張寧 胡瑋佳

摘 要：新冠肺炎疫情期間，醫(yī)療救治定點(diǎn)醫(yī)院作為疫情防控工作的重要部門(mén)產(chǎn)生了大量的真實(shí)記錄，檔案工作管理部門(mén)要形成及時(shí)有效、分類清晰的管理思路和統(tǒng)籌全局、擴(kuò)大影響的利用思路，為應(yīng)對(duì)突發(fā)公共衛(wèi)生事件做出應(yīng)有貢獻(xiàn)。

關(guān)鍵詞：定點(diǎn)醫(yī)院;檔案管理;開(kāi)發(fā)利用

2019年底，突如其來(lái)的新冠肺炎疫情打亂了人們正常的生活和工作秩序，其影響速度迅速波及各行各業(yè)，企業(yè)停工、學(xué)校停課等一系列防控管制措施接踵而至。醫(yī)療機(jī)構(gòu)作為承擔(dān)突發(fā)公共衛(wèi)生任務(wù)的“排頭兵”“先鋒隊(duì)”，數(shù)以萬(wàn)計(jì)的醫(yī)務(wù)工作者成為“逆行者”，與病魔殊死搏斗，留下了一幕幕可歌可泣的動(dòng)人畫(huà)面。石家莊市第五醫(yī)院作為河北省首家、最大的傳染病?？漆t(yī)院，在應(yīng)對(duì)非典、埃博拉、禽流感、手足口病等歷次傳染病疫情中，對(duì)內(nèi)苦練內(nèi)功、提高救治本領(lǐng)，對(duì)外加強(qiáng)宣傳、展示五院人的奉獻(xiàn)、責(zé)任與擔(dān)當(dāng)，近年來(lái)得到了社會(huì)和患者的廣泛認(rèn)可。自2020年1月17日被確定為石家莊市新冠肺炎醫(yī)療救治定點(diǎn)醫(yī)院起，該院積極做好“打大仗、打勝仗”的充分準(zhǔn)備，醫(yī)院新冠肺炎專項(xiàng)檔案收集管理工作也隨之啟動(dòng)，提前介入疫情防控各個(gè)環(huán)節(jié)，形成了檔案收集、整理的標(biāo)準(zhǔn)化模式，力求做到“應(yīng)歸盡歸”，為后期檔案的有效開(kāi)發(fā)利用奠定了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)，為醫(yī)療救治定點(diǎn)醫(yī)院戰(zhàn)“疫”檔案的管理和利用提供了有益借鑒。

一、定點(diǎn)醫(yī)院戰(zhàn)“疫”檔案管理必要性

以史為鑒，可以知興替。檔案作為總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、認(rèn)識(shí)規(guī)律、傳承歷史的重要載體，是確保事業(yè)發(fā)展、社會(huì)進(jìn)步的重要內(nèi)容。新冠肺炎疫情作為一次典型的突發(fā)公共衛(wèi)生事件，在疫情防控、醫(yī)療救治、輿論宣傳等工作的過(guò)程中，形成了門(mén)類多、數(shù)量大、價(jià)值高的檔案資料。特別是醫(yī)療救治定點(diǎn)醫(yī)院所存儲(chǔ)的檔案資料，不僅是定點(diǎn)醫(yī)院醫(yī)護(hù)人員牢記宗旨、踐行使命、不畏艱險(xiǎn)、全力以赴抗擊疫情的重要見(jiàn)證，更是在疫情過(guò)后有機(jī)會(huì)、有渠道對(duì)疫情期間各項(xiàng)工作進(jìn)行總結(jié)、反思的客觀依據(jù)，能夠促進(jìn)傳染病防治事業(yè)在醫(yī)療質(zhì)量管理、人才隊(duì)伍建設(shè)、學(xué)科?？瓢l(fā)展、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、醫(yī)院文化建設(shè)等方面實(shí)現(xiàn)又好又快發(fā)展。石家莊市第五醫(yī)院是有著70多年歷史的傳染病?？漆t(yī)院，在歷次疫情中所形成的大量珍貴檔案資料，為應(yīng)對(duì)新冠肺炎提供了寶貴借鑒。例如，在籌備工作上，通過(guò)查閱非典時(shí)期防治工作方案，制定了應(yīng)對(duì)新冠肺炎工作實(shí)施方案，成立了黨委書(shū)記親自掛帥的領(lǐng)導(dǎo)小組，組建了醫(yī)療救治、院感防控等7個(gè)專業(yè)小組，構(gòu)建起了分工合理、責(zé)任清晰、行動(dòng)有力的組織架構(gòu);在梯隊(duì)建設(shè)上，通過(guò)查閱非典時(shí)期“參戰(zhàn)”名單，優(yōu)先選派有經(jīng)驗(yàn)、能力強(qiáng)的醫(yī)護(hù)人員作為第一批戰(zhàn)“疫”人員奔赴5個(gè)發(fā)熱隔離病區(qū)，梳理疫情防控初期工作流程，優(yōu)化醫(yī)療服務(wù)環(huán)境;在人員管理上，通過(guò)查閱非典時(shí)期醫(yī)護(hù)人員管理規(guī)定，制作了“一線人員上崗明細(xì)表”，動(dòng)態(tài)登記人員進(jìn)出一線時(shí)間，為安排輪休、發(fā)放補(bǔ)助提供了依據(jù)……正是因?yàn)橥晟啤R備的非典檔案資料，該院才能在第一時(shí)間組建起240多人的醫(yī)護(hù)團(tuán)隊(duì)，緊急調(diào)配呼吸機(jī)、心電監(jiān)護(hù)儀、床旁X機(jī)等100多臺(tái)急診急救設(shè)備，并妥善安置非新冠肺炎患者，騰空一棟病房樓作為發(fā)熱隔離專用區(qū)域，為全力開(kāi)展救治工作打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

