范晶晶

摘 要：本文總結(jié)了檔案管理防災(zāi)抗災(zāi)機(jī)制的重要內(nèi)容，并就如何加強(qiáng)檔案管理防災(zāi)抗災(zāi)機(jī)制的協(xié)調(diào)運(yùn)行提出了一些建議和對策，以便能夠解決檔案管理過程中面對的各種災(zāi)難。

關(guān)鍵詞：檔案管理;防災(zāi)抗災(zāi);機(jī)制

很多檔案的孤本會在各個(gè)檔案館中保存，并且這些信息往往都記錄在一些比較易受到損害的工具上。不論是任何形式的人為災(zāi)害，還是自然災(zāi)害，都會給文獻(xiàn)和檔案帶來部分損壞或者永久性的損毀。例如，在2003年4月的伊拉克戰(zhàn)爭中，就有大量的檔案丟失。在2008年5月12日，我國四川汶川大地震中，在北川縣檔案館中最為珍貴的檔案——《石泉縣至》丟失，直到現(xiàn)在還未找到。因此，在面臨有可能存在的各種災(zāi)難或者突發(fā)事件中，我們需要不斷強(qiáng)化檔案管理防災(zāi)抗災(zāi)機(jī)制的運(yùn)行與協(xié)調(diào)，這一問題也成為當(dāng)前世界檔案界亟需解決的重要問題。

筆者認(rèn)為，通過構(gòu)建檔案防災(zāi)抗災(zāi)機(jī)制能夠有效幫助提升管理檔案防災(zāi)抗災(zāi)的工作效率，能夠強(qiáng)化機(jī)制的適用性與針對性，有效的減少成本，并帶來更多好處。我們不僅需要從理論上解釋檔案館防災(zāi)抗災(zāi)工作的重要性，而且還需要從實(shí)踐、應(yīng)用和研究中總結(jié)經(jīng)驗(yàn)。通過對“機(jī)制”的研究，我們可以掌握抗災(zāi)的措施和方法，從而最大程度地?cái)U(kuò)展人類的社會記憶。

一、構(gòu)建檔案管理防災(zāi)抗災(zāi)機(jī)制的主要內(nèi)容

1.建立健全“機(jī)制”的組織體系

各級檔案館都要具有憂患意識，在平時(shí)的工作中就要做好預(yù)防措施，以確保能夠及時(shí)的應(yīng)對各種重大事故與災(zāi)害。通過有關(guān)政府部門的幫助與支持，檔案館還需要加強(qiáng)與各方面的溝通與合作。所以，在面臨重大災(zāi)害前，需要構(gòu)建出一個(gè)能夠互相協(xié)調(diào)、分級工作和統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)指揮的綜合處理檔案災(zāi)害的機(jī)構(gòu)。在該體制中，還需要將中央到地方四級納入其中。同時(shí)，各個(gè)部門需要劃分職責(zé)，將責(zé)任落實(shí)到相應(yīng)的部門或者有關(guān)的工作人員，確保在事故發(fā)生的時(shí)候，能夠以最快的速度解決問題。

2.建立健全“機(jī)制”的制度體系

根據(jù)災(zāi)難的程度，一般分為特大、重大、大型和一般級別，范圍（僅單一類型的檔案機(jī)構(gòu)和涉及整個(gè)社會的綜合類型）采取橫向聯(lián)動、縱向救援的協(xié)調(diào)機(jī)制。針對災(zāi)難的三個(gè)階段（災(zāi)難前，災(zāi)難中和災(zāi)難后），建立并完善三種機(jī)制：一是災(zāi)前監(jiān)測預(yù)警機(jī)制。在災(zāi)前的預(yù)防階段，應(yīng)制定防災(zāi)計(jì)劃，對防災(zāi)知識和抗災(zāi)知識進(jìn)行宣傳和教育，通過計(jì)劃將責(zé)任分配給部門和人員，并在災(zāi)難發(fā)生前應(yīng)采取預(yù)防措施，防患于未然。二是災(zāi)中的防災(zāi)抗災(zāi)機(jī)制。領(lǐng)導(dǎo)快速決策，激活應(yīng)急響應(yīng)保障措施，及時(shí)應(yīng)對災(zāi)難。第三，災(zāi)后恢復(fù)重建機(jī)制。及時(shí)將檔案轉(zhuǎn)移到安全的地方，并采取科學(xué)的方法修復(fù)和處理災(zāi)難文件。根據(jù)這三種機(jī)制，制定相應(yīng)的法律、法規(guī)、制度和方法。

