楊艷春

（吉林通榆經(jīng)濟(jì)開發(fā)區(qū)，吉林 通榆 137200）

在我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展新形勢(shì)下，事業(yè)單位獲得快速發(fā)展，檔案作為單位在長(zhǎng)期運(yùn)行生產(chǎn)中產(chǎn)生的寶貴資源，其具有較強(qiáng)的價(jià)值和作用，可以為單位制定各項(xiàng)決策提供參考，為使用者提供便捷的服務(wù)。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，其已經(jīng)在檔案管理中獲得廣泛應(yīng)用，成為推動(dòng)檔案管理事業(yè)發(fā)展的核心力量，事業(yè)單位也要認(rèn)識(shí)到數(shù)字化管理的優(yōu)勢(shì)，挖掘檔案中蘊(yùn)含的潛在資源，為單位發(fā)展保駕護(hù)航。

一、事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理的背景

隨著我國(guó)政府提出“互聯(lián)網(wǎng)+”這一倡議后，各個(gè)行業(yè)都在探索“互聯(lián)網(wǎng)+”的新型發(fā)展模式，數(shù)字化檔案也成為檔案管理的發(fā)展新方向。數(shù)字化檔案是將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化檔案，利用多媒體、攝影以及掃描等方式，完成檔案資源的保存與管理，以網(wǎng)絡(luò)為支撐實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享和利用。通常情況下，數(shù)字化檔案管理需要以完善的硬件設(shè)施作為支撐，可以顯著提升檔案管理的效率和質(zhì)量，便于使用人員隨時(shí)調(diào)用和查閱，可以為檔案利用提供便捷。

二、事業(yè)單位開展數(shù)字化檔案管理的意義

1．挖掘檔案價(jià)值

檔案屬于事業(yè)單位在長(zhǎng)期發(fā)展中而積累形成的珍稀文件，其具有較強(qiáng)的指導(dǎo)性、參考性、借鑒性、規(guī)范性以及保密性，其中蘊(yùn)含巨大的價(jià)值。但是以往的檔案管理主要以紙質(zhì)檔案為主，難以對(duì)其潛存價(jià)值進(jìn)行深度挖掘，也為檔案利用帶來不便。通過數(shù)字化管理能夠運(yùn)用信息技術(shù)充分挖掘檔案價(jià)值，也為使用者檢索檔案帶來便捷，有助于提升檔案應(yīng)用效率。

2．降低管理成本

檔案是事業(yè)單位日常管理的主要內(nèi)容，而隨著數(shù)據(jù)資源化的發(fā)展，檔案資源也受到了單位領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，并且加大了管理資源投入。數(shù)字化管理可以突破空間和時(shí)間的制約，提升管理效能、降低管理成本，例如，將大量紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字檔案，可以節(jié)約檔案室空間。

3．強(qiáng)化管理效能

事業(yè)單位檔案涉及單位發(fā)展的多個(gè)方面，例如，人事檔案、生產(chǎn)檔案等，其具有較強(qiáng)的參考價(jià)值。通過數(shù)字化管理可以顯著提升檔案管理效能。例如，在管理人事檔案中，通過信息化管理平臺(tái)可以快速掌握職工的崗位調(diào)動(dòng)、退休以及入職等具體信息。

4．保證檔案安全

事業(yè)單位是為人民群眾提供服務(wù)的重要機(jī)構(gòu)，其在每天的生產(chǎn)運(yùn)行中會(huì)產(chǎn)生大量的檔案資源，很多檔案都具有較高的應(yīng)用和參考價(jià)值。以往以紙質(zhì)檔案為主的管理模式，檔案資源在長(zhǎng)期保存中容易發(fā)生損壞或者丟失。例如，檔案室濕度過大、蟲蛀以及人為損壞等，對(duì)檔案價(jià)值帶來負(fù)面影響。通過數(shù)字化管理，檔案以數(shù)字的方式保存和應(yīng)用，可以避免出現(xiàn)損壞情況，重要檔案及時(shí)備份，還可以提升檔案管理的安全性。

三、事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理優(yōu)化方法

1．構(gòu)建管理平臺(tái)

