戈 芳

（濟(jì)寧市實(shí)驗(yàn)中學(xué)，山東 濟(jì)寧 272000）

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展，各個(gè)行業(yè)想要更好地發(fā)展也必須跟上社會(huì)發(fā)展腳步，特別是隨著信息化的發(fā)展，企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理中產(chǎn)生的資料和數(shù)據(jù)不斷的增加，這便要求必須采取有效的措施提高會(huì)計(jì)檔案管理的質(zhì)量和效率，做好會(huì)計(jì)檔案工作的改革，將檔案的作用發(fā)揮出來，推動(dòng)企業(yè)更好的發(fā)展。

一、會(huì)計(jì)檔案作用分析

企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)開展中，會(huì)計(jì)檔案是其非常重要的依據(jù)，其對(duì)于企業(yè)發(fā)展目標(biāo)制定，管理制度完善以及企業(yè)管理水平提高有著重要意義。第一，能夠給企業(yè)內(nèi)部管理制度的制定提供一定的幫助，比如，企業(yè)產(chǎn)品成本定額、庫(kù)存水平、工作定額以及產(chǎn)品周轉(zhuǎn)速度都能夠成為企業(yè)內(nèi)部管理制度制定以及產(chǎn)品消耗定額的重要依據(jù)。第二，能夠給企業(yè)產(chǎn)品銷售以及定價(jià)合理性提供有效的歷史數(shù)據(jù)和成本信息。比如，企業(yè)歷年的產(chǎn)品銷售單位成本以及商品銷售數(shù)量變化情況等，都能夠成為企業(yè)進(jìn)行銷售價(jià)格確定的重要依據(jù)。第三，需要做好企業(yè)資金管理工作，避免出現(xiàn)資金流失的情況，給企業(yè)更好的發(fā)展提供數(shù)據(jù)的依據(jù)。比如，企業(yè)會(huì)計(jì)檔案需要記錄好應(yīng)收款賬務(wù)原始記錄，對(duì)企業(yè)不良資產(chǎn)進(jìn)行盤點(diǎn)，從而為企業(yè)管理部門提供企業(yè)債權(quán)和資產(chǎn)的實(shí)際情況，為企業(yè)債權(quán)的收回以及問題資產(chǎn)處理提供有效的幫助。第四，進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案的提供，能夠幫助職工更好地了解企業(yè)當(dāng)前經(jīng)營(yíng)情況，切實(shí)提高自身的工作積極性和熱情，推動(dòng)企業(yè)更好的發(fā)展[1]。第五，在不給企業(yè)技術(shù)機(jī)密造成影響的情況下，對(duì)外進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案分析資料的提供，能夠幫助權(quán)益人和債權(quán)人很好地了解企業(yè)當(dāng)前經(jīng)營(yíng)情況，進(jìn)行投資的追加，吸引更多投資者來進(jìn)行投資，給企業(yè)發(fā)展注入新的活力。第六，會(huì)計(jì)檔案能夠幫助國(guó)家財(cái)政部門和稅務(wù)部門更好地了解企業(yè)當(dāng)前經(jīng)濟(jì)活動(dòng)情況，根據(jù)需要做好宏觀的管理。

二、企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理存在的主要問題

隨著社會(huì)科技發(fā)展，以往企業(yè)會(huì)計(jì)檔案工作開展方式已經(jīng)很難滿足當(dāng)前實(shí)際的需要，企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理存在的問題也比較多。比如，管理技術(shù)比較落后、會(huì)計(jì)檔案利用率比較低下、會(huì)計(jì)檔案人員欠缺等。想要解決這些問題，會(huì)計(jì)檔案管理人員必須提高自身的工作能力和業(yè)務(wù)素質(zhì)，及時(shí)地進(jìn)行工作方式的改進(jìn)，提高會(huì)計(jì)檔案管理的質(zhì)量和水平。

