駱 麗

（云南省廣南縣城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險局，云南 廣南 663300）

一、城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險檔案管理現(xiàn)狀

根據(jù)當前對城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險參保人員的系統(tǒng)性調(diào)查和反饋，可以發(fā)現(xiàn)當前保險檔案管理具體現(xiàn)狀，在工作當中仍然存在大量較為薄弱的管理環(huán)節(jié)，部分管理方案較為陳舊以及部分管理人員個人專業(yè)素質(zhì)水準較低，因此，對于檔案的管理缺乏準確性和規(guī)范性。在這種環(huán)境之下也使得答案管理的歸檔效率大打折扣，由于當前網(wǎng)絡信息技術(shù)的高速發(fā)展，部分管理人員年齡較大無法準確地掌握當前的新興技術(shù)。因此，部分經(jīng)濟欠發(fā)達地區(qū)檔案管理人員無法使用電子化的系統(tǒng)進行檔案管理，所以每次在檔案整理和使用過程中都需要消耗大量的人力，人工的檔案管理往往會存在部分的疏忽，無法滿足調(diào)動檔案的準確性和效率。這種情況之，也會使得政府管理部門的業(yè)務效率下降，從而在服務方面大打折扣。城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險檔案管理的最終目標就是實現(xiàn)檔案的規(guī)范化快速化管理，幫助管理人員快速解決參保人的各種問題，及時發(fā)現(xiàn)參保人檔案存在的疏漏，保證檔案管理的準確性，使得社會養(yǎng)老保險落到實處發(fā)揮真正的作用[1]。

二、城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險檔案管理中存在的問題

1．檔案室無法滿足現(xiàn)有檔案存放需要

我國目前城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險檔案還是以紙質(zhì)檔案為主，目前參保人員呈逐年上升趨勢，部分檔案管理部門檔案時由于建成時代較早已經(jīng)無法適應當前社會的發(fā)展和人民的需求了。目前部分檔案管理部門對于檔案的存儲一般采用的是多部門多場地的方式，這樣也使得工作人員無法對檔案進行及時的整理和歸納，也無法及時地調(diào)取檔案中的具體信息。在這種情況之下，不僅會導致檔案管理質(zhì)量的下降，還會在查詢和工作過程中造成不必要的困難。

2．現(xiàn)有單位經(jīng)費無法支撐檔案管理需求

由于當前養(yǎng)老保險各種業(yè)務所存在的檔案較多，因此，在檔案的分類和整理方面，都需要投入較高的資金。目前經(jīng)濟較為發(fā)達的地區(qū)，已經(jīng)可以進行系統(tǒng)性的整合并落實電子檔案，提高規(guī)范化標準化管理，而在經(jīng)濟條件欠發(fā)達地區(qū)只能進行分期分批管理。若是也需要落實電子檔案則需要投入較高的資金，部分村鎮(zhèn)檔案管理部門無法設置專業(yè)的管理設備，這也是當前檔案管理中的重要問題之一。

3．檔案管理人員專業(yè)知識不足

根據(jù)調(diào)研顯示部分鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理機構(gòu)管理人員并非完全采用專職人員的工作模式，而是部分內(nèi)容由兼職人員進行完成，這也使得管理人員較為混雜，無法系統(tǒng)性地學習檔案管理專業(yè)知識，在檔案管理的過程中就會存在一定的不穩(wěn)定因素。由于兼職人員和專職人員相互結(jié)合，管理人員自身專業(yè)水準不統(tǒng)一，文化水平差距較為明顯，這也使得實際工作的效率大打折扣，當前欠發(fā)達地區(qū)對于管理專業(yè)素養(yǎng)培養(yǎng)工作的開展進展緩慢，從而導致檔案管理工作無法達到更高的質(zhì)量和更高的效率。

三、城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險檔案管理策略

1．確保保障措施到位

做好對同級人民政府的匯報，明確建立城市民生檔案工作的必要性，力爭獲得政府部門的大力支持從而使得經(jīng)費得以保證。有效地調(diào)整檔案工作人員配置，并落實國家歸檔管理工作專項經(jīng)費等。對于保險檔案的管理需要引起本單位主要領(lǐng)導的注意，將國家檔案管理工作和其他業(yè)務工作置于同樣重要的地位，并確保檔案管理工作的質(zhì)量，強化工作實施力度，以保證國家檔案管理工作措施的落實到位。

