陳業(yè)玲

摘要：固定資產(chǎn)是企業(yè)一項(xiàng)重要資產(chǎn)，尤其是重工業(yè)企業(yè)，固定資產(chǎn)在企業(yè)總資產(chǎn)中占有相當(dāng)大的比重。固定資產(chǎn)在企業(yè)資產(chǎn)中占據(jù)重要地位，加強(qiáng)對固定資產(chǎn)的管理，對于提高企業(yè)資產(chǎn)運(yùn)作，改善部門間協(xié)同，提高員工的積極性有著非常重要的意義。文章就目前企業(yè)固定資產(chǎn)管理中普遍存在的問題，探討如何加強(qiáng)固定資產(chǎn)管理。固定資產(chǎn)按照生命周期可以劃分為購入、使用和報廢三個階段。固定資產(chǎn)管理中的大部分問題存在于使用階段，如沒有實(shí)行歸口管理，沒有使用管理系統(tǒng)或者管理系統(tǒng)不夠完善，沒有執(zhí)行定期盤點(diǎn)等。就上述存在的問題，文章粗淺地探討下應(yīng)對策略。

關(guān)鍵詞：固定資產(chǎn)管理;重要性;問題;對策

一、企業(yè)固定資產(chǎn)管理的重要性

（一）固定資產(chǎn)是企業(yè)運(yùn)營基礎(chǔ)，協(xié)同各個部門有效運(yùn)轉(zhuǎn)

固定資產(chǎn)是企業(yè)的運(yùn)營基礎(chǔ)。加強(qiáng)對固定資產(chǎn)的管理，對于協(xié)同各個部門運(yùn)轉(zhuǎn)，讓生產(chǎn)有條不紊地進(jìn)行，從而促進(jìn)生產(chǎn)提高經(jīng)濟(jì)效益。固定資產(chǎn)管理也是現(xiàn)代企業(yè)資產(chǎn)管理的一個縮影，管理好固定資產(chǎn)對于管理其他資產(chǎn)有著非常重要的借鑒意義。

（二）管理好固定資產(chǎn)，延長其使用壽命，節(jié)約采購成本

大部分的固定資產(chǎn)使用期限長、單位價值比較高。管理好固定資產(chǎn)，能延長固定資產(chǎn)的使用壽命，最大化提高固定資產(chǎn)本身投入產(chǎn)出比，進(jìn)而節(jié)約固定資產(chǎn)采購成本。因此，管理好固定資產(chǎn)在一定程度上可以節(jié)省資產(chǎn)購買支出，間接提高企業(yè)整體的經(jīng)濟(jì)效益。這對于重資產(chǎn)、現(xiàn)金流緊缺的企業(yè)有這非常重要的意義。

二、企業(yè)固定資產(chǎn)管理存在的問題

（一）大量采購，庫存積壓

企業(yè)沒有合理預(yù)計(jì)固定資產(chǎn)的需求，單純追求價格優(yōu)勢，過量采購導(dǎo)致固定資產(chǎn)庫存大量積壓。尤其是初創(chuàng)期的企業(yè)，在市場需求不穩(wěn)定，在行業(yè)發(fā)展政策不明朗的情況下，企業(yè)的采購部門一定要綜合考慮企業(yè)的需求，謹(jǐn)慎購買。一旦閑置成二手資產(chǎn)，變賣幾乎沒有價值，尤其是定制化的資產(chǎn)很難找到買家;如果不變賣，也需要有專門場地和人員來管理，這也占用企業(yè)有限的資源。對于存儲空間有限的市區(qū)辦公樓，閑置的固定資產(chǎn)如通過外包給第三方倉儲公司，這又是一筆不小的開支。所以合理采購，精準(zhǔn)庫存管理是非常重要的。

