諾 敏

（呼倫貝爾市人民醫(yī)院，內(nèi)蒙古 呼倫貝爾 021008）

在醫(yī)院運(yùn)營(yíng)過(guò)程中，無(wú)論是臨床、醫(yī)技或黨政工作均在不斷產(chǎn)生檔案和利用檔案，檔案管理工作在大數(shù)據(jù)時(shí)代下也日益受到重視[1]。醫(yī)院文書(shū)檔案管理工作為醫(yī)院各項(xiàng)工作的順利開(kāi)展提供了重要保障，因此，形成科學(xué)的檔案管理方案是保證醫(yī)院各項(xiàng)工作可持續(xù)發(fā)展的前提[2]。OA系統(tǒng)的誕生為醫(yī)院文書(shū)檔案管理提供了有利條件，賦予了文書(shū)檔案管理自動(dòng)化、精準(zhǔn)化和科學(xué)化，同時(shí)實(shí)現(xiàn)了對(duì)檔案管理人員的減負(fù)，有效提高了醫(yī)院文書(shū)檔案管理工作的效率[3]。但在實(shí)踐過(guò)程中，OA系統(tǒng)和醫(yī)院文書(shū)檔案管理系統(tǒng)的鏈接仍然存在一些問(wèn)題，本文就如何在醫(yī)院文書(shū)檔案管理工作中科學(xué)、合理地應(yīng)用OA系統(tǒng)展開(kāi)綜述。

一、OA系統(tǒng)的概念

OA系統(tǒng)即辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的英文簡(jiǎn)稱(chēng)，是將通信、計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化技術(shù)應(yīng)用于傳統(tǒng)辦公的方式，替代部分手動(dòng)或者重復(fù)性的業(yè)務(wù)活動(dòng)，從而形成一種優(yōu)質(zhì)且高效的辦公方式，實(shí)現(xiàn)對(duì)信息資源的高效利用，達(dá)到提高生產(chǎn)率和為決策提供依據(jù)的目的，從而在最大程度上提高工作質(zhì)量與效率。目前，國(guó)內(nèi)OA系統(tǒng)得到了快速發(fā)展，越來(lái)越多的企事業(yè)單位開(kāi)始注重對(duì)自身OA系統(tǒng)的建設(shè)和使用。

二、醫(yī)院檔案管理中應(yīng)用OA系統(tǒng)的重要性與必要性

在過(guò)去的觀念中，檔案部門(mén)是一個(gè)邊緣化的部門(mén)，檔案管理既不能帶來(lái)直接收益，也不能實(shí)現(xiàn)科研技術(shù)的提高，使得人們對(duì)檔案管理工作形成一種刻板印象，認(rèn)為檔案管理就是整理和保管一堆紙質(zhì)資料，實(shí)用性不強(qiáng)。而隨著信息化、大數(shù)據(jù)等技術(shù)的發(fā)展，檔案資料為醫(yī)院高層決策帶來(lái)了更多的信息支撐，在醫(yī)院的建設(shè)和發(fā)展中扮演著日益重要的角色。醫(yī)院的檔案管理本質(zhì)還是辦公，在信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天，各個(gè)領(lǐng)域辦公模式都受到時(shí)代洪流的沖擊而發(fā)生著深刻的改變，醫(yī)院辦公亦不例外，既往紙質(zhì)公文流轉(zhuǎn)過(guò)程已經(jīng)向電子化辦公轉(zhuǎn)變，OA系統(tǒng)的誕生和廣泛使用也為醫(yī)院檔案管理帶來(lái)了更多便利[4]。