二、目前檔案管理中存在的問題及其分析

1.預(yù)防意識淡薄，缺乏科學(xué)的預(yù)防措施與預(yù)警機(jī)制

在平時(shí)管理檔案工作過程中，大多數(shù)人都抱有錯(cuò)誤的想法，如大多數(shù)情況下不會出現(xiàn)重大災(zāi)害，或者有人會認(rèn)為小災(zāi)不可怕，大災(zāi)躲不過等等。因?yàn)槿藗儧]有較強(qiáng)的防災(zāi)抗災(zāi)意識，導(dǎo)致在做檔案樓建設(shè)、檔案裝備的采購以及重要檔案的備份等工作的時(shí)候大打折扣，這將導(dǎo)致檔案工作中存在諸多疏漏，甚至給檔案工作帶來較大的危害。不僅如此，由于地震、火山噴發(fā)以及泥石流等重大自然災(zāi)害的預(yù)測比較困難，并且這些自然災(zāi)害往往事發(fā)突然，所以大多數(shù)工作人員都會認(rèn)為這些自然災(zāi)害難以避免，或者會存在預(yù)測失敗的情況。這些都會極大程度上降低檔案館工作人員的工作主動性與積極性，從而影響檔案的安全。比如，自新中國成立到現(xiàn)在，發(fā)生的眾多火災(zāi)中大約存在300萬卷檔案被燒毀。比較典型的是在1989年12月，因?yàn)楹颖笔∩羁h法院不合理用火，造成18000卷檔案損壞。

2.合作意識不強(qiáng)，部門之間缺乏協(xié)調(diào)統(tǒng)一與有機(jī)配合

因?yàn)榇嬖谥T多方面的原因，檔案部門與通訊機(jī)構(gòu)、新聞媒體、氣象部門以及地址部門等機(jī)構(gòu)或部門的聯(lián)系并不緊密，導(dǎo)致很多研究成果不能共享，進(jìn)而在面對重大自然災(zāi)害的時(shí)候會浪費(fèi)大量的信息資源。并且，因?yàn)閷?shí)戰(zhàn)演練經(jīng)驗(yàn)比較少，在面臨重大自然災(zāi)害的時(shí)候，依然會存在人員與物資難調(diào)配、道路堵塞等狀況。因此，一旦自然災(zāi)害發(fā)生，因?yàn)闄n案部門與其他機(jī)構(gòu)之間存在的聯(lián)系甚少，沒有有效的合作與交流，會直接威脅到檔案館的安全。

3.缺乏戰(zhàn)略眼光，檔案裝具、建筑的抗震能力有限

由于經(jīng)費(fèi)有限，檔案館購買的檔案大多抗震能力有限，有些檔案館的建筑質(zhì)量也較差。所以，在對檔案館的裝備進(jìn)行采購的時(shí)候，往往會一切從簡，給檔案管理工作帶來較大的隱患。例如，在2008年的汶川地震中，四川省的檔案嚴(yán)重?fù)p壞。D類危房檔案有375萬卷，在這些檔案中，有302萬卷的檔案比較危險(xiǎn)，并且保護(hù)這些檔案的裝備中有5511套因?yàn)樽匀粸?zāi)害被損壞。尤其是北川縣檔案館，在地震中有8.5萬卷檔案被掩埋。通過進(jìn)行檔案搶救工作，檔案館中的《石泉縣志》仍未找到，還有大量搶救出的檔案受到較大的損壞。通過事實(shí)表明，工作人員在建設(shè)檔案館時(shí)的工作態(tài)度嚴(yán)重影響檔案的安全，因此需要不斷提高檔案館的建設(shè)質(zhì)量，做到對檔案設(shè)備科學(xué)采購，這也是確保檔案安全的最基本要求。

