羅光瓊

摘 要：會(huì)計(jì)檔案工作是石油企業(yè)一項(xiàng)重要的管理業(yè)務(wù)，也是檔案管理中的一個(gè)“亮點(diǎn)”，越來(lái)越受到重視。文章結(jié)合石油企業(yè)實(shí)際，分析會(huì)計(jì)檔案管理存在的重視程度不足、信息反映存在缺位等問(wèn)題，提出充分認(rèn)識(shí)和提高會(huì)計(jì)檔案在促進(jìn)企業(yè)發(fā)展中的地位和作用、對(duì)會(huì)計(jì)檔案實(shí)施科學(xué)管理、開(kāi)展會(huì)計(jì)檔案人才培訓(xùn)和會(huì)計(jì)檔案應(yīng)注意的信息數(shù)據(jù)口徑和可持續(xù)管理的基本思路。

關(guān)鍵詞：石油企業(yè);會(huì)計(jì);檔案;管理

石油企業(yè)會(huì)計(jì)檔案是反映其生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的“百科全書(shū)”，因其涵蓋內(nèi)容豐富、紀(jì)實(shí)性強(qiáng)等因素引起了企業(yè)管理層的重視，具有幫助企業(yè)優(yōu)化管理并不斷創(chuàng)新的功效。從這個(gè)意義上說(shuō)，會(huì)計(jì)檔案自然成為了石油企業(yè)檔案管理的一個(gè)“亮點(diǎn)”。但從近年會(huì)計(jì)檔案管理的情況看，編寫(xiě)不規(guī)范、條目不準(zhǔn)確、數(shù)據(jù)有矛盾等問(wèn)題不同程度地存在，給石油企業(yè)會(huì)計(jì)檔案的運(yùn)用造成了困惑。因此，把被馬克思稱(chēng)為“對(duì)過(guò)程的控制和觀(guān)念的總結(jié)”的企業(yè)會(huì)計(jì)檔案作為推動(dòng)企業(yè)改革發(fā)展的重要手段是當(dāng)前企業(yè)檔案工作的重要課題。

一、石油企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理存在的主要問(wèn)題

由于石油企業(yè)屬于多工種、多專(zhuān)業(yè)的聯(lián)合大型國(guó)有央企，具有點(diǎn)多、線(xiàn)長(zhǎng)、面廣的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)特點(diǎn)，專(zhuān)業(yè)化的分工管理成為了石油企業(yè)的特殊模式，反映到會(huì)計(jì)檔案方面，由會(huì)計(jì)部門(mén)對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行編撰、建檔、使用、歸檔等工作，檔案部門(mén)協(xié)助指導(dǎo)的辦法，雖然有一定的積極作用，但也存在問(wèn)題。

1. 對(duì)會(huì)計(jì)檔案的重視程度不足。企業(yè)會(huì)計(jì)部門(mén)雖然是產(chǎn)生會(huì)計(jì)檔案和使用會(huì)計(jì)檔案的專(zhuān)業(yè)部門(mén)，但對(duì)于會(huì)計(jì)檔案的管理和重要性的認(rèn)識(shí)存在不足，主要表現(xiàn)在：沒(méi)有培養(yǎng)專(zhuān)業(yè)化的會(huì)計(jì)檔案管理人才。會(huì)計(jì)部門(mén)的人才培養(yǎng)，大都放在了資金、成本、資產(chǎn)管理方面，對(duì)于會(huì)計(jì)檔案管理人才沒(méi)有進(jìn)行專(zhuān)業(yè)培養(yǎng)，而且對(duì)于會(huì)計(jì)檔案的撰寫(xiě)人員采取的是兼職方式，而且每年撰寫(xiě)的人員都在變化，造成會(huì)計(jì)檔案前后期內(nèi)容不對(duì)稱(chēng)、文法不對(duì)應(yīng)、思路不一致，影響了會(huì)計(jì)檔案的整體效果。

