田 蕊

（遼寧省鐵嶺市鐵嶺縣財政金融事務服務中心，遼寧 鐵嶺 112000）

引言

目前，在公共衛(wèi)生事件沖擊下，各個事業(yè)單位之間的競爭變得異常激烈，而要在激烈的競爭中占有一席之地，就必須從機構內(nèi)部管理入手，在實踐中對機構檔案進行管理，將電子信息化及時運用到事業(yè)單位檔案管理中，順應時代的發(fā)展規(guī)律，檔案管理信息化的實現(xiàn)可以提高事業(yè)單位的競爭力，對事業(yè)單位的信息化管理具有建設性意義。

一、檔案信息化建設

“加快推進檔案信息化建設，引領檔案管理現(xiàn)代化”是《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》（以下簡稱《規(guī)劃》）的重點工作，“檔案信息化強基工程”是其重點工程，充分體現(xiàn)了新時代檔案在國家大數(shù)據(jù)戰(zhàn)略體系中的重要地位，也充分體現(xiàn)了檔案信息化建設的必要性。《規(guī)劃》建議“加強不同領域的文件電子歸檔工作，努力在業(yè)務流程中引入文件電子歸檔要求，實現(xiàn)規(guī)劃同步，在業(yè)務系統(tǒng)中同步引入文件電子歸檔功能，確保廣泛開展文件電子歸檔工作，有效促進可靠來源文件的電子歸檔，制定程序規(guī)則，統(tǒng)一遵守電子格式要素”。隨著國有事業(yè)單位信息化建設的不斷深入，事業(yè)單位分別建立了科研、辦公、人事、財務、生產(chǎn)和質(zhì)量等多個業(yè)務的信息系統(tǒng)，各信息系統(tǒng)真實完整記錄了事業(yè)單位在改革發(fā)展過程中的所有活動，這既是事業(yè)單位寶貴的歷史記錄，也是事業(yè)單位重要的信息資源，同時也是國家大數(shù)據(jù)戰(zhàn)略資源的重要來源。檔案信息化建設的第一個要務是盡快建立與新時代國有事業(yè)單位改革發(fā)展相匹配的檔案管理信息系統(tǒng)。信息化建設的前期，事業(yè)單位為檔案管理建立了單獨的信息系統(tǒng)，它管理的更多的是紙質(zhì)載體檔案數(shù)字化后所形成的檔案資料信息，并沒有形成固定的檔案資料收集、歸檔業(yè)務流程；它不能讓檔案管理信息系統(tǒng)與不同的業(yè)務系統(tǒng)實施對接，無法完成各業(yè)務系統(tǒng)產(chǎn)生的電子文件的直接歸檔。前期檔案管理信息系統(tǒng)的搭建大多數(shù)采用的是非模塊化設計，導致后期系統(tǒng)擴展升級基本無法實現(xiàn)，需要重新建立新的檔案管理信息系統(tǒng)，這不僅造成資源的浪費，還需要投入大量的人力、物力和資金，而且數(shù)據(jù)遷移存在較大風險。檔案信息化建設的第二個要務是盡快建立事業(yè)單位統(tǒng)一的電子文件和電子檔案管理制度和標準。信息化建設前期事業(yè)單位陸續(xù)建立了多個業(yè)務信息系統(tǒng)，并且分別由不同的單位建設，系統(tǒng)建成運行后所形成的路徑、數(shù)據(jù)、電子文件等標準、格式完全不同，根本無法滿足檔案管理信息系統(tǒng)的要求，無法滿足文檔電子存檔和電子檔案管理的規(guī)范，形成了多個數(shù)據(jù)孤島。為適應事業(yè)單位長期發(fā)展的需要，應盡快制定唯一、通用的事業(yè)單位電子文件、電子檔案的管理標準，建立事業(yè)單位級檔案資源池，將事業(yè)單位所有業(yè)務信息系統(tǒng)產(chǎn)生的電子文件實行標準化管理，對所有電子文件和電子檔案實現(xiàn)集中統(tǒng)一管理和利用，為事業(yè)單位后期的大數(shù)據(jù)運用創(chuàng)造條件。檔案信息化建設的第三個要務是盡快完成事業(yè)單位館藏檔案的數(shù)字化工作。部分事業(yè)單位自90年代中后期開始陸續(xù)開展檔案數(shù)字化工作，大部分事業(yè)單位都是自行組織，使用的是非專業(yè)的數(shù)字化設備和人員，數(shù)字化檔案的工作質(zhì)量無法有效保證，部分前期已經(jīng)完成的數(shù)字化檔案資源在后期的使用上也存在較大的風險。新時代事業(yè)單位檔案資源缺少任何一部分，都將使事業(yè)單位檔案資源的利用價值大大降低。為有效解決這一矛盾，建議通過數(shù)字化外包方式，盡快完成庫存檔案的數(shù)字化，進一步提高數(shù)字化檔案的質(zhì)量，提高存量檔案的數(shù)字化率[1]。

