許婧婧 唐磊

摘要：針對(duì)高校教務(wù)管理工作運(yùn)用Excel對(duì)成績(jī)數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、整理，保證成績(jī)的及時(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性。然后，利用Access較強(qiáng)的數(shù)據(jù)庫(kù)管理功能和不用編程的優(yōu)勢(shì)，對(duì)成績(jī)進(jìn)行管理和輸出。主要功能包含成績(jī)查詢，成績(jī)單的設(shè)計(jì)、打印輸出，具有易實(shí)現(xiàn)，易上手的特點(diǎn)。實(shí)現(xiàn)快速、準(zhǔn)確、高效的成績(jī)管理，并能依托成績(jī)系統(tǒng)開展相關(guān)工作，方便師生，促進(jìn)教學(xué)教務(wù)管理。

關(guān)鍵詞：成績(jī);Excel;Access;報(bào)表

中圖分類號(hào)：TP317? ? ? 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

文章編號(hào)：1009-3044（2021）02-0062-03

隨著高校擴(kuò)招和教務(wù)管理信息化的發(fā)展，高校教務(wù)管理也越來(lái)越便捷，越來(lái)越高效。然而在教務(wù)管理系統(tǒng)的使用和教務(wù)管理信息平臺(tái)的應(yīng)用過(guò)程中，會(huì)存在一些問(wèn)題，比如教學(xué)管理系統(tǒng)功能不穩(wěn)定，不全面。那么在對(duì)系統(tǒng)完善的過(guò)程中，作為教務(wù)工作人員就需要根據(jù)實(shí)際情況另辟蹊徑來(lái)輔助工作。本文學(xué)生成績(jī)單的設(shè)計(jì)與制作，主要針對(duì)學(xué)校教務(wù)管理信息系統(tǒng)不完善的情況進(jìn)行設(shè)計(jì)并運(yùn)用。比如系統(tǒng)打印出來(lái)的成績(jī)信息不全，或者不能顯示學(xué)生學(xué)號(hào)姓名等。鑒于這樣的情況，制作一份格式統(tǒng)一、信息完整的成績(jī)單不但能提升學(xué)院、學(xué)校形象，對(duì)學(xué)生順利辦理出國(guó)手續(xù)、找工作也有幫助。

學(xué)生成績(jī)是學(xué)校非常基礎(chǔ)和重要的資料檔案，如何更科學(xué)地記錄、保存以及管理學(xué)生成績(jī)是各學(xué)校面臨的一個(gè)重要問(wèn)題[1]。通過(guò)對(duì)教務(wù)管理人員、學(xué)生對(duì)成績(jī)需求調(diào)研發(fā)現(xiàn)，學(xué)生對(duì)成績(jī)的打印，教務(wù)人員對(duì)成績(jī)的管理、查詢是兩個(gè)主要方面。本文主要針對(duì)這兩個(gè)方面進(jìn)行成績(jī)單的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)?；贛icrosoft Office Access 2003，和Microsoft Office Excel2003實(shí)現(xiàn)1.0版本，在此版本平臺(tái)上經(jīng)過(guò)兩年的實(shí)際運(yùn)用后又在Microsoft Office Access 2007和Microsoft Office Excel 2007平臺(tái)上進(jìn)行改進(jìn)和完善，本系統(tǒng)已實(shí)際應(yīng)用在教學(xué)管理中九年，服務(wù)于九屆52個(gè)畢業(yè)班，共計(jì)2611名畢業(yè)生（見表1）。實(shí)踐證明該系統(tǒng)具有易于維護(hù)和使用方便的特點(diǎn)，兼具推廣性和獨(dú)特性，如在成績(jī)表中加入院標(biāo)。

Excel電子表是一款功能強(qiáng)大的應(yīng)用軟件，它操作界面友好、簡(jiǎn)單易學(xué)，在數(shù)據(jù)處理、統(tǒng)計(jì)等方面有出色的表現(xiàn)[2]。利用Excel強(qiáng)大的數(shù)據(jù)處理能力，結(jié)合Access的報(bào)表輸出，實(shí)現(xiàn)學(xué)生成績(jī)的管理與輸出等工作。它的最大優(yōu)勢(shì)在于不必編程就可以完成其他數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)必須編程才能完成的功能，并且能滿足一般用戶的需要，比較適合非計(jì)算機(jī)專業(yè)人員應(yīng)用[3]。Access的報(bào)表非常實(shí)用，它不僅可瀏覽數(shù)據(jù)、對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分類匯總和計(jì)算，而且可根據(jù)需要的格式預(yù)覽和打印數(shù)據(jù)。本文以2019屆畢業(yè)班環(huán)境15-1班為例，現(xiàn)將技術(shù)路線圖（見圖1）和實(shí)現(xiàn)過(guò)程介紹如下。