（二）企業(yè)的固定資產(chǎn)沒有實(shí)行歸口管理，沒有明確管理人員責(zé)權(quán)利

企業(yè)沒有明確資產(chǎn)的管理部門和管理人員。有一些企業(yè)為了節(jié)約成本，甚至把固定資產(chǎn)管理外包給第三方公司勞務(wù)，勞務(wù)公司派遣其簽約合同工上門管理。筆者曾經(jīng)歷過企業(yè)把電腦類固定資產(chǎn)外包給第三方公司管理，運(yùn)營幾年后不得不聘請專職的員工負(fù)責(zé)全面清理舊賬。有些企業(yè)雖然有專人管理，但是沒有相關(guān)人員進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)，其管理技能和專業(yè)意識都不強(qiáng)。公司也沒有實(shí)行有效的績效考核，責(zé)權(quán)利未能有效執(zhí)行。還有些企業(yè)，他們的資產(chǎn)管理人員變更頻繁，離職交接不夠完善，這也給固定資產(chǎn)管理帶來很大的障礙。

（三）企業(yè)未使用完善的固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)管理資產(chǎn)

有些企業(yè)沒有借助系統(tǒng)管理固定資產(chǎn)，僅僅使用可編輯的Excel表格在各個部門間流轉(zhuǎn)。部門內(nèi)數(shù)據(jù)在同一個表格上累加，由于表格的可編輯導(dǎo)致歷史容易被修改，對于以前月份無法追溯，這很容易出現(xiàn)差錯。表格一般記錄固定資產(chǎn)名稱，購入時間，購入價格以及使用部門等信息。但對于內(nèi)部調(diào)撥，回收入庫等這些不涉及固定資產(chǎn)原值和累計(jì)折舊變動的事項(xiàng)很難在表格中反映全貌。

有些企業(yè)雖然有固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)，但是這個系統(tǒng)和企業(yè)其他運(yùn)營系統(tǒng)未能契合，沒有發(fā)揮出信息系統(tǒng)的管理優(yōu)勢。比如，企業(yè)有固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)，財(cái)務(wù)記賬系統(tǒng)，公司運(yùn)營系統(tǒng)，人事系統(tǒng)等。實(shí)力雄厚的企業(yè)實(shí)現(xiàn)ERP，打通各個系統(tǒng)對接。有很多中小企業(yè)沒有實(shí)現(xiàn)ERP，多個系統(tǒng)額對接需要手動導(dǎo)出輸入，這過程中很容易出差錯。比如員工離職，相關(guān)的離職流程在人事系統(tǒng)進(jìn)行，通知到人事系統(tǒng)中的固定資產(chǎn)管理人員和財(cái)務(wù)記賬人員。固定資產(chǎn)管理人員收到通知后，切換到固定資產(chǎn)系統(tǒng)或者固定資產(chǎn)管理表格，操作資產(chǎn)回收入庫，同時線下把固定資產(chǎn)信息共享給財(cái)務(wù)記賬人員。這里僅僅舉例兩個系統(tǒng)，系統(tǒng)間沒有鏈接，系統(tǒng)本身就有時間差，也帶來了不小的工作量，還很容易出差錯。而且回收入庫不涉及固定資產(chǎn)價值變動，僅僅就管理資產(chǎn)管理部門獨(dú)立操作，很容易造成遺漏或者過度延緩。

（四）企業(yè)沒有定期盤點(diǎn)

盤點(diǎn)是一項(xiàng)大工程，需要各個部門、各地辦事處、各分支機(jī)構(gòu)配合，才能盤出相對精準(zhǔn)的數(shù)據(jù)。正因?yàn)槿绱耍M織一次盤點(diǎn)費(fèi)時費(fèi)力有一定的難度，所以有些企業(yè)就沒有定期組織盤點(diǎn)。久而久之，尤其是在各個運(yùn)營系統(tǒng)模板未能無縫對接，數(shù)據(jù)不能及時同步的情況下，固定資產(chǎn)實(shí)物和財(cái)務(wù)賬面記載就會出現(xiàn)差異，這種差異簡稱賬實(shí)不符。若差異未能及時處理， 差異就會積累越來越多。再加上資產(chǎn)管理人員頻繁變動，固定資產(chǎn)實(shí)物和賬面的差異就會由一條小縫隙日夜演變成巨大的鴻溝。糾錯查漏補(bǔ)缺耗費(fèi)的人力和物力遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過日常精細(xì)化管理所需要的精力。

