郭 萍

一、引言

開發(fā)人事檔案信息資源的潛在價值，充分發(fā)揮人事檔案的作用，是人事檔案工作的根本目的。2018年10月，國家檔案局在第13 號令《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》中指出，機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)積極推進(jìn)檔案信息開發(fā)工作，發(fā)揮檔案價值[1]。中共中央辦公廳在2018年11月發(fā)布的《干部人事檔案工作條例》中也明確指出，人事檔案部門要加強(qiáng)對人事檔案信息資源的開發(fā)與管理，提升人事檔案信息資源的利用能力[2]。對高校人事檔案信息資源開發(fā)利用的評估，既是上級管理的要求，又是檔案部門提升檔案開發(fā)利用水平的重要途徑。對檔案開發(fā)利用的評估研究，能全面掌握檔案信息資源開發(fā)利用的情況，為人事檔案部門提升檔案信息資源開發(fā)利用水平提供參考依據(jù)。

國內(nèi)對于人事檔案信息資源開發(fā)利用已有較多的探討，例如占生富認(rèn)為要從更新理念、整體規(guī)劃、優(yōu)化環(huán)境、加強(qiáng)培訓(xùn)、打造新媒體平臺等方面提升人事檔案開發(fā)利用水平[3]；賈艷云從豐富人事檔案內(nèi)容、提升檔案工作人員素質(zhì)等方面論述高校人事檔案開發(fā)與利用的策略[4]；閉線林等認(rèn)為要從建立高校人事檔案工作網(wǎng)絡(luò)、拓寬檔案信息利用途徑等方面加強(qiáng)對高校人事檔案的開發(fā)與利用[5]。綜上，盡管國內(nèi)學(xué)者對于人事檔案的信息資源開發(fā)利用研究有一定基礎(chǔ)，但是已有研究都是定性研究，缺乏對檔案信息資源開發(fā)利用的定量研究。

基于此，本文擬采用層次分析法，定性與定量相結(jié)合，構(gòu)建高校人事檔案信息資源開發(fā)利用評估指標(biāo)體系，對指標(biāo)權(quán)重進(jìn)行計(jì)算，找出檔案信息資源開發(fā)利用的關(guān)鍵因素，以期為更好地開發(fā)利用高校人事檔案信息資源提供依據(jù)。

二、人事檔案信息資源開發(fā)利用評估指標(biāo)體系的構(gòu)建過程

1.構(gòu)建原則。（1）科學(xué)性原則。評估指標(biāo)含義明確，要能覆蓋人事檔案信息資源開發(fā)利用的各主要方面，能夠合理按照層級層層分解，各指標(biāo)之間緊密銜接的同時，又要避免交叉重疊現(xiàn)象，準(zhǔn)確反映評估對象的實(shí)際情況。（2）全面性原則。評估指標(biāo)要涵蓋高校人事檔案信息資源開發(fā)利用的各個方面，既要包括對檔案信息資源開發(fā)的基礎(chǔ)建設(shè)的評估，又要包括對檔案信息資源開發(fā)程度和信息利用程度的評價，全面反映人事檔案信息資源開發(fā)利用的狀況。

2.評估層次模型構(gòu)建。筆者基于已有研究，并結(jié)合專家意見，最終確定了包含三個一級指標(biāo)，九個二級指標(biāo)的人事檔案信息資源開發(fā)利用評估層次模型，具體見表1。

一級指標(biāo)A1 基礎(chǔ)建設(shè)A 高校人事檔案信息資源開發(fā)利用評估指標(biāo)體系A(chǔ)2 資源開發(fā)A3 信息利用二級指標(biāo)B1 硬件建設(shè)B2 軟件建設(shè)B3 人才隊(duì)伍B4 標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范B5 數(shù)字化處理B6 數(shù)據(jù)庫建設(shè)B7 信息服務(wù)B8 信息共享B9 安全保障

