林仲城

摘 要：在新時(shí)代的背景下，干部檔案管理工作信息化建設(shè)則是必然發(fā)展的趨勢(shì)。在分析當(dāng)前干部檔案信息化管理的現(xiàn)狀及問(wèn)題的基礎(chǔ)上，結(jié)合自身從事檔案管理工作的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，有針對(duì)性提出了提高干部檔案信息化管理的策略，希望對(duì)全面提升干部檔案管理工作水平有所幫助。

關(guān)鍵詞：干部檔案;檔案管理;信息化管理;管理對(duì)策

在信息化時(shí)代背景下，信息技術(shù)融入到檔案管理則是必然發(fā)展趨勢(shì)，各種電子政府、電子商務(wù)、電子管理等正在越來(lái)越多出現(xiàn)在企業(yè)管理，也是很多單位和企業(yè)所采用的新型管理模式，符合單位的可持續(xù)化發(fā)展理念，也能全面提升單位的整體工作效率，符合信息化時(shí)代發(fā)展要求。在應(yīng)用信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)的過(guò)程中，對(duì)于促進(jìn)企事業(yè)單位的整體效率，特別是發(fā)揮出政府管理效率具有非常重要的意義，這也是全面構(gòu)建服務(wù)型政府工作的重要舉措之一。在信息化時(shí)代背景下，通過(guò)將信息技術(shù)優(yōu)勢(shì)融入到人事檔案管理過(guò)程的實(shí)踐中，能有效提升單位的行政職能，有效控制行政成本，以便更好地為大眾提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，切實(shí)有效地全面提升單位在進(jìn)行人事檔案管理實(shí)踐中存在著各種問(wèn)題，能全面提升企事業(yè)單位的核心競(jìng)爭(zhēng)力，符合新時(shí)代的檔案管理的信息化建設(shè)要求。在信息化時(shí)代背景下的干部檔案管理的實(shí)踐環(huán)節(jié)，主要是結(jié)合實(shí)際需求來(lái)整合干部人事管理相關(guān)資源，對(duì)于全面建設(shè)高素質(zhì)的干部隊(duì)伍具有積極重要意義。干部檔案管理工作的信息化建設(shè)之路則是必然的發(fā)展趨勢(shì)，有助于實(shí)現(xiàn)干部檔案工作的更新及升級(jí)。在全面分析干部檔案管理工作實(shí)踐的基礎(chǔ)上，結(jié)合干部檔案管理存在的不足之處，重點(diǎn)落實(shí)如何有效提升存在的缺點(diǎn)及問(wèn)題，全面提升干部檔案的信息化發(fā)展水平。

1 干部檔案信息化管理的現(xiàn)狀

當(dāng)前，在信息化時(shí)代背景下，干部檔案管理工作取得了很大的進(jìn)步，但從實(shí)踐過(guò)程中來(lái)看，干部檔案信息化管理工作依然存在著諸多方面的不足之處，具體表現(xiàn)如下。

1.1 重視干部檔案管理的意識(shí)不足

在傳統(tǒng)的單位檔案管理的實(shí)踐中，大部分人存在著無(wú)法清晰認(rèn)識(shí)到干部檔案管理的重要性，特別是實(shí)踐工作中缺乏對(duì)于干部檔案工作的知識(shí)的了解，結(jié)合信息化發(fā)展的要求，容易造成干部檔案管理中的滯后及混亂問(wèn)題。從這個(gè)問(wèn)題來(lái)看，正是由于整體上不重視干部檔案管理的工作，認(rèn)為其對(duì)于單位運(yùn)行的經(jīng)濟(jì)目標(biāo)實(shí)現(xiàn)沒(méi)有直接作用，難以發(fā)揮其短時(shí)間的作用。所以，并沒(méi)有充分重視加強(qiáng)干部檔案管理工作，沒(méi)有將其視為企業(yè)改革的重點(diǎn)內(nèi)容，忽視了干部檔案管理的技術(shù)更新、人員配置以及制度創(chuàng)新，造成干部檔案管理工作的滯后性。

