周杰 馬長(zhǎng)松 濰坊護(hù)理職業(yè)學(xué)院 山東 濰坊 261041

一、前 言

自上個(gè)世紀(jì)70年代以來(lái)，隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷發(fā)展，人類社會(huì)已開始進(jìn)入信息時(shí)代，各個(gè)行業(yè)都在開展信息化建設(shè)。檔案作為一種歷史記錄，是特殊的文化資源，高職院校檔案是指學(xué)校在教學(xué)、科研、管理、社會(huì)服務(wù)等各項(xiàng)活動(dòng)中形成的有價(jià)值的原始記錄[1]。文件載體包括紙質(zhì)、音像、照片、實(shí)物、電子等多種形式。檔案內(nèi)容包括辦學(xué)理念、辦學(xué)特色、教學(xué)內(nèi)容、教育思想、辦學(xué)管理等要素，反映了學(xué)校檔案的多樣性，同時(shí)對(duì)學(xué)校后期的發(fā)展和管理具有非常重要的借鑒和總結(jié)作用。檔案管理信息化是國(guó)家檔案事業(yè)“十一五”總體規(guī)劃目標(biāo)的主要任務(wù)，信息技術(shù)的快速發(fā)展有效改善了人們對(duì)各種信息技術(shù)和設(shè)備的使用，使當(dāng)下檔案管理工作發(fā)生了深刻的變化。當(dāng)前，隨著信息技術(shù)的應(yīng)用越來(lái)越廣泛，高職院校的檔案管理已經(jīng)從傳統(tǒng)的管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒芾砟Ｊ?。在此基礎(chǔ)上，本文對(duì)高職院校檔案管理過(guò)程中存在的問(wèn)題進(jìn)行了探討，并提出了相應(yīng)的思路，希望能對(duì)高職院校檔案管理工作有所幫助。

二、高職院校檔案管理信息化建設(shè)的必要性分析

(一)有利于提高檔案管理水平

高職院校檔案種類多，內(nèi)容復(fù)雜，以前學(xué)校的留存材料主要是傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，工作人員在日常管理和查閱時(shí)往往比較費(fèi)勁，我們通過(guò)工作檔案管理的信息化建設(shè)可把傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化檔案，從而實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，用戶可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)獲得相關(guān)檔案信息，信息檔案不受外界因素影響，也不會(huì)因使用不當(dāng)而被損壞或銷毀。此外，檔案的信息化管理也更加方便，檔案管理人員可以快速找到檔案信息，提高工作效率。

(二)有助于保護(hù)檔案安全

學(xué)校檔案是高職院校寶貴的信息資源，傳統(tǒng)紙張檔案在長(zhǎng)期管理過(guò)程中會(huì)出現(xiàn)紙張破損、字跡模糊、檔案缺頁(yè)等等[2]，而利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)所轉(zhuǎn)化成的電子檔案，能夠達(dá)到保障檔案信息安全的目的，這主要是基于云存儲(chǔ)技術(shù)在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中的空間存儲(chǔ)功能，它可以存儲(chǔ)和備份所有的檔案信息，防止意外操作造成的檔案丟失或數(shù)據(jù)篡改問(wèn)題。

(三)有益于提高工作效率

高職院校檔案不僅包括學(xué)校成長(zhǎng)發(fā)展的信息、教師學(xué)生的基本信息，還包括學(xué)校各項(xiàng)會(huì)議、活動(dòng)的記錄[3]。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案留存占用空間大，查找不方便，利用信息化對(duì)檔案進(jìn)行歸納梳理，可以直觀地反映高職院校在不同階段的工作情況。作為高職院校檔案管理人員可結(jié)合檔案信息內(nèi)容，對(duì)工作計(jì)劃實(shí)施合理調(diào)整，利用信息技術(shù)優(yōu)化工作流程，提高工作效率，全面促進(jìn)高職教育的穩(wěn)定發(fā)展。