（1）基礎(chǔ)建設(shè)?；A(chǔ)建設(shè)是高校人事檔案信息資源開發(fā)利用的重要條件和基礎(chǔ)，因此筆者將 “ 基礎(chǔ)建設(shè) ” 作為高校人事檔案信息資源開發(fā)利用評估指標(biāo)體系的第一個一級指標(biāo)，下設(shè)三個二級指標(biāo)：硬件建設(shè)、軟件建設(shè)和人才隊(duì)伍。在硬件建設(shè)方面，評估的主要內(nèi)容包括數(shù)字化辦公場所、計(jì)算機(jī)設(shè)備、掃描儀、移動硬盤等實(shí)現(xiàn)人事檔案信息資源開發(fā)利用的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)情況；對軟件建設(shè)的評估主要指高校人事檔案軟件系統(tǒng)的研發(fā)和功能完善情況；人才隊(duì)伍的建設(shè)直接影響著人事檔案信息資源開發(fā)的成效，是實(shí)現(xiàn)檔案信息資源開發(fā)利用的關(guān)鍵所在，因此筆者將人才隊(duì)伍作為基礎(chǔ)建設(shè)中的二級指標(biāo)，對人才隊(duì)伍的評估主要包括對人才的選拔、培訓(xùn)等情況。

（2）資源開發(fā)。人事檔案信息資源的開發(fā)是檔案信息資源利用的前提，因此筆者將 “ 資源開發(fā) ” 作為高校人事檔案信息資源開發(fā)利用評估指標(biāo)體系的第二個一級指標(biāo)，下設(shè)三個二級指標(biāo)：標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范、數(shù)字化處理和數(shù)據(jù)庫建設(shè)。人事檔案信息資源的開發(fā)首先要建立行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，對標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范的評估主要指高校人事檔案信息資源開發(fā)的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范等各項(xiàng)規(guī)章制度的制定和執(zhí)行情況；對數(shù)字化處理的評估主要指采用現(xiàn)代信息技術(shù)手段，將紙質(zhì)的人事檔案材料通過掃描和錄入等方式，轉(zhuǎn)換成電子化的數(shù)據(jù)信息，實(shí)現(xiàn)人事檔案數(shù)據(jù)的數(shù)字化加工存儲和管理，主要包括對人員基本情況、學(xué)習(xí)培訓(xùn)、工作經(jīng)歷、表現(xiàn)情況和其他與本人相關(guān)的數(shù)據(jù)的處理；對人事檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)的評估主要包括對人事檔案全文數(shù)據(jù)庫、目錄數(shù)據(jù)庫和特色數(shù)據(jù)庫的建設(shè)情況的評價。

（3）信息利用。人事檔案信息資源的利用是檔案資源開發(fā)的最終目的，是實(shí)現(xiàn)高校人事檔案服務(wù)功能，體現(xiàn)人事檔案價值的根本途徑，因此筆者將 “ 信息利用 ” 作為高校人事檔案信息資源開發(fā)利用評估指標(biāo)體系的第三個一級指標(biāo)，下設(shè)三個二級指標(biāo)：信息服務(wù)、信息共享和安全保障。對信息服務(wù)的評估主要指對利用人事檔案信息系統(tǒng)給特定人群分配一定的權(quán)限，方便其對檔案信息服務(wù)進(jìn)行評價。信息共享也是人事檔案信息資源開發(fā)利用中需要關(guān)注的問題。在檔案轉(zhuǎn)遞到新單位時，新單位需要重新錄入檔案基本信息，既重復(fù)勞動又容易出現(xiàn)差錯。信息的共享能夠使新單位直接采用原單位的檔案信息數(shù)據(jù)，既減輕了工作量，又可以保持?jǐn)?shù)據(jù)的一致性，提高工作效率，因此對信息共享的評估主要指對檔案信息統(tǒng)一共享平臺建設(shè)情況的評估。在檔案信息資源利用的過程中，如何加強(qiáng)數(shù)據(jù)的安全性，防止信息的泄露是檔案信息資源利用的關(guān)鍵，因此對信息安全保障的評價主要包括對數(shù)據(jù)庫的功能設(shè)置、規(guī)范數(shù)據(jù)庫的管理等的評價。