在信息時(shí)代下，信息技術(shù)已經(jīng)成為檔案管理的重要工具，為事業(yè)單位提供了巨大的便捷，在開展數(shù)字化管理中，單位要積極構(gòu)建信息化管理平臺(tái)。首先，基于檔案管理的工作需求，對(duì)管理平臺(tái)進(jìn)行頂端設(shè)計(jì)，做好軟件開發(fā)和設(shè)備選型工作，在考慮建設(shè)成本的基礎(chǔ)上，選擇適合單位管理的設(shè)備，發(fā)揮設(shè)備的管理效能；其次，在開展日常管理中，文字檔案的類型較多，為了滿足數(shù)字檔案管理的需求，要提升磁盤儲(chǔ)存量，并且采用磁帶和光盤的雙儲(chǔ)存方式，可以確保數(shù)字檔案安全；最后，為了保證管理平臺(tái)的實(shí)用性，事業(yè)單位可邀請(qǐng)專業(yè)的軟件公司進(jìn)行設(shè)計(jì)，保證管理系統(tǒng)和檢索系統(tǒng)更加符合檔案管理的需求[1]。

2．提升人員素質(zhì)

數(shù)字化管理與以往的管理模式存在一定差異，對(duì)管理人員的綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力提出新要求，想要發(fā)揮數(shù)字化管理的作用，事業(yè)單位則要建立一支現(xiàn)代化的管理隊(duì)伍。首先，基于數(shù)字化管理對(duì)崗位人員的需求，單位要不斷從高校和社會(huì)中吸納人才，充實(shí)以及完善管理隊(duì)伍，提升崗位入職門檻，以具有專業(yè)背景和崗位經(jīng)驗(yàn)的人員優(yōu)先；其次，對(duì)現(xiàn)有的管理人員進(jìn)行專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容要涉及信息技術(shù)操作能力、信息安全素養(yǎng)以及職業(yè)素質(zhì)等方面，通過培訓(xùn)提升管理人員的素質(zhì)和能力，促使其可以更好地勝任崗位工作[2]。

3．優(yōu)化管理制度

事業(yè)單位在工作生產(chǎn)中會(huì)產(chǎn)生大量的檔案資源，其涉及事業(yè)單位發(fā)展和建設(shè)的各個(gè)方面，以往的檔案管理主要以紙質(zhì)檔案為主，數(shù)字化管理制度并不完善，難以為數(shù)字化管理提供制度支撐。在數(shù)字化模式下，事業(yè)單位要對(duì)管理制度進(jìn)行適當(dāng)?shù)膬?yōu)化和完善，進(jìn)而保證各項(xiàng)管理工作的有序開展。首先，基于數(shù)字化檔案的特點(diǎn)，單位要組織人員構(gòu)建完善的制度體系，制度建設(shè)要包含檔案管理的各個(gè)方面，包括檔案收集、檔案管理、檔案查詢以及檔案利用的諸多方面，可以為管理人員提供制度支撐，發(fā)揮制度的規(guī)范以及約束作用。其次，制度系統(tǒng)不能一成不變，要處于動(dòng)態(tài)完善中，如果發(fā)現(xiàn)管理制度存在漏洞要及時(shí)修補(bǔ)，尤其在數(shù)字化檔案安全管理方面，要制定科學(xué)的安全管理體系，避免檔案出現(xiàn)丟失或者損壞等情況，對(duì)重要檔案進(jìn)行及時(shí)備份。最后，制定科學(xué)的崗位制度和薪酬制度，通過科學(xué)的制度建設(shè)調(diào)動(dòng)管理人員的工作熱情和管理積極性，規(guī)范管理人員的行為和意識(shí)，嚴(yán)禁存在隨意操作或者憑經(jīng)驗(yàn)管理的情況[3]。

4．優(yōu)化管理流程

檔案管理流程較為繁瑣，在開展數(shù)字化管理中，要將其落實(shí)到各個(gè)管理流程中，促使檔案管理的整個(gè)過程趨于數(shù)字化發(fā)展。首先，在檔案資料收集階段，要實(shí)行數(shù)字化收集，實(shí)現(xiàn)檔案管理和辦公室系統(tǒng)的對(duì)接，各個(gè)部門要配合檔案部門將檔案資源上傳到平臺(tái)中，以信息管理平臺(tái)為載體快速完成檔案資源的收集工作；其次，在檔案資源真實(shí)性核實(shí)中，也可利用信息管理平臺(tái)，按照檔案資源審核、簽發(fā)人簽發(fā)、內(nèi)容修改、蓋章、歸檔等流程，保證檔案內(nèi)容真實(shí)可靠，做好數(shù)字檔案的歸檔工作；最后，根據(jù)檔案資源的類型進(jìn)行分類保管，在分類保管中，要做好不同形式檔案的儲(chǔ)存工作。例如，文字檔案、音像檔案、視頻檔案等，為檔案查閱提供便捷[4]。