4.主動性差，重要檔案異地、異質(zhì)備份機(jī)制不完善

一直以來，因?yàn)闄n案管理機(jī)制的不健全，造成很多工作人員工作不嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臓顩r。檔案工作者在工作過程中，不能充分發(fā)揮其創(chuàng)造性、主動性與積極性，重要檔案館呈現(xiàn)出異地、異質(zhì)備份機(jī)制不完善的狀況。因此，當(dāng)發(fā)生重大自然災(zāi)害時(shí)，就是重要文件被銷毀的日子。如在2007年7月，四川北部、東南部與東北部等地連續(xù)出現(xiàn)暴雨，該省出現(xiàn)十分嚴(yán)重的洪澇災(zāi)害。這一次嚴(yán)重的自然災(zāi)害導(dǎo)致四川省檔案館損失金額高達(dá)300萬元，在災(zāi)難中受潮檔案達(dá)10萬卷。另外，第9711號臺風(fēng)登陸浙江省臺州市溫嶺行塘鎮(zhèn)后，臺州市海門港潮位比原先預(yù)報(bào)的高出1.8米，城區(qū)椒江嚴(yán)重進(jìn)水，浙江海門一機(jī)床廠水深達(dá)1.3米，因?yàn)榇嬖陬A(yù)測偏差，所以再轉(zhuǎn)移已經(jīng)來不及，即使在臺風(fēng)到來之前采取有關(guān)措施，還是有2000多卷檔案被浸泡。受本次臺風(fēng)影響，浙江省寧波市岱山縣、路橋區(qū)、天臺縣、三門縣以及溫嶺市等地區(qū)，一共有20個(gè)檔案館受到災(zāi)害的影響。

三、強(qiáng)化檔案管理防災(zāi)抗災(zāi)機(jī)制協(xié)調(diào)動作的建議與對策

1.強(qiáng)化檔案管理應(yīng)對災(zāi)害的基礎(chǔ)能力建設(shè)

堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)設(shè)施是抵抗各種風(fēng)險(xiǎn)和克服各種災(zāi)難的基礎(chǔ)。對于檔案進(jìn)行管理主要在于硬件與軟件。在硬件方面，需要不斷提升檔案館的抗災(zāi)水平，還需要根據(jù)抗災(zāi)問題采購與建設(shè)相應(yīng)的設(shè)施。同時(shí)，還需要增加對于檔案安全管理的投資，不斷推廣使用新設(shè)備、新工藝以及新技術(shù)，并逐步完善檔案安全儲存的條件;在軟件方面，做好隱患排查方面的工作，并落實(shí)好對辦公用房、檔案庫房以及附近環(huán)境的全面安全檢查工作，定期對檔案館建筑水電線路及相關(guān)設(shè)備的維護(hù)保養(yǎng)進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)倉庫泄漏、危險(xiǎn)房屋以及防雷裝置故障等不安全因素，及時(shí)采取措施，堅(jiān)決杜絕事故，確保檔案的安全。加強(qiáng)守衛(wèi)管理制度，出入登記，切實(shí)有效地執(zhí)行。建立科學(xué)有效的利益協(xié)調(diào)機(jī)制，善于解決檔案用戶和檔案管理員這兩者之間的矛盾，開展和諧安全的檔案創(chuàng)建活動，嚴(yán)格杜絕會對檔案工作產(chǎn)生較大影響的惡性事件的發(fā)生。

2.全方位推進(jìn)綜合長效“機(jī)制”建設(shè)

