仝心 河南省三門峽市中心醫(yī)院 河南 三門峽 472000

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，“數(shù)字信息化”已經(jīng)滲透到各行各業(yè)。在傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理工作中，工作人員需要保持高度警惕性，投入大量時(shí)間，才能確保檔案管理工作的準(zhǔn)確性、安全性。在數(shù)字信息化背景下，工作人員開始改變工作模式，逐漸形成“數(shù)字信息化檔案管理體系”。在數(shù)字信息化檔案管理體系中，工作人員可以高效“存儲(chǔ)檔案”“搜索檔案”“調(diào)用檔案”，這不僅是檔案管理部門的進(jìn)步，也是醫(yī)院整體管理工作的提升。

一、數(shù)字信息化對(duì)醫(yī)院檔案管理的優(yōu)勢(shì)

(一)提高檔案管理效率

在數(shù)字信息化的帶動(dòng)下，醫(yī)院檔案管理部門各方面工作都開始進(jìn)步，尤其體現(xiàn)在“效率”上。具體來說，首先，數(shù)字信息化技術(shù)可以在短時(shí)間內(nèi)整合大量檔案信息，便于工作人員分類、匯總。隨著工作效率提高，工作人員的壓力也會(huì)得到釋放，有利于工作人員發(fā)散思維，創(chuàng)新現(xiàn)有的工作方式。其次，以數(shù)字信息化技術(shù)為紐帶，檔案管理部門與醫(yī)院其它部門之間的對(duì)接，也會(huì)更加有效率。比如說，工作人員可以“在線交流檔案資料”“在線校對(duì)檔案資料”“在線審批檔案資料”“在線調(diào)取檔案資料”[1]?？傮w來說，在數(shù)字信息化的助力下，醫(yī)院檔案管理部門可以成為一個(gè)更強(qiáng)大的信息服務(wù)部門，為醫(yī)院其他部門提供便利。

(二)加強(qiáng)檔案管理的準(zhǔn)確性

結(jié)合數(shù)字信息化技術(shù)，醫(yī)院檔案管理部門可以降低失誤率，加強(qiáng)檔案管理的準(zhǔn)確性。具體來說，（1）在傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理工作中，工作人員的個(gè)人表現(xiàn)，會(huì)直接影響工作結(jié)果。如果工作人員不嚴(yán)謹(jǐn)、不認(rèn)真，就可能造成工作失誤，打亂整個(gè)部門的工作流程。利用數(shù)字信息化技術(shù)，工作人員可以“一鍵保存”“一鍵校對(duì)”，將一部分工作交給技術(shù)處理，有效降低人為失誤率[2]。（2）醫(yī)院檔案管理部門涉及珍貴的患者資料、醫(yī)護(hù)資料，以及整個(gè)醫(yī)院的資料。一旦檔案管理部門提供的資料不準(zhǔn)確，很可能會(huì)造成惡劣影響，阻礙醫(yī)院正常運(yùn)行。數(shù)字信息化技術(shù)可以簡(jiǎn)化工作流程，便于工作人員追根溯源、校對(duì)信息，有利于保證檔案管理的準(zhǔn)確性。

(三)保證檔案管理安全性

“安全問題”始終是醫(yī)院檔案管理部門的重點(diǎn)問題。借助數(shù)字信息化技術(shù)，醫(yī)院檔案管理部門可以構(gòu)建更加完善的防護(hù)體系，加強(qiáng)檔案管理的安全性。具體來說，首先，數(shù)字信息化技術(shù)可以將一部分檔案資料“電子化”，存儲(chǔ)在特定的虛擬空間。如果陌生人想訪問這個(gè)虛擬空間，必須要具備登錄權(quán)限。這相當(dāng)于是一種加密處理，可以提高醫(yī)院檔案管理的安全性、權(quán)威性。其次，數(shù)字信息化技術(shù)還可以跟蹤訪問痕跡。比如說，一旦檔案資料“被泄露”“被篡改”“被刪除”，醫(yī)院檔案管理部門可以快速找到責(zé)任人，追究責(zé)任，減少損失[3]。這也是一種保護(hù)性措施，可以加強(qiáng)檔案管理的安全性。

二、數(shù)字信息化背景下醫(yī)院檔案管理的有效措施

(一)構(gòu)建管理制度

結(jié)合數(shù)字信息化特點(diǎn)，醫(yī)院檔案管理部門要改革傳統(tǒng)制度，構(gòu)建新的制度體系。具體來說，首先，醫(yī)院檔案管理部門可以建立“數(shù)字信息化檔案管理監(jiān)督制度”?；跀?shù)字信息化特點(diǎn)，工作人員大部分時(shí)間都在進(jìn)行線上辦公。線上辦公具有很多優(yōu)勢(shì)，但也容易失去控制。采取合理的監(jiān)督措施，可以約束工作人員言行，實(shí)時(shí)查看辦公進(jìn)度，督促工作人員規(guī)范使用數(shù)字信息化技術(shù)[4]。其次，醫(yī)院檔案管理部門可以制定“數(shù)字信息化檔案管理安全制度”。以數(shù)字信息化技術(shù)為核心，醫(yī)院構(gòu)建的辦公平臺(tái)、辦公環(huán)境中，也會(huì)發(fā)生一些突發(fā)情況。一旦檔案資料被篡改、被破壞，就很難修復(fù)?！皵?shù)字信息化檔案管理安全制度”主要包含兩方面內(nèi)容。（1）安全防護(hù)措施。檔案管理人員可以利用數(shù)字信息化保密技術(shù)，對(duì)檔案資料加密，避免陌生人訪問，避免黑客攻擊，提高檔案資料安全防護(hù)等級(jí)。（2）明確獎(jiǎng)懲標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)于認(rèn)真落實(shí)安全管理的工作人員，檔案管理部門要多表揚(yáng)、多獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)于不重視安全管理、破壞安全管理的工作人員，檔案管理部門要嚴(yán)格執(zhí)行懲罰措施，樹立“安全為重”的工作作風(fēng)。