1．會(huì)計(jì)檔案管理手段比較落后，檔案保管設(shè)施較為陳舊

隨著信息化的發(fā)展，當(dāng)前已經(jīng)進(jìn)入了信息網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，特別是互聯(lián)網(wǎng)的產(chǎn)生轉(zhuǎn)變了我們的時(shí)空觀念，我們進(jìn)行檔案管理和數(shù)據(jù)傳輸?shù)臅r(shí)候，都能夠利用互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行。但是通過分析企業(yè)當(dāng)前會(huì)計(jì)核算可以發(fā)現(xiàn)，很多企業(yè)還是通過傳統(tǒng)的方式進(jìn)行，并且會(huì)計(jì)檔案保管以及利用工作也沒有及時(shí)地進(jìn)行改進(jìn)，這也給會(huì)計(jì)檔案管理更好地進(jìn)行造成了負(fù)面影響。

2．會(huì)計(jì)檔案人員欠缺，業(yè)務(wù)素質(zhì)需要進(jìn)一步的提高

隨著社會(huì)科技發(fā)展也在一定程度上提高了對(duì)于會(huì)計(jì)檔案管理人員的要求，要求檔案管理人員不但具備會(huì)計(jì)知識(shí)還必須具備檔案專業(yè)知識(shí)，能夠較為熟練地使用現(xiàn)代辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，切實(shí)提高其外語水準(zhǔn)。但是通過分析當(dāng)前情況可以發(fā)現(xiàn)，很多企業(yè)所處的階段都是發(fā)展調(diào)整階段，很多會(huì)計(jì)人員都轉(zhuǎn)職和調(diào)離，這也導(dǎo)致了企業(yè)會(huì)計(jì)人員存在嚴(yán)重的流失。很多會(huì)計(jì)核算人員需要身兼數(shù)職，開展會(huì)計(jì)核算工作任務(wù)中，專職會(huì)計(jì)檔案管理人員更是數(shù)量非常少，并且這些人員現(xiàn)代化知識(shí)往往比較欠缺，檔案管理能力無法滿足實(shí)際需要[2]。會(huì)計(jì)檔案管理需要嚴(yán)格地根據(jù)相關(guān)的法律法規(guī)辦事，但是很多會(huì)計(jì)檔案管理人員還依然從會(huì)計(jì)需要來進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案的管理。雖然檔案室的專業(yè)人員檔案專業(yè)能力比較出色，但是其會(huì)計(jì)知識(shí)卻比較的欠缺，這也導(dǎo)致了相關(guān)人員無法做好會(huì)計(jì)檔案的管理。這種情況下，怎樣提高會(huì)計(jì)檔案管理人員的素質(zhì)也成了會(huì)計(jì)檔案工作開展的重要任務(wù)。

3．會(huì)計(jì)檔案利用不到位

雖然很多會(huì)計(jì)檔案中的原始資料比較的齊全，但是因?yàn)闀?huì)計(jì)檔案本身的專業(yè)性比較強(qiáng)，理解起來比較的困難，在檔案利用的時(shí)候，主要是利用憑據(jù)，為相關(guān)部門提供債權(quán)和債務(wù)原始數(shù)據(jù)，為企業(yè)經(jīng)濟(jì)訴訟更好地提供證據(jù)。但是就當(dāng)前而言，這種會(huì)計(jì)檔案管理工作已經(jīng)很難滿足當(dāng)前企業(yè)管理工作開展的實(shí)際需要。當(dāng)前，很多會(huì)計(jì)檔案不但沒有得到很好的開發(fā)及利用，甚至給企業(yè)更好的發(fā)展帶來了一定的負(fù)擔(dān)，出現(xiàn)這種情況的原因在于，很多會(huì)計(jì)檔案長(zhǎng)期以來沒有做好鑒定和清理工作，這也導(dǎo)致了很多會(huì)計(jì)檔案良莠不齊，占據(jù)了大量的檔案存放空間，浪費(fèi)了較多的物力資源和人力資源。會(huì)計(jì)檔案沒有得到較好利用的另一個(gè)重要原因在于會(huì)計(jì)人員比較重視會(huì)計(jì)的核算，對(duì)于會(huì)計(jì)管理、控制以及監(jiān)督不夠重視，再加上會(huì)計(jì)檔案保管的時(shí)候手段較為落后，這也給會(huì)計(jì)檔案利用更好地進(jìn)行帶來了極大的負(fù)面影響。想要徹底改變這種會(huì)計(jì)檔案工作重視保管輕視利用的情況，便必須采取有效的措施做好檔案的整理，將會(huì)計(jì)歷史檔案的作用更好地發(fā)揮出來。