三、高職院校檔案管理過(guò)程中存在的問(wèn)題分析

(一)缺乏科學(xué)的檔案管理服務(wù)評(píng)價(jià)體系

近年來(lái)，教育事業(yè)得到迅速發(fā)展，學(xué)校的檔案管理從中發(fā)揮了重要作用，因此，提高檔案管理水平是各學(xué)校急需解決的重要課題，這需要各高校加強(qiáng)對(duì)檔案管理者自身行為的有效控制，通過(guò)公眾評(píng)價(jià)的結(jié)果，在檔案管理中起到監(jiān)督作用，然而，目前高職院校檔案管理服務(wù)中缺乏這樣的評(píng)價(jià)體系。

(二)檔案服務(wù)的形式相對(duì)單一

檔案管理歷史悠久，但服務(wù)渠道相對(duì)單一，特別是高職院校檔案管理在當(dāng)前信息網(wǎng)絡(luò)的幫助下，仍然缺乏檔案服務(wù)的形式，高職院校檔案服務(wù)工作的范圍一般以復(fù)制檔案、頒發(fā)檔案證書、查詢檔案為基礎(chǔ)，因此，高職院校檔案服務(wù)的形式缺乏多樣性，跟不上時(shí)代的發(fā)展。

(三)檔案管理人員專業(yè)知識(shí)匱乏

在高職院校檔案管理人員的配備方面，檔案管理人員配置不夠合理，檔案管理人員多為兼職人員，檔案類專業(yè)知識(shí)薄弱，學(xué)歷較低，再加上缺乏系統(tǒng)的檔案知識(shí)培訓(xùn)，在一定程度上影響了檔案管理工作，不能適應(yīng)當(dāng)前科學(xué)技術(shù)水平的快速發(fā)展，難以保證檔案信息管理水平和業(yè)務(wù)能力的提高[4]。

(四)檔案管理信息化建設(shè)的意識(shí)不強(qiáng)

隨著現(xiàn)代化進(jìn)程的逐步加快，高職院校檔案管理的信息化建設(shè)是檔案管理的發(fā)展方向。然而，檔案管理人員的管理觀念陳舊，檔案管理工作仍停留在傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理工作模式，對(duì)信息化檔案管理業(yè)務(wù)不夠熟練，流于形式，缺乏創(chuàng)新能力，檔案管理效率低下，不利于檔案信息化建設(shè)的推進(jìn)。

(五)重視程度不夠

高職院校信息系統(tǒng)建設(shè)是衡量學(xué)校教學(xué)質(zhì)量的重要指標(biāo)，如今在高校信息化建設(shè)和人才隊(duì)伍建設(shè)方面取得了一定的成績(jī)，高職院校的信息化建設(shè)已成為高校建設(shè)的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作。然而，總體而言，學(xué)校各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案信息化建設(shè)的重視程度普遍不夠，無(wú)論是檔案室的管理人員還是信息化設(shè)施配備往往不足。

(六)個(gè)人檔案信息泄露現(xiàn)象嚴(yán)重

在大數(shù)據(jù)時(shí)代，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，學(xué)校檔案管理的信息化建設(shè)中包含大量的個(gè)人信息，網(wǎng)絡(luò)安全若得不到保障，就很容易造成個(gè)人隱私泄露，一旦造成信息泄露會(huì)對(duì)師生產(chǎn)生嚴(yán)重的信息安全隱患[5]。

四、高職院校檔案管理信息化建設(shè)的對(duì)策

(一)加強(qiáng)高職院校檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)

各高職院校要加強(qiáng)檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，充分利用先進(jìn)的信息資源管理學(xué)校檔案，提高用戶的便捷服務(wù)，改善高職院校檔案單一的服務(wù)形式和方式，建立較為完整的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)是高職院校檔案管理工作的基礎(chǔ)。為此各高職院校必須投入更多的人力和財(cái)力，建設(shè)現(xiàn)代化檔案信息工作平臺(tái)，通過(guò)與現(xiàn)代信息的合作，最終使檔案管理人員更容易檢索檔案，減少檔案的日常管理。