（五）報廢的固定資產(chǎn)未能按照規(guī)定流程處理

報廢的固定資產(chǎn)處于固定資產(chǎn)生命周期的最后端。管理的末端很容易被大家忽視。通常出現(xiàn)問題是沒有按照制度規(guī)定的報廢流程處理，往往一賣了之。固定資產(chǎn)實(shí)物賬，財(cái)務(wù)賬都未能及時處理。

三、加強(qiáng)固定資產(chǎn)管理的對策

（一）制定合理固定資產(chǎn)管理制度，思想上引起全員重視

擬定固定資產(chǎn)管理制度征求意見稿，征求相關(guān)的部門、人員的意見，或者公布到公司內(nèi)部網(wǎng)站或者運(yùn)營系統(tǒng)中，征詢每位員工的意見。集思廣益，制定適合企業(yè)發(fā)展的管理制度。同時針對實(shí)務(wù)中不斷出現(xiàn)的新問題，定期完善固定資產(chǎn)管理制度。每次的修訂都要留有記錄，諸如修訂日期、人員，修訂的事項(xiàng)及修訂的原因，以便后期檢閱。固定資產(chǎn)大到生產(chǎn)設(shè)備、小到辦公電腦，幾乎關(guān)系到企業(yè)內(nèi)每位員工。要管理好固定資產(chǎn)，一方面要加強(qiáng)對固定資產(chǎn)管理人員的培訓(xùn)教育，另一方面也要發(fā)動全員，引起大家的重視與配合。不斷完善的管理制度，配備強(qiáng)有力的執(zhí)行，再加上完美的配合就能打造出至善至美的固定資產(chǎn)管理體系。

（二）合理評估資產(chǎn)需求，謹(jǐn)慎采購

對于資產(chǎn)使用部門的需求，要通過管理部門充分評估。根據(jù)公司制度，對于擬采購固定資產(chǎn)的單位價值超過一定金額，要上報董事會等權(quán)利機(jī)構(gòu)層層批準(zhǔn)，獲批后才能開始采購。采購時，對于供應(yīng)商選擇要經(jīng)過詢價比價流程，相關(guān)的采購資料都要留檔備案。

（三）實(shí)行歸口管理，責(zé)任到部門，落實(shí)到人，實(shí)行績效考核

固定資產(chǎn)管理，要落實(shí)到相關(guān)部門，具體到每位責(zé)任人，不建議使用外部派遣人員來管理。制定和固定資產(chǎn)管理掛鉤的績效考核指標(biāo)，比如差錯率，延誤率，盤盈盤虧數(shù)量和金額，建立約束機(jī)制，以此管理資產(chǎn)的管理人員;并且結(jié)合實(shí)際情況不斷調(diào)整績效指標(biāo)以及各指標(biāo)的權(quán)重，以便實(shí)現(xiàn)有效的管理。不建議外包固定資產(chǎn)，即便是中小企業(yè)。當(dāng)然如果能對派遣人員進(jìn)行很好管理，日后可以追蹤派遣公司責(zé)任的另當(dāng)別論。由于固定資產(chǎn)使用周期比較長，盤點(diǎn)周期一般按年度或者半年度組織，一些差錯是在日后一段時間才發(fā)現(xiàn)。由于外包有一定合作期限，對于這種事務(wù)性差錯，無重大疏忽又給后續(xù)日常工作帶來很大的煩擾，一般合同結(jié)束后都無追溯權(quán)。

