任艷春

摘要：在水利工程建設活動中，檔案建設是指對工程建設期間所形成的一些具有歸納保存價值的文件、歷史記錄等進行整理與歸納，這是一項非常重要的建設任務，不僅能夠?qū)こ探ㄔO、生產(chǎn)管理、日常維護等進行指導，而且對項目的今后改建、擴建等發(fā)揮著一定的指導作用。本文著重探討了水利工程檔案建設期間的檔案管理策略，希望能夠為相關業(yè)內(nèi)人士提供科學、有效的參考意見。

關鍵詞：水利工程;檔案建設;檔案管理;策略

引言：

從概念上來看，水利工程檔案建設是指在工程建設期間中形成的一些具有歸納、保存等價值的文檔、表格、錄像、光盤、電子文件等。這一項工作與工程建設的整個過程相融合，不但對工程立項、過程勘察、策略整理、施工建設、竣工驗收等帶來直接的影響，而且還是工程后期正常運行、追究事故責任、排除安全隱患的一個重要憑據(jù)。由此來看，水利工程檔案建設工作具有一定的重要性及必要性。

不過，從現(xiàn)實角度來看，一些水利工程建設單位并不重視檔案建設工作，在水利工程檔案資料的前期整理開始，就存在相關人員配置緊缺、檔案建設制度不完善等問題，造成檔案管理工作存在滯后性、無序性和盲目性，這必然會導致一些重要、關鍵的資料被丟失或受損等，這會對檔案管理的完整性、有效性、精準性等造成一定的破壞，也會對工程的竣工驗收、項目維護、工程擴建等任務造成一定的阻礙。

一、影響水利工程檔案建設質(zhì)量的因素探究

（一）參建單位多，各單位檔案管理水平高低不一

在水利工程特別是重點水利項目中，涉及到的參建部門比較多，通常包括：工程法人部門、設計部門、監(jiān)理部門、施工部門等。針對一些點多線上面廣的項目來說，通常需要分段、分期施工建設，所以在不同環(huán)節(jié)中，標的設計、監(jiān)理、施工部門是比較多。工程法人部門為了對項目進行高效管理，需要針對不同的任務及工期設置不同的法人分支部門，導致參建部門數(shù)量繁多。各個部門對文檔數(shù)據(jù)、資料管理等方面的標準不統(tǒng)一，尤其是一些施工部門在項目檔案管理方面不夠重視，檔案管理體系不完善，并未創(chuàng)建完善、成熟的管理條例，再加上檔案管理人員頻繁調(diào)動等，造成一些資料疏于管理，這必然會使工程檔案穩(wěn)健管理工作遠遠落后于工程建設的進度，乃至發(fā)生工程竣工之后需要重新補齊檔案的問題，這必然會對檔案工作的有效開展造成一定的限制。

（二）建設時間長，文件覆蓋內(nèi)容廣泛

在水利工程進行立項開始，則需要進行可行性研究、勘察設計、施工調(diào)試等，在整個環(huán)節(jié)中，所耗用的時間比較長，建設期間會形成大量的檔案資料，其具有內(nèi)容復雜、類型繁多等特點。例如：項目準備環(huán)節(jié)文件、監(jiān)理資料、施工資料、竣工驗收文件、施工圖、竣工圖等。由于其數(shù)量繁多、內(nèi)容復雜，并且需要不定期地變更與調(diào)整，若沒有第一時間進行歸納、整理，往往會造成檔案資料的錯放、丟失、受損等，帶來一些不能彌補的負面影響[1]。