1 數(shù)據(jù)準(zhǔn)備和整理

首先，導(dǎo)出成績(jī)，從學(xué)校教務(wù)系統(tǒng)中導(dǎo)出所有成績(jī)。

其次，檢查成績(jī)，由于系統(tǒng)的不完善，可能存在成績(jī)漏登、錯(cuò)登，需要根據(jù)紙質(zhì)成績(jī)進(jìn)行檢查并核實(shí)。

第三，整理成績(jī)，根據(jù)學(xué)校成績(jī)格式，補(bǔ)充完整各項(xiàng)信息，如學(xué)號(hào)、姓名、課程類別、成績(jī)類別。

第四，規(guī)范數(shù)據(jù)格式，為避免導(dǎo)入時(shí)出現(xiàn)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換錯(cuò)誤，應(yīng)根據(jù)數(shù)據(jù)庫(kù)要求的格式調(diào)整數(shù)據(jù)格式，尤其是數(shù)字類型的數(shù)據(jù)。

第五，排序，根據(jù)成績(jī)表輸出的需要設(shè)置排序條件，在此以“學(xué)號(hào)、課程名稱、學(xué)期”的先后順序進(jìn)行排序（見圖2）。

數(shù)據(jù)準(zhǔn)備和整理在Excel中完成，為保證數(shù)據(jù)的完整性，需要保留原始成績(jī)中不及格的、補(bǔ)考的、重修的成績(jī)，這樣可以全面反映一個(gè)同學(xué)的學(xué)習(xí)情況。此外從Access中導(dǎo)入Excel成績(jī)時(shí)要求成績(jī)基礎(chǔ)表的數(shù)據(jù)以數(shù)字格式存儲(chǔ)，表格中不能有標(biāo)題，第一行應(yīng)是字段名稱，而且不能有多余的合并的單元格。

2 數(shù)據(jù)導(dǎo)入

在Access中從“外部數(shù)據(jù)”-“Excel”選擇數(shù)據(jù)源，需要注意的是在操作到第二步的時(shí)，要勾選“第一行包含標(biāo)題”的復(fù)選框，讓Excel中首行的字段名稱作為Access中的記錄名稱，否則報(bào)表中找不到對(duì)應(yīng)的字段信息，會(huì)有錯(cuò)誤提示（見圖3）。一般情況下，系統(tǒng)默認(rèn)勾選。

3 創(chuàng)建報(bào)表

3.1 利用報(bào)表向?qū)?chuàng)建報(bào)表

打開Access 中的表“環(huán)境15-1”，選擇報(bào)表向?qū)?chuàng)建報(bào)表。根據(jù)向?qū)崾?，選擇需要的字段，和需要分組、排序的字段，布局方式、樣式等創(chuàng)建完報(bào)表（見圖4）。

3.2 設(shè)置報(bào)表

在此基礎(chǔ)上根據(jù)需要對(duì)報(bào)表進(jìn)行調(diào)整和更改，設(shè)置前一定要注意報(bào)表頁(yè)眉、頁(yè)面頁(yè)眉、報(bào)表頁(yè)腳、報(bào)表頁(yè)眉的區(qū)別。報(bào)表中的內(nèi)容，包括表中已有的字段、文本框或者標(biāo)簽、頁(yè)眉、頁(yè)腳，都要根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)整（見圖5）。需要連續(xù)出現(xiàn)的內(nèi)容放在主體中，本例中主體只是課程成績(jī)，即主體中只能有成績(jī)，如果還有其他內(nèi)容則這些內(nèi)容也會(huì)連續(xù)重復(fù)出現(xiàn)。

添加學(xué)號(hào)的頁(yè)腳節(jié)，是為了計(jì)算每個(gè)同學(xué)的總學(xué)分，并添加應(yīng)修總學(xué)分，這樣可以對(duì)同學(xué)的學(xué)習(xí)情況進(jìn)行總體概覽。

