喬 云

（鐵嶺市自然資源事務(wù)服務(wù)中心，遼寧 鐵嶺 112000）

引言

做好自然資源檔案是時(shí)代賦予自然資源系統(tǒng)檔案管理人員的新使命，檔案管理人員必須有政治自覺(jué)，提高政治站位，借助此次機(jī)構(gòu)改革，依照對(duì)于資源檔案管理的新要求，按照高標(biāo)準(zhǔn)、高要求，進(jìn)行自然資源檔案管理工作。為提高此次檔案的工作效率與業(yè)務(wù)能力，本文結(jié)合檔案信息化、檔案保密技術(shù)、檔案風(fēng)險(xiǎn)管理和移交歸檔工作展開(kāi)討論，期望給各單位開(kāi)展檔案工作提供新的思路。

一、自然資源檔案管理的現(xiàn)狀

1．自然資源檔案的完整度不高

由于基層自然資源局工作人員，自身自然資源檔案管理意識(shí)薄弱，缺乏科學(xué)系統(tǒng)的自然資源檔案管理方法指導(dǎo)，他們?cè)谶M(jìn)行文書(shū)歸檔時(shí)往往不夠全面和完善，導(dǎo)致后續(xù)許多重要文檔遺失或難以找尋，致使檔案完整度以及查找資料及時(shí)性不能得到保證，導(dǎo)致自然資源檔案無(wú)法發(fā)揮其 價(jià)值。

2．自然資源檔案的信息化程度不高

由于自然資源檔案涉及年限跨度之長(zhǎng)，許多過(guò)去的自然資源檔案，往往是以文書(shū)形式保存在基層中。由于缺乏硬件設(shè)施，以及檔案信息化工作未受重視，目前自然資源檔案信息化程度不高，制約了自然資源管理工作效率，無(wú)法達(dá)到系統(tǒng)規(guī)范的要求。同時(shí)，文書(shū)資料的保存條件比較嚴(yán)格，許多珍貴的自然資源檔案有可能因儲(chǔ)存不當(dāng)而無(wú)法使用。因此，雖然在計(jì)算機(jī)應(yīng)用大范圍普及的當(dāng)下，由于硬件設(shè)施的缺失和原始自然資源庫(kù)的龐大，許多自然資源事務(wù)服務(wù)中心并未開(kāi)展用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案管理，由此可見(jiàn)，自然資源檔案的信息化程度不高。

3．自然資源管理人員缺乏專業(yè)知識(shí)

自然資源管理工作要求工作人員有較高的專業(yè)性，以及融會(huì)貫通的能力，一般進(jìn)行檔案管理工作及考驗(yàn)工作人員的歸納整理能力，這就要求工作人員具有過(guò)硬的專業(yè)素質(zhì)以及相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)。同時(shí)其綜合素質(zhì)，包括資源管理意識(shí)以及計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平也影響其今后的工作發(fā)展，因此，許多工作人員由于缺乏專業(yè)知識(shí)，資源管理意識(shí)淡薄，經(jīng)其整理的自然資源檔案內(nèi)容往往浮于表面，未能被深入分析，因此，其整理的各類檔案往往關(guān)聯(lián)性不大。他們?cè)谶M(jìn)行自然資源檔案管理工作時(shí)僅僅做到了保管好檔案，這在新形勢(shì)下缺乏競(jìng)爭(zhēng)性。