（三）缺乏重視意識，檔案管理人員專業(yè)能力亟待提升

雖然各級政府在工程檔案管理工作中明確了一些相應的規(guī)定及政策，不過一直以來，在水利工程建設中，依舊存在“重建設、輕管理”的現(xiàn)象，這對于檔案文件的規(guī)范化管理造成不利的影響?；诖?，個別領導在檔案管理工作中存在走形式的問題，對相關人員的配置標準低下，把關松懈，檔案管理人員大部分是剛畢業(yè)的學生或其它部門的兼職人員，導致專業(yè)不對口、經(jīng)驗缺乏等，這無法保障檔案管理工作質(zhì)量，甚至會帶來一些負面影響。并且，因為歷史及現(xiàn)實等因素的限制，檔案管理通常被認定是一項不含技術的簡單工作，雖然個別單位比較重視，且引入了一些優(yōu)秀的專業(yè)人才，不過因為高級崗位設置量少，導致員工的工作成就感缺乏，不能挽留優(yōu)秀人才，從而出現(xiàn)人才高流失的現(xiàn)象。

（四）投入緊缺，水利工程檔案管理硬件設施不完善

檔案管理工作的形成與工程立項有著直接的相關性，大部分項目之前并未正式的辦公地點，缺少專用的庫房等。為了便于施工建設及現(xiàn)場管理，水利工程施工建設需要確保指揮部設立在距離施工現(xiàn)場不遠之處，這里的環(huán)境相對惡劣，相關的配套設施缺乏，尤其是一些與辦公用房相關的檔案庫房建設存在很大的漏洞及短板，無法滿足隔熱、防火、防潮、防蟲等方面的要求。在宏觀環(huán)境的影響下，檔案設備也會出現(xiàn)不符合規(guī)范要求的情況。再加上存放周期的延長，導致大部分紙質(zhì)版文件被摧毀、損壞等，而且一些電子文件由于保存不及時等出現(xiàn)不能識別等問題。

二、增強水利工程檔案管理質(zhì)量的具體策略

（一）創(chuàng)建完善的水利工程檔案管理制度且有效落實

按照我國《檔案法》《水利工程建設項目檔案管理條例》等方面的規(guī)定，在實施工程檔案管理過程中，必須要結(jié)合具體建設要求，制定科學、合理的水利工程檔案管理制度、標準、條例，且全面落實及執(zhí)行[2]。并且，還需要成立檔案管理工作小組，明確其具體的工作職責，例如：工程檔案的收集、整理、轉(zhuǎn)移、保存、利用、驗收、識別等，同時還需要對工程檔案工程實施統(tǒng)一的監(jiān)管、審查等，且指導相關參建部門能夠規(guī)范、高效、專業(yè)地參與檔案管理工作。并結(jié)合統(tǒng)一領導、逐級管理的原因，確保水利工程檔案管理工作能夠?qū)崿F(xiàn)橫縱向的無縫對接，并設置統(tǒng)一的對接標準，以便于不斷地優(yōu)化檔案管理機制。

（二）全面加強水利工程檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)

①由于現(xiàn)代水利項目的不斷發(fā)展，水利工程檔案管理標準、管理設備、管理技術等方面也實現(xiàn)不斷變革及升級，尤其是檔案管理智能化、電子化的發(fā)展，需要檔案管理人員必須要掌握現(xiàn)代化辦公技術，并加強相關知識的更新與升級。所以，需要加強檔案管理人員的業(yè)務培訓，利用一些專業(yè)培訓活動，幫助檔案人員掌握先進的檔案管理制度與方法，尤其是在水利工程檔案管理政策不斷更新及完善的背景下，一定要掌握新規(guī)定、新標準、新要求、新技術，并且持續(xù)增強檔案管理人員運用計算機等現(xiàn)代化辦公用品的能力?；谂嘤柆F(xiàn)有檔案人員的前提下，還需要加強高素質(zhì)優(yōu)秀人才的選拔與引入，并創(chuàng)設能夠挽留優(yōu)秀人才的管理制度，確保企業(yè)能夠引進、挽留一些高素質(zhì)的優(yōu)秀人才。

②水利工程檔案管理工作需要面對很多參建部門，所以在與這些部門及單位進行交涉及聯(lián)系的過程中，一定要注意設置統(tǒng)一的檔案管理制度，只有這樣，才能夠確保水利工程檔案材料的全面收集、高效傳遞、精準利用、科學存檔等，對此，水利工程檔案管理人員一定要具備較強的協(xié)調(diào)能力、溝通能力等，以便于能夠與相關參建單位及領導能夠有效地溝通與互動，為促進水利工程檔案管理工作的有效推進做鋪墊。

