張帆

新一輪醫(yī)藥衛(wèi)生體制改革實(shí)施以來，我國基本醫(yī)療衛(wèi)生制度加快健全，人民健康狀況和基本醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)的公平性和可及性得到持續(xù)改善。檔案管理工作作為醫(yī)院內(nèi)部管理的重要內(nèi)容，在很大程度上關(guān)系著醫(yī)院整體運(yùn)行狀況，創(chuàng)新檔案管理模式，提高檔案管理的精細(xì)化水平具有時(shí)代發(fā)展的客觀必要性。

檔案管理是醫(yī)院內(nèi)部管理的重要組成部分，從其具體工作開展來看，檔案管理工作主要是對(duì)醫(yī)療設(shè)備、醫(yī)療服務(wù)過程、財(cái)務(wù)管理等工作進(jìn)行記錄的一種活動(dòng)，主要目的是實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資源的優(yōu)化配置，提高檔案的科學(xué)利用率，以更好的為醫(yī)院長遠(yuǎn)發(fā)展提供基礎(chǔ)保障，是各種醫(yī)療活動(dòng)順利開展、醫(yī)療服務(wù)水平提升的關(guān)鍵。相對(duì)于其它事業(yè)單位的檔案管理工作來說，醫(yī)院的檔案管理工作有自身獨(dú)特屬性，可以在整個(gè)醫(yī)療活動(dòng)的全過程中體現(xiàn)。

精細(xì)化管理模式最初是在生產(chǎn)型企業(yè)中運(yùn)用，隨著社會(huì)發(fā)展進(jìn)步，精細(xì)化管理逐漸在社會(huì)各行各領(lǐng)域應(yīng)用開來，并且也取得了顯著的應(yīng)用成效，是新時(shí)期社會(huì)企業(yè)發(fā)展壯大的重要措施。在醫(yī)院檔案管理中采用精細(xì)化管理模式，可以實(shí)現(xiàn)檔案資源的分類管理，對(duì)不同部門的檔案形成進(jìn)行獨(dú)立管理，同時(shí)也可以利用相關(guān)智能化管理程序，提高檔案管理工作的效率和水平，保證檔案資源得到高效運(yùn)用。

檔案管理機(jī)制不健全

醫(yī)院的檔案管理工作是否到位與人民群眾利益密切相關(guān)，檔案管理是醫(yī)院內(nèi)部管理體系中的關(guān)鍵所在，一旦檔案管理工作落實(shí)不到位，就會(huì)影響到醫(yī)院內(nèi)部管理質(zhì)量，進(jìn)而導(dǎo)致醫(yī)療服務(wù)水平降低。當(dāng)前醫(yī)療體制改革不斷深入，醫(yī)院所面臨的市場(chǎng)競爭環(huán)境更加嚴(yán)峻，這就使得部分醫(yī)院在經(jīng)營管理重點(diǎn)上以經(jīng)濟(jì)效益增長為主，忽視了檔案管理工作的重要性，使得檔案管理機(jī)制得不到健全和完善，檔案管理工作的效果也相對(duì)低一些。另外，從檔案資源的自身價(jià)值來講，它是醫(yī)院進(jìn)行學(xué)術(shù)交流和創(chuàng)新的關(guān)鍵性資源，也是醫(yī)院自身實(shí)現(xiàn)健康有序運(yùn)行的保障，一旦管理機(jī)制不健全勢(shì)必會(huì)影響到醫(yī)院各項(xiàng)服務(wù)工作的有效開展，不利于醫(yī)院的長遠(yuǎn)穩(wěn)定發(fā)展。

檔案管理方式滯后

結(jié)合當(dāng)前大多數(shù)醫(yī)院的管理運(yùn)行情況來看，很多醫(yī)院在檔案管理工作上所采用的模式還是以傳統(tǒng)的粗放式為主，沒有從醫(yī)院發(fā)展的整體角度來考慮，導(dǎo)致檔案管理工作效率很低，所取得的管理效果也沒有實(shí)質(zhì)性提升，檔案資料沒有進(jìn)行合理有序的分類，經(jīng)常出現(xiàn)檔案資料的丟失、遺漏、損毀等情況，嚴(yán)重影響到醫(yī)院服務(wù)水平提升，難以為人民提供精準(zhǔn)化服務(wù)。此外，當(dāng)前很多醫(yī)院的內(nèi)部管理工作過于依賴領(lǐng)導(dǎo)層決策，和自身發(fā)展實(shí)際結(jié)合有一定差距，領(lǐng)導(dǎo)層沒有將檔案管理工作作為重點(diǎn)，在醫(yī)院發(fā)展規(guī)劃制定上忽視了檔案管理工作的優(yōu)化，這就導(dǎo)致內(nèi)部各部門對(duì)檔案管理部門的工作開展缺少積極配合，部門間協(xié)同合作性有待加強(qiáng)，造成醫(yī)院內(nèi)部檔案資源收集、整合、歸檔、利用效率很低。