根據(jù)國家檔案局的規(guī)定，我們需要不斷推進(jìn)機(jī)制的建設(shè)，同時(shí)促進(jìn)機(jī)制建設(shè)的規(guī)范化和一體化。國家檔案館要建立強(qiáng)大的災(zāi)害管理組織體系檔案，建立有關(guān)于檔案管理防災(zāi)抗災(zāi)的指導(dǎo)性文件系統(tǒng)，同時(shí)在平時(shí)各級檔案部門的工作中，也需要做好檔案管理的防災(zāi)抗災(zāi)工作。我們可以規(guī)定每5年制定一個(gè)檔案防災(zāi)抗災(zāi)計(jì)劃，然后將其歸納為一個(gè)體系。加強(qiáng)應(yīng)急監(jiān)測和預(yù)警機(jī)制，目前，我國大多數(shù)防災(zāi)機(jī)制更多的是救濟(jì)，而不是簡單的預(yù)測和預(yù)防，這明顯是錯(cuò)誤的。不要在災(zāi)難發(fā)生后被動的進(jìn)行應(yīng)對，而是需要主動的采取策略來應(yīng)對可能會發(fā)生的各種災(zāi)害。檔案機(jī)構(gòu)的建立需要各級部門共同努力，來構(gòu)建檔案防災(zāi)抗災(zāi)機(jī)制，探索從被動到主動的新的防災(zāi)、防災(zāi)工作檔案，能夠用新的方法與觀念做好應(yīng)急處置，做好事前的防范工作。我們需要加強(qiáng)全面協(xié)調(diào)和互動的應(yīng)急響應(yīng)和社會動員機(jī)制。防災(zāi)和響應(yīng)并非孤立現(xiàn)象，檔案部門不僅需要履行好自己的職責(zé)，還需要加強(qiáng)與其他有關(guān)部門的溝通與交流，充分利用好信息資源，形成協(xié)調(diào)有效的局面。不斷加強(qiáng)和地質(zhì)、氣象與水利等各個(gè)部門之間的聯(lián)系與協(xié)作，確保能夠及時(shí)獲取各種有用信息，從而提升對于災(zāi)害的及時(shí)響應(yīng)能力。要積極加強(qiáng)國際之間和地區(qū)之間在檔案管理方面的防災(zāi)救災(zāi)合作，完善國際合作機(jī)制，及時(shí)地交流信息，學(xué)習(xí)有關(guān)經(jīng)驗(yàn)，采取聯(lián)合行動，大大提高應(yīng)急反應(yīng)的實(shí)效。

3.強(qiáng)化檔案工作應(yīng)急管理法律建設(shè)

目前，國家檔案局制定的《檔案工作突發(fā)事件應(yīng)急處置管理辦法》還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠。應(yīng)當(dāng)完善法律法規(guī)，制定配套法規(guī)，完善具體制度。在進(jìn)行檔案管理防災(zāi)抗災(zāi)過程中構(gòu)建相應(yīng)的法律體系，同時(shí)能夠落實(shí)好在面臨防災(zāi)抗災(zāi)工作時(shí)各個(gè)部門的職責(zé)，如對于檔案管理防災(zāi)抗災(zāi)工作中，檔案管理機(jī)構(gòu)、各級政府乃至普通公民發(fā)生災(zāi)害后的應(yīng)急管理措施、防災(zāi)抗災(zāi)中的規(guī)劃、防災(zāi)抗災(zāi)中的責(zé)任等等。健全的法律制度在檔案防災(zāi)抗災(zāi)中發(fā)揮巨大的作用，一方面能夠有效促進(jìn)機(jī)制的運(yùn)轉(zhuǎn)，另一方面還會提供制度規(guī)范與法律保障。另外，需要做好法律的宣傳工作，強(qiáng)化工作人員履行檔案管理防災(zāi)抗災(zāi)法律規(guī)定的責(zé)任與義務(wù)的認(rèn)識。我們要加強(qiáng)對執(zhí)行情況的監(jiān)督檢查，以確保依法執(zhí)行和充分執(zhí)行。

4.建立健全檔案工作應(yīng)急管理保障體系

首先，建議在國家防災(zāi)減災(zāi)日的時(shí)候，檔案部門積極開展防災(zāi)減災(zāi)知識教育和受災(zāi)檔案的搶救與恢復(fù)技術(shù)講座，并進(jìn)行防災(zāi)抗災(zāi)演練，開展防災(zāi)救災(zāi)培訓(xùn)，強(qiáng)化檔案工作者的防災(zāi)意識。構(gòu)建一個(gè)專家小組，使其能夠在災(zāi)難發(fā)生后及時(shí)參與災(zāi)害救援的指導(dǎo)工作，同時(shí)還需要構(gòu)建出一個(gè)技術(shù)專業(yè)以及訓(xùn)練有素的應(yīng)急救援隊(duì)伍。其次，需要增加資金的投入力度，每一年都要科學(xué)地分配專項(xiàng)資金，構(gòu)建救災(zāi)資金應(yīng)急分配機(jī)制，保障可以在24小時(shí)內(nèi)采取救災(zāi)措施，使檔案受到的災(zāi)害可以得到及時(shí)的救護(hù)。最后，要加強(qiáng)材料的儲存。檔案館需要根據(jù)檔案館建設(shè)設(shè)計(jì)規(guī)范的要求，制定相應(yīng)的安全保護(hù)措施，同時(shí)還需要裝備檔案安全防護(hù)設(shè)備，如自動報(bào)警、防水、防火、去濕與滅火等必要的檔案安全保護(hù)設(shè)備與器材。