5．構(gòu)建檢索系統(tǒng)

檔案資源的價(jià)值在于利用，以往的紙質(zhì)檔案在查閱方面較為繁瑣，需要消耗大量的時(shí)間，在數(shù)字化管理模式下，事業(yè)單位要構(gòu)建科學(xué)、高效的檢索系統(tǒng)，為使用者提供便捷，加速檔案利用效率和共享程度。首先，基于信息化平臺(tái)下，檢索系統(tǒng)要具有較強(qiáng)的實(shí)用性，用戶可利用各種方式完成檔案查閱。例如，輸入關(guān)鍵字即可調(diào)閱檔案資源，為使用者提供便捷。其次，對(duì)檢索系統(tǒng)的訪問權(quán)限進(jìn)行設(shè)計(jì)，尤其對(duì)于外部網(wǎng)絡(luò)訪問，要引進(jìn)新型的身份驗(yàn)證技術(shù)，避免數(shù)字檔案庫(kù)遭受黑客攻擊。最后，各個(gè)事業(yè)單位之間可構(gòu)建數(shù)字檔案共享機(jī)制，以數(shù)字化平臺(tái)為支撐，加速各種檔案資源的檢索與共享[5]。

6．強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)

檔案的價(jià)值在于利用，尤其事業(yè)單位檔案資源，其中蘊(yùn)含大量珍稀數(shù)據(jù)和信息，具有較強(qiáng)的應(yīng)用價(jià)值，因此，管理人員要樹立正確的服務(wù)意識(shí)，切實(shí)體現(xiàn)檔案價(jià)值。首先，轉(zhuǎn)變以往忽視利用、重視保管的固化思維，積極挖掘檔案中的數(shù)據(jù)信息，為單位制定各項(xiàng)決策提供參考和依據(jù)，在平時(shí)注重管理創(chuàng)新，引入云計(jì)算、大數(shù)據(jù)等技術(shù)。其次，提升數(shù)字檔案的共享程度，實(shí)現(xiàn)跨時(shí)空、跨地域檔案查閱，使用者不需要親自來到檔案室即可完成資源獲取，為使用者提供便捷。最后，對(duì)檔案管理流程進(jìn)行優(yōu)化和改進(jìn)，保證檔案內(nèi)容的可靠性和真實(shí)性，進(jìn)而提升服務(wù)質(zhì)量[6]。

7．注重安全管理

數(shù)字化管理以信息技術(shù)、數(shù)字技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)作為支撐，事業(yè)單位作為我國(guó)重要的服務(wù)性機(jī)構(gòu)，其產(chǎn)生的部分檔案資源具有一定的保密性，關(guān)系到單位發(fā)展和社會(huì)安全，基于數(shù)字化管理的特點(diǎn)，事業(yè)單位要做好安全管理工作，避免檔案資源在保管中被盜取或者丟失、損壞。首先，制定科學(xué)的保密制度和安全體系，對(duì)所有檔案資源進(jìn)行保密分級(jí)，并且設(shè)置管理員的權(quán)限，對(duì)于具有較強(qiáng)保密性的檔案文件，要做好安全管理和備份工作，不同等級(jí)的檔案資源，采取相對(duì)應(yīng)的保密級(jí)別和方式[7]。其次，檔案室內(nèi)的所有計(jì)算機(jī)都要安裝殺毒軟件，選擇市面上較為流行、殺毒效果顯著的殺毒軟件，定期更新軟件和病毒查殺，避免病毒入侵到計(jì)算機(jī)中，導(dǎo)致檔案資源受損。最后，靈活采用安全防護(hù)技術(shù)，例如，生物識(shí)別技術(shù)、防火墻技術(shù)、密匙技術(shù)等，通過生物識(shí)別技術(shù)對(duì)管理權(quán)限進(jìn)行科學(xué)分配，避免出現(xiàn)由于人為原因?qū)е聶n案丟失的情況，在檔案資源利用中，可使用密匙技術(shù)提升文件傳輸?shù)陌踩?，防止文件信息泄露或者被盜取[8]。

結(jié)語(yǔ)

總而言之，在我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展新形勢(shì)下，事業(yè)單位的服務(wù)性和重要性日益凸顯，檔案作為單位日常運(yùn)行管理的主要內(nèi)容，單位要給予其高度重視，認(rèn)識(shí)到檔案的價(jià)值和作用，迎合時(shí)代發(fā)展積極探索數(shù)字化管理新模式，提升檔案的利用價(jià)值，為單位決策和基層群眾提供服務(wù)。