(二)確保檔案信息管理的安全性

檔案信息管理安全性非常重要，檔案信息化管理是把檔案信息轉(zhuǎn)化電子形式，存儲(chǔ)于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)中，檔案管理者如果不能充分認(rèn)識(shí)到檔案信息管理的安全性，會(huì)極大的影響師生信息安全。因此，必須充分重視檔案信息安全問(wèn)題，加強(qiáng)工作人員的安全意識(shí)，切實(shí)落實(shí)安全保密工作，確保檔案信息管理的安全。

(三)提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)

提高檔案管理人員的檔案管理技能，才能更安全、更有效地進(jìn)行檔案管理，因此，各高職院校在重視軟硬件設(shè)備的同時(shí)，還應(yīng)切實(shí)加強(qiáng)檔案管理人員綜合素質(zhì)建設(shè)，逐步提高檔案管理人員的專業(yè)水平和職業(yè)素養(yǎng)，加大培訓(xùn)力度，多參加一些與檔案相關(guān)的知識(shí)講座，健全培訓(xùn)體系，提高其業(yè)務(wù)水平和工作效率。此外，各高職院校在招聘人才時(shí)還應(yīng)招聘一些專業(yè)的檔案管理人才，使人才結(jié)構(gòu)更加合理，提高學(xué)校檔案業(yè)務(wù)管理水平，從而更好的服務(wù)學(xué)校的檔案管理工作。

(四)加大檔案信息化建設(shè)的投入力度

若想實(shí)現(xiàn)檔案信息化，就應(yīng)該加大對(duì)檔案信息化的投入力度，從多方面保證檔案信息化的順利實(shí)現(xiàn)。首先，完善校園網(wǎng)建設(shè)，為檔案管理的信息化建設(shè)提供保障，因?yàn)闄n案信息化建設(shè)依托網(wǎng)絡(luò)環(huán)境才能實(shí)現(xiàn)。第二，完善相關(guān)硬件設(shè)施，如購(gòu)置計(jì)算機(jī)和交換機(jī)等設(shè)備，為檔案信息化建設(shè)提供必要的工具。第三，構(gòu)建完整的軟件系統(tǒng)，各高職院?？梢宰孕匈?gòu)買檔案管理系統(tǒng)，也可通過(guò)技術(shù)人員自行制作學(xué)校檔案系統(tǒng)，只有借助高效的檔案處理系統(tǒng)，才能將傳統(tǒng)檔案有效地轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)檔案，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的管理。第四，完善信息檔案管理的防范措施，確保網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息管理的安全性，這需要構(gòu)建安全保護(hù)系統(tǒng)，并定期檢查網(wǎng)絡(luò)環(huán)境來(lái)存檔信息，為檔案管理提供一個(gè)穩(wěn)定和安全的環(huán)境。

總之：在信息時(shí)代，高職院校在檔案管理工作中需要充分認(rèn)識(shí)到信息技術(shù)在提高工作效率、保障檔案信息安全方面的優(yōu)勢(shì)，作為檔案管理人員需結(jié)合學(xué)校內(nèi)部檔案管理工作的實(shí)際情況和不足，對(duì)管理團(tuán)隊(duì)的工作能力進(jìn)行培訓(xùn)和評(píng)估，積極引進(jìn)檔案管理方面的高素質(zhì)人才，提升檔案信息化基礎(chǔ)建設(shè)，完善管理機(jī)制，積極創(chuàng)建一個(gè)網(wǎng)絡(luò)互動(dòng)平臺(tái)，加強(qiáng)與其他機(jī)構(gòu)的溝通，使學(xué)校的檔案管理更加系統(tǒng)科學(xué)，進(jìn)一步提升檔案服務(wù)質(zhì)量。