二、加強(qiáng)自然資源檔案管理的若干舉措

1．在新形勢(shì)下，提高自然資源檔案管理工作業(yè)務(wù)能力的舉措

1.1 提高思想站位，正視自然資源檔案管理工作的重要性和必要性。檔案工作是“對(duì)歷史負(fù)責(zé)、為現(xiàn)實(shí)服務(wù)、替未來(lái)保管”的一項(xiàng)工作，在新時(shí)代背景條件下，新形勢(shì)又給自然資源檔案管理工作提出了新要求，要更好發(fā)揮自然資源檔案管理工作的職能作用，這是面向整個(gè)自然檔案管理工作人員提出的新考驗(yàn)，也是自然資源檔案管理工作發(fā)展的新機(jī)遇。每個(gè)工作人員需要做到統(tǒng)一思想，牢牢樹(shù)立為民服務(wù)的宗旨理念，提高政治站位，積極為更好地進(jìn)行檔案管理工作出謀劃策，樹(shù)立“為黨管檔”的宗旨理念，保證思想先進(jìn)，認(rèn)真貫徹落實(shí)習(xí)近平總書(shū)記關(guān)于檔案管理工作的重要指示，為做好新時(shí)代檔案管理工作而切實(shí)努力。

1.2 依靠時(shí)代背景，把握形勢(shì)，主動(dòng)應(yīng)對(duì)自然資源檔案管理工作的新考驗(yàn)。機(jī)構(gòu)改革給自然資源檔案管理工作提出新要求的同時(shí)，許多新問(wèn)題亟待解決，為了積極應(yīng)對(duì)工作中的問(wèn)題，捋順工作思路，做到檔案規(guī)范化管理。檔案工作人員要有面臨新挑戰(zhàn)的思想準(zhǔn)備，有解決實(shí)際問(wèn)題的技能準(zhǔn)備，不斷提高業(yè)務(wù)能力，時(shí)刻準(zhǔn)備應(yīng)對(duì)新考驗(yàn)，以積極的工作狀態(tài)，應(yīng)對(duì)新形勢(shì)下自然資源檔案管理工作提出的新挑戰(zhàn)。

1.3 補(bǔ)充知識(shí)儲(chǔ)備，提高自然檔案管理工作的業(yè)務(wù)水平。為切實(shí)做好新形勢(shì)下的自然資源檔案管理工作，要求自然檔案管理工作人員具備良好的業(yè)務(wù)能力，具有堅(jiān)實(shí)的專業(yè)基礎(chǔ)和計(jì)算機(jī)素質(zhì)。因此，各級(jí)單位要開(kāi)展好業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作，加強(qiáng)各工作人員之間的業(yè)務(wù)交流，幫助參訓(xùn)人員補(bǔ)充新知識(shí)，掌握新技能，解決新問(wèn)題。開(kāi)展業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作時(shí)應(yīng)當(dāng)著重組織與信息化、保密管理、安全風(fēng)險(xiǎn)管理和檔案移交工作有關(guān)內(nèi)容的授課，使得自然管理工作人員能夠加深對(duì)檔案專業(yè)知識(shí)的理解，以創(chuàng)新和可持續(xù)的新思路，解決自然檔案管理工作的新問(wèn)題[1]。

2．建立完善的標(biāo)準(zhǔn)體系

為了保障自然資源檔案管理工作，能夠有效科學(xué)的進(jìn)行，需要依據(jù)完善的標(biāo)準(zhǔn)體系作為行動(dòng)指南，指南中必須界定檔案的業(yè)務(wù)規(guī)范以及檔案電子信息化的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。一方面，為了保證自然資源檔案的完整性和系統(tǒng)性，在進(jìn)行檔案收集工作時(shí)，應(yīng)界定明確的收集范圍，在進(jìn)行移交管理時(shí)應(yīng)當(dāng)具有接收規(guī)范，標(biāo)準(zhǔn)體系中應(yīng)當(dāng)明確有關(guān)分類標(biāo)準(zhǔn)、保管年限以及負(fù)責(zé)人等方面的規(guī)范；另一方面，在當(dāng)前機(jī)構(gòu)改革的背景下，檔案信息化管理已經(jīng)成為新趨勢(shì)，因此，在進(jìn)行檔案信息化管理時(shí)，應(yīng)有完備的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，應(yīng)當(dāng)對(duì)文件的格式、錄入字符、數(shù)據(jù)接口、文件組織有統(tǒng)一的規(guī)范?，F(xiàn)存標(biāo)準(zhǔn)并不足以應(yīng)對(duì)機(jī)構(gòu)改革形勢(shì)下對(duì)資源檔案管理工作提出的新要求，為加快自然資源檔案管理工作的數(shù)字化進(jìn)程，建立科學(xué)的、全新的、高效的自然資源檔案標(biāo)準(zhǔn)體系，應(yīng)當(dāng)是各自然資源檔案管理人員的首要任務(wù)。

