陳軼斌

(廣東電網(wǎng)有限責任公司佛山供電局,廣東佛山 528000)

0 引言

人工智能(AI)作為大數(shù)據(jù)時代下的新型技術,其智能化的特點將在財務領域發(fā)揮重要作用。作為A I 的初級形態(tài),流程自動化技術(RPA)的應用,不僅有效地提高了工作效率,降低了運營成本,而且提高了財務工作的準確度,減少業(yè)務流程的風險的同時促進企業(yè)的發(fā)展。本文通過探索自動流程化技術(RPA),結合佛山供電局財務工作的實際情況,從實踐應用入手,對人工智能技術在財務領域的應用展開探索。

1 流程自動化技術的優(yōu)勢及局限性

1.1 流程自動化技術的優(yōu)勢

(1)有效提升財務工作效率。日常財務流程中,部分工作內(nèi)容需要人工機械、重復地進行信息系統(tǒng)操作,這些流程固定、規(guī)則明確的高重復性環(huán)節(jié)可以通過R P A 的應用降低人力成本,批量處理數(shù)據(jù),不僅數(shù)據(jù)處理速度快,而且能夠大大提高處理的準確性提高財務處理質量和準確性。(2)保障財務工作質量。在傳統(tǒng)的財務模式下,財務人員容易收到外界環(huán)境和工作狀態(tài)的影響,導致工作上的失誤,而R PA 工作容忍度高,峰值處理能力強,整體操作過程都是根據(jù)固定規(guī)則執(zhí)行,不易受其他因素的干擾,這在一定程度上消除了業(yè)務操作不一致性,保障了財務工作質量。此外,R P A 的運行過程和結果具有可追溯性,這使得錯誤可以被精準地發(fā)現(xiàn),一旦出現(xiàn)異常情況,將更容易被解決。(3)節(jié)約經(jīng)營成本。RPA主要可以通過兩個方面降低企業(yè)的經(jīng)營成本。首先,R P A 能降低人員成本投入,以往簡單重復的工作占用財務人員大量時間,而僅需人工成本的三分之一,即可研發(fā)和維護一個承擔相同工作量的R P A。其次,R P A 能有效減少信息系統(tǒng)提升的費用。R P A 部署簡單和能定制化流程解決方案的特點,能有效降低成本,提高財務流程規(guī)?；撵`活性。(4)企業(yè)價值增值。RPA將財務人員從簡單型的工作中釋放出來,推動財務人員綜合素質創(chuàng)新,財務工作重心轉向決策和價值創(chuàng)造等高附加值工作,充分調(diào)動起工作積極性,實現(xiàn)財務對業(yè)務的有力支撐以及財務部門的價值增值。

1.2 RPA的局限性

(1)RPA應對意外情況的能力較差,當業(yè)務場景或流程發(fā)生較大變化時,RPA難以判斷規(guī)則未設定的情況,無法處理異常事件。因此,配備專門的人員監(jiān)督RPA運行過程,由人工干預異常事件是十分必要的,這一特點無疑限制了RPA的應用。(2)RPA運營需要有相對完善的保障。RPA對系統(tǒng)平臺的穩(wěn)定性有一定要求,當系統(tǒng)升級或頁面模塊變化時,RPA可能無法正常運作或迅速恢復運作,此時需要投入一定時間和技術資源進行重新部署和優(yōu)化。(3)RPA的可持續(xù)應用,需要建立相應的跟蹤優(yōu)化機制。RPA的運行很大程度上依賴于業(yè)務流程和執(zhí)行規(guī)則的固化程度,企業(yè)業(yè)務流程發(fā)生改變時,R PA 也需同步做相應調(diào)整。

2 實踐應用案例分析

財務管理一直都是數(shù)字化轉型的重點應用領域和天然場景,佛山供電局選擇建設的財務機器人主要包含基礎操作、多方對賬、統(tǒng)計分析及智能處理四個類型,下面分別選取實際應用案例介紹各類型R P A。

2.1 基礎操作類

基礎操作類RPA主要模擬人工在財務系統(tǒng)執(zhí)行制單、傳遞等機械重復操作,通過減少人工重復性操作,將財務人員的工作重心由操作轉移到查驗審核,達到提升財務工作效率的目的[1]。