二、定點(diǎn)醫(yī)院戰(zhàn)“疫”檔案資料特殊性

1.檔案產(chǎn)生突然性

以突發(fā)疫情為主的突發(fā)公共衛(wèi)生事件，通常具有突然爆發(fā)、迅速擴(kuò)散、難以預(yù)測(cè)、社會(huì)危害大等特征。因此，醫(yī)療機(jī)構(gòu)很難對(duì)突發(fā)公共衛(wèi)生事件的規(guī)模和影響程度進(jìn)行預(yù)判，相應(yīng)的檔案收集、管理工作也變得十分棘手、困難重重。通常來(lái)說(shuō)，疫情期間部分珍貴的實(shí)物檔案由于仍有臨床使用價(jià)值，難以進(jìn)行檔案展覽。因此，一般在疫情過(guò)后，會(huì)采取專項(xiàng)檔案展、專題紀(jì)念冊(cè)的形式對(duì)疫情期間相關(guān)工作進(jìn)行回顧，這也為檔案資料的開(kāi)發(fā)和利用帶來(lái)了不小的挑戰(zhàn)。

2.檔案種類多樣性

醫(yī)療救治定點(diǎn)醫(yī)院作為戰(zhàn)“疫”主戰(zhàn)場(chǎng)，有著大量有關(guān)抗擊疫情的醫(yī)療救治、醫(yī)院感染控制、后勤保障、接受社會(huì)捐贈(zèng)等方面的第一手珍貴資料，主要涉及疫情防治工作中的各種法規(guī)文件、領(lǐng)導(dǎo)重要批示及講話、會(huì)議紀(jì)要、救治防控方案、應(yīng)急預(yù)案、社會(huì)捐贈(zèng)、疫情統(tǒng)計(jì)、宣傳報(bào)道等多方面內(nèi)容，其表現(xiàn)形式也有文字、數(shù)據(jù)、病歷、聲像、實(shí)物等多種方式，為日后的檔案利用提供了多樣化素材和多種形式，能夠更加全方位、立體化地了解定點(diǎn)醫(yī)院的戰(zhàn)“疫”全過(guò)程。

3.檔案價(jià)值專業(yè)性

一般來(lái)說(shuō)，醫(yī)療救治定點(diǎn)醫(yī)院在突發(fā)公共衛(wèi)生事件中所形成的檔案資料，與普通的檔案資料相比具有較強(qiáng)的專業(yè)性。特別是關(guān)于患者救治診療方案、院感防控措施流程等，均由衛(wèi)生專業(yè)技術(shù)人員制定。這就要求檔案管理人員需要具有基本的衛(wèi)生專業(yè)知識(shí)儲(chǔ)備，能夠?qū)ν话l(fā)公共衛(wèi)生事件中所產(chǎn)生的檔案進(jìn)行分門(mén)別類的標(biāo)準(zhǔn)化處理，增強(qiáng)對(duì)檔案管理工作質(zhì)量控制，為提升醫(yī)院突發(fā)公共衛(wèi)生事件處置能力做出積極貢獻(xiàn)。

三、定點(diǎn)醫(yī)院戰(zhàn)“疫”檔案管理方式

1.建章立制，構(gòu)建分工合理的組織架構(gòu)

凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢。新冠肺炎疫情的突然爆發(fā)，讓社會(huì)各界特別是定點(diǎn)醫(yī)院的工作重心全部圍繞疫情防控、醫(yī)療救治、后勤保障等工作展開(kāi)，難以對(duì)檔案的收集、管理等具體工作進(jìn)行細(xì)致部署和要求。因此，醫(yī)療機(jī)構(gòu)主要負(fù)責(zé)人需要切實(shí)增強(qiáng)檔案管理意識(shí)，牢固樹(shù)立檔案管理思維，在日常工作中注重檔案管理制度和體系的建設(shè)，重點(diǎn)打造一支“作風(fēng)精干、責(zé)任分擔(dān)、檔案敏感、隨時(shí)能戰(zhàn)”的檔案管理隊(duì)伍，為實(shí)施精準(zhǔn)、有效的檔案管理工作提供堅(jiān)強(qiáng)保障！石家莊市第五醫(yī)院在黨辦室、辦公室、財(cái)務(wù)科、醫(yī)務(wù)科、宣傳統(tǒng)戰(zhàn)科等8個(gè)檔案重點(diǎn)管理部門(mén)設(shè)置了兼職檔案員，成立了“主管院長(zhǎng)—主任—專職檔案員—兼職檔案員”的四級(jí)垂直管理體系，明確了崗位責(zé)任，加強(qiáng)了考核力度，并制定了檔案預(yù)立卷、移交接收、安全保密等19項(xiàng)管理制度，為進(jìn)一步提高檔案工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化水平奠定了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。同時(shí)，充分調(diào)動(dòng)專業(yè)人員的積極性，注重發(fā)揮兼職檔案員的專業(yè)特長(zhǎng)，鼓勵(lì)其將檔案工作與自身工作職責(zé)相結(jié)合，在日常工作的開(kāi)展過(guò)程中，加強(qiáng)檔案資料的留存和整理，深度挖掘檔案資料的利用價(jià)值，形成了“檔案促進(jìn)業(yè)務(wù)，業(yè)務(wù)豐富檔案”的“雙贏”局面。

2.提前介入，明確收集范圍及歸檔要求

由于檔案資料的特殊性，往往難以甚至無(wú)法通過(guò)后期填補(bǔ)來(lái)完善和補(bǔ)充，因此在疫情防控期間，醫(yī)療機(jī)構(gòu)就要切實(shí)履行好檔案收集、管理職責(zé)，按照“應(yīng)收盡收、規(guī)范管理”的要求，加大對(duì)檔案管理人員的督促、指導(dǎo)力度，積極做好各類檔案資料的收集、整理、管理和利用工作，確保工作進(jìn)行到哪里，檔案管理就跟到哪里;一線人員在哪里，檔案管理員就出現(xiàn)在哪里。疫情防治工作初期，石家莊市第五醫(yī)院在應(yīng)急預(yù)案中，就成立了負(fù)責(zé)留存文字、圖片、影像資料工作的綜合協(xié)調(diào)組，統(tǒng)籌負(fù)責(zé)檔案收集工作。為了進(jìn)一步鼓勵(lì)、支持和規(guī)范新冠肺炎疫情期間全員參與疫情防控檔案的收集與管理工作，還先后兩次專門(mén)印發(fā)通知，對(duì)歸檔內(nèi)容、收集時(shí)限等內(nèi)容進(jìn)行了明確要求，對(duì)醫(yī)院疫情防治資料的有效歸檔起到了重要的指導(dǎo)作用。同時(shí)，指定黨辦室、辦公室、宣傳統(tǒng)戰(zhàn)科、醫(yī)務(wù)科等重點(diǎn)崗位人員提前介入，每天以《全力以赴，不辱使命，堅(jiān)決打贏新型冠狀病毒感染的肺炎攻堅(jiān)戰(zhàn)》為題制作工作簡(jiǎn)報(bào)，以大事記的形式詳細(xì)記錄醫(yī)療救治、疫情防控等方面的工作安排，并及時(shí)收集典型材料、統(tǒng)計(jì)病例情況、社會(huì)捐贈(zèng)記錄等，發(fā)動(dòng)全院力量，對(duì)實(shí)物檔案、工作日志、圖片影像等資料進(jìn)行梳理，扎實(shí)開(kāi)展檔案的收集、整理工作。同時(shí)，多次通過(guò)黨委會(huì)、院長(zhǎng)辦公會(huì)等形式對(duì)檔案資料收集整理工作進(jìn)行明確要求，確保各類資料類別豐富、保存完整。