（四）兼顧與公司其他的運(yùn)營系統(tǒng)的協(xié)同

最好能選擇一個USB接口式即插即用系統(tǒng)。市場上相關(guān)系統(tǒng)林林總總，綜合考慮企業(yè)需求，乙方公司的研發(fā)實(shí)力、運(yùn)維能力，以及上線、運(yùn)維等相關(guān)人員的穩(wěn)定性，選一款適合固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)。甄選系統(tǒng)的時候也要考慮，與企業(yè)現(xiàn)有或者計(jì)劃購買的運(yùn)營系統(tǒng)的協(xié)同。諸如人事系統(tǒng)，財(cái)務(wù)系統(tǒng)和公司OA運(yùn)營系統(tǒng)。一是固定資產(chǎn)采購入庫。對于采購到貨的固定資產(chǎn)，及時辦理入庫手續(xù)。編制固定資產(chǎn)卡片，貼在預(yù)定的位置。同時把采購入庫單，發(fā)票，銷售公司出庫單等單據(jù)及時傳遞財(cái)務(wù)部門。二是固定資產(chǎn)領(lǐng)用出庫。根據(jù)企業(yè)審批后的資產(chǎn)領(lǐng)用流程，發(fā)放固定資產(chǎn)。同時登記領(lǐng)用部門，領(lǐng)用人及保管人。并告知領(lǐng)用人公司不允許個人調(diào)用，如果需要調(diào)換等，一定第一時間通知管理部門調(diào)撥。三是固定資產(chǎn)內(nèi)部調(diào)撥。企業(yè)人員內(nèi)部調(diào)動，比如從A部門調(diào)動到B部門，固定資產(chǎn)管理部門要根據(jù)人事調(diào)動信息，及時變更資產(chǎn)的使用人信息并記載在冊。企業(yè)要健全調(diào)撥資產(chǎn)信息流的傳遞，以確保信息及時、準(zhǔn)確傳遞固定資產(chǎn)相關(guān)部門。四是固定資產(chǎn)回收。固定資產(chǎn)管理部門根據(jù)人事部門同步的信息及時回收資產(chǎn)?；厥諘r需要校對固定資產(chǎn)型號和當(dāng)初發(fā)放是否一致，是否有毀損。如果不一致，有毀損等問題，及時聯(lián)系相關(guān)人員處理，并把相關(guān)情況記錄在資產(chǎn)管理系統(tǒng)。五是固定資產(chǎn)處置。固定資產(chǎn)處置包括出售和報廢，指的因固定資產(chǎn)毀損或者使用年限已到或者閑置需要處理。根據(jù)企業(yè)固定資產(chǎn)管理制度規(guī)定的審批流程，獲得上級部門的同意后處理。處理完成后，及時同步相關(guān)信息給固定資產(chǎn)管理部，財(cái)務(wù)部等人員。

（五）定期盤點(diǎn)

制定固定資產(chǎn)盤點(diǎn)制度，定期盤點(diǎn)。按照慣例，大部分企業(yè)的盤點(diǎn)安排在年度資產(chǎn)負(fù)債表日，即每個自然年度的最后一天。根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況，也可以在年中組織盤點(diǎn)。盤點(diǎn)工作一般由審計(jì)部門發(fā)起，由盤點(diǎn)人，記錄人、監(jiān)盤人組成，人員分別來自己固定資產(chǎn)管理部門，財(cái)務(wù)部門，內(nèi)部審計(jì)或者外部審計(jì)等。企業(yè)要號召全員參與，鼓勵大家積極配合。由于固定資產(chǎn)是企業(yè)運(yùn)作的基礎(chǔ)，與日常作業(yè)密切相關(guān)。尤其是生產(chǎn)制造業(yè)，盤點(diǎn)對于他們來說就是要停工停產(chǎn)，所以要結(jié)合實(shí)際情況，制定合理的盤點(diǎn)制度，加強(qiáng)日常的固定資產(chǎn)管理，減少盤點(diǎn)壓力，加快盤點(diǎn)進(jìn)程，減少對生產(chǎn)作業(yè)的影響。對于盤點(diǎn)中出現(xiàn)盤盈、盤虧等問題及時處理。對于盤點(diǎn)中出現(xiàn)的問題，按照問題性質(zhì)和涉及資產(chǎn)的價值及時報備，針對不同的情況采取不同措施。對于工作的日常差錯比如標(biāo)簽漏貼錯貼，責(zé)令管理人員積極修補(bǔ)。對于盤虧，一定要引起重視。按照制度追究當(dāng)人事的責(zé)任，計(jì)入當(dāng)月的績效考核。同時反思下固定資產(chǎn)管理制度、管理流程是否有漏洞，如果有，第一時間修補(bǔ)、堵住漏洞。

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（作者單位：上海秦蒼信息科技有限公司）