4．會(huì)計(jì)檔案管理體制沒有跟上企業(yè)現(xiàn)代化管理的實(shí)際 需要

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展，辦公自動(dòng)化水平有了明顯的提高，但是很多基層企業(yè)進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案管理的時(shí)候，管理方式及制度沒有得到及時(shí)的更新，這也會(huì)導(dǎo)致企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理工作的開展存在制度不夠完善、機(jī)制不夠健全的情況。主要表現(xiàn)在企業(yè)會(huì)計(jì)檔案超過保管期限、會(huì)計(jì)檔案交接不夠及時(shí)，若是出現(xiàn)單位清算、改制以及合并的情況，沒有能夠根據(jù)規(guī)定來做好會(huì)計(jì)檔案管理工作[3]。并且，會(huì)計(jì)部門和檔案部門之間存在責(zé)任不明確的情況。還有些單位本身會(huì)計(jì)人員變動(dòng)比較的頻繁，新會(huì)計(jì)人員接受和熟悉會(huì)計(jì)檔案需要的時(shí)間比較長(zhǎng)，并且會(huì)計(jì)交接的時(shí)候，手續(xù)不夠完善，這也會(huì)給會(huì)計(jì)檔案管理的利用價(jià)值和連續(xù)性造成極大的影響。

三、做好會(huì)計(jì)檔案管理工作的措施分析

會(huì)計(jì)檔案管理對(duì)于企業(yè)的發(fā)展非常重要，但是其存在的問題比較多，這便要求我們必須對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理有一個(gè)全面的了解，并根據(jù)需要選擇有效的辦法做好會(huì)計(jì)檔案管理。

1．做好宣傳工作，領(lǐng)導(dǎo)必須認(rèn)識(shí)到會(huì)計(jì)檔案管理的重 要性

對(duì)于企業(yè)而言，會(huì)計(jì)檔案不但能夠?qū)⑵髽I(yè)的歷史反映出來，會(huì)計(jì)檔案的利用和管理也能夠?qū)⑵髽I(yè)領(lǐng)導(dǎo)能力以及管理水平很好地體現(xiàn)出來。檔案業(yè)務(wù)部門以及主管單位必須做好宣傳工作，確保企業(yè)真正地認(rèn)識(shí)到做好會(huì)計(jì)檔案管理的重要性和作用，確保領(lǐng)導(dǎo)能夠?qū)?huì)計(jì)檔案管理有一個(gè)準(zhǔn)確的認(rèn)知，讓領(lǐng)導(dǎo)學(xué)會(huì)利用會(huì)計(jì)檔案，并給企業(yè)經(jīng)濟(jì)工作提供指導(dǎo)。做好會(huì)計(jì)檔案工作投入工作，提高會(huì)計(jì)檔案工作開展的力度，改善會(huì)計(jì)檔案保管和使用的條件，推動(dòng)會(huì)計(jì)檔案工作更好的進(jìn)行。