5.推進(jìn)災(zāi)后檔案的保護(hù)與搶救工作

在重大自然災(zāi)害發(fā)生后，國家檔案局需要及時(shí)做出檔案搶救與保護(hù)工作，指派有關(guān)的專家到達(dá)災(zāi)區(qū)前線。地方受災(zāi)較重，會存在庫房坍塌以及檔案被埋的狀況，需要快速地與抗震救災(zāi)指揮部門溝通，取得他們的支持與幫助，盡可能盡快將檔案搶救出來，然后將其轉(zhuǎn)移到足夠安全的地方。對于倉庫開裂、配件損壞，要根據(jù)實(shí)際情況，以保障工作人員的安全為基礎(chǔ)和前提，盡快轉(zhuǎn)移與保護(hù)檔案。根據(jù)不同的受損材料與水淹材料，在專業(yè)的指導(dǎo)下采取科學(xué)的處理方法。尤其是被水淹過的材料，需要進(jìn)行干燥或者冷凍來穩(wěn)定文件的狀態(tài)，避免出現(xiàn)進(jìn)一步惡化的狀況。

6.優(yōu)化并完善異地檔案災(zāi)害備份管理制度

每個(gè)檔案組織應(yīng)對歷史檔案進(jìn)行分級保護(hù)，建立檔案登記冊，并且根據(jù)實(shí)際情況制定出對于孤本等重要檔案的保護(hù)制度。建議把檔案機(jī)構(gòu)中1%～7%的檔案看作特別重要的檔案，如果館中存在比較珍貴的歷史檔案，應(yīng)建立當(dāng)?shù)氐奶厥怵^藏，并應(yīng)采取特殊的保存方法和保護(hù)措施。同時(shí)，極其重要的文件副本應(yīng)保存在不同的位置，并做到定期更新。伴隨現(xiàn)在電子政務(wù)項(xiàng)目的不斷發(fā)展，地方政府可以根據(jù)本地的具體狀況構(gòu)建備份中心，以便于能夠有效降低電子政務(wù)信息的災(zāi)難風(fēng)險(xiǎn)。為了能夠維護(hù)好檔案信息數(shù)據(jù)的安全，政府需要下發(fā)有關(guān)的限制措施和法律法規(guī)，確保可以盡快的維護(hù)好數(shù)據(jù)備災(zāi)市場的誠信度，同時(shí)構(gòu)建數(shù)據(jù)信息備份平臺。

7.建立檔案信息處理機(jī)制

機(jī)關(guān)檔案室與各級檔案室要做到特事特辦，打破常規(guī)，為抗震救災(zāi)指揮部門提供抗震救災(zāi)工作中所需要的人員名冊、戶籍、地圖以及工程圖等等，積極前往抗震救災(zāi)的指揮部門，充分發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)作用。檔案館的各個(gè)部門與有關(guān)工作人員需要堅(jiān)守崗位，做好自己的本質(zhì)工作，抗震救災(zāi)需要哪些文件數(shù)據(jù)，就提供哪些文件數(shù)據(jù)，充分發(fā)揮檔案數(shù)據(jù)在抗震救災(zāi)中的重要作用。

四、結(jié)論

為了確?？梢灶A(yù)防各種重大的自然災(zāi)害，我們必須要不斷完善與改進(jìn)檔案防災(zāi)抗災(zāi)的管理機(jī)制，也需要不斷增強(qiáng)災(zāi)害的防范意識，構(gòu)建科學(xué)的災(zāi)難預(yù)警機(jī)制與預(yù)防措施。同時(shí)，還需要加強(qiáng)實(shí)戰(zhàn)演練，采購高質(zhì)量的檔案裝備，不斷推進(jìn)檔案信息化，提升檔案館自身的防災(zāi)抗災(zāi)能力。

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（作者單位：深圳市氣象服務(wù)中心）