3．推進(jìn)數(shù)字化進(jìn)程，建立更先進(jìn)的資源管理檔案系統(tǒng)

3.1 不斷完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。與過(guò)去的文書(shū)檔案管理工作不同，數(shù)字化自然資源檔案管理對(duì)于基礎(chǔ)設(shè)施，提出了新的硬件設(shè)施要求，應(yīng)當(dāng)完善計(jì)算機(jī)硬件設(shè)施和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的覆蓋，依照《電子信息系統(tǒng)機(jī)房設(shè)計(jì)規(guī)范》的要求，建立B級(jí)以上的數(shù)字檔案館機(jī)房，確保數(shù)字檔案能夠在各網(wǎng)絡(luò)信息點(diǎn)安全保密的傳輸，同時(shí)也要保證相關(guān)信息的公示，確保工作系統(tǒng)的透明性和公正性。自然資源檔案的機(jī)密內(nèi)容，應(yīng)當(dāng)有足夠的安全保障體系，相關(guān)部門(mén)應(yīng)當(dāng)確保建立防火墻、病毒掃描、防入侵，日常維護(hù)和資產(chǎn)審計(jì)有關(guān)的安全體系，建立完善的安全管理檔案，做好安全評(píng)價(jià)工作和應(yīng)急預(yù)案，切實(shí)確保文檔安全，確保自然資源檔案能夠穩(wěn)定運(yùn)行，提高抵抗各種風(fēng)險(xiǎn)的能力[2]。

3.2 建立可靠的信息管理系統(tǒng)。先進(jìn)的檔案信息管理系統(tǒng)，是高效開(kāi)展信息管理工作的基礎(chǔ)和核心，當(dāng)前可以借助數(shù)字信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)建立可靠的信息管理系統(tǒng)。“收集、管理、保存、應(yīng)用”是信息管理系統(tǒng)的四項(xiàng)基礎(chǔ)業(yè)務(wù)，同時(shí)信息管理系統(tǒng)也要具備其他的系統(tǒng)配置功能。利用信息管理系統(tǒng)可以對(duì)自然資源檔案進(jìn)行自動(dòng)化的管理，包括歸納整理、分類存放和隨查隨取等工作，能夠按照檔案的接收、管理、利用的順序進(jìn)行模塊化系統(tǒng)設(shè)計(jì)。依照這種模塊化設(shè)計(jì)，檔案管理系統(tǒng)允許有授權(quán)的接口進(jìn)行檔案整理出入庫(kù)、儲(chǔ)存管理、檔案檢索調(diào)閱、檔案編輯修改、檔案審計(jì)分析、檔案統(tǒng)計(jì)匯報(bào)等操作，允許用戶設(shè)置各項(xiàng)權(quán)限、分類管理應(yīng)用各種文檔。通過(guò)建立可靠的信息管理系統(tǒng)，可以提高自然資源檔案管理工作的高效性與有序性，建立起有目錄的可檢索的數(shù)據(jù)庫(kù)，方便工作人員對(duì)自然資源進(jìn)行調(diào)閱和管理，大大提高了日常辦事效率，滿足各項(xiàng)需求[3]。

