和紙張字跡的性質，并選擇合理的處理方式。在處理的過程中需要采用濃度適宜的藥劑，避免污漬擴散，在處理后要仔細檢查是否殘留有害物質。第一，需要從源頭避免污染源，管理人員在消除灰塵時需要選擇軟抹布、毛筆刷來打掃，用紗網罩住破壞嚴重的檔案再使用吸塵器進行定期吸塵，維護庫房衛(wèi)生，避免灰塵對紙張造成損壞。此外，有害的氣體對紙張也會造成損壞，所以需要注意防護空氣的污染物，可以在換氣通道口裝過濾設備，保證入室空氣清潔，對于受到污染的檔案，通常是使用吹、吸清除，或者是擦、掃、刮等方式，再小心仔細去除污斑，避免字跡消失[3]。檔案去污的方式較為多樣，檔案管理人員可以選擇合適的方式拯救被污漬破壞的檔案，增加檔案的使用期限。

2.建立健全基礎設施

紙質檔案在保存過程中需要選擇空氣流暢、光線好、防潮防火、設施設備完善的檔案庫房，檔案庫房的選擇地需要遠離危險物品以及各種有害物質，除此之外，還需要注意檔案庫房內的周遭環(huán)境對紙質檔案的影響。對紙質檔案壽命造成直接影響的因素便是溫濕度，所以應當控制好檔案庫房的溫濕度保證紙質檔案的完好無損。除了溫濕度，光也是對檔案壽命造成影響的一大因素，所以檔案館應當做好保護措施，盡量保證檔案不會受到太陽光的照射，對于一些不能照光的館藏資源，應當安裝防光窗簾，打造無光的環(huán)境保證對光敏感的檔案文件在暗處保存。同時，部分微生物也會對紙質檔案造成傷害，如細菌、霉菌等，所以檔案館管理人員需要定期進行掃塵除菌等工作，保證檔案館的清潔干凈，避免產生霉菌，為了防止霉菌的產生可以涂染防霉涂料在墻壁和地面上。檔案館管理人員在進出檔案室時需要身穿特定的工作服，在完成掃塵除菌等工作后再將新的檔案材料放置庫中保存。因此，數字化檔案館的建設需要政府和有關部門的重視，加大對于檔案管理的財政支出力度，改善檔案館檔案管理環(huán)境，促進數字化檔案管理的穩(wěn)定發(fā)展。

3.促進紙質檔案數字化

在檔案保護中人是非常重要的一項因素，對于檔案管理人為因素造成的損害是無法挽回的，所以需要加強檔案管理人員對于檔案的安全保護意識，需要明確檔案管理人員的職責和義務，可以通過建立責任制來培養(yǎng)檔案管理人員工作上的責任感和責任心，從而提升檔案管理人員的工作積極性，科學合理地管理檔案、保護檔案。紙質檔案的使用最容易受到損壞，在使用中常會發(fā)生破損，所以需要減少對紙質檔案的直接使用，降低紙張的損耗。當前在信息化時代的背景下數字檔案的發(fā)展則成了必然趨勢，數字化檔案建設可以延長紙質檔案使用年限。

結語

總而言之，檔案數字化是一項涉及檔案實體和檔案信息安全的工作。所以需要做好檔案數字化工作，采用合適的檔案數字化途徑，建立健全管理措施，進一步推動檔案館信息化建設和發(fā)展。