近年來(lái)，醫(yī)院業(yè)務(wù)不斷拓展，組織機(jī)構(gòu)也頻繁挑戰(zhàn)，這些業(yè)務(wù)的更新和行政事務(wù)基礎(chǔ)業(yè)務(wù)的精細(xì)化為傳統(tǒng)人工辦公模式帶來(lái)重大的挑戰(zhàn)。主要體現(xiàn)在以下方面：一是醫(yī)院?jiǎn)T工人數(shù)增多，流動(dòng)性大，新入職人員需要較長(zhǎng)時(shí)間周期適應(yīng)工作模式，但傳統(tǒng)的管理方式具有辦事流程繁瑣、人為干預(yù)與主觀性強(qiáng)、流程審批困難等特點(diǎn)，延誤了消息傳遞時(shí)間，影響工作進(jìn)度，導(dǎo)致工作效率下降。二是傳統(tǒng)紙質(zhì)資料的保存存在占用空間大、保存困難、易毀壞等特點(diǎn)，而電子檔案管理更加方便高效，節(jié)約資源。引入OA系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)各類(lèi)資料的實(shí)時(shí)調(diào)取，同時(shí)克服了文書(shū)檔案查詢(xún)地點(diǎn)的限制，職工在工作過(guò)程中就能實(shí)現(xiàn)對(duì)文書(shū)檔案的書(shū)寫(xiě)、上傳和調(diào)閱等活動(dòng)，可加快對(duì)文書(shū)檔案處理工作的效率，實(shí)現(xiàn)了各個(gè)工作環(huán)節(jié)的緊密銜接，可加快對(duì)于各類(lèi)信息的處理速度，確保院內(nèi)各項(xiàng)工作質(zhì)量。

三、OA系統(tǒng)對(duì)醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的推動(dòng)作用

醫(yī)院提高辦公效率是順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)，推動(dòng)醫(yī)院文書(shū)檔案信息化建設(shè)和科學(xué)化發(fā)展，對(duì)提高檔案管理工作的系統(tǒng)性有重要意義。各部門(mén)工作人員在OA系統(tǒng)上能實(shí)現(xiàn)與工作聯(lián)系人的溝通，能在最長(zhǎng)程度上減少因時(shí)間和空間顯示而導(dǎo)致的溝通不到位，工作效率顯著提升。在醫(yī)院文書(shū)檔案管理信息化發(fā)展過(guò)程中，利用OA系統(tǒng)開(kāi)展管理工作，能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)各類(lèi)檔案的自動(dòng)分類(lèi)，精準(zhǔn)梳理系統(tǒng)架構(gòu)，并將檔案所屬科室、傳輸流程等以更加簡(jiǎn)明和科學(xué)化的方式呈現(xiàn)，職工通過(guò)規(guī)定流程就能檢索到所需文檔，實(shí)現(xiàn)對(duì)授權(quán)檔案的查閱，避免了檔案原件調(diào)用過(guò)程中發(fā)生的信息泄露、丟失等情況，同時(shí)查閱者在系統(tǒng)中留有明確的信息傳輸記錄，在發(fā)生和檔案相關(guān)問(wèn)題后能夠及時(shí)進(jìn)行責(zé)任溯源，進(jìn)而提供工作的整體規(guī)范性[5]。