信息技術(shù)應(yīng)用程度較低

醫(yī)院檔案精細(xì)化管理的實(shí)現(xiàn)離不開對(duì)信息技術(shù)的應(yīng)用，信息技術(shù)是精細(xì)化管理實(shí)現(xiàn)的必要條件。隨著當(dāng)前我國醫(yī)療衛(wèi)生體制改革的不斷深入，醫(yī)院在日常運(yùn)行中所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)信息、檔案資源數(shù)量有明顯增多，如果不對(duì)檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新，就會(huì)導(dǎo)致檔案資源理得不到高效運(yùn)用，進(jìn)而影響到醫(yī)院整體發(fā)展。此外，當(dāng)前很多醫(yī)院對(duì)于信息技術(shù)的應(yīng)用程度很低，所采用的管理方法還是以傳統(tǒng)形式為主，很多新技術(shù)運(yùn)用得不到完善的基礎(chǔ)設(shè)備作支持，現(xiàn)有的信息設(shè)施也比較落后，管理人員對(duì)信息設(shè)備的維護(hù)工作也不到位等，檔案管理工作水平得不到提升。

制定精細(xì)化檔案管理目標(biāo)

實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的精細(xì)化和科學(xué)化，不僅僅是時(shí)代發(fā)展的客觀要求，也是醫(yī)院自身服務(wù)水平提升的內(nèi)在必然，與醫(yī)院的長遠(yuǎn)發(fā)展密切相關(guān)。對(duì)于醫(yī)院來說，要在當(dāng)前時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)下，正視自身檔案管理現(xiàn)狀，創(chuàng)新檔案管理理念和方法，制定精細(xì)化檔案管理目標(biāo)，并在該目標(biāo)的導(dǎo)向作用下，結(jié)合自身經(jīng)營發(fā)展實(shí)際情況形成符合醫(yī)院實(shí)際的發(fā)展規(guī)劃，在規(guī)劃中要對(duì)不同階段的發(fā)展目標(biāo)進(jìn)行明確，也就是長期目標(biāo)和短期目標(biāo)，從而為醫(yī)院內(nèi)部管理措施的高效落實(shí)提供指導(dǎo)，為檔案管理的精細(xì)化水平提升提供基礎(chǔ)保障。在每一年的年末考核時(shí)，要對(duì)各個(gè)部門進(jìn)行統(tǒng)一考核，同時(shí)在檔案管理工作開展中，可以進(jìn)一步加強(qiáng)分類管理，對(duì)不同性質(zhì)的檔案資源進(jìn)行針對(duì)性管理，為查詢和使用提供便利，對(duì)于具體管理工作中存在的問題，也要及時(shí)發(fā)現(xiàn)和采取措施予以解決，保證檔案管理全過程實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理，以更好的實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理目標(biāo)，促進(jìn)醫(yī)院長遠(yuǎn)發(fā)展。

實(shí)現(xiàn)檔案資源的精細(xì)化整合和歸檔

醫(yī)院作為一種特殊的服務(wù)機(jī)構(gòu)，在日常管理運(yùn)行中會(huì)有大量的數(shù)據(jù)信息產(chǎn)出，對(duì)這些數(shù)據(jù)信息進(jìn)行正確歸檔和整合非常重要，這也是檔案管理的一項(xiàng)內(nèi)容。對(duì)于內(nèi)部檔案管理人員來說，在對(duì)檔案資料進(jìn)行分類時(shí)，需要合理使用監(jiān)控設(shè)備以實(shí)現(xiàn)對(duì)分類全過程的記錄，這樣也可以減少檔案資料遺失問題發(fā)生，提高檔案資料收集的完整性和真實(shí)性。在精細(xì)化管理過程中，首先就要確保檔案資料歸檔的規(guī)范性，并在檔案管理模式優(yōu)化的基礎(chǔ)上提升檔案管理水平，充分發(fā)揮出檔案資料的價(jià)值，為內(nèi)部管理工作的有效開展提供數(shù)據(jù)支持，同時(shí)醫(yī)院還要重視和提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平，定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行教育培訓(xùn)，提高對(duì)檔案管理工作的重要性認(rèn)知，以高度負(fù)責(zé)的態(tài)度開展工作，保證檔案管理全過程的高效化，具體可以先對(duì)管理人員的業(yè)務(wù)水平進(jìn)行綜合評(píng)定，清晰掌握各個(gè)員工在工作開展上存在的不足之處，之后制定針對(duì)性較強(qiáng)的培訓(xùn)方案。