在報(bào)表中有一些內(nèi)容是固定的，如班級(jí)、專業(yè)信息。這種情況有兩種辦法可以解決，第一是直接在Access報(bào)表中加入固定標(biāo)簽或者文本框，第二，在Excel基礎(chǔ)數(shù)據(jù)表中加項(xiàng)目，導(dǎo)入Access后，添加字段到相應(yīng)的位置即可，如環(huán)境設(shè)計(jì)專業(yè)名稱。

3.3 輸出報(bào)表

做好的成績(jī)表此時(shí)輸出只能按順序輸出整班的成績(jī)，為了能分班并按學(xué)生打印，則需要在Access中進(jìn)行分組與排序。分組在“設(shè)計(jì)”菜單下，利用“分組與排序”功能選擇要分組的字段，設(shè)定為組頁(yè)眉或者組頁(yè)腳，設(shè)定“將整個(gè)組放在同一頁(yè)上”（見圖6）。如本例中必須用學(xué)號(hào)首先進(jìn)行分組，并選定將學(xué)號(hào)組放在同一頁(yè)上，這樣才能按學(xué)號(hào)分頁(yè)打印。

在此還可對(duì)成績(jī)內(nèi)容進(jìn)行進(jìn)一步的排序處理，使輸出的成績(jī)更整齊規(guī)范。本例中首先根據(jù)學(xué)號(hào)分組，讓每個(gè)同學(xué)的成績(jī)分開打印，其次學(xué)號(hào)分組的基礎(chǔ)上進(jìn)行學(xué)期排序，第三，學(xué)期排序的基礎(chǔ)上再進(jìn)行課程名稱排序，這樣輸出的成績(jī)單就是以班、以個(gè)人為單位，并且能根據(jù)學(xué)期從前往后排序，相同名稱的課程排在一起，這樣每個(gè)學(xué)期補(bǔ)考過(guò)的科目成績(jī)一目了然（見圖7—圖8）。

3.4 批量制作報(bào)表

重新導(dǎo)入新班級(jí)數(shù)據(jù)項(xiàng)后，需要用相同格式輸出不同班級(jí)的成績(jī)時(shí)，只需復(fù)制已有班級(jí)的報(bào)表文件，然后修改報(bào)表的數(shù)據(jù)源（見圖9），同時(shí)在設(shè)計(jì)視圖下修改班級(jí)名稱、應(yīng)修總學(xué)分等信息。同樣，如果是要輸出不同年級(jí)的成績(jī)單時(shí)，則根據(jù)情況修改數(shù)據(jù)記錄源、成績(jī)審核時(shí)間、班級(jí)、應(yīng)修總學(xué)分、學(xué)分績(jī)點(diǎn)等信息即可。

學(xué)會(huì)使用報(bào)表功能后，在需要批量進(jìn)行數(shù)據(jù)處理時(shí)，都可以舉一反三利用報(bào)表功能實(shí)現(xiàn)，如結(jié)業(yè)申請(qǐng)表。這樣就完成了成績(jī)單的制作和輸出以及擴(kuò)充運(yùn)用。成績(jī)管理面向全體一線教師，要求必須簡(jiǎn)單、方便、易用，能夠在現(xiàn)有的操作系統(tǒng)及基本辦公軟件中運(yùn)行[4]。而成績(jī)的查詢、打印又是成績(jī)管理工作中的重要環(huán)節(jié)操作[5]。本文基于Excel和Access的學(xué)生成績(jī)單設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)方法優(yōu)點(diǎn)為：簡(jiǎn)明易懂，易于操作，適用性廣，能滿足各學(xué)校對(duì)于成績(jī)管理的不同要求，有效提高管理工作效率，實(shí)現(xiàn)成績(jī)管理的信息化。

參考文獻(xiàn)：

[1] 馬赫，馮思度，張紅偉.學(xué)生成績(jī)管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)[J].電腦知識(shí)與技術(shù)，2019，15（6）：61-62.

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[4] 顏曉佳，張勝.基于Excel軟件的成績(jī)管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)與開發(fā)[J].教學(xué)與管理，2020（7）：15-17.

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【通聯(lián)編輯：謝媛媛】