2. 會(huì)計(jì)檔案的信息反映存在缺位。一是會(huì)計(jì)信息反映的圖表格式過(guò)于專(zhuān)業(yè)化，基本注解也不夠清晰，出現(xiàn)了經(jīng)濟(jì)信息群眾讀不懂、管理信息非專(zhuān)業(yè)人士不明白的情況，給非會(huì)計(jì)專(zhuān)業(yè)方面的管理人員運(yùn)用會(huì)計(jì)檔案帶來(lái)了困難。二是會(huì)計(jì)信息反映的經(jīng)濟(jì)內(nèi)容不連續(xù)，一些經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)在這本期會(huì)計(jì)檔案中有詳盡的記載，但到下一個(gè)會(huì)計(jì)年度就直接“蒸發(fā)”了，使會(huì)計(jì)檔案前后期對(duì)同一問(wèn)題的反映失去了可持續(xù)性。三是會(huì)計(jì)信息反映的內(nèi)容不精練，把會(huì)計(jì)檔案當(dāng)成了工作報(bào)告來(lái)寫(xiě)，不僅加上背景、論述，還增加了原則、意義等等，成為了檔案管理中典型的不必要的“錦上添花”。

二、石油企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理的基本思路

1. 充分認(rèn)識(shí)和提高會(huì)計(jì)檔案在促進(jìn)企業(yè)發(fā)展中的地位和作用。會(huì)計(jì)檔案在石油企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理中占有特別作用，這不是人的主觀(guān)意志，而是由會(huì)計(jì)檔案所反映的經(jīng)營(yíng)信息所決定的。據(jù)統(tǒng)計(jì)，石油企業(yè)所需的經(jīng)營(yíng)管理信息，90%來(lái)源于企業(yè)的會(huì)計(jì)部門(mén)。從這個(gè)意義上說(shuō)，會(huì)計(jì)檔案管理的好與壞，直接影響管理的水平。因此，對(duì)于會(huì)計(jì)檔案管理，必須要站在戰(zhàn)略的高度，借助石油企業(yè)檔案管理體系的平臺(tái)，不斷地通過(guò)會(huì)計(jì)檔案把企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)如實(shí)地反映出來(lái)，促進(jìn)企業(yè)的改革發(fā)展。

2. 對(duì)會(huì)計(jì)檔案實(shí)施科學(xué)管理。會(huì)計(jì)檔案信息量大，涉及的范圍、內(nèi)容和專(zhuān)業(yè)也比較多，必須根據(jù)石油企業(yè)會(huì)計(jì)的特點(diǎn)和檔案管理的要求，對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)管理。

（1）基礎(chǔ)信息類(lèi)。主要借助財(cái)務(wù)報(bào)表，采取定量化方式，據(jù)實(shí)反映石油企業(yè)一年來(lái)或一個(gè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)周期內(nèi)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)數(shù)據(jù)。重點(diǎn)是企業(yè)的收入、支出、盈虧三部分。收入項(xiàng)目反映的是企業(yè)在一年來(lái)或一個(gè)經(jīng)營(yíng)周期內(nèi)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)總收入，由主營(yíng)業(yè)務(wù)收入、其他業(yè)務(wù)收入、投資收益、營(yíng)業(yè)外收入和補(bǔ)貼收入五項(xiàng)構(gòu)成。與此相對(duì)應(yīng)，支出項(xiàng)目由主營(yíng)業(yè)務(wù)成本、其他業(yè)務(wù)成本、營(yíng)業(yè)稅金及附加、期間費(fèi)用、營(yíng)業(yè)外支出和資產(chǎn)減值損失六項(xiàng)構(gòu)成。盈虧指的是收入與成本相減后的差額。如果有盈余，還應(yīng)如實(shí)反映出稅后利潤(rùn)所提取的各項(xiàng)公積金、公益金和下一個(gè)年度可供分配的利潤(rùn)。

（2）重大活動(dòng)類(lèi)。主要借助財(cái)務(wù)報(bào)告，采取定量與定性相結(jié)合方式，對(duì)每年會(huì)計(jì)部門(mén)為了配合生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)其他管理部門(mén)，同時(shí)結(jié)合本專(zhuān)業(yè)的管理實(shí)際，開(kāi)展了強(qiáng)化資金運(yùn)營(yíng)、推行成本管控、優(yōu)化應(yīng)收款項(xiàng)管理、加速資產(chǎn)運(yùn)作效率等挖潛增效活動(dòng)。這些活動(dòng)既是會(huì)計(jì)部門(mén)的大事，也是企業(yè)一年中經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的重要反映，作為對(duì)基礎(chǔ)信息類(lèi)的有效補(bǔ)充。