3.構(gòu)造判斷矩陣。筆者共邀請七位安徽省高校人事檔案領(lǐng)域的領(lǐng)導(dǎo)與專家分別填寫了依據(jù)Saaty 教授1-9標(biāo)度法[6]（見表2）設(shè)計(jì)的高校人事檔案信息資源開發(fā)利用的調(diào)查問卷。排除其中一份未通過一致性檢驗(yàn)的問卷，剩余六份有效問卷。依據(jù)各位專家領(lǐng)導(dǎo)在調(diào)查問卷中給出的指標(biāo)間相對重要程度，本文構(gòu)建了兩兩比較的判斷矩陣。

表2 1-9 標(biāo)度法

分別對六份有效問卷進(jìn)行梳理，共得到四個判斷矩陣，包括一個一級指標(biāo)和三個二級指標(biāo)的判斷矩陣。判斷矩陣A、A1、A2、A3如下圖。

4.判斷矩陣權(quán)重計(jì)算和一致性檢驗(yàn)。本文使用幾何平均法來計(jì)算判斷矩陣的權(quán)重，四個判斷矩陣的權(quán)重計(jì)算結(jié)果詳見表3 至表6。

表3 判斷矩陣A 權(quán)重計(jì)算結(jié)果

表4 判斷矩陣A1 權(quán)重計(jì)算結(jié)果

表5 判斷矩陣A2 權(quán)重計(jì)算結(jié)果

表6 判斷矩陣A3 權(quán)重計(jì)算結(jié)果

表7 判斷矩陣的RI 數(shù)值

為避免主觀因素造成的結(jié)果偏差，需要對結(jié)果進(jìn)行一致性檢驗(yàn)。第一步計(jì)算最大特征根第二步計(jì)算一次性指標(biāo)再根據(jù)平均隨機(jī)一致性指標(biāo)RI（見表7），可得隨機(jī)一致性比率CR=CI/RI。A、A1、A2、A3四個判斷矩陣的隨機(jī)一致性比率CR 值均遠(yuǎn)小于0.1（具體值見表3 至表6），這說明A、A1、A2、A3四個判斷矩陣一致性較高。

5.指標(biāo)總權(quán)重計(jì)算與排序。對每個評價指標(biāo)的總權(quán)重進(jìn)行計(jì)算，并對總權(quán)重的計(jì)算結(jié)果進(jìn)行排序，詳見表8。

表8 高校人事檔案信息資源開發(fā)利用評估指標(biāo)權(quán)重和排序

三、結(jié)論

根據(jù)以上研究結(jié)果可得，在高校人事檔案信息資源開發(fā)利用評估指標(biāo)體系中，B6數(shù)據(jù)庫建設(shè)、B9安全保障、B5數(shù)字化處理三項(xiàng)指標(biāo)位居前三位，在評估體系中需要重點(diǎn)關(guān)注。其中數(shù)據(jù)庫的建設(shè)具有最重要的作用，是評價高校人事檔案信息資源開發(fā)利用水平的最重要因素，因此要重點(diǎn)加強(qiáng)對人事檔案全文數(shù)據(jù)庫、目錄數(shù)據(jù)庫和特色數(shù)據(jù)庫的建設(shè)并及時更新，提高人事檔案資源開發(fā)利用的準(zhǔn)確性和便捷性；數(shù)字化處理是人事檔案信息資源開發(fā)利用的首要任務(wù)，應(yīng)采取有效的管理和技術(shù)手段，確保數(shù)字化前處理、目錄數(shù)據(jù)庫建立、檔案掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)字化成果驗(yàn)收與移交等各環(huán)節(jié)的質(zhì)量；安全保障是人事檔案信息資源開發(fā)利用的重要前提，要切實(shí)提高技術(shù)應(yīng)用程度，完善安全認(rèn)證系統(tǒng)等功能開發(fā)，不斷更新和完善硬件和軟件系統(tǒng)，規(guī)范工作人員的管理行為，防范和降低資源開發(fā)利用的風(fēng)險(xiǎn)問題，不斷加強(qiáng)安全性建設(shè)，充分保障高校人事檔案信息資源開發(fā)利用的健康發(fā)展。