黃辛卉

（福建中醫(yī)藥大學(xué)附屬康復(fù)醫(yī)院，福建 福州 350003）

醫(yī)院檔案記錄著醫(yī)院在行政管理、醫(yī)學(xué)研究、病歷資料等運(yùn)行過程與結(jié)果，是醫(yī)院的最基礎(chǔ)的信息資源，也是醫(yī)院管理工作中不可或缺的寶貴資料。然而，過于刻板的檔案管理措施，是無法充分調(diào)動(dòng)資源去提升醫(yī)院的管理水平，推動(dòng)醫(yī)院的健康發(fā)展。

為了適應(yīng)新時(shí)代下社會(huì)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展，持續(xù)提高檔案利用效率，切實(shí)縮短人力成本，加快檔案管理向自動(dòng)化、智能化方向發(fā)展至關(guān)重要。本文將分別從醫(yī)院檔案管理的重要性、主流檔案管理技術(shù)以及RFID技術(shù)的應(yīng)用，逐步深入，探討智能化檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)思路與應(yīng)用在檔案柜的可行性。

1 醫(yī)院檔案管理的重要性

醫(yī)院檔案是醫(yī)院管理的重要憑證，是醫(yī)院發(fā)展歷史的見證[1]。不僅如此，醫(yī)院檔案記錄的內(nèi)容可全面、客觀地反映醫(yī)院發(fā)展歷程中各個(gè)時(shí)期、各個(gè)階段背景下的重大事件、工作及人物，有助于推進(jìn)醫(yī)院的深化改革，提升醫(yī)院醫(yī)療質(zhì)量水平，在醫(yī)院制定決策、執(zhí)行計(jì)劃以及開展各項(xiàng)協(xié)調(diào)事務(wù)等工作中扮演著十分關(guān)鍵的角色，是不可或缺的重要資料。同時(shí)，隨著社會(huì)的進(jìn)步，檔案管理也逐步為各大醫(yī)院重視。此時(shí)如何結(jié)合新時(shí)期醫(yī)院的實(shí)際特征，探索醫(yī)院檔案管理的新理念、新方法是醫(yī)院管理人員所需要達(dá)成的一項(xiàng)能力要求，筆者認(rèn)為RFID技術(shù)是被低估地可以促進(jìn)檔案信息智能化建設(shè)的重要工具，RFID 技術(shù)還有許許多多可以與檔案管理系統(tǒng)相結(jié)合的地方，然而在查閱近幾年的文獻(xiàn)資料過程中，發(fā)現(xiàn)關(guān)于此類技術(shù)的研究少之又少。

2 主流檔案管理系統(tǒng)中運(yùn)用關(guān)鍵的技術(shù)

然而，傳統(tǒng)的檔案庫房管理已不能適應(yīng)新時(shí)代的發(fā)展需要，作為檔案管理人員，該如何在信息化技術(shù)迅猛發(fā)展的今天，尋求技術(shù)幫助，全力推進(jìn)檔案管理系統(tǒng)自動(dòng)化、智能化？我在應(yīng)用RFID技術(shù)（射頻識(shí)別技術(shù)）的主流檔案柜上看到了曙光，應(yīng)用RFID技術(shù)可以通過閱讀器與標(biāo)簽之間的非接觸式數(shù)據(jù)通信進(jìn)行識(shí)別，提升檔案庫房的科學(xué)化管理程度，可以實(shí)現(xiàn)自動(dòng)分揀、排序的功能（就如同快遞運(yùn)輸一樣），還可以提升歸檔編目的自動(dòng)查重的精度和速度，進(jìn)而有效地提升檔案工作效率。