2．加強團隊培訓，確保專業(yè)技能得到提升

歸檔管理是一個政策性、高度要求的管理，要求檔案保管崗位人員必須具備較高的思想政治素養(yǎng)和較好的職業(yè)道德修養(yǎng)，并且喜歡歸檔保管管理工作、較強的社會責任心和在檔案管理方面的管理經(jīng)驗。所以，在做好檔案管理工作人員隊伍培養(yǎng)方面，一是在政府內(nèi)部組織機構(gòu)中建立專業(yè)的檔案保管部門，落實檔案管理工作人員制度，這也是政府檔案管理的重要基石。二是積極參加由省、市、縣級政府檔案保管機關(guān)舉辦的檔案知識培訓講座，和由業(yè)務主管機關(guān)舉辦的社會保險檔案管理培訓班等。三要做好基層的城鄉(xiāng)居民社會保險工作人員檔案培養(yǎng)工作。

3．加強制度建設，確保工作規(guī)范

根據(jù)新時期對黨領(lǐng)導干部的新要求，始終秉承著全心全意為人民服務的工作理念，逐步健全了單位檔案接收、管理、維護、保密、出借、人事服務等工作更新機制，嚴格檔案管理工作過程，做到對城鄉(xiāng)人民養(yǎng)老保險檔案制度化、規(guī)范化、標準化的管理，有效保存和運用檔案，更好地為參與的主體服務。

4．加強設備設施投資建設，確保檔案安全管理

為了推動檔案事業(yè)的順利發(fā)展，首先要積極爭取國家資金投入，增加檔案事業(yè)基本建設投資以提高檔案保護條件。再是增加檔案室的基本配置標準消防器材和火災報警系統(tǒng)，并安裝了滅菌機、除濕機、室內(nèi)空氣凈化器等設備；檔案管理部門還需要根據(jù)當?shù)氐木唧w狀況，安裝了計算機、專業(yè)掃描儀、高架掃描儀、復印機、打印機等設施配備。

5．做好信息化建設，實現(xiàn)了電子歸檔管理工作的順利開展

提升城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險電子檔案體系，是推動“互聯(lián)網(wǎng)+人”工作的必然需求。人社部大力推動了社會保險業(yè)務的“不開會”業(yè)務、清理合格證等一系列惠民舉措。事項、承諾制度和人類社會服務“快車道”行動，突出了加強信息化建設的重要性和電子記錄。繼續(xù)嚴格規(guī)范審核紙質(zhì)信息，因為紙質(zhì)文檔是檢驗傳統(tǒng)文本信息內(nèi)容真實性的基本依據(jù)。要把傳統(tǒng)紙質(zhì)文檔正確地轉(zhuǎn)化為電子信息，在數(shù)字化時代確保了紙質(zhì)文檔的完整性和準確度的前提條件。做好信息化工程建設。做好全國城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險綜合服務信息系統(tǒng)和全國電子檔案信息系統(tǒng)的銜接和融合，逐步完成全部電子檔案的網(wǎng)上歸檔工作。做好電子檔案宣傳，進一步轉(zhuǎn)變風險防范模式，利用信息系統(tǒng)對接管理，在各個環(huán)節(jié)設置風險警示信息。落實電子檔案管理應用，電子檔案的使用方式應和個性化服務措施相結(jié)合，利用檔案信息電子化管理系統(tǒng)加強大數(shù)據(jù)對接管理，進而提升人類社會公共服務水平[2]。

