鄭蕾 劉小平

摘要：國(guó)網(wǎng)甘肅省電力公司超高壓公司（以下簡(jiǎn)稱“國(guó)網(wǎng)甘肅超高壓公司”）立足工作實(shí)際，把依法治企理念融入到日常管理工作中，把合規(guī)管理滲透到精細(xì)操作事務(wù)中，著手合同管理的全流程優(yōu)化和閉環(huán)管控，細(xì)化合同管理的顆粒度，強(qiáng)化合同執(zhí)行的穿透力，有效杜絕了習(xí)慣性違章，徹底排除了潛在性風(fēng)險(xiǎn)，同時(shí)大幅縮短合同全過程執(zhí)行時(shí)間，解決了長(zhǎng)久以來存在于合同管理過程的歷史頑固問題，實(shí)現(xiàn)了合同糾紛零訴訟，整體提升了公司的合規(guī)管理水平和風(fēng)險(xiǎn)防范能力。

關(guān)鍵詞：合同管理全過程閉環(huán)管理

一、研究背景

為貫徹落實(shí)國(guó)家電網(wǎng)公司依法治企戰(zhàn)略，嚴(yán)格執(zhí)行企業(yè)合規(guī)管理制度，持續(xù)推進(jìn)法治建設(shè)、高標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)法治企業(yè)，應(yīng)堅(jiān)持把依法治企理念貫徹于公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)全過程，以合同全過程閉環(huán)管理為牽引，逐步建立健全合規(guī)管理體系，為推動(dòng)公司穩(wěn)定健康可持續(xù)發(fā)展提供法治保障。但是，目前電網(wǎng)企業(yè)合同管理并未受到足夠重視，合同價(jià)值被忽視，合同管理存在多種誤區(qū)，電網(wǎng)企業(yè)合同管理工作存在合同簽訂流程不規(guī)范、合同管控執(zhí)行不到位、合同文本擬定不規(guī)范、回退修改率較高、耗費(fèi)時(shí)間長(zhǎng)、合同簽訂超期、歸檔不及時(shí)，存檔效果差，履約質(zhì)量較差、法律意識(shí)淡薄等問題，形成了較多的潛在風(fēng)險(xiǎn)。

二、管理對(duì)策

國(guó)網(wǎng)甘肅超高壓公司放眼合同管理全過程，從頂層設(shè)計(jì)出發(fā)，科學(xué)規(guī)劃合同管理體系建設(shè)路徑，形成“三股繩一顆釘”的閉環(huán)管理模型。通過“三股繩”，擰緊合同管理前、中、后三個(gè)環(huán)節(jié)，創(chuàng)新前端“一頭一身兩翼”提升模型，強(qiáng)化事中“三點(diǎn)一線一清單”精細(xì)管理，深化事后“一追蹤一評(píng)價(jià)”管理機(jī)制，實(shí)現(xiàn)合同閉環(huán)管理。同時(shí)，通過“一顆釘”深挖合同數(shù)據(jù)價(jià)值，促進(jìn)合同智慧管理。

（一）頂層規(guī)劃，科學(xué)設(shè)計(jì)合同管理體系建設(shè)路徑

一是明確合同管理一個(gè)基本思路。提出合同全業(yè)務(wù)生命周期管理的全新管理思路，改變?cè)械暮贤芾碇匾曃谋緦徍?，輕視合同前期項(xiàng)目立項(xiàng)、談判和后期合同履行的管理模式，將合同的前期準(zhǔn)備階段到終止階段的全部業(yè)務(wù)囊括到合同管理的整個(gè)過程，達(dá)到全業(yè)務(wù)生命周期閉環(huán)管理的效果。

二是抓好合同管理兩個(gè)層面落實(shí)。動(dòng)靜結(jié)合推進(jìn)合同全過程閉環(huán)管理，在動(dòng)態(tài)管理層面精準(zhǔn)把控合同管理進(jìn)程，不斷筑牢合同風(fēng)險(xiǎn)防線。在靜態(tài)管理層面將管理過程產(chǎn)生的數(shù)據(jù)信息以及檔案資料作為管理支撐，不斷推動(dòng)價(jià)值沉淀。

三是強(qiáng)化合同管理三個(gè)階段管控。以合同審核和合同歸檔為節(jié)點(diǎn)，針對(duì)合同前端、中端、后端三個(gè)階段進(jìn)行全過程立體化的管控。合同前端即招標(biāo)管控、合同擬定起草，合同中端指合同審核至完成歸檔中間的所有環(huán)節(jié)，合同后端即合同履行及之后的階段。通過高效執(zhí)行三個(gè)階段的合同管理實(shí)現(xiàn)“事先防范、過程跟蹤、事后補(bǔ)救”的全方位風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避。

（二）創(chuàng)新前端“一頭一身兩翼”提升模型，源頭防范合同風(fēng)險(xiǎn)