三、在機(jī)構(gòu)改革后進(jìn)行自然資源檔案管理需要注意的問(wèn)題

1．注重結(jié)合各種數(shù)據(jù)的聯(lián)系，加強(qiáng)檔案的關(guān)聯(lián)性

由于自然資源檔案涉及的業(yè)務(wù)較廣，信息來(lái)源廣泛，包括地籍信息、地質(zhì)勘察等資料以及大量的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，為確保電子文檔儲(chǔ)存時(shí)能更加具有關(guān)聯(lián)性，在檔案與業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)之間形成有機(jī)的聯(lián)系，方便進(jìn)行文檔調(diào)閱與查詢，應(yīng)當(dāng)基于數(shù)據(jù)的全生命周期管理角度，在構(gòu)建文檔管理系統(tǒng)時(shí)，應(yīng)當(dāng)建立自然資源文檔與業(yè)務(wù)文檔相對(duì)應(yīng)的規(guī)范，進(jìn)行文檔歸檔時(shí)強(qiáng)化與業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的對(duì)接，建立起相互關(guān)聯(lián)，從而更好地完成各項(xiàng)業(yè)務(wù)，指導(dǎo)業(yè)務(wù)人員進(jìn)行決策等。

2．創(chuàng)建有規(guī)劃的存儲(chǔ)模式

當(dāng)前各級(jí)單位的自然資源檔案往往是在本單位內(nèi)部進(jìn)行管理儲(chǔ)存，然而在實(shí)際工作中，由于資源的分割使得跨區(qū)域共享資源數(shù)據(jù)成為難題，因此，在現(xiàn)階段進(jìn)行自然資源檔案管理管理工作時(shí)，應(yīng)當(dāng)加快構(gòu)建互通平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)市區(qū)兩級(jí)檔案統(tǒng)籌管理。由于全市范圍內(nèi)的自然資源數(shù)據(jù)量十分龐大，因此，可以采取分布式和集中式相結(jié)合的存儲(chǔ)管理模式。在大范圍上建立集中式的管理，制定統(tǒng)一的規(guī)章、分類條目和業(yè)務(wù)流程，在集中管理的前提下，各級(jí)單位可以構(gòu)建分布式儲(chǔ)存資源架構(gòu)，各級(jí)單位利用獨(dú)立的服務(wù)器對(duì)檔案進(jìn)行電子化存儲(chǔ)，可以有效地?cái)U(kuò)充存儲(chǔ)容量，減輕集中存儲(chǔ)負(fù)擔(dān)，提高運(yùn)行效率，進(jìn)一步提高自然資源檔案管理系統(tǒng)的可用性[4]。

3．結(jié)合人民需求，開(kāi)展透明化業(yè)務(wù)

為民服務(wù)是宗旨，建立數(shù)字化的自然資源檔案管理系統(tǒng)，應(yīng)當(dāng)充分考慮人民需求，開(kāi)設(shè)線上查詢服務(wù)系統(tǒng)，提供自助查閱的檔案資源庫(kù)，給有需求的人民提供專業(yè)可靠的數(shù)據(jù)，可以利用線上推送，為民眾提供更加具有溫度的服務(wù)。同時(shí)應(yīng)當(dāng)注重結(jié)合各種先進(jìn)的身份識(shí)別系統(tǒng)，開(kāi)展更加安全的業(yè)務(wù)辦理服務(wù)，充分結(jié)合人民的需求開(kāi)展各項(xiàng)業(yè)務(wù)，保障人民的利益，不斷實(shí)現(xiàn)便民、利民的服務(wù)理念。

結(jié)語(yǔ)

為確保機(jī)構(gòu)改革后的自然資源檔案管理工作有效開(kāi)展，各級(jí)工作人員應(yīng)當(dāng)統(tǒng)一思想，提高站位，不斷提高業(yè)務(wù)能力，積累工作經(jīng)驗(yàn)，在允許的范圍內(nèi)進(jìn)行更加有創(chuàng)造性的設(shè)想。認(rèn)清當(dāng)前資源管理工作的不足和進(jìn)步方向，結(jié)合各單位實(shí)際情況，采取各項(xiàng)有力措施，推進(jìn)自然資源管理檔案數(shù)字化的進(jìn)程，逐步完善自然資源管理系統(tǒng)，不斷提高業(yè)務(wù)水平，為民服務(wù)。此舉可進(jìn)一步完善當(dāng)前檔案管理體系，進(jìn)一步推動(dòng)改行業(yè)向前發(fā)展，在一定程度上可推動(dòng)社會(huì)經(jīng)濟(jì)向前發(fā)展。