1）RFID技術(shù)加快智能檔案柜讀取與管理效率。物聯(lián)網(wǎng)概念科普，物聯(lián)網(wǎng)指的是利用感知技術(shù)以及采集技術(shù)等提取到外部環(huán)境中的特定信息，然后將采集到的信息傳輸?shù)教幚砥髦羞M(jìn)行處理和分析，根據(jù)處理后的結(jié)果做出對應(yīng)的響應(yīng)，其具有明顯的智能化特征，使得各種類型的設(shè)備通過統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行連接，便于進(jìn)行管理和操作[2]。在物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)發(fā)展中最核心的技術(shù)就是無線射頻技術(shù)、無線傳感器網(wǎng)絡(luò)，其中常用的無線射頻技術(shù)主要是RFID技術(shù)，該技術(shù)作為一種高可靠的通信技術(shù)引發(fā)了較大的關(guān)注，RFID技術(shù)是通過無線電波實(shí)現(xiàn)讀寫及識(shí)別標(biāo)記，從結(jié)構(gòu)上來看，其主要包括電子標(biāo)簽和閱讀器，它在檔案管理的應(yīng)用中，能夠識(shí)別物體信息通過讀取寫入RFID標(biāo)簽的數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)快速入庫檔案，并就實(shí)際儲(chǔ)位情況快速調(diào)整，提高管理效率與質(zhì)量[3]。RFID系統(tǒng)總體劃分為讀寫器、電子標(biāo)簽、主機(jī)以及天線等部分，運(yùn)用RFID技術(shù)構(gòu)建的檔案管理系統(tǒng)需要增設(shè)相應(yīng)的讀寫與接收設(shè)備。在檔案盒貼上電子標(biāo)簽，實(shí)現(xiàn)終端的管理。在檔案室設(shè)置主機(jī)及天線等各個(gè)部分，在成功建立通信之后（即實(shí)現(xiàn)了信息的傳輸功能），由此可以完成檔案信息的感知、處理。同時(shí)，包括了檔案信息以及外部環(huán)境信息等。檔案管理系統(tǒng)具體的功能架構(gòu)如圖1所示。

圖1 系統(tǒng)功能架構(gòu)

2）分級(jí)權(quán)限技術(shù)方便檔案錄入兼顧檔案信息安全。當(dāng)前主流的檔案管理系統(tǒng)通常會(huì)采用權(quán)限分級(jí)進(jìn)行管理，方便向不同等級(jí)用戶提供不同的權(quán)限操作。這一功能的實(shí)現(xiàn)只要需要在每件檔案盒上貼上RFID標(biāo)簽，用以明確物品的位置信息，檔案管理人員就能夠通過模糊查詢、精準(zhǔn)查詢等檢索方式查詢、輸入檔案柜號(hào)將柜門打開，獲得檔案資料所在的位置，實(shí)現(xiàn)對檔案資料的自動(dòng)識(shí)別及自動(dòng)存取。其中，精準(zhǔn)查詢功能能夠?qū)z索到的檔案柜號(hào)發(fā)送到打開輸入?yún)^(qū)域，檔案管理人員要想取走檢索的檔案資料，只需要點(diǎn)擊打開按鈕。此外，主流的檔案管理系統(tǒng)還應(yīng)配備人臉識(shí)別功能，通過人臉識(shí)別系統(tǒng)獲得相應(yīng)權(quán)限[4]。

另外，增設(shè)具有自動(dòng)報(bào)警功能的監(jiān)控設(shè)備，能大大提升了智能檔案柜自動(dòng)化的安全性。

3 基于RFID的檔案管理系統(tǒng)升級(jí)優(yōu)勢

如今，已有許許多多檔案館開始運(yùn)用自動(dòng)化輔助的手段進(jìn)行信息管理工作,并設(shè)計(jì)了符合自身需求的管理系統(tǒng)。事實(shí)證明，利用RFID技術(shù)的優(yōu)勢構(gòu)筑的檔案管理系統(tǒng)促進(jìn)了傳統(tǒng)的人工數(shù)據(jù)采集向信息的自動(dòng)采集的轉(zhuǎn)變，節(jié)約了大量人力成本。

1）數(shù)據(jù)比對實(shí)現(xiàn)在歸檔過程中，檔案自動(dòng)查重。通過RFID技術(shù)對往年未完結(jié)事件添加標(biāo)簽，在新檔案編碼的過程中對標(biāo)簽事件進(jìn)行提取組合，有效避免因檔案管理人員變化而導(dǎo)致檔案順序紊亂，利用不及時(shí)等問題，并有利于檔案信息進(jìn)行二次文獻(xiàn)利用。