6．改善社會保障檔案管理環(huán)境

在人口老齡化和城市一體化發(fā)展的大背景下，中國城鄉(xiāng)人民社會養(yǎng)老保險檔案管理涵蓋的信息資源有了進一步擴大的態(tài)勢，而傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)無法適應廣大人民群眾的實際需要的數(shù)據(jù)材料數(shù)量。有關(guān)主管部門必須要完善歸檔保管的基礎設施建設，以擴大檔案庫容量，并定時對過期文檔加以整理，并進行存檔，既要保障全國城鎮(zhèn)居民和社會養(yǎng)老保險檔案信息系統(tǒng)的暢通。還必須完善檔案管理的基礎設施建設，以提高存儲庫容量定時整理過期文檔并進行存檔，從而使檔案信息更加安全。政府有關(guān)部門要全面檢察機關(guān)檔案管理工作的實際情況。對基礎設施較薄弱的地方管理單位，要加大資金投入設立綜合檔案管理室，全面完善城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險檔案保障。

7．科學的社保檔案分類管理

對全國城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險檔案信息系統(tǒng)進行分類管理，是縮短其使用流程、增加便捷的有效手段。一是檔案管理機關(guān)要根據(jù)各地實際，制訂有針對性的檔案管理工作標準，并根據(jù)有關(guān)法規(guī)要求，對城鄉(xiāng)人民在日常生活工作中的社會養(yǎng)老保險檔案信息加以歸集，確保檔案管理工作能夠得到系統(tǒng)的支持。二是城市居民個人的社會養(yǎng)老保險檔案管理人員，也要充分考慮社會養(yǎng)老保險檔案管理的差異，積極與參保人溝通，及時了解居民對社會保險政策的需求，從而提高辦案效率。城市居民個人社會生活養(yǎng)老保險檔案管理。社會保險檔案管理工作要根據(jù)本地的經(jīng)濟社會發(fā)展狀況開展，并根據(jù)地方財政部門制定的優(yōu)惠政策做好檔案分類，以保證檔案管理工作質(zhì)量。

8．檔案管理標準統(tǒng)一

但資金短缺一直是影響全國城鄉(xiāng)居民在社會保障檔案管理機關(guān)開展工作的主要原因之一，無法為紙質(zhì)檔案信息創(chuàng)造安全的存儲環(huán)境，嚴重影響了檔案管理的安全性。各地人民政府應當著力于建設功能相對完善的檔案管理室，并采用全國統(tǒng)一的社會保障檔案管理規(guī)范，通過網(wǎng)絡進行全國社保信息系統(tǒng)的全面共享，或者委托具備專門資格的網(wǎng)絡工程師建立符合地方要求，且由上級機構(gòu)統(tǒng)一負責管理的信息系統(tǒng)。為切實保障參保人員的社會保障權(quán)益，應在統(tǒng)一標準的基礎上完善日常工作流程，為檔案管理質(zhì)量提供支撐。

9．結(jié)合現(xiàn)代科技，開展社會保障檔案工作

隨著5G時代的普及與廣泛應用，各類現(xiàn)代信息技術(shù)在城鄉(xiāng)居民社會及養(yǎng)老保險企業(yè)檔案管理中的運用也日漸豐富。政府工作人員要提高綜合素養(yǎng)，定時地在社保平臺進行個人信息記錄，提高個人信息的搜索與共享等功能，以增強檔案信息管理的便利性與保密性。同樣，政府在注重信息化運用的過程中，也不可忽略對紙質(zhì)社保文檔的管理，以建立電子文檔和紙質(zhì)歸檔之間的合理聯(lián)系，為電子歸檔提供了參照依據(jù)。

結(jié)語

逐步完善城鄉(xiāng)人民社員的基本養(yǎng)老保險檔案工作規(guī)范性、國家標準、信息化管理工作，是人社部門利民便民的必經(jīng)之路，也是人社機關(guān)積極踐行對參保人“記錄一生、服務一生、保障一生”的諾言?；谥袊斍叭丝诶淆g化情況嚴重的大背景下，社會基本養(yǎng)老保險一直受到中國人的高度重視。政府部門將通過提升社會基本養(yǎng)老保險檔案制度管理效能，推動中國經(jīng)濟與社會和諧發(fā)展，為廣大城鄉(xiāng)居民的正當權(quán)益提供更有效保護，并有效化解國人在利用社會基本養(yǎng)老保險時出現(xiàn)的問題，進一步貫徹政府以人為本的基本原則，為國人提供更加優(yōu)良的公共服務。