3.條目清晰，加強(qiáng)檔案資料質(zhì)量控制

門(mén)類廣、數(shù)量足僅僅是檔案管理的最基本要求，真正核心在于如何對(duì)已有檔案資料進(jìn)行細(xì)致、有效地分類整理，達(dá)到精準(zhǔn)、快速的使用目的。這就要求搭建門(mén)類清晰的檔案收集、整理體系，對(duì)文書(shū)檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案和病例檔案等重要資料予以區(qū)別對(duì)待，切實(shí)提高檔案收集、管理質(zhì)量。同時(shí)，隨著社會(huì)信息化水平的不斷提升，檔案管理工作也必須隨勢(shì)而動(dòng)，切實(shí)強(qiáng)化檔案工作和信息化建設(shè)的密切聯(lián)系，挖掘檔案信息管理系統(tǒng)的使用潛力，使現(xiàn)代化的智能信息系統(tǒng)成為微縮“檔案庫(kù)房”，條目清晰地顯示出檔案門(mén)類、案卷題目、歸檔日期、存儲(chǔ)位置等詳細(xì)信息，為現(xiàn)實(shí)工作的發(fā)展提供豐富的檔案資源。目前，石家莊市第五醫(yī)院已經(jīng)在綜合檔案室及辦公室、醫(yī)務(wù)科、器械設(shè)備供應(yīng)科、科教科等檔案重點(diǎn)部門(mén)安裝了擁有檔案錄入、查詢、管理等功能的綜合檔案管理系統(tǒng)，在檔案資料掃描、錄入的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)了檔案資料的“信息化”互通。同時(shí)，為了進(jìn)一步提高收集檔案質(zhì)量，堅(jiān)持實(shí)行“雙人查對(duì)”制度，即由科室兼職檔案員收集、整理、錄入完畢后，綜合檔案室專職檔案員再依照相關(guān)檔案管理法規(guī)和制度對(duì)已錄入檔案資料質(zhì)量進(jìn)行檢查、核對(duì)，對(duì)不符合檔案管理要求的，退回原科室并限期進(jìn)行整改，確保質(zhì)量可靠，方便應(yīng)用。

四、定點(diǎn)醫(yī)院戰(zhàn)“疫”檔案綜合利用

1.抗戰(zhàn)之魂，為全員抗疫凝聚起無(wú)窮斗志

突發(fā)公共衛(wèi)生事件期間，醫(yī)院如戰(zhàn)場(chǎng)，醫(yī)護(hù)如戰(zhàn)士，檔案管理部門(mén)應(yīng)充分發(fā)揮檔案資料資政育人的作用，進(jìn)一步鼓舞士氣，凝聚動(dòng)力。一方面，要在疫情發(fā)生過(guò)程中，第一時(shí)間形成記錄詳細(xì)的疫情防控大事記，對(duì)文書(shū)、聲像、病歷等易收集的檔案資料進(jìn)行及時(shí)、廣泛的整理，將人員梯隊(duì)建設(shè)、醫(yī)療救治方案等內(nèi)容迅速規(guī)范整理歸檔，及時(shí)報(bào)相關(guān)部門(mén)查閱，提供齊全完備的工作參考。截至目前，石家莊市第五醫(yī)院專門(mén)針對(duì)新冠肺炎疫情期間產(chǎn)生的檔案資料，已在全院范圍內(nèi)開(kāi)展了三輪檔案資料的征集工作，將結(jié)合疫情防控工作進(jìn)展情況，進(jìn)一步加強(qiáng)了檔案資料的管理和利用;另一方面，要對(duì)疫情防控期間事跡突出的個(gè)人、感人至深的故事進(jìn)行挖掘，對(duì)動(dòng)人肺腑的“請(qǐng)戰(zhàn)書(shū)”等材料及時(shí)匯總，開(kāi)展專題宣傳、專題匯編和專題展覽，為取得疫情防控工作的圓滿勝利凝聚起無(wú)窮力量。石家莊市第五醫(yī)院在疫情期間，將干部職工的請(qǐng)戰(zhàn)書(shū)和職能保障科室人員志愿服務(wù)崗位清單張貼在院內(nèi)顯著位置，制作完成了《白夜之光》戰(zhàn)“疫”宣傳片和抗疫專題宣傳海報(bào)，打造了戰(zhàn)“疫”文化長(zhǎng)廊，進(jìn)行了醫(yī)院抗疫紀(jì)念冊(cè)的制作，形成了全員參與、全力以赴的良好抗“疫”氛圍。