（三）全面完善水利工程檔案的硬件設施機制

水利項目檔案管理工作的形成與項目立項有著直接的相關性，大部分項目之前并未創(chuàng)設固定的辦公室。那么在水利工程檔案建設中，存放檔案的場所是非常重要的，庫房建設一定要嚴格遵循《檔案館建設標準》的相關要求，盡可能地符合檔案庫房的建設標準，且配置一系列完善的防護設備，例如：滅火器、有害生物防治機制、防靜電、避雷設備等。特別是裝置檔案文件的一些設備等必須要滿足規(guī)范標準，不但要具備隔熱、防潮等性能，而且還需要一定的抗擠壓、抗沖擊等性質(zhì)。檔案室內(nèi)需要定期清理、殺蟲且定期檢查，確保紙質(zhì)檔案保持的完整性、電子檔案的可讀性等。持續(xù)強化水利工程檔案的硬件設施，并對其不斷優(yōu)化，這對于加強檔案安全管理具有一定的實踐作用。

（四）落實水利工程檔案文件異地異質(zhì)備份條例

從概念上來看，檔案異地異質(zhì)備份是指把原有的檔案資料利用一些專業(yè)的計算將其復原到其它載體或介質(zhì)上，由此能夠?qū)崿F(xiàn)多份檔案存儲的目的，確保能夠?qū)⑵浜驮紮n案穩(wěn)健在各個地點通過 不同方式進行保管與儲存?，F(xiàn)今，西方國家的一些企業(yè)已經(jīng)將一些核心業(yè)務數(shù)據(jù)通過異地異質(zhì)保存的方式進行管理，由此能夠大大地降低一些意外事故所造成的風險。我國一些檔案館也逐漸創(chuàng)建了核心文件的異地異質(zhì)備份機制[4]。不過對于一些水利工程的檔案穩(wěn)健而言，在實施異地異質(zhì)備份制度方面并未在國內(nèi)廣泛普及。一般而言，水利工程特別是重點水利工程具備較強的保密性要求，再加上之前大部分部門在檔案管理工作中的投入有限，在全方位考慮的基礎上，需要把一些關鍵的檔案文件定期備份到不同的介質(zhì)上，同時需要將電子文件由專人對其進行異地存儲與管理，由此能夠避免一些意外事故、自然災害等對檔案資料帶來的破壞及威脅。

三、結(jié)束語

隨著現(xiàn)代水利事業(yè)的不斷發(fā)展，在水利工程檔案建設方面也實現(xiàn)了跨越式的變革與升級。在此背景下，檔案管理工作的任務量必然會不斷提升，例如：檔案收集、傳遞管理、歸納利用等工作量非常大，檔案存放的場地面積也在持續(xù)擴大，而且檔案管理人員的數(shù)量也需要不斷增加等?；诖?，水利工程檔案管理工作的重要地位也在持續(xù)提升，這需要相關領導給予高度的重視及關注，且嚴格落實相關規(guī)章制度方面的要求，積極促進水利工程檔案建設的現(xiàn)代化、規(guī)范化、高標準管理等，為促進水利事業(yè)的全面改革等提供支撐。

參考文獻

[1]李曉剛. 施工單位水利工程檔案管理的強化策略研究[J]. 工程技術（文摘版）， 2016（12）：00152-00152.

[2]胡艷波. 探析水利工程檔案的管理現(xiàn)狀和應對策略[J]. 區(qū)域治理， 2019， 000（006）：133.

[3]侯燕飛， 劉貴生， 江巖篪. 水利工程檔案管理工作中的不足及相關改進策略[J]. 城市建設理論研究：電子版， 2014， 000（031）：286-287.

（安徽省茨淮新河工程管理局?安徽?蚌埠?233010）