(1)應用實例:電費收入憑證錄入。財務人員每天需要根據(jù)銀行回單對電費收入進行梳理,形成數(shù)據(jù)底稿后錄入財務系統(tǒng)。整個過程中,耗費大量時間處理銀行流水,核對各項收入,工作繁瑣枯燥且出錯率較高。圖1所示,電費收入憑證錄入機器人可對收到的不同銀行的回單進行梳理,包括上繳省公司款、補足透支款、下?lián)芡钢Э?、收用戶電費款等不同類型的款項,按照預設規(guī)則,自動完成憑證信息整理,并將憑證信息自動錄入財務系統(tǒng)。

(2)應用效果。電費收入憑證錄入機器人在業(yè)務處理用時與財務數(shù)據(jù)質量上均有明顯提升。以往財務人員手工作業(yè)時,在銀行流水整理環(huán)節(jié),平均每家銀行用時2.5個小時,在憑證錄入環(huán)節(jié),平均每家銀行用時2個小時。數(shù)據(jù)整理環(huán)節(jié),人工處理的效率和質量在龐大的數(shù)據(jù)量面前也受到威脅。電費收入憑證錄入機器人上線使用后,由機器人根據(jù)既定模板自動整理數(shù)據(jù),財務人員僅需確認機器人的處理結果,耗時1分鐘,平均每個銀行節(jié)省近4.5個小時,不僅為財務人員節(jié)省了大量時間,而且有效保障了電費收入數(shù)據(jù)的準確性。

2.2 多方對賬類

多方對賬類RPA主要用于多個信息系統(tǒng)間的操作,核對財務系統(tǒng)與其他來源的數(shù)據(jù)是否一致,通過自動下載數(shù)據(jù)并核對減輕財務人員的工作負擔[2]。

圖1 電費收入憑證錄入機器人流程Fig.1 Robot flow for entering electricity bills receipts

圖2 銀行回單核對與核算機器人流程Fig.2 Bank receipt check and accounting process

(1)應用實例:營銷對賬機器人。在電費資金的營銷財務對賬工作中,財務部門需保障財務側采集、推送電費收入數(shù)據(jù)的準確性與完整性,但銀行流水格式不統(tǒng)一,且銀行賬號眾多,銀行流水處理、核對工作量較大,且手工核對,數(shù)據(jù)質量不能保障。銀行回單核對與核算機器人按照相應的參數(shù)自動進行每日各個銀行流水的整理、核對、推送、制證及憑證修改工作流程見圖2 所示,實現(xiàn)了財務對電費數(shù)據(jù)推送核對業(yè)務的全流程自動處理,節(jié)省了財務人員人工處理時間,提升了業(yè)務處理效率。

(2)應用效果。營銷對賬機器人的應用,不僅達到為財務人員工作減負的目的,而且提有效升數(shù)據(jù)處理的質量;通過全流程記錄財務業(yè)務處理的流程,有助于識別和控制財務風險。從工作用時的角度統(tǒng)計,這一財務機器人的應用,每天將節(jié)約財務人員38分鐘的人工操作時間,也就是每月將節(jié)省約3 天的工作時間。

2.3 統(tǒng)計分析類

統(tǒng)計分析類RPA通過匯總多個數(shù)據(jù)文件,分析整理后數(shù)據(jù),根據(jù)篩選規(guī)則和邏輯形成報表,減少財務人員機械操作,同時提高數(shù)據(jù)匯總的效率和質量。

(1)應用實例:通用表格匯總機器人。日常財務工作中,時常需要合并匯總多個數(shù)據(jù)文件,包括匯總格式相同表單或相同維度數(shù)據(jù)。部分財務域數(shù)據(jù)匯總工作量極大,例如,預算管理域、工程財務域、資產(chǎn)管理域等,重復性復制粘貼的機械操作給財務人員帶來極大困擾。圖3 所示,通用表格匯總機器人不僅可以將多個excel文件內(nèi)的1個或多個頁簽或頁簽內(nèi)的單元格進行合并,還能對匯總后的數(shù)據(jù)進行分析,并按照設定的維度進行展示。