國(guó)網(wǎng)甘肅超高壓公司加強(qiáng)合同前端管理，形成“一頭一身兩翼”提升模型。加強(qiáng)合同源“頭”風(fēng)險(xiǎn)防范，嚴(yán)格審核招標(biāo)投標(biāo)文件;創(chuàng)新合同作業(yè)指導(dǎo)書，為合同文本全“身”把脈體檢;把握合同管理著力點(diǎn)，持續(xù)推進(jìn)專項(xiàng)培訓(xùn)、合同案例分享會(huì)“兩翼”發(fā)力，實(shí)現(xiàn)內(nèi)部管理有新突破，為全員素質(zhì)提升保駕護(hù)航。

一是主動(dòng)加強(qiáng)招標(biāo)管控。主動(dòng)建立招標(biāo)文件審核清單和內(nèi)部專項(xiàng)評(píng)委會(huì)，招標(biāo)文件發(fā)布之前經(jīng)由相關(guān)部門嚴(yán)格審核確認(rèn)，確保招標(biāo)文件符合公司合法利益，保證企業(yè)的利益不受損害;由合同管理部門牽頭，聯(lián)合財(cái)務(wù)、紀(jì)委、物資、業(yè)務(wù)等部門，針對(duì)合同中標(biāo)候選人開展專項(xiàng)評(píng)價(jià)，從法律維度、專業(yè)實(shí)務(wù)維度、資金、物資、廉政風(fēng)險(xiǎn)等維度做出審查。

二是創(chuàng)新合同作業(yè)指導(dǎo)書。在《國(guó)家電網(wǎng)有限公司合同管理辦法》的基礎(chǔ)上創(chuàng)新《合同作業(yè)指導(dǎo)書》，建立差異化標(biāo)準(zhǔn)條款庫(kù)，明確規(guī)定各項(xiàng)操作要點(diǎn)，全面輔助合同承辦人掌握各項(xiàng)操作。

三是開展合同專項(xiàng)培訓(xùn)。通過線上線下的形式開展專業(yè)理論培訓(xùn)、法律制度培訓(xùn)、操作技能培訓(xùn)等，汲取先進(jìn)的合同管理辦法，普及法律知識(shí)，明確崗位職責(zé)，強(qiáng)化規(guī)范管理理念，全面提升合同承辦人員的法律風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)及合同管理操作技能。

四是舉辦合同案例分享會(huì)。秉持“凡案必鑒”、“凡案必析”兩個(gè)要求，定期舉辦合同管理案例分析分享會(huì)，聘請(qǐng)專家評(píng)委加盟給出專業(yè)指導(dǎo)建議，規(guī)定差異化分享內(nèi)容，確保員工所學(xué)案例知識(shí)可應(yīng)用于本職工作中。

（三）強(qiáng)化事中“三點(diǎn)一線一清單”精細(xì)管理，確保過程規(guī)范高效

合同管理中端形成“三點(diǎn)一線一清單”的管理體系，“三點(diǎn)一線”指合同問題審核、審核通報(bào)、通報(bào)考核三個(gè)階段串聯(lián)形成合同審核的管理路線，“一清單”指創(chuàng)新合同歸檔清單，實(shí)現(xiàn)合同科學(xué)完備歸檔。

一是協(xié)同監(jiān)督，實(shí)現(xiàn)合同風(fēng)險(xiǎn)全方位審核。聯(lián)動(dòng)合同管理部門、業(yè)務(wù)部門、財(cái)務(wù)部、物資部從法律維度、業(yè)務(wù)視角、財(cái)務(wù)等其他角度全方位防御經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，協(xié)同監(jiān)督合同審核，各部門在進(jìn)行審核動(dòng)作前，檢查合同審核狀態(tài)，對(duì)應(yīng)審未審的部門發(fā)出提醒。結(jié)合合同類型，按照業(yè)務(wù)類別、職能分工或工作流程對(duì)合同條款進(jìn)行逐一分析、判斷，找出合同行為中的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，對(duì)應(yīng)編制《國(guó)網(wǎng)甘肅超高壓公司合同文本審核要點(diǎn)》，就送審合同的審核標(biāo)準(zhǔn)作進(jìn)一步明確。

二是定期通報(bào)，加強(qiáng)合同問題點(diǎn)披露整改。辦公室統(tǒng)計(jì)分析合同的審核情況，匯總審核問題，針對(duì)普遍存在的共性問題以及合同的個(gè)性問題進(jìn)行分期發(fā)文通報(bào)，提出修改意見以供各部門學(xué)習(xí)修改。

三是掛鉤績(jī)效，對(duì)合同屢犯問題鐵腕問責(zé)。針對(duì)合同審核問題，結(jié)合通報(bào)情況對(duì)合同起草擬定單位進(jìn)行考核，構(gòu)建有效的考核指標(biāo)體系，將合同擬定與審核修改情況納入績(jī)效考核中，并掛鉤薪酬與部門評(píng)優(yōu)，督促員工開展問題整改工作。