2．培養(yǎng)更多的專業(yè)人才

會(huì)計(jì)檔案工作開展的時(shí)候，其專業(yè)性比較強(qiáng)，會(huì)計(jì)檔案人員不但需要了解會(huì)計(jì)相關(guān)的知識(shí)，還必須了解檔案相關(guān)的知識(shí)，隨著現(xiàn)代化建設(shè)的進(jìn)行，會(huì)計(jì)檔案人員還需要對(duì)會(huì)計(jì)電算化和辦公自動(dòng)化技能有一個(gè)全面的了解[4]。為了切實(shí)提高會(huì)計(jì)檔案人員本身的業(yè)務(wù)水準(zhǔn)，首先，需要做好業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作，真正地做到以會(huì)代訓(xùn)，幫助會(huì)計(jì)檔案人員迅速地掌握會(huì)計(jì)檔案管理的新知識(shí)，了解做好會(huì)計(jì)檔案管理的辦法。其次，需要鼓勵(lì)檔案管理人員積極主動(dòng)的學(xué)習(xí)，進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案工作激勵(lì)制度的建設(shè)，幫助會(huì)計(jì)檔案人員提高其學(xué)習(xí)和工作的主動(dòng)性。最后，需要做好隊(duì)伍的建設(shè)，重視會(huì)計(jì)檔案人員隊(duì)伍的充實(shí)，提高會(huì)計(jì)檔案隊(duì)伍的整體水平。

3．提高會(huì)計(jì)檔案的服務(wù)方式和能力

會(huì)計(jì)檔案本身的專業(yè)性比較強(qiáng)，不是會(huì)計(jì)人員很難理解那些知識(shí)，這也導(dǎo)致了會(huì)計(jì)檔案利用工作和服務(wù)工作的開展難度比較大，所以我們想要將會(huì)計(jì)檔案作用發(fā)揮出來，首先，便必須提高著錄標(biāo)引工作開展的質(zhì)量，根據(jù)企業(yè)發(fā)展需要來做好會(huì)計(jì)檔案的管理。會(huì)計(jì)檔案潛在價(jià)值比較高，只有做好加工和編研工作，才能夠給企業(yè)管理工作更好地進(jìn)行提供較為完善的資料，給企業(yè)管理更好地進(jìn)行提供幫助。其次，需要重視服務(wù)領(lǐng)域的拓寬，在不給企業(yè)商業(yè)機(jī)密造成影響的情況下，編制好歷史會(huì)計(jì)檔案，并根據(jù)部門的需要將歷史檔案提供給各個(gè)部門，幫助各個(gè)部門更好的發(fā)展。

4．做好會(huì)計(jì)檔案信息化建設(shè)

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展，企業(yè)想要做到會(huì)計(jì)檔案管理也必須跟上信息化的腳步。首先，需要投入更多的資金，進(jìn)行現(xiàn)代化辦公設(shè)備的購(gòu)置，確保建設(shè)的電子檔案室符合電子會(huì)計(jì)檔案保存的相關(guān)要求，做好維護(hù)工作[5]。其次，需要做好會(huì)計(jì)檔案電子編目、自動(dòng)查詢和檢索系統(tǒng)的建設(shè)，確保企業(yè)管理者活動(dòng)開展的時(shí)候，能夠快速地獲得相關(guān)的信息。最后，需要進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案利用信息反饋系統(tǒng)的建立，幫助企業(yè)提高會(huì)計(jì)檔案利用和服務(wù)的水準(zhǔn)，有針對(duì)性地改進(jìn)存在的問題，推動(dòng)企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理更好的進(jìn)行。

結(jié)語

對(duì)于企業(yè)而言，檔案管理本身便是一項(xiàng)長(zhǎng)期的工作，其綜合性較強(qiáng)，企業(yè)必須認(rèn)識(shí)到會(huì)計(jì)檔案管理的重要性，切實(shí)提高會(huì)計(jì)檔案管理人員的素質(zhì)和能力，改變當(dāng)前會(huì)計(jì)檔案管理中存在的問題和不足，切實(shí)提高會(huì)計(jì)檔案管理的質(zhì)量，將會(huì)計(jì)檔案的作用發(fā)揮出來，給企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的實(shí)現(xiàn)奠定基礎(chǔ)。