1.2 缺乏建設(shè)信息化管理干部檔案的方法

考慮到干部檔案管理工作的實(shí)際情況，大都是選擇單一化的傳統(tǒng)模式，存在著檔案信息不準(zhǔn)確的問(wèn)題。在全面推動(dòng)紙質(zhì)管理向信息化管理轉(zhuǎn)變的實(shí)踐中，確實(shí)存在著基礎(chǔ)資料不齊全的問(wèn)題，整體干部檔案管理的工作規(guī)范化程度偏低。部分單位在開(kāi)展干部檔案管理的實(shí)踐中盡管引入部分計(jì)算機(jī)硬件，但依然難以貫徹落實(shí)信息化建設(shè)手段，受到經(jīng)費(fèi)、應(yīng)用方法及建設(shè)力量等方面的限制，造成難以貫徹落實(shí)干部檔案管理工作。

1.3 干部檔案管理的流程不規(guī)范、專業(yè)力量不足

在具體的干部檔案管理的實(shí)踐中，大部分單位存在著檔案交接隨意、保存率低且流轉(zhuǎn)程序不規(guī)范等情況，干部檔案管理及保存大都局限于檔案柜，存在著干部檔案交接的手續(xù)不規(guī)范、無(wú)人監(jiān)交的情況，存在著干部檔案管理實(shí)踐中的責(zé)任不明確、前后銜接不通暢、界限不明確、檔案材料使用缺失等問(wèn)題，無(wú)法保障干部檔案管理的科學(xué)性、連續(xù)性以及完整性的要求。

2 提高干部檔案信息化管理的策略

在新時(shí)期的階段中，為了全面保障提升干部檔案的信息化管理水平，結(jié)合上述存在的問(wèn)題及不足之處，有針對(duì)性地探討了有效的提升干部檔案信息化管理水平的策略如下。

2.1 重視干部檔案材料的采集與整理

在全面推動(dòng)的干部檔案管理的實(shí)踐過(guò)程中，應(yīng)從檔案資料的采集及分類整理出發(fā)，以便保障落實(shí)干部檔案資料的完整性、真實(shí)性要求。所以，應(yīng)全面構(gòu)建并完善干部檔案資料的采集保存制度，落實(shí)具體的管理措施，引導(dǎo)檔案工作人員完整性、及時(shí)地進(jìn)行檔案資料采集，并進(jìn)行干部檔案各種資料的完善及補(bǔ)充，明確落實(shí)相應(yīng)的年度考核、績(jī)效考評(píng)、崗位設(shè)置、彰獎(jiǎng)勵(lì)、離職降職等工作方面的采集，以便全面推動(dòng)干部檔案管理的信息化的高質(zhì)量發(fā)展要求。

2.2 高度重視積極推進(jìn)干部檔案信息化管理工作

具體的干部檔案信息化建設(shè)實(shí)踐中，往往對(duì)于信息技術(shù)應(yīng)用有著較高的要求。一是，結(jié)合實(shí)際需求來(lái)全面重視干部檔案信息化管理工作的宣傳，進(jìn)而保障單位人員高度重視干部檔案管理工作的推進(jìn)，并能在具體的實(shí)踐工作中開(kāi)展全方位的配合。二是，明確提出專職小組的要求，加強(qiáng)工作職能，落實(shí)全方位推動(dòng)工作項(xiàng)目的穩(wěn)定發(fā)展，加強(qiáng)組織結(jié)構(gòu)的完善，要求能實(shí)現(xiàn)相互協(xié)調(diào)、共同完成任務(wù);三是，結(jié)合實(shí)際出發(fā)，來(lái)保障明確干部檔案工作的信息化管理水平逐步提升，充分發(fā)揮出信息技術(shù)優(yōu)勢(shì)，確保相應(yīng)的資金，配置合理化軟硬件條件，積極推動(dòng)檔案信息化管理工作的發(fā)展。通過(guò)以上三點(diǎn)，方可構(gòu)建高水平的干部檔案信息化管理模式，符合時(shí)代發(fā)展的要求。