四、OA系統(tǒng)和醫(yī)院檔案的鏈接

1．OA系統(tǒng)和醫(yī)院檔案的鏈接方式

醫(yī)院檔案管理和OA系統(tǒng)相鏈接的目標(biāo)是當(dāng)OA系統(tǒng)流轉(zhuǎn)完畢后，將所需歸檔的信息直接轉(zhuǎn)入到檔案管理系統(tǒng)中，這一過(guò)程必須確保所有數(shù)據(jù)的完整性和準(zhǔn)確性，確保數(shù)據(jù)交換過(guò)程和交換完畢后，所有數(shù)據(jù)和系統(tǒng)均是安全與穩(wěn)定的。OA系統(tǒng)完成流轉(zhuǎn)以后，其間所關(guān)聯(lián)的數(shù)據(jù)必定存在于一個(gè)或多個(gè)數(shù)據(jù)表當(dāng)中，因此，檔案管理的系統(tǒng)主要依靠一個(gè)或多個(gè)數(shù)據(jù)表實(shí)現(xiàn)。當(dāng)前醫(yī)院使用最為廣泛的鏈接方式主要包括兩種。一種是采用標(biāo)準(zhǔn)接口，目前國(guó)內(nèi)多數(shù)醫(yī)院對(duì)OA系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)的后臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù)主要依靠接口程序JDBC或ODBS實(shí)現(xiàn)兩個(gè)系統(tǒng)的互聯(lián)，具體操作是使用接口程序?qū)A數(shù)據(jù)庫(kù)當(dāng)中的原始數(shù)據(jù)提取出來(lái)后，建立起檔案系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)字段相對(duì)應(yīng)關(guān)系，在上述操作完成后，將其轉(zhuǎn)入到檔案系統(tǒng)對(duì)應(yīng)的數(shù)據(jù)表當(dāng)中。第二種是采用Excel數(shù)據(jù)表對(duì)文件數(shù)據(jù)進(jìn)行交換，以實(shí)現(xiàn)OA系統(tǒng)和檔案系統(tǒng)的鏈接。目前國(guó)內(nèi)OA系統(tǒng)較多，不同軟件公司開(kāi)發(fā)的OA系統(tǒng)有其各自的特點(diǎn)，使用時(shí)存在差異，因此需要通過(guò)Excel數(shù)據(jù)表實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)據(jù)的導(dǎo)入和倒出，這一過(guò)程無(wú)須建立統(tǒng)一的接口標(biāo)準(zhǔn)，只須確保導(dǎo)出和導(dǎo)入接口配置好就能實(shí)現(xiàn)。以上兩種鏈接方式，第一類(lèi)重點(diǎn)把握鏈接過(guò)程中的數(shù)據(jù)完整性、準(zhǔn)確性和安全性，第二類(lèi)雖然相較于第一種更簡(jiǎn)單，但在一定程度上增加了工作量和成本[6]。

2．實(shí)現(xiàn)OA系統(tǒng)和檔案系統(tǒng)無(wú)縫鏈接過(guò)程中需要注意的問(wèn)題

2.1 轉(zhuǎn)變歸檔方式。將以往的邏輯歸檔模式轉(zhuǎn)化為物理歸檔。歸檔是信息儲(chǔ)存步驟，歸檔后的檔案需要由專(zhuān)門(mén)的部門(mén)和人員進(jìn)行管理。在傳統(tǒng)工作方式當(dāng)中，使用的是邏輯歸檔，也就是說(shuō)在OA系統(tǒng)上分析歸檔的檔案以后，直接將信息轉(zhuǎn)交給相關(guān)部門(mén)卻不改動(dòng)信息儲(chǔ)存的位置，這是這種歸檔模式的一大缺陷。OA系統(tǒng)占用內(nèi)存較小，不適用大量數(shù)據(jù)的儲(chǔ)存，因此，需要強(qiáng)調(diào)對(duì)信息儲(chǔ)存的物理歸檔，也就是加大投入，引進(jìn)專(zhuān)用儲(chǔ)存器，將分析后的歸檔信息用專(zhuān)門(mén)的載體儲(chǔ)存，并將儲(chǔ)存器交由相關(guān)部門(mén)管理，可以避免因OA系統(tǒng)儲(chǔ)存不足引起的信息丟失等問(wèn)題。

2.2 統(tǒng)一OA系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)登錄權(quán)限。統(tǒng)一的登錄權(quán)限是實(shí)現(xiàn)OA系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)無(wú)縫鏈接的前提，若登錄權(quán)限未統(tǒng)一，可導(dǎo)致兩個(gè)不同系統(tǒng)的信息丟失、信息匹配度差等問(wèn)題，影響信息安全，統(tǒng)一登錄權(quán)限后可以解決這一問(wèn)題。

五、如何在檔案管理工作中高效應(yīng)用OA系統(tǒng)