2.宣傳之窗，為擴(kuò)大影響力提供現(xiàn)實(shí)渠道

擴(kuò)大影響是規(guī)范檔案整理的目的之一。因此，必須高度重視疫情防控期間戰(zhàn)“疫”檔案的宣傳工作。除了通過(guò)網(wǎng)站、微信等新媒體渠道開(kāi)展事跡宣傳外，要對(duì)疫情期間產(chǎn)生的各類實(shí)物檔案、文字資料、圖片視頻等內(nèi)容進(jìn)行廣泛收集，擇時(shí)舉辦專題檔案展覽，為總結(jié)工作、表彰先進(jìn)提供多種形式。但需注意的是，各醫(yī)療機(jī)構(gòu)要打破各自為戰(zhàn)的局面，統(tǒng)籌參與全系統(tǒng)乃至全市的檔案收集、整理、宣傳工作，在重點(diǎn)結(jié)果的基礎(chǔ)上也要做到全面開(kāi)花，在全局中努力擴(kuò)大自身的群眾美譽(yù)度和社會(huì)影響力。石家莊市第五醫(yī)院在微信公眾號(hào)設(shè)置“守護(hù)生命”專欄，對(duì)先進(jìn)典型、領(lǐng)導(dǎo)關(guān)懷等內(nèi)容及時(shí)進(jìn)行宣傳報(bào)道，留下了詳實(shí)可靠的文字檔案、影像檔案。同時(shí)，結(jié)合近年來(lái)石家莊市開(kāi)展的“365百姓故事匯”群眾宣講活動(dòng)，石家莊市第五醫(yī)院組織專班圍繞該院在疫情防控工作期間ICU的工作情況，以《白衣執(zhí)甲 不負(fù)韶華》為題撰寫(xiě)演講稿件，廣泛收集疫情防控期間的圖片、視頻片段制作宣講背景視頻，積極選派ICU優(yōu)秀黨員代表參加全市比賽并摘得第一名的好成績(jī)，參加了專題視頻錄制，在全市范圍內(nèi)獲得廣泛好評(píng)，得到了上級(jí)部門(mén)的肯定和認(rèn)可。

3.前車之鑒，為應(yīng)對(duì)突發(fā)公共衛(wèi)生事件提供有益參考

傳染病的疫情防控工作往往具有普遍性和可重復(fù)操作性。例如，2003年非典期間北京小湯山醫(yī)院設(shè)計(jì)建設(shè)樣板為2020年新冠肺炎期間武漢火神山、雷神山醫(yī)院提供了可參考的資料，為高標(biāo)準(zhǔn)、高質(zhì)量、短時(shí)間建造符合傳染病防控要求的病區(qū)提供了技術(shù)支撐;2003年石家莊市第五醫(yī)院用于醫(yī)療救治的“非典二號(hào)方劑”在新冠肺炎期間演變?yōu)椤扒鍩峥苟炯鍎保俅斡糜诖_診患者和疑似患者的醫(yī)療救治中，并得到了顯著療效，獲批省藥監(jiān)局的應(yīng)急備案，可在全省所有定點(diǎn)醫(yī)院內(nèi)調(diào)劑使用。因此，疫情防控相關(guān)單位，特別是作為“主戰(zhàn)場(chǎng)”的醫(yī)療救治定點(diǎn)醫(yī)院，有必要謀劃建設(shè)戰(zhàn)“疫”專題檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，區(qū)分類別、條目清晰地對(duì)檔案資料進(jìn)行歸納、整理，并永久保存，對(duì)可傳承、可借鑒、操作性強(qiáng)的內(nèi)容予以專題研究，為未來(lái)應(yīng)對(duì)突發(fā)公共衛(wèi)生事件提供可查閱、可借鑒、可利用的寶貴資料。

突發(fā)公共衛(wèi)生事件是全社會(huì)所面臨的巨大挑戰(zhàn)，但同時(shí)也是檔案管理工作的巨大“機(jī)遇”。醫(yī)療救治定點(diǎn)醫(yī)院想要在專業(yè)技術(shù)、學(xué)科建設(shè)、人才隊(duì)伍等方面取得長(zhǎng)足發(fā)展，就必須高度重視在疫情防控工作中所積累的寶貴經(jīng)驗(yàn)，加強(qiáng)對(duì)疫情期間產(chǎn)生的各類檔案資料的收集，加以高質(zhì)量、長(zhǎng)時(shí)間的保存與利用，從而獲得“溫故而知新”的醫(yī)院發(fā)展思路。

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（作者單位：石家莊市第五醫(yī)院）