2.3 建立健全數(shù)據(jù)庫(kù)信息管理系統(tǒng)

在開(kāi)展高質(zhì)量的干部檔案管理的實(shí)踐中，還應(yīng)重點(diǎn)加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)工作，能明確保障落實(shí)干部檔案信息的共享、銜接以及整合措施。從這個(gè)角度來(lái)看，應(yīng)落實(shí)發(fā)揮出業(yè)務(wù)使用為導(dǎo)向，結(jié)合日常化實(shí)際需求，全面保障網(wǎng)絡(luò)化應(yīng)用系統(tǒng) 的逐步完善，能實(shí)現(xiàn)單位內(nèi)部的上下級(jí)的有效銜接及共享。在此過(guò)程中，通過(guò)發(fā)揮出掃描、拍照等方式來(lái)進(jìn)行干部檔案所有資料的廣泛采集工作，并構(gòu)建較為完善的信息資料庫(kù)，這樣便于日后開(kāi)展隨時(shí)隨地的利用，這樣也符合信息化時(shí)代背景下的干部檔案管理要求，有利于培養(yǎng)高素質(zhì)的干部隊(duì)伍。

2.4 切實(shí)保障干部檔案資料的信息安全

考慮到干部檔案信息管理工作的復(fù)雜性、多樣性及特殊性等特點(diǎn)，在明確規(guī)范采集、優(yōu)化保存制度，還應(yīng)明確在存儲(chǔ)及使用方面的安全性要求。一是，結(jié)合實(shí)際需求來(lái)開(kāi)展高質(zhì)量的恢復(fù)制度、數(shù)據(jù)備份等方面的工作，能有效實(shí)現(xiàn)技術(shù)手段和保密措施相互結(jié)合，保障落實(shí)單位內(nèi)網(wǎng)的獨(dú)立運(yùn)行要求，還應(yīng)結(jié)合實(shí)際來(lái)來(lái)構(gòu)建防火墻、殺毒軟件、數(shù)字簽名、CA認(rèn)證等，充分發(fā)揮出信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，以便全面落實(shí)安全技術(shù)保密措施;二是，工作人員應(yīng)全面掌握所涉及到的檔案保密法等內(nèi)容，并結(jié)合崗位工作來(lái)全面提升法制保密意識(shí)，避免造成干部檔案數(shù)據(jù)的泄露。

2.5 提高干部檔案管理工作人員的專業(yè)能力

在全面保障提升專業(yè)的干部檔案信息化管理的工作實(shí)踐中，還應(yīng)要求工作人員具有較強(qiáng)的信息化處理能力，具有較強(qiáng)的專業(yè)水準(zhǔn)。一是，掌握所涉及到的檔案業(yè)務(wù)，能全面干部檔案管理工作的采集、歸檔、調(diào)轉(zhuǎn)、使用、保存等方面;二是，具有較強(qiáng)的計(jì)算機(jī)信息化處理能力，能全面提升自身的信息化辦公水平;三是，全面提升自我的政治素養(yǎng)，進(jìn)而成為業(yè)務(wù)能力綜合素質(zhì)水平高、專業(yè)能力突出、政治水平過(guò)硬的綜合性人才，充分發(fā)揮好干部檔案信息管理平臺(tái)的優(yōu)勢(shì)，構(gòu)建高素質(zhì)的專業(yè)化檔案管理隊(duì)伍。

3 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在信息化時(shí)代背景下開(kāi)展干部檔案管理的信息化改革則是必然發(fā)展趨勢(shì)，對(duì)于全面提升干部檔案管理效率具有積極意義，在工作實(shí)踐中，應(yīng)從細(xì)節(jié)出發(fā)落實(shí)日常化檔案管理工作要求，不斷加強(qiáng)工作人員的業(yè)務(wù)水平能力提升，以保障干部檔案管理工作的可持續(xù)化發(fā)展。

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