(2)應用效果。通用表格機器人的應用,極大的降低了財務人員手工整理、匯總表格的操作時間,通過填寫匯總配置表,便可一鍵完成數(shù)據(jù)匯總。通過固化數(shù)據(jù)匯總規(guī)則,保證數(shù)據(jù)匯總的規(guī)范化與標準化,規(guī)避人為因素的干擾,進而提升數(shù)據(jù)匯總的質量與效率。

2.4 智能處理類

(1)應用實例:發(fā)票認證核對機器人。每月業(yè)務人員需登記核對紙質增值稅發(fā)票和稅局信息是否一致,人工核對錄入不僅耗時,且易出錯,工作量巨大,時有延誤。圖4所示,發(fā)票認證核對機器人應用于增值稅發(fā)票抵扣認證,通過高速掃描儀將發(fā)票歸檔為圖片后,利用O C R 識別技術讀取發(fā)票信息并整理成Excel,匹配成功后,批量勾選文件,最后登錄稅務平臺進行發(fā)票認證[3]。

圖3 通用表格匯總機器人流程Fig.3 The general table summarizes the robot process

(2)應用效果。發(fā)票認證核對機器人降低了人工錄入、核對、勾選、認證發(fā)票的時間,每月發(fā)票認證核對工作處理用時從每月60小時下降到現(xiàn)在的10分鐘,實現(xiàn)了發(fā)票信息的自動錄入,有效提升資料電子化、數(shù)據(jù)格式化的效率,助力財務人員工作潛能釋放。

2.5 RPA應用效益分析

(1)管理效益。RPA能代替財務人員完成大量機械重復性工作,將寶貴的人力資源從繁冗乏味的任務中解放出來,促進財務工作的重心由基礎會計向管理會計轉移,助力人財物等資源的重新組合。R P A 處理速度快和無間斷工作的特點,也加快了業(yè)務流轉速度,提高了業(yè)務數(shù)據(jù)質量。此外,在企業(yè)應用RPA的過程中需要對內(nèi)部財務流程進行梳理,這間接幫助企業(yè)優(yōu)化現(xiàn)有業(yè)務流程,不僅能優(yōu)化規(guī)范性差、運行風險高的繁瑣流程;還可以完善以往為節(jié)省人工操作時間而過度簡化的流程。R P A 的應用有效提高財務運營效率,全面提升財務支持決策能力、資源配置能力、風險管控能力、協(xié)同服務能力,為財務風險控制監(jiān)督、財務標準化管理提供強有力的支撐。(2)經(jīng)濟效益。RPA業(yè)務處理效率比人工普遍快3～15倍,不僅能滿足特殊業(yè)務需要在短時間內(nèi)大量處理數(shù)據(jù)的要求,而且R P A可以實現(xiàn)365天24小時全天候運行,不需要休息也沒有負面情緒,能持續(xù)穩(wěn)定的保持高效作業(yè),極大的節(jié)省了人力成本。此外,部分企業(yè)在信息化建設初期由于種種原因,多個業(yè)務系統(tǒng)集成性較差,嚴重妨礙了業(yè)財信息的融合。RP A可以通過模擬人工訪問多個系統(tǒng),跨越傳統(tǒng)的IT 體系連接數(shù)據(jù),在不影響原有系統(tǒng)的情況下,用較為低廉的成本實現(xiàn)各業(yè)務系統(tǒng)的集成,綜合提升企業(yè)管理水平和運營效率。(3)社會效益。隨著人工智能技術的影響日益增加,佛山供電局對流程自動化技術(RPA)的探索,將有效落實國家智能化、信息化發(fā)展戰(zhàn)略,推動電網(wǎng)財務管理創(chuàng)新和發(fā)展。

圖4 發(fā)票認證核對機器人流程Fig.4 Invoice verification robot process

3 結語

總之,隨著人工智能技術的發(fā)展,RPA將在電力企業(yè)財務管理工作中擔任越來越重要的角色。與此同時,管理者也應重視R P A 深入企業(yè)日常工作隨之帶來的各類風險,加強風險管控,以積極開放的心態(tài)迎接RPA帶來的變化,爭取早日實現(xiàn)電力企業(yè)的數(shù)字化轉型。