二、新時期電子檔案管理在信息化建設中的運用分析

1．提高了檔案管理規(guī)范性

與檔案信息化電子管理模式相比，傳統(tǒng)的文件管理模式相對復雜，效率低下，需要較大的人力資源才能有效完成，這給相關單位帶來不小的壓力。此外，由于在整理過程中的操作錯誤而導致的檔案管理不善的問題，從而影響到檔案管理的質(zhì)量和水平，這是傳統(tǒng)文件管理模式的缺點。而電子信息化管理模式可以有效避免這類情況的發(fā)生，也能節(jié)約更多的人力資源，降低檔案管理過程的復雜性和錯誤幾率。將錯誤率降到最低。電子信息化管理模式為檔案管理創(chuàng)建出了一定的規(guī)范性，讓整個管理流程更加完善，更加有效；電子信息化管理模式也提升了信息資源共享效率，讓內(nèi)部工作人員調(diào)用檔案時，更加方便、快捷、準確，從而有效地提高了工作效率。這也使傳統(tǒng)的手工化管理制度轉(zhuǎn)變成自動化管理模式，將人為因素帶來的困擾降到了最低。并且電子信息化管理模式有自動更新的功能，能夠?qū)⑿碌臄?shù)據(jù)內(nèi)容進行自動化整理、分析并及時保存，從而確保檔案信息資源的準確性和相應的質(zhì)量。

2．重視事業(yè)單位檔案信息安全工作

信息安全問題是構建事業(yè)單位檔案信息的關鍵問題。包括兩個方面：一是電子文件介質(zhì)作為數(shù)字資源存在損壞的風險，電子文件本身存在安全問題；二是外部的安全威脅，這包括黑客攻擊、病毒入侵、系統(tǒng)漏洞等，所有這些都會帶來電子文件的安全挑戰(zhàn)。因此，在信息化建設過程中，事業(yè)單位應當定期檢查數(shù)據(jù)庫和網(wǎng)絡平臺，確保防火墻正常運行；在設備升級后傳輸數(shù)據(jù)，并在多個位置及時創(chuàng)建異構備份。實施安全評估，以避免技術漏洞造成的數(shù)據(jù)丟失。

3．建設信息資源數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)電子歸檔

事業(yè)單位在進行檔案管理工作時，應該進行數(shù)字化管理，通過數(shù)據(jù)庫對歸檔進行分類。對于一些未及時提交的重要檔案和文件，應該進行統(tǒng)一化的管理，通過對檔案的掃描確定檔案的類型，結合以往的工作經(jīng)驗對其進行辨別和歸類，實現(xiàn)檔案的電子歸檔。還要不斷提升檔案管理工作人員的個人素養(yǎng)，善于運用先進的技術和設備，促使檔案管理工作更加規(guī)范和科學，在工作中不斷學習新的信息技術和管理手段，包括檔案的保護技術、檔案管理的理論知識，等等。同時，還要了解和掌握計算機技術、光盤技術和復印復制技術等，提高個人的綜合能力和綜合素養(yǎng)。不同工作人員之間應該加強技術交流，取長補短，對工作問題進行高效處理，優(yōu)化和提升檔案管理工作的質(zhì)量[2]。