四是強(qiáng)化歸檔，確保全鏈條材料顆粒歸倉(cāng)。首先，各部門合同歸檔時(shí)要求協(xié)同相關(guān)材料，建立合同檔案清單，保證資料收集完善，掌握發(fā)生糾紛時(shí)的第一手資料，打牢防御風(fēng)險(xiǎn)地基。其次，將合同歸檔劃分為合同梳理登記、掃描、封裝、存儲(chǔ)四個(gè)動(dòng)作，由辦公室統(tǒng)籌，各業(yè)務(wù)部門協(xié)同執(zhí)行，做到責(zé)任劃分清晰，材料管理安全。最后合同歸檔留存合同電子版，齊備紙質(zhì)文件與電子檔案，每個(gè)合同至少留存兩份原件，分別放置業(yè)務(wù)部門和辦公室獨(dú)立留存，確保發(fā)生糾紛時(shí)有據(jù)可查。

（四）深化事后“一追蹤一評(píng)價(jià)”管理機(jī)制，實(shí)現(xiàn)合同閉環(huán)管控

一是履約追蹤，動(dòng)態(tài)掌控合同執(zhí)行情況。以資金為抓手，明確合同履行關(guān)鍵點(diǎn)，對(duì)合同履行情況進(jìn)行定期和不定期的監(jiān)督檢查，檢查合同履行關(guān)鍵點(diǎn)并保證質(zhì)量后，由財(cái)務(wù)部核實(shí)支付相應(yīng)的資金。并由業(yè)務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門定期形成合同履約分析報(bào)告，針對(duì)合同執(zhí)行進(jìn)度、資金支付情況、合同履行質(zhì)量等定期通報(bào)，促進(jìn)合同履行和項(xiàng)目進(jìn)展透明可視。

二是滿意評(píng)價(jià)，精益管理各類合同主體。從資源配置、履約能力、安全管理、質(zhì)量管理、進(jìn)度管理、溝通配合五個(gè)維度建立履約評(píng)價(jià)指標(biāo)體系，針對(duì)合同對(duì)方履約情況對(duì)供應(yīng)商做出滿意測(cè)評(píng)，向業(yè)務(wù)部門下發(fā)滿意度調(diào)查表，從多個(gè)維度評(píng)價(jià)供應(yīng)商的履約能力、配合度、信用度等，建立供應(yīng)商紅黑榜，精益管理各類合同主體。

（五）深挖合同數(shù)據(jù)價(jià)值，促進(jìn)合同智慧管理

抓好“數(shù)據(jù)潮”勢(shì)能，賦予合同管理全新的生命力。國(guó)網(wǎng)甘肅超高壓公司通過充分挖潛大數(shù)據(jù)價(jià)值，將大數(shù)據(jù)與合同管理有機(jī)融合，透視合同管理操作效率，提供精準(zhǔn)的決策支持和風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警，為企業(yè)決策層輸出具有高附加值的決策成果。真正實(shí)現(xiàn)用數(shù)據(jù)對(duì)話、用數(shù)據(jù)決策、用數(shù)據(jù)服務(wù)、用數(shù)據(jù)創(chuàng)新，賦予合同管理更多的智能化、數(shù)字化意義。

一是業(yè)務(wù)操作層：透視合同全過程執(zhí)行效率。建立操作數(shù)據(jù)反饋清單，形成合同操作進(jìn)度顯示表，隨時(shí)監(jiān)控合同管理進(jìn)度，在各階段為每一份合同的承辦時(shí)間設(shè)定底線，當(dāng)合同管理進(jìn)度在某一階段未被操作時(shí)間超過標(biāo)準(zhǔn)用時(shí)的70%，合同相關(guān)階段承辦部門會(huì)收到待辦提醒，定期統(tǒng)計(jì)分析合同管理各階段的管理并對(duì)各部門合同履行效率做出排名公布。

二是統(tǒng)計(jì)分析層：開展合同多視角分析挖掘。從合同本身及業(yè)務(wù)角度對(duì)合同數(shù)據(jù)做出分析，呈現(xiàn)國(guó)網(wǎng)甘肅超高壓公司的合同分布，全景展示業(yè)務(wù)情況。

三是輔助決策層：輸出合同高價(jià)值支撐成果。聚合化合同信息，制定合同數(shù)據(jù)看板，為決策分析提供數(shù)據(jù)支撐，最直接發(fā)揮合同數(shù)據(jù)價(jià)值。

三、結(jié)語(yǔ)

2020年以來，國(guó)網(wǎng)甘肅超高壓公司通過加強(qiáng)合同前端管理、實(shí)施合同過程管控、開展合同事后追蹤、深挖合同數(shù)據(jù)價(jià)值，形成“三股繩一顆釘”的閉環(huán)管理模型，取得了合同管理全流程耗時(shí)縮短、合同擬定規(guī)范度顯著提升、合同風(fēng)險(xiǎn)大幅降低、員工法務(wù)意識(shí)顯著提升等成效，有效解決了合同管理歷史留存難題，加快一步實(shí)現(xiàn)合同管理進(jìn)階，全方位補(bǔ)全合同管理漏洞和薄弱環(huán)節(jié)，確保企業(yè)利益最大化、法律風(fēng)險(xiǎn)最小化，同時(shí)為合同全過程閉環(huán)管理的優(yōu)化研究添磚加瓦。

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