3. 開(kāi)展會(huì)計(jì)檔案人才培訓(xùn)。抓好會(huì)計(jì)檔案管理，人才培養(yǎng)是關(guān)鍵。根據(jù)石油企業(yè)管理的需要，對(duì)會(huì)計(jì)檔案人才培養(yǎng)可從三個(gè)方面同時(shí)開(kāi)展。一是基礎(chǔ)型會(huì)計(jì)檔案人才，由會(huì)計(jì)部門(mén)與檔案部門(mén)辦班培訓(xùn)，掌握基本的檔案學(xué)知識(shí)，能夠規(guī)范地開(kāi)展會(huì)計(jì)檔案工作。二是中層會(huì)計(jì)檔案人才，由組織部門(mén)按照選拔“賽馬”的方式，對(duì)脫穎而出的人才直接送入大學(xué)，進(jìn)行專(zhuān)業(yè)化的系統(tǒng)學(xué)習(xí)。三是對(duì)于高端的管理人才，采取社會(huì)公開(kāi)招聘的方式，用人才帶動(dòng)管理。

三、石油企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理應(yīng)注意的問(wèn)題

1. 符合檔案管理的一般原則。會(huì)計(jì)檔案雖然站在會(huì)計(jì)專(zhuān)業(yè)的角度反映企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，但必須按照檔案撰寫(xiě)規(guī)定，做到規(guī)范、準(zhǔn)確、嚴(yán)謹(jǐn)和通俗易懂。如在反映“效益指標(biāo)完成情況”時(shí)，其數(shù)字的用法應(yīng)遵照中華人民共和國(guó)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)《出版物上數(shù)字用法的規(guī)定》，如重大會(huì)計(jì)管理活動(dòng)應(yīng)采取史書(shū)的寫(xiě)法，精確選材，把工作中的項(xiàng)目在材料中如實(shí)反映出來(lái)。也就是說(shuō)，要反映什么項(xiàng)目、多少項(xiàng)目、關(guān)鍵技術(shù)、創(chuàng)造效益等核心問(wèn)題，用平鋪直敘，不夸張和評(píng)論的方式，彰顯會(huì)計(jì)檔案存史、便檢的特性。

2. 信息數(shù)據(jù)口徑問(wèn)題。信息數(shù)據(jù)“打架”是檔案管理常遇到的現(xiàn)象。會(huì)計(jì)信息方面也是如此。主要是沒(méi)有規(guī)范數(shù)據(jù)的出臺(tái)口徑和專(zhuān)業(yè)部門(mén)間溝通不足。正確的方法是根據(jù)各專(zhuān)業(yè)部門(mén)在管理中的職責(zé)確定數(shù)據(jù)口徑：涉及成果類(lèi)的數(shù)據(jù)，以會(huì)計(jì)部門(mén)提供的數(shù)據(jù)為準(zhǔn)，涉及年度工作量、企業(yè)增加值等數(shù)據(jù)等以規(guī)劃計(jì)劃部門(mén)提供的數(shù)據(jù)為準(zhǔn)，涉及到薪酬收入、勞動(dòng)生產(chǎn)率等以人力資源部門(mén)提供的數(shù)據(jù)為準(zhǔn)。確保數(shù)據(jù)間保持一致。

四、結(jié)語(yǔ)

總地來(lái)說(shuō)，石油企業(yè)要想持續(xù)穩(wěn)定取得進(jìn)展，檔案管理工作不容忽視。我們需要將關(guān)注點(diǎn)放在企業(yè)的檔案管理工作上，不斷改進(jìn)和完善管理形式，利用多種方式方法使檔案管理工作更具成效，從而促使石油企業(yè)擁有更美好的發(fā)展前景。

參考文獻(xiàn)：

[1]中華會(huì)計(jì)網(wǎng)校.新企業(yè)內(nèi)部控制規(guī)范及相關(guān)制度應(yīng)用指南[M].北京：人民出版社，2008. 100

[2]歐陽(yáng)婷婷.新形勢(shì)下加強(qiáng)人事檔案管理工作的探討[J].卷宗，2015（11）.

[3]曹儷娟.新形勢(shì)下加強(qiáng)煙草商業(yè)企業(yè)檔案管理工作對(duì)策分析[J].湖南煙草，2017（03）.

[4]閔文娜.石油企業(yè)人事檔案管理工作現(xiàn)狀及其創(chuàng)新[J].中小企業(yè)管理與科技（下旬刊），2018（06）.