4．對事業(yè)單位檔案進行現(xiàn)代化管理

隨著電子信息技術的進步，傳統(tǒng)的事業(yè)單位人工檔案管理模式無法滿足所有方面的需要。進一步提高公共機構檔案管理的效率，應充分借助電子信息化的管理技術，使事業(yè)單位的檔案管理現(xiàn)代化。首先，相關管理工作人員要借助專業(yè)的電子信息化管理網(wǎng)絡服務系統(tǒng)，通過便利的管理系統(tǒng)實現(xiàn)高效率的事業(yè)單位檔案查詢等相關服務，以及通過系統(tǒng)互聯(lián)共享的功能實現(xiàn)相關事業(yè)單位檔案的共享功能，從而給事業(yè)單位帶來更大的便利。其次，管理部門應當加快檔案管理的信息化建設，從而實現(xiàn)更加高效的管理。最后，加強對檔案管理流程的改進和優(yōu)化，為事業(yè)單位提供高質(zhì)量、流暢化的檔案查詢服務。

5．加強前端控制，重視文件收集

電子文件主要由各業(yè)務部門產(chǎn)生，與傳統(tǒng)紙質(zhì)文件相比，電子文件格式多樣，數(shù)量龐大，因此，基于“全員參與”的管理思想，必須加強電子文件前端控制，尤其是每項具體業(yè)務工作中形成的文件，應當注重此類文件的收集。事業(yè)單位應提前制定電子文件歸檔范圍，對收集文件的完整性進行審核，并及時督促相關業(yè)務部門將電子文件進行歸檔。在收集過程中，檔案部門應當加強指導，及時深入到事業(yè)單位各生產(chǎn)部門，指導接收、整理和存儲大量收到的電子文檔的工作，保護電子文檔的原始信息。通過使用技術處理并將電子存檔文檔替換為只讀文檔，確保電子文檔的準確性，使其與紙質(zhì)文檔一樣有效用。

6．檔案的收集和整理工作的提升

在電子檔案管理工作中，關于檔案的收集和整理工作十分關鍵，傳統(tǒng)工作的開展受到技術原因的限制，很多紙質(zhì)版的檔案對空間和時間的要求很高，工作限制因素很多。在信息時代背景下，電子檔案管理提高了檔案管理的效率和質(zhì)量，特別是在檔案的收集和整理工作環(huán)節(jié)發(fā)揮了重要的作用，使整個工作的系統(tǒng)性和邏輯性得到明顯的提升，也為后續(xù)的檔案查閱提供了便捷。很多檔案都是由許多卷宗構成的，一些比較久遠的檔案沒有固定的編號，所以會導致管理工作出現(xiàn)混亂，為了滿足標準化電子檔案管理的要求，應該不斷完善檔案分類管理工作體系，對檔案進行科學的分類和管理，使整個檔案管理工作具有持續(xù)性。同時，建立電子檔案管理標準，對現(xiàn)有的檔案資料進行完善，它在提高電子檔案管理和質(zhì)量方面發(fā)揮著重要作用。此外，需要將檔案管理納入標準評估系統(tǒng)，不斷完善安全管理系統(tǒng)、歸檔系統(tǒng)和電子檔案查閱系統(tǒng)，避免工作失誤和錯誤的行為發(fā)生。

結語

綜上所述，在互聯(lián)網(wǎng)時代，事業(yè)單位檔案管理要合理使用電子信息技術，努力實施良好的電子信息平臺，使事業(yè)單位檔案管理水平明顯提高，使電子信息技術與事業(yè)單位檔案管理有機結合，可以促進事業(yè)單位的良性發(fā)展，以滿足事業(yè)單位檔案管理的需要?？傊?，在事業(yè)單位檔案管理中使用現(xiàn)代信息技術，不僅可以提高事業(yè)單位的工作效率，還可以減輕事業(yè)單位的工作負擔，優(yōu)化所有事業(yè)單位的檔案管理，提高所有事業(yè)單位檔案的機密性。電子信息化技術使得整個檔案管理工作從采集、錄入、整理、上傳、歸檔入庫等全生命周期的管理都有機地統(tǒng)一起來。在有條不紊地管理事業(yè)單位的檔案后，事業(yè)單位的工作人員對檔案的借還申請、借還登記、提醒事項和其他工作更加滿意。使得檔案的作用能夠充分發(fā)揮出來，高效地協(xié)助工作人員開展工作。真正做到事業(yè)單位檔案管理的信息化，將高質(zhì)量的檔案信息呈現(xiàn)給每一位工作人員，為事業(yè)單位的生產(chǎn)、管理、發(fā)展作出積極的貢獻。