1．加強(qiáng)監(jiān)管

醫(yī)院信息涉及患者隱私和科研機(jī)密，因此，系統(tǒng)的安全性十分重要，必須加強(qiáng)對(duì)系統(tǒng)的安全性管理。OA系統(tǒng)的安全管理包括諸多因素，其中技術(shù)決定了大部分信息的安全性，因此，在實(shí)際工作中，必須協(xié)調(diào)好網(wǎng)絡(luò)硬件設(shè)計(jì)方案、軟件開(kāi)發(fā)方案和安全保密方案等的關(guān)系。OA系統(tǒng)開(kāi)發(fā)過(guò)程中，可能會(huì)遇到可讀性和程序高效率之間的矛盾，這里主要指軟件編制與監(jiān)管的問(wèn)題。當(dāng)確定好系統(tǒng)需求以后，就要開(kāi)展編程工作，在這一過(guò)程中必須合理監(jiān)管，才能確保系統(tǒng)程序的質(zhì)量。這要求管理人員不僅要從宏觀角度統(tǒng)籌管理，確保工作進(jìn)度，還要考慮如何進(jìn)行編程，確保程序應(yīng)用效率，保證OA系統(tǒng)的建設(shè)與醫(yī)院主體業(yè)務(wù)聯(lián)系緊密。

2．協(xié)調(diào)各部門(mén)關(guān)系

醫(yī)院OA系統(tǒng)的投入和正常運(yùn)行，需要全院多部門(mén)共同配合協(xié)作。作為系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)者或管理者，應(yīng)當(dāng)有意識(shí)地協(xié)調(diào)各個(gè)相關(guān)部門(mén)的關(guān)系，聽(tīng)取各個(gè)部門(mén)的意見(jiàn)，充分考慮各部門(mén)工作人員需求，協(xié)調(diào)好各科室之間的工作關(guān)系，才能確保OA系統(tǒng)投入運(yùn)行的順利。

3．OA系統(tǒng)必須建立于管理的基礎(chǔ)上

當(dāng)前多數(shù)OA系統(tǒng)主要以辦公事務(wù)計(jì)算機(jī)自動(dòng)化管理為基礎(chǔ)，基本內(nèi)容涉及文字處理、事務(wù)處理、日程處理、郵件收發(fā)、檔案處理、電子報(bào)表、會(huì)議管理等，實(shí)現(xiàn)了醫(yī)院日常工作各方面內(nèi)容的管理。但是一個(gè)高質(zhì)量的OA系統(tǒng)要達(dá)到的遠(yuǎn)不止于此，比如融入管理者的思想，引進(jìn)可行性高的管理技術(shù)，使OA系統(tǒng)為管理服務(wù)。管理是醫(yī)院發(fā)展的推動(dòng)力，也因?yàn)楣芾矶a(chǎn)生了辦公，因此，OA系統(tǒng)必須構(gòu)建在管理的基礎(chǔ)上方能確保OA系統(tǒng)實(shí)用性和高效性。部分醫(yī)院引入OA系統(tǒng)辦公工作反而增多，究其原因是OA系統(tǒng)和管理的定位不清，本末倒置。

4．文檔一體化

OA系統(tǒng)要實(shí)現(xiàn)檔案和文書(shū)工作之間的協(xié)調(diào)。簡(jiǎn)而言之，當(dāng)前工作多數(shù)以文件信息或行業(yè)信息為主要表現(xiàn)形式，而檔案就是這些信息的延伸，同時(shí)也是目前工作的信息來(lái)源。工作信息和檔案是對(duì)立統(tǒng)一的關(guān)系，因此，一個(gè)合格的OA系統(tǒng)必須考慮到文檔一體化問(wèn)題。

結(jié)語(yǔ)

OA系統(tǒng)和檔案管理工作在不斷創(chuàng)新和發(fā)展，OA系統(tǒng)與檔案管理工作的融合極大程度上促進(jìn)了辦公自動(dòng)化，提高了工作效率，而這也是一個(gè)不斷完善的過(guò)程，需要在實(shí)踐中不斷發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并探索解決方案，實(shí)現(xiàn)工作效率的持續(xù)提升，同時(shí)確保檔案資料安全性。