為實(shí)現(xiàn)檔案柜即時(shí)自動(dòng)查重功能，同時(shí)避免花費(fèi)過多的成本進(jìn)行系統(tǒng)更換，可以從硬件、數(shù)據(jù)庫以及軟件功能三個(gè)部分分別對檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化。其中，硬件部分就是在原硬件設(shè)備的基礎(chǔ)上，為RFID技術(shù)的運(yùn)行提供硬件支持，在此次檔案編目自動(dòng)查重的硬件系統(tǒng)中需要安裝的硬件設(shè)備包括RFID讀寫標(biāo)簽、檔案盒閱讀器以及網(wǎng)絡(luò)通信設(shè)備，將網(wǎng)絡(luò)通信設(shè)備安裝在檔案室內(nèi)，形成醫(yī)院檔案管理內(nèi)部的局域網(wǎng)絡(luò)，并將書架、傳感器、RFID讀寫標(biāo)簽以及書籍閱讀器等設(shè)備接入到網(wǎng)絡(luò)環(huán)境當(dāng)中，實(shí)現(xiàn)檔案編目數(shù)據(jù)信息的實(shí)時(shí)調(diào)取與傳輸；然后，通過與數(shù)據(jù)庫內(nèi)容的比對，計(jì)算出同類事件，在軟件上增設(shè)合并功能，對同一事件不同歸口問題進(jìn)行組合歸檔。

2）檔案柜搭載智能檔案管理系統(tǒng)，庫房安全可視化。伴隨網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下黑科技術(shù)的日趨成熟，發(fā)展電子檔案的同時(shí)亦要兼顧實(shí)體檔案的建設(shè)。RFID技術(shù)在智能化檔案柜中的應(yīng)用是推進(jìn)檔案室高效管理進(jìn)程的重要手段，也是針對傳統(tǒng)的檔案管理方法進(jìn)行改革的可靠方 法[5]。因此，針對基于RFID技術(shù)的智能檔案柜的研究可以大幅度提高管理效率，完成傳統(tǒng)方法所不能完成的任務(wù)。

通過升級(jí)檔案柜，利用RFID技術(shù)在檔案管理系統(tǒng)搭建智能庫房模塊，由計(jì)算機(jī)來處理檔案信息，生成可視化檔案存儲(chǔ)的文檔平面圖，將檔案柜中所存儲(chǔ)的檔案文件的位置、內(nèi)容等信息進(jìn)行可視化展示[6]。檔案管理人員則可以隨時(shí)隨地（遠(yuǎn)程）監(jiān)控檔案室情況，確保庫房安全；其次，通過操作智能檔案柜控制屏幕，輸入關(guān)鍵詞查詢，檔案管理人員權(quán)限下點(diǎn)選打開對應(yīng)檔案柜，能更快地處理借閱需求，且借閱與歸還過程均需經(jīng)過掃碼識(shí)別檔案編碼，生成相應(yīng)借閱記錄，此舉確保了檔案實(shí)體的完整、準(zhǔn)確和可追溯，實(shí)現(xiàn)對文檔的快速查詢及有效管理，減輕了工作量，提高了工作效率。特殊情況下，檔案管理人員還可以通過機(jī)械鎖打開柜門等應(yīng)急方式對檔案直接管理。最后，集成的智能化檔案柜還可以直接導(dǎo)出利用統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，自動(dòng)生成醫(yī)院歷年重大事件、重要工作及主要人物的時(shí)刻表方便檢索與獲取檔案。

檔案的管理雖無直接作用卻亦與醫(yī)院的發(fā)展息息相關(guān)。總而言之，為了發(fā)揮醫(yī)院檔案的有效作用，應(yīng)全面提高信息化技術(shù)水平，推動(dòng)醫(yī)院檔案電子化建設(shè)，提供更加優(yōu)質(zhì)、便利的檔案服務(wù)。