健全檔案精細(xì)化管理制度

醫(yī)院檔案的精細(xì)化管理離不開完善的制度體系作保障，通過對(duì)管理制度的健全和完善，可以為精細(xì)化管理模式的運(yùn)用提供基礎(chǔ)支持。對(duì)于醫(yī)院來說，要按照精細(xì)化管理的要求，對(duì)具體管理制度進(jìn)行細(xì)化，推動(dòng)檔案管理向規(guī)范化方向發(fā)展，對(duì)于現(xiàn)有管理制度中不合理的條例可以及時(shí)去除?，F(xiàn)階段大部分醫(yī)院都實(shí)行了信息化系統(tǒng)來進(jìn)行檔案管理，通過對(duì)信息系統(tǒng)的融入可以使檔案管理更加規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，也可以保證管理全過程的優(yōu)化。例如在對(duì)檔案資料進(jìn)行收集時(shí)，就可以按照制度要求，以一定的順序?qū)Σ煌剖业臄?shù)據(jù)信息進(jìn)行記錄，并將數(shù)據(jù)收集的時(shí)間和數(shù)量進(jìn)行標(biāo)識(shí)，同時(shí)也可以對(duì)不同類型的文件資料進(jìn)行科學(xué)化歸檔，提高檔案歸檔的有序性，在進(jìn)行檔案歸檔時(shí)，醫(yī)院可以安排專門的工作人員進(jìn)行監(jiān)督監(jiān)管，保證檔案資料歸檔的完整性和真實(shí)性，不會(huì)出現(xiàn)遺漏和丟失。此外，在檔案資料的借閱上，也要嚴(yán)格借閱程序，借閱人員必須要有上級(jí)部門的審批方可借閱，并且對(duì)具體借閱信息進(jìn)行完整、詳細(xì)記錄，包括借閱人姓名、借閱時(shí)間、所借閱檔案的編碼信息等，從而保證檔案利用的安全性和可靠性，防止檔案出現(xiàn)丟失、損壞問題，而且還可以提高歸檔的時(shí)效性。

優(yōu)化檔案管理的信息化系統(tǒng)

檔案精細(xì)化管理模式的應(yīng)用離不開信息系統(tǒng)的支持，在完善的信息系統(tǒng)支持下，檔案精細(xì)化管理工作質(zhì)量會(huì)大大提升。對(duì)于醫(yī)院來說，在充分認(rèn)知檔案精細(xì)化模式運(yùn)用的基礎(chǔ)上，對(duì)信息化系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化和改進(jìn)，為檔案管理提供保障，醫(yī)院要積極構(gòu)建內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)共享數(shù)據(jù)庫，對(duì)不同的科室給予相應(yīng)的管理權(quán)限，保證管理人員可以在要求的權(quán)限范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的傳輸、借閱、利用，從而促使檔案管理效率得到提升。同時(shí)還可以將云備份技術(shù)運(yùn)用到信息系統(tǒng)中，將內(nèi)部檔案信息上傳到云端，以便于在突發(fā)狀況時(shí)可以保證檔案信息的完整。

構(gòu)建完整的檔案精細(xì)化管理責(zé)任體系

醫(yī)院檔案精細(xì)化管理模式的應(yīng)用，還需要構(gòu)建完整的管理責(zé)任體系，進(jìn)一步強(qiáng)化檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)，以負(fù)責(zé)任的態(tài)度來開展檔案管理各個(gè)工作，促進(jìn)精細(xì)化管理水平提升。在精細(xì)化管理責(zé)任體系構(gòu)建中，要對(duì)管理人員的工作責(zé)任進(jìn)行明確和細(xì)化，加強(qiáng)部門間的工作協(xié)同，使檔案管理工作更為有序進(jìn)行，保證檔案資料收集、歸納、整合、利用的順利開展，對(duì)于工作職責(zé)也要具體到員工個(gè)人，提高管理人員職責(zé)意識(shí)，并對(duì)個(gè)人行為起到一定的約束作用，保證檔案精細(xì)化管理工作質(zhì)量得到保障。

綜上所述，檔案精細(xì)化管理對(duì)醫(yī)院長遠(yuǎn)發(fā)展具有重要意義，對(duì)于醫(yī)院來說，在精細(xì)化管理模式的具體應(yīng)用中，需要醫(yī)院結(jié)合自身實(shí)際情況，創(chuàng)新檔案管理模式，健全檔案管理制度并完善管理信息系統(tǒng)，從而使檔案資源得到高效利用，以更好的促進(jìn)醫(yī)院長遠(yuǎn)發(fā)展，提高醫(yī)療服務(wù)水平。

（吉林省四平市伊通滿族自治縣民族醫(yī)院）

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