(二)加強(qiáng)技能培訓(xùn)

推廣數(shù)字信息化，僅僅有熱情還不夠，醫(yī)院檔案管理部門還要加強(qiáng)技能培訓(xùn)。具體來說，（1）積極開展“數(shù)字信息化理論知識(shí)培訓(xùn)”。醫(yī)院檔案管理部門可以通過不同形式的培訓(xùn)活動(dòng)，比如說，“數(shù)字信息化發(fā)展趨勢(shì)講座”“數(shù)字信息化與檔案管理論壇”“數(shù)字信息化實(shí)踐應(yīng)用交流會(huì)”“數(shù)字信息化與醫(yī)院檔案管理分享會(huì)”等，傳達(dá)專業(yè)的數(shù)字信息化理論知識(shí)，讓檔案管理部門和醫(yī)院其它部門的工作人員，都能系統(tǒng)化地了解數(shù)字信息化相關(guān)知識(shí)，提高工作人員適應(yīng)數(shù)字信息化的能力。（2）定期組織“數(shù)字信息化實(shí)踐技能培訓(xùn)”。醫(yī)院檔案管理部門可以定期舉行“數(shù)字信息化任務(wù)執(zhí)行”“數(shù)字信息化實(shí)操比賽”“數(shù)字信息化情境模擬”等活動(dòng)，鍛煉工作人員的數(shù)字信息化能力[5]，并逐漸形成“學(xué)習(xí)數(shù)字信息化、展現(xiàn)數(shù)字信息化、利用數(shù)字信息化”的醫(yī)院氛圍，帶動(dòng)醫(yī)院其他部門工作也朝著數(shù)字信息化方向發(fā)展。

(三)重視人員管理

加強(qiáng)數(shù)字信息化建設(shè)的過程中，醫(yī)院檔案管理部門還要有“團(tuán)隊(duì)意識(shí)”，要善于通過整個(gè)團(tuán)隊(duì)的覺醒、進(jìn)步提升檔案管理工作的質(zhì)量。首先，抓工作人員綜合能力。數(shù)字信息化技術(shù)處于不斷更新狀態(tài)，醫(yī)院檔案管理部門要結(jié)合數(shù)字信息化特點(diǎn)，提供廣泛的交流、學(xué)習(xí)平臺(tái)，比如“數(shù)字信息化線上互動(dòng)空間”“數(shù)字信息化線下頭腦風(fēng)暴”，督促工作人員不斷學(xué)習(xí)，不斷更新知識(shí)體系，掌握與時(shí)俱進(jìn)的數(shù)字信息化技術(shù)。在廣泛學(xué)習(xí)的過程中，工作人員除了數(shù)字信息化方面的進(jìn)步，還會(huì)了解數(shù)字信息化相關(guān)知識(shí)、延伸知識(shí)，不斷提高自身綜合能力。這是現(xiàn)代化醫(yī)院檔案管理部門需要的“學(xué)習(xí)型人才”。其次，抓工作人員職業(yè)素養(yǎng)。從醫(yī)院檔案管理部門的工作性質(zhì)來分析，工作人員的職業(yè)素養(yǎng)主要表現(xiàn)在“檔案管理是否規(guī)范”“檔案管理是否準(zhǔn)確”“檔案管理是否有效率”“檔案管理是否有成績(jī)”等。引進(jìn)數(shù)字信息化技術(shù)后，雖然工作人員的工作量開始減少，但職業(yè)素養(yǎng)不能忘。比如說，醫(yī)院檔案管理部門可以舉行“數(shù)字信息化與思政教育培訓(xùn)”，通過思政內(nèi)容，強(qiáng)化工作人員的集體主義意識(shí)，提高工作人員的責(zé)任感，讓工作人員開展數(shù)字信息化相關(guān)工作時(shí)，也能展現(xiàn)良好的精神風(fēng)貌[6]。

三、結(jié) 語

綜上所述，加強(qiáng)數(shù)字信息化建設(shè)，不僅可以促進(jìn)醫(yī)院檔案管理部門的工作，還可以促進(jìn)醫(yī)院其他部門的工作，推動(dòng)醫(yī)院整體管理工作轉(zhuǎn)型升級(jí)。從這個(gè)角度來說，除了檔案管理人員，醫(yī)院其他部門的工作人員也要積極學(xué)習(xí)數(shù)字信息化相關(guān)知識(shí)和技能，對(duì)數(shù)字信息化趨勢(shì)有基本的判斷和認(rèn)知。只有“人人學(xué)習(xí)、人人實(shí)踐”，才能逐漸形成數(shù)字信息化辦公氛圍，進(jìn)一步完善現(xiàn)代化醫(yī)院“數